Від плану номерів до рахунку-фактури — в одній системі.

↳ Хто, коли і в якому номері спить, зазначено в книзі, на порталі та в голові. Сезонні ціни розраховуються вручну.

→ Календар зайнятості всіх номерів: натискання на вільний день створює бронювання. Кожне бронювання проходить шлях від запиту через підтвердження та заселення до виселення. Номер не може бути підтверджений двічі на ту саму ніч. Ціна вказана за ніч з сезону, в який припадає ніч; категорії номерів від одномісного до апартаментів.

↳ Прямі бронювання надходять телефоном та електронною поштою. Гості не бачать, що вільно, і кожен запит займає час.

→ Посилання для бронювання без реєстрації: гість бачить вільний місяць за категорією з ціною, система пропонує найменший відповідний номер. Запит негайно відображається в календарі зайнятості; ви отримуєте електронний лист та повідомлення, гість — підтвердження отримання його мовою. Тільки коли ви підтвердите, номер буде зайнятий, і гість отримає підтвердження. Сторінка вказує ціну з ПДВ, туристичний збір, повідомлення про захист даних та скасування.

↳ Booking.com, Airbnb та власне бронювання не знають одне про одного. Подвійні бронювання виявляються лише під час прибуття.

→ Для кожного номера експортний календар для порталу та імпорт портального календаря, що синхронізуються щогодини. Якщо бронювання з порталу перетинається з власним, DivineMind створює його лише як запит із позначкою конфлікту та повідомляє вас через дзвінок та електронну пошту. iCal передає лише зайнято або вільно: без цін, без квот, без даних гостей. Це не менеджер каналів.

↳ Діловому мандрівникові потрібен рахунок-фактура на його компанію з адресою та ПІН-кодом. Рахунок-фактура з блокнота для цього не підходить.

→ При виїзді ви вибираєте контакт з CRM або вводите компанію, адресу та ПІН-код. Вище межі суми для рахунків на невеликі суми DivineMind вимагає адресу. Рахунок-фактура містить проживання, харчування, позиції з обліку гостей та туристичний збір і автоматично віднімає передоплату. Він створюється як чернетка в модулі рахунків-фактур і там затверджується.

↳ Проживання, сніданок та напої мають різні податкові ставки, і вони в Австрії відрізняються від Німеччини.

→ Ставки надходять з країни вашої компанії: в Австрії проживання 10 % та стандартна ставка 20 %, у Німеччині 7 % та 19 %. Сніданок вказується окремим рядком у рахунку-фактурі, у Німеччині розділений на їжу 7 % та напої 19 %. Напівпансіон з напоями також розділяється на їжу та напої; частку ви встановлюєте самостійно.

↳ За особу та ніч або у відсотках, діти звільнені або ні, зі сніданком або без: туристичний збір у кожній громаді різний.

→ Ви встановлюєте режим, ставку та вікове обмеження для дітей, для Відня є шаблон. У рахунку-фактурі туристичний збір вказується окремим рядком з поясненням, в Австрії як транзитний платіж без ПДВ. У Німеччині ви вибираєте, чи відповідно до статуту гість несе відповідальність за збір. Для звітності з громадою існує місячний список туристичного збору у форматі PDF; звітування та сплата здійснюються вами, як і раніше.

↳ Вечеря, бар та міні-бар потрапляють на папірці. При виїзді половини не вистачає, і гість запитує, що він підписав.

→ У касовому апараті (RKSV) працівник записує чек "На номер" до обліку гостей. Кнопка стає доступною лише після того, як гість підписав на пристрої. Міні-бар та додаткові послуги ви бронюєте безпосередньо в обліку гостей. До рахунку-фактури додається додаток з усіма підписами у форматі PDF. Бар або картка на рецепції проходять через касу: чек з підписом, рахунок-фактура оплачений, туристичний збір як окрема позиція каси.

↳ Передоплати запитуються банківським переказом, відстежуються та вручну віднімаються від остаточного рахунку-фактури.

→ Рахунок-фактура на передоплату (30 % або вільна сума) створюється з бронювання. За допомогою "Надіслати гостю (PDF + платіжне посилання)" гість отримує рахунок-фактуру та посилання для оплати через ваш платіжний обліковий запис у Mollie. При остаточному розрахунку передоплата віднімається як окремий рядок.

↳ Кухня вранці не знає, скільки гостей снідає, а хто має напівпансіон увечері.

→ За бронюванням: без харчування, сніданок, напівпансіон або повний пансіон. Список сніданків показує лише гостей зі сніданком, огляд підраховує "Сніданок завтра" та "Вечеря сьогодні (HP/VP)". У рахунку-фактурі харчування вказується окремим рядком за відповідною податковою ставкою.

↳ Форма гостя копіюється з шаблону, відсутні номери та обов'язкові поля.

→ Для Австрії — форма обліку гостей згідно з Додатком А до Постанови про облік гостей з порядковим номером, статтю, проїзним документом та супутниками. Для Німеччини — спеціальна реєстраційна форма згідно з § 30 BMG. Обидві у форматі PDF для заповнення та підписання. Електронне повідомлення до громади чи органу влади DivineMind не здійснює.

↳ Після виїзду ніхто не знає, яке приміщення потребує прибирання. Наскільки добре було завантажено заклад, показує лише податковий консультант.

→ При виїзді номер автоматично позначається як "потребує прибирання", команда отримує повідомлення. На сторінці "Прибирання", також у браузері на мобільному телефоні, натисніть "Чисто"; ім'я та час зберігаються, номери можна заблокувати. Звіти показують за місяць завантаженість, середню ціну номера (ADR), RevPAR, кількість ночівель за країною походження та місячний список туристичного збору.

↳ Запит про наявність увечері залишається до ранку.

→ За допомогою ШІ-асистента AIRIS (у пакеті за 999 €) ви запитуєте в чаті, що вільно, створюєте бронювання як запит або просите показати день у закладі. Підтвердження, заселення, виселення, бронювання позицій, форма гостя та передоплата AIRIS виконує лише після того, як ви надали дозвіл через кнопку автономії; інакше він підготує крок для вас. Якщо незрозуміло, яке бронювання мається на увазі, AIRIS запитує.