Сценарій використання · Finance Agent
ШІ-автоматизація рахунків — від виставлення до звірки
ШІ-агент Finance Agent бере на себе повний життєвий цикл рахунка без втручання людини: формує рахунки з даних про угоди або обліку робочого часу, обирає правильний формат e-invoicing (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol або EN 16931), надсилає їх, у разі несплати ескалює нагадування на 3-й, 14-й, 28-й та 42-й день, звіряє отримані перекази з відкритими рахунками й записує кожен крок у незмінний журнал аудиту, що відповідає GoBD. Компанія з 10 працівників типово