Сценарій використання · Finance Agent
ШІ-автоматизація рахунків — від виставлення до звірки
AI-агент з фінансів готує повний життєвий цикл рахунку: він складає рахунки на основі даних угод або обліку часу, обирає правильний формат електронного рахунку (XRechnung, ZUGFeRD або EN 16931), перевіряє їх, пропонує нагадування на 3-й, 14-й, 28-й і 42-й день у разі несплати, зіставляє вхідні платежі з відкритими рахунками та записує кожен крок у протокол змін. Рахунки та нагадування надсилаються після погодження людиною — згідно з налаштуваннями автономії Вашої компанії (EU AI Act ст. 14).
Чому ручне виставлення рахунків коштує дорого
Витрати на виставлення рахунків — це не сам рахунок, а все навколо нього.
Як це робить Finance Agent — 5 кроків
Кожен рахунок проходить той самий цикл — байдуже, чи це регулярне продовження SaaS, чи разовий консалтинговий проєкт.
- 01
Тригер
Угоду закрито в CRM, подано табель обліку часу, настав строк продовження підписки або пряма команда: «Продовження для Acme, 12.400 €».
- 02
Чернетка
Finance Agent підтягує податкові дані клієнта, застосовує правила ціноутворення й податкові коди та формує рахунок у правильному форматі (XRechnung для B2G, ZUGFeRD для B2B, EN 16931 для транскордонних операцій у ЄС).
- 03
Погодження
Агент подає чернетку на погодження в один клік. Понад Ваш поріг (за замовчуванням: 1.000 €) завжди погоджує людина; чи можна нижче порога надсилати без підтвердження, визначає Ваша компанія в налаштуваннях автономії.
- 04
Надсилання
Після погодження Mail-агент надсилає рахунок із ввічливим супровідним листом. Доставка відстежується; підтвердження отримання зберігається.
- 05
Звірка
Щодня агент перевіряє банківські виписки через OAuth за відкритими рахунками. Впевненість зіставлення понад 90% → позначено як оплачено. Нижче → поставлено в чергу на перевірку.
Підтримувані формати e-invoicing
Правильний вибір формату більше не опція. Німецький обов’язок B2B електронного виставлення рахунків набирає чинності у 2026–2027 роках; Австрія вже вимагає XRechnung для державних замовлень.
XRechnung 3.0
DE · AT держсекторОбов’язковий для німецьких та австрійських B2G-рахунків. Агент генерує XML безпосередньо — без стороннього конвертера.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BГібридний формат PDF + XML. Його приймає більшість німецьких B2B-одержувачів. Агент вбудовує XML автоматично.
EN 16931
Стандарт ЄСБазовий європейський стандарт для електронних рахунків. Усі формати XRechnung і ZUGFeRD є похідними від нього.
Послідовність нагадувань — підготовлена агентом, надсилання після погодження
Агент готує кожне нагадування ввічливо й послідовно. Ви задаєте пороги та погоджуєте; він виконує згідно з Вашими налаштуваннями автономії.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| День +3 | E-mail (дружнє нагадування) | Ввічливо, припускаючи недогляд. Натякає, що рахунок міг залишитися непоміченим. |
| День +14 | E-mail (друге нагадування) | Наполегливіше. Повторює умови, строк оплати й варіанти платежу. |
| День +28 | E-mail (офіційна вимога + витрати за прострочення) | Офіційна мова, посилання на умови договору, застосовується налаштована плата за нагадування. |
| День +42 | Телефонний дзвінок (Call Agent) | Дзвінок людським голосом. Перевіряє, чи надійшов рахунок, пропонує графік платежів, за потреби передає Вам. |
Пороги (дні, суми, відсоток плати за нагадування, тональність) налаштовуються для кожного клієнта або сегмента клієнтів. Кожну дію задокументовано в журналі аудиту.
Приклад витрат — консалтинг на 10 осіб, ~80 рахунків на місяць
Цифри базуються на австрійських/німецьких бенчмарках для МСП, станом на квітень 2026 року.
Ви виставляєте 80 вихідних рахунків на місяць. 18 % стають простроченими й потрапляють у цикл нагадувань. Для 3 із них потрібен телефонний дзвінок на 42-й день.
