Оптова торгівля та дистрибуція

У меню „Гуртова торгівля“ пункти розташовані в порядку денного, а в розділі „Гуртова торгівля · інше“ — рідше використовувані сторінки. Те, що докладно пояснено в розділі Склад та запаси крок за кроком, тут згадується лише коротко.

• Склад: Огляд складу з недостатнім запасом, партіями, що закінчуються, та останніми рухами.
• Вхід замовлень: Перевірка та затвердження замовлень з електронної пошти, PDF/факсу, WhatsApp, голосових повідомлень та чату AIRIS — див. „Вхід замовлень“ нижче.
• Комплектування: Список відбору для кожного замовлення з місцем на складі, кількістю та партією за принципом FEFO. У розділі „Активація“ ви налаштовуєте, чи резервується товар під час замовлення, чи дозволені часткові поставки, чи автоматично готуються накладні та рахунки-фактури („Автоматично створювати накладну“, „Автоматично створювати рахунок-фактуру“ — обидва лише через кнопку „Автономія“) та контролер маржі.
• Відвантаження: Відвантаження завжди за накладною, з вказівкою служби доставки, номера відправлення та посиланням для відстеження.
• Маршрути: Розподіл накладних за маршрутами для кожного транспортного засобу та водія; водій відпрацьовує свої зупинки в додатку AIRIS.
• Асортимент клієнта: Асортимент, артикули клієнта та основний список для кожного клієнта — див. нижче.
• Умови: Прайс-листи з кількісними градаціями та для кожного клієнта — термін оплати, знижка, кредитна лінія та блокування доставки; тут ви також створюєте персональне посилання для замовлення.
• Накладні: Створення та надсилання накладної для підтвердження замовлення — див. „Накладні та ланцюжок замовлень“ нижче.
• Гуртова торгівля · інше: Відкликання, EDI, повернення, закупівлі, надходження товарів, інвентаризація та місця зберігання докладно описані в розділі „Склад та запаси“.
• Застава та прогнозування пояснюються в розділі „Прогнозування повторних замовлень та кількості одноразової застави“, закупівлі та 3-стороннє узгодження — у розділі з такою ж назвою нижче.

• Замовлення: перегляд відкритих замовлень клієнтів та запит до AIRIS голосовою командою.
• Комплектувальний лист / Комплектація: обробка товарів, відсортованих за місцем зберігання.
• Приймання товару: реєстрація отриманого товару — залишки оновлюються миттєво.

• Замовлення у клієнта: у додатку AIRIS відкрийте клієнта в розділі «Контакти» та натисніть «Створити замовлення». Каталог показує ціни ЦЬОГО клієнта з його прайс-листа, цінові шкали («від 10») та одиницю упаковки — кнопки + і − змінюють кількість на одне паковання.
• «Скопіювати останнє замовлення» наповнює кошик кількістю з попереднього замовлення; далі залишається лише відкоригувати та надіслати. Замовлення створюється в офісі так само, як і замовлення з папки клієнта, з підтвердженням замовлення та резервуванням.
• Перевищення кредитного ліміту: замовлення зберігається, але приймається лише після затвердження (кнопка автономії). У разі блокування постачання воно взагалі не приймається; власник і адміністратор отримують сповіщення.
• Інвентаризація за допомогою камери: у розділі Склад › «Провести інвентаризацію» виберіть склад (або місце зберігання), відскануйте товар за EAN, кодом GS1 або артикулом і введіть кількість. Облікову кількість ви побачите лише у звіті (сліпий перерахунок).
• Завершення списує різниці щодо залишку на момент закриття. Значні розбіжності (від 250 € або 25 % за умови не менше 3 одиниць) вимагають затвердження; залишок змінюється лише після натискання «Затвердити». У бек-офісі ці самі відомості доступні за адресою Інвентаризація.

• У додатку AIRIS відкрийте клієнта в розділі „Контакти“: „Картка клієнта“ показує оборот (сплачений), відкриті та прострочені суми, останній контакт, контактних осіб, а також майбутні зустрічі, відкриті пропозиції, відкриті рахунки-фактури та відкриті завдання.
• „Що він купує“: товарні групи клієнта з його виставлених рахунків-фактур за останні 12 місяців, без урахування застави — із зазначенням суми, з якої проводився розрахунок.
• „Поточна акція“: актуальна акція, що відповідає його товарним групам, з обґрунтуванням („Відповідає“ товарній групі та частці). Нижче вказані його накладні та — якщо є угода — його бонусний баланс. Звідси ви можете розпочати „Введення замовлення“.

• Торговий представник без мережі: каталог і ціни клієнта, востаннє завантажені додатком, залишаються на телефоні — зверху вказано їхню дату. Замовлення без мережі зберігається як чернетка («очікує на мережу») і надсилається автоматично з появою зв'язку. DivineMind завжди перераховує ціни заново (прайс-лист, шкала, кредитний ліміт, блокування поставок). Якщо ціна відрізняється від відображеної, замовлення позначається в додатку «з приміткою»: стара ціна → нова ціна.
• Склад без мережі: відібрані кількості (зокрема часткові з − / +) та підрахунки інвентаризації зберігаються й надсилаються пізніше. Відвантаження та закриття інвентаризації можливі лише після синхронізації всього. Якщо офіс тим часом виконав поставку, DivineMind скорочує відібрану кількість до залишку; якщо хтось пізніше перерахував позицію, діє його підрахунок. Обидва випадки відображаються в додатку.
• Водій без мережі: за наявності мережі на складі додаток заздалегідь завантажує всі відкриті зупинки дня. У дорозі статуси «Прибув», підпис, зворотна тара, розбіжність, клієнт відсутній та примітка про оплату працюють і без мережі; фіксується час внесення. Якщо офіс тим часом уже виконав зупинку, нічого не перезаписується — запис отримує статус «не прийнято» із зазначенням причини.
• Ніяких дублікатів: кожне відправлення має унікальний ключ. Якщо відповідь втрачено через відсутність зв'язку і додаток надсилає дані знову, друге замовлення, повторне проведення застави чи подвійний підрахунок не створюються. Щодо цін і залишків пріоритет завжди має сервер.

• Замовлення ваших клієнтів електронною поштою (зокрема з додатками PDF або факсом) та через WhatsApp (текст, голосове повідомлення, фото/PDF) AIRIS зчитує автоматично, щойно відправник з'являється як клієнт у CRM. У розділі Склад › «Вхідні замовлення» ви також можете вставити текст, завантажити PDF, скан факсу чи фото або записати голосове повідомлення.
• AIRIS розпізнає клієнта (адреса відправника, номер телефону, номер клієнта, назва компанії) та кожну позицію в такому порядку: номер позиції клієнта, EAN, номер виробника або постачальника, ваш номер позиції, збережена назва клієнта, текст. Якщо позиція неоднозначна, ви побачите запит на уточнення з варіантами — AIRIS ніколи не вгадує.
• Ціна завжди є спеціальною ціною клієнта з прайс-листа та шкали знижок (розраховується сервером). Кредитний ліміт, блокування доставки, доступний залишок і найближчий термін придатності відображаються поруч як примітка.
• «Схвалити» створює замовлення на продаж із підтвердженням замовлення та резервуванням — так само, як через картку клієнта або торгового представника. Якщо кредитний ліміт перевищено, замовлення очікує на кредитне схвалення. Що AIRIS може робити без вашого кліку, ви налаштовуєте в параметрах автономності (Склад › bestelleingang_annehmen); запити на уточнення завжди надходять людині.
• Відповідь клієнту AIRIS формує його мовою — завжди лише як чернетку. Для електронної пошти після схвалення вона потрапляє як чернетка в DivineMail; для WhatsApp ви копіюєте текст у чат. Підтверджені співставлення AIRIS запам'ятовує для кожного клієнта на майбутнє.
• У чаті AIRIS: «Оформи замовлення з PDF» (із вкладенням) або «Замовлення від Eiscafé Venezia: 10 ящиків Export Hell, 5 Aperol» — створюється така сама чернетка у вхідних замовленнях.
• З DivineMail: Відкрийте електронний лист клієнта, клацнувши правою кнопкою миші, та виберіть у контекстному меню „Ввести як замовлення“. AIRIS зчитує текст та вкладення PDF або факсу; як тільки з’явиться повідомлення „Замовлення розпізнано — перевірити у вхідних замовленнях“, пропозиція буде доступна за адресою Вхідні замовлення.
• Захист від дублікатів: Той самий вхідний документ обробляється як пропозиція лише один раз, навіть якщо він надходить повторно або зчитується знову. Електронні листи без замовлень — наприклад, „Дякуємо за доставку“ — не створюють вхідних документів.