Ручний процес
- 80 рахунків × 11 хв підготовки14,7 години / місяць
- 14 прострочених × 20 хв листів-нагадувань4,7 години / місяць
- 3 ескалації × 15 хв телефонних контактів0,8 години / місяць
- Банківська звірка4,0 години / місяць
- Ведення журналу аудиту2,0 години / місяць
З Finance Agent
- Обробка агентом (входить у підписку 749 €/користувач)0 € граничних витрат
- Погодження людиною для рахунків > 1.000 €~30 хв / місяць
- Дзвінки-нагадування через Call AgentЛише Voice-кредити
~1.150 € на місяць роботи, перерозподіленої на оплачувану клієнтами діяльність або зростання. Finance Agent — один із 28 у підписці 749 €/користувач; решта робочої сили паралельно веде CRM, пошту, дзвінки, календар тощо.
Припущення: 80 рахунків на місяць і внутрішня вартість праці 45 €/год (молодший бухгалтер із валовим навантаженням). Масштабуйте пропорційно до Вашого обсягу. Голосові хвилини для дзвінків-нагадувань Call Agent тарифікуються окремо.
Прозоро з самого початку
Кожен рахунок, нагадування та звірка протоколюються. Виставлені рахунки блокуються, зміни створюються як нова версія.
Кожен рахунок і кожна зміна версіонуються, виставлені рахунки блокуються. Експорт для податкового консультанта створюється натисканням кнопки.
Для Австрії діє той самий протокол: кожна зміна залишається прозорою.
Структурований експорт (CSV, XML) для DATEV Unternehmen Online — Вашому податковому консультанту не потрібно нічого вводити заново вручну.
Вміст Ваших рахунків ніколи не використовується для навчання моделей. Ізоляція за тенантами, шифрування під час зберігання (AES-256) і передавання (TLS 1.3).
OAuth-з’єднання з Вашим банком відповідно до PSD2. Відкликаються в один клік. Мінімальні права доступу — за замовчуванням лише читання для звірки.
Часті запитання
Чи обробляє агент також вхідні рахунки?+
Так. Окремий потік: Mail Agent розпізнає вхідний PDF рахунка, Document Agent виконує OCR і витягує позиції, Finance Agent скеровує на погодження й оплачує в день строку.
Що станеться, якщо ШІ підготує неправильний рахунок?+
Рахунки понад Ваш поріг погодження (за замовчуванням 1.000 €) завжди проходять перевірку людиною перед надсиланням. Нижче порога агент використовує Ваші історичні шаблони виставлення рахунків і дані угод — і тут надсилання відбувається після погодження, якщо Ваша компанія явно не дозволила інше в налаштуваннях автономії. Усі чернетки видно на панелі керування до надсилання.
Чи може агент працювати з моєю наявною бухгалтерською програмою?+
Так. Нативні OAuth-інтеграції вже сьогодні з QuickBooks, Xero, Stripe і Mollie. Експорт DATEV через структурований CSV/XML. HubSpot, Salesforce та інші — у дорожній карті на 2026 рік.
Чи обов’язкові голосові нагадування (дзвінки на 42-й день)?+
Ні. Телефонний ступінь можна вимкнути для окремого клієнта або глобально. Голосові хвилини продаються окремо як пакети кредитів — витрачаються лише тоді, коли Call Agent справді набирає номер.
Як агент поводиться зі спірними рахунками?+
Якщо клієнт відповідає запереченням або оскарженням, Mail Agent позначає рахунок і ставить цикл нагадувань на паузу. Він скеровує його до Вашої поштової скриньки для вирішення людиною — агент не вступає в дискусію автоматично.
Чи працює це для регулярних підписок?+
Так. Finance-агент складає регулярні рахунки за графіком, враховує зміни посеред циклу (апгрейди, кредит-ноти, паузи) і подає їх на погодження — або надсилає згідно з Вашими налаштуваннями автономії. Схема така сама, як і для разових рахунків.
А як щодо мультивалютних рахунків?+
Підтримується. Агент застосовує коректні податкові та валютні правила залежно від юрисдикції клієнта. Зворотне нарахування ПДВ (reverse charge) для транскордонних операцій у ЄС обробляється автоматично.
Скільки часу займає налаштування?+
1–2 робочі дні після верифікації статусу підприємця. Агент імпортує Ваші рахунки за останні 12 місяців, щоб вивчити ціни, податкові коди й клієнтські шаблони, перш ніж вийти в робочий режим.
Подивіться, як це працює на Ваших власних даних щодо рахунків
Забронюйте 30-хвилинне демо. Візьміть із собою останній рахунок у PDF. Подивіться, як Finance Agent наживо відтворює й покращує його.