• Кредитну лінію, термін оплати, знижку та блокування доставки (з причиною) ви налаштовуєте для кожного клієнта в розділі „Умови“. Перевірка відбувається перед кожним прийняттям замовлення та перед кожною накладною — усіма каналами: пропозиція, посилання для замовлення, картка клієнта, виїзна служба, вхідні замовлення, EDI та AIRIS.
• Якщо замовлення перевищує кредитну лінію, воно зберігається та очікує на затвердження. При блокуванні доставки воно зберігається, але не приймається — підтвердження замовлення не створюється. Ваш клієнт при цьому не бачить жодних даних про платоспроможність.
• При створенні накладної з’являється повідомлення „Кредитна лінія / Блокування доставки“. Власники та адміністратори можуть самостійно затвердити, натиснувши „Створити попри все“; інакше запит на затвердження надсилається до бухгалтерії, і накладна створюється лише після затвердження. Рішення протоколюється у картці клієнта.
• Умови через AIRIS („Клієнт X: 30 днів відстрочки, 2 % знижки при оплаті протягом 10 днів, кредитна лінія 20 000 €“) відповідають вашій кнопці „Автономія“. Кредитну лінію від 50 000 € AIRIS встановлює лише після вашого затвердження.
• Контролер маржі: Замовлення нижче собівартості або нижче вашої мінімальної маржі покриття DivineMind ставить на паузу для затвердження; ціна залишається незмінною. Налаштування в розділі „Комплектування“ › „Активація“, деталі в розділі „Склад та запаси“.

Кожне замовлення проходить однаковий шлях: Пропозиція → Підтвердження замовлення → Накладна → Рахунок-фактура — незалежно від того, чи надходить воно з вхідних замовлень, посилання для замовлення, картки клієнта, виїзної служби чи через EDI.

Попередження про термін придатності: Щоранку DivineMind повідомляє керівництву про партії, термін придатності яких скоро закінчується; таке ж попередження міститься в денному звіті. Відстеження та відкликання є інформацією з посиланням на джерело, а не юридичною консультацією.

• Асортимент клієнта: у Склад › «Асортимент клієнта» виберіть клієнта та налаштуйте його товари, власні артикули й постійний список із кількостями. «Запропонувати із замовлень» аналізує замовлення за останні 12 місяців і пропонує асортимент та постійний список; дані застосовуються лише після вашого підтвердження.
• «Повторити постійне замовлення» наповнює кошик в один дотик — у кабінеті клієнта, за посиланням на замовлення та під час створення замовлення торговим представником у додатку. Ціни завжди беруться з прайс-листа клієнта та перераховуються сервером під час відправлення.
• Якщо активувати «Клієнт бачить лише свій асортимент», кабінет клієнта та посилання на замовлення показуватимуть лише ці товари; торговий представник надалі бачить усе й може фільтрувати за «Асортиментом». Пошук знаходить товари також за артикулом клієнта, як і під час обробки замовлень.
• Інформація про харчові продукти (Регламент (ЄС) № 1169/2011): у картці товару в блоці «Інформація про продукт» заповніть 14 основних алергенів (містить/сліди), склад, поживну цінність на 100 г або 100 мл, походження, вміст алкоголю та умови зберігання. Алергени такі самі, як і в касі Gastro.
• Паспорт товару (PDF) клієнти бачать у своєму кабінеті, за посиланням на замовлення та за посиланням на видаткову накладну — це дозволяє виконати вимогу щодо надання інформації згідно зі ст. 8 абз. 8 Регламенту (ЄС) № 1169/2011.
• BMEcat: у Товари › Новий › «Оптовик» можна імпортувати DATANORM, а також BMEcat 1.2 та 2005 (XML, включно з ZIP). Попередній перегляд, виявлення дублікатів (артикул постачальника, артикул товару, EAN) та звіт про ціни працюють однаково; постачальник визначається із заголовка каталогу. Нічого не видаляється — зняті з продажу товари залишаються в базі.

• У розділі „Продукти“ › „Новий“ › „Каталог гуртового постачальника (DATANORM · BMEcat)“ ви можете завантажити DATANORM 4 або 5 вашого гуртового постачальника — окремі файли або все разом у ZIP-архіві: артикули, ціни прайс-листа, ваші групи знижок, товарні групи та зміни цін (DATPREIS). Файли ви отримуєте в клієнтському порталі вашого гуртового постачальника.
• Виберіть гуртового постачальника або „+ створити нового гуртового постачальника“, встановіть податкову ставку для нових артикулів та вирішіть, що станеться з вашими цінами продажу: Ціна продажу = ціна прайс-листа гуртового постачальника (при зміні цін лише доти, доки ви її не змінили самостійно) або „Не змінювати ціни продажу — лише прийняти ціни закупівлі“.
• Попередній перегляд показує для кожного рядка номер артикула, опис, товарну групу, ціну прайс-листа, вашу ціну закупівлі та дію (новий, оновити, без змін); якщо група знижок відсутня, вказано „без ЦЗ“. „Імпортувати зараз“ приймає дані, після чого звіт про ціни показує старі та нові ціни прайс-листа та закупівлі. Дублікати DivineMind розпізнає за номером артикула та EAN; нічого не видаляється. Попередні запуски доступні в розділі „Останні імпорти каталогів“.
• Іноземна валюта: Якщо каталог представлений в іншій валюті, DivineMind перераховує ціни в євро за референтним курсом ЄЦБ на дату ціни. Попередній перегляд показує курс для кожної валюти („1 EUR = … на …“) та оригінальну суму за ціною. Якщо для валюти відсутній курс ЄЦБ, рядок не приймається („відхилено – відсутній курс“).

• Створіть угоду у клієнта на вкладці «Бонус і ретро-знижка»: період (рік, півріччя чи квартал), шкалу «від обороту X → Y %» та чи діє досягнута ставка ретроспективно на весь оборот, чи лише на приріст обороту для кожного ступеня. Додатково можна вказати лише певні товарні групи.
• Право на бонус дає чистий оборот за виставленими рахунками-фактурами за період, за вирахуванням виданих кредит-нот (включно з поверненнями). За бажанням враховуються лише оплачені рахунки. Чернетки, скасовані рахунки, а також застава, зворотна тара та фрахт ніколи не враховуються.
• На вкладці постійно відображаються: оборот на цей момент, наступний ступінь і залишок до нього, бонус за поточним станом і прогноз до кінця періоду. Те саме бачить торговий представник у додатку для клієнта; на порталі клієнта — лише якщо ввімкнено «Показувати стан на порталі клієнта».
• Наприкінці періоду AIRIS розраховує бонус за кожною ставкою податку з позицій рахунків і створює пропозицію в меню Автоматизація › Схвалення. Лише після вашого схвалення створюється чернетка кредит-ноти (одна позиція на ставку податку, без прив'язки до рахунку) — вона ніколи не надсилається автоматично. На одного клієнта за період створюється не більше однієї бонусної кредит-ноти.
• Бонус від постачальника: укажіть у постачальника ретро-знижку, яку ви очікуєте. Відображається очікувана сума вимоги за вхідними рахунками-фактурами; проведення ще не здійснюються.
• Узгодження бонусів постачальника: Поряд із „Очікувана винагорода зараз“ ви бачите „Вже зараховано“ (з кредитових авізо постачальника) та „Відкрито“. Повернення та бонусні кредити від постачальника зменшують оборот закупівель. Бухгалтерський облік здійснює ваша бухгалтерія.

• Прогнозне дозамовлення: у меню Склад › «Прогнозне дозамовлення» увімкніть прогноз для кожного правила дозамовлення. Замість фіксованої точки замовлення AIRIS розраховує очікуваний попит до наступної поставки: день тижня, тренд, сезонність минулого року, святкові дні в регіоні складу, а для напоїв — погоду (прогноз Deutscher Wetterdienst, архів Copernicus ERA5).
• Для кожного товару налаштуйте цикл замовлення (дні до післянаступної поставки) та профіль «збалансований» або «економний». «Розрахунок» показує кожен день з очікуваною кількістю, дисперсією, святами та погодою — без «чорних скриньок». За відсутності даних продажів діє фіксована точка замовлення.
• Замовлення формуються як зазвичай: ранковий запуск (або «Створити пропозицію замовлення зараз») створює чернетку замовлення для кожного постачальника. Постачальнику вона надсилається лише за дозволом тумблера автономії або після схвалення вручну. Продажі зі старої системи імпортуються як CSV (дата; артикул або EAN; кількість). В додатку AIRIS прогноз доступний у меню Склад › «Прогнозне дозамовлення».
• Обсяги одноразової застави: у меню Склад › «Обсяги одноразової застави» призначте кожному типу застави систему (одноразова AT, одноразова DE, багаторазова), матеріал та об'єм наповнення, а також вкажіть специфікацію товару (наприклад, 1 лоток = 24 банки).
• Щомісяця доступний перегляд товарів за штрихкодами (відвантажено, втрачено, кількість до звіту, коригування) та заставний рахунок за видами тари (видано, повернуто, сальдо). Експорт у CSV або PDF із джерелом та датою. В Австрії первинні дистриб'ютори звітують про кількість за штрихкодами в перші 5 днів наступного місяця на порталі Recycling Pfand Österreich (із запізненням — до 9-го); у Німеччині звіт слугує для звірки з клірингом DPG.
• Рахунок застави клієнта: Застава та зворотна тара проходять через рахунок застави для кожної одиниці. Водій реєструє прийняту зворотну тару під час туру, повернення повертає заставу разом із чернеткою кредитового авізо. Баланс для кожної одиниці ви бачите в розділі Застава у блоці „Одиниці — потік зворотної тари з клієнтами (рахунок застави)“, ваш клієнт — у своїй картці клієнта.
• До настання строку AIRIS нагадує власнику, адміну та керівництву (дзвіночок і пуш), доки ви не «позначите місяць як поданий». Обліковуються лише кількості — суми застави проходять далі через накладну, заставний рахунок та рахунок-фактуру.

• Постачальники & Закупівлі: джерела постачання за посиланням Постачальники, замовлення та тристороннє звіряння (замовлення/приймання товару/рахунок).
• Склад & Залишки: залишки, мінімальні залишки, правила повторного замовлення та автоматичне повторне замовлення за посиланням Управління складом.
• Ціни & Умови: ведення клієнтських та багаторівневих цін — безпосередньо використовуються в пропозиціях та замовленнях.

У розділі „Закупівлі та 3-стороннє узгодження“ (сторінка відкриває 3-стороннє зіставлення) DivineMind порівнює ваше замовлення постачальнику, надходження товару та вхідний рахунок-фактуру. Допуск: ціна ±2 % або ±50 €, кількість ±1 % (насипні вантажі ±3 %).

• Чисту собівартість ви налаштовуєте для артикула в розділі „Собівартість та Intrastat“. Кожна зміна запам’ятовується DivineMind із зазначенням дати (історія собівартості) — звітна дата оцінюється за собівартістю, яка діяла на цей день.
• Залишок на звітну дату DivineMind розраховує шляхом зворотного відстеження рухів на складі, у часовій зоні вашої компанії: Списання 31.12. о 23:30 належить до старого року.
• Якщо собівартість відсутня, оцінка проводиться за поточною собівартістю або ціною продажу — завжди позначена як тимчасове рішення. На панелі гуртової торгівлі відображається „Вартість складу сьогодні · … позицій“ та, де це необхідно, „… оцінено без собівартості“.
• На кінець року „Пакет річного звіту для податкового консультанта“ в розділі „Головна книга“ містить вартість складу на 31.12. за артикулом (залишок, собівартість, вартість, оцінка) у форматі CSV з порівнянням до попереднього року. Вартість складу лише відображається — нічого не реєструється.

• Зведена накладна: у Зведена накладна виберіть клієнта й період, перевірте відкриті накладні та замовлення під час попереднього перегляду та створіть чернетку. AIRIS також може це зробити («Створи зведену накладну для клієнта X за вересень»).
• Внутрішньогруповий розрахунок: щойно компанія-одержувач проводить отримання внутрішньогрупового переміщення, у відправника створюється рівно одна чернетка рахунка — усередині країни з ПДВ, за кордон із Reverse Charge, якщо обидва номери платника ПДВ дійсні.
• Повернення → коригування: під час оприбуткування повернення створюється рівно одна чернетка коригування (кредит-ноти) до початкового рахунка — за фактично нарахованою ціною зі знижкою, за тією ж ставкою податку та із заставою за повернений товар.
• Усі три є чернетками: надсилання відбувається лише після того, як ви перевірите та затвердите документ.

• AIRIS миттєво відповідає на запитання щодо залишків, термінів придатності та відкритих позицій клієнта в чаті — для читання не потрібне затвердження.
• AIRIS обробляє замовлення з PDF або чату (як пропозицію у вхідних замовленнях), створює пропозиції за ціною клієнта та створює чернетки зведених рахунків-фактур. Усе, що створює записи, відбувається через вашу кнопку „Автономія“; відповіді клієнтам залишаються чернетками.
• AIRIS не створює бонусні угоди — це можливо лише у веб-інтерфейсі для клієнта. Усі інструменти з назвами знаходяться в розділі „Що може AIRIS для кожної галузі“.

Компанії в галузі фармацевтичної гуртової торгівлі використовують ті самі функції складу та замовлень, що й у гуртовій торгівлі, і додатково бачать меню „Фарма“. Відстеження та відкликання є інформацією з посиланням на джерело, а не юридичною консультацією.

• Холодовий ланцюг: відкриває огляд складу з недостатнім запасом та партіями, що закінчуються. Холодильні склади створюються в розділі „Місця зберігання“ з типом складу „Холодовий ланцюг“ та мінімальною/максимальною температурою; діапазон вказаний на картці складу. Температури реєструються через контрольні списки, а не через датчики.
• Робочий процес відкликання: відкриває шаблон „Робочий процес відкликання (партія)“ в редакторі робочих процесів — підказка „Визначити та заблокувати уражену партію“, електронний лист клієнту щодо відкликання партії, завдання „Задокументувати та завершити відкликання“ (термін виконання через 2 дні). Шаблон спочатку неактивний і запускається вручну для кожного контакту; електронний лист клієнту надсилається лише після вашого затвердження.
• Фармацевтичний склад та відкликання: ліцензії клієнтів, відкликання за партією, звіт про відкликання та відстеження — крок за кроком у розділі „Склад та запаси“ під „Фарма та відповідність“ та „Відкликання та відстеження“. Листи про відкликання надсилаються лише за вашим натисканням.
• Холодильне обладнання: за допомогою „Нове холодильне обладнання“ створюйте холодильник, морозильну камеру, холодильну шафу або холодильну вітрину із зазначенням місця розташування та заданої температури (мін/макс °C); діапазон вказаний на картці складу. Точки перевірки температури в контрольних списках призначаються обладнанню; назва обладнання потім вказується під час реєстрації, в історії та в експорті аудиту.
• EDI: зчитування замовлень у форматі EDIFACT ORDERS або openTRANS та створення сповіщення про доставку з партією та терміном придатності — див. розділ „Склад та запаси“, „EDI: Зчитування замовлень, надсилання сповіщення про доставку“. Системи ваших клієнтів використовують для цього API-ключ з налаштувань › Інтеграції.
• Коригувальні дії: створення „Нової CAPA“; дошка показує чернетку, відкрито, в роботі, перевірка ефективності та закрито. У CAPA ви реєструєте першопричину, коригувальну дію, запобіжну дію, „Термін виконання“ та „Перевірка ефективності“, створюєте план дій за допомогою „Додати дію“ та бачите пов’язані події якості. „Закрити CAPA“ можливо лише за наявності доказу ефективності та лише для власників, адміністраторів та відповідальних за якістю; кожен крок заноситься до журналу аудиту.
• Партія та термін придатності: Залишки за партією з терміном придатності, FEFO при комплектуванні та в накладній, ранкове попередження про закінчення терміну. До цього — той самий ланцюжок замовлень, що й у гуртовій торгівлі — ціни клієнтів зі знижками, кредитна лінія та блокування доставки із затвердженням.
• AIRIS відповідає на запитання щодо залишків, термінів придатності та відкритих позицій; усі письмові дії виконуються через кнопку „Автономія“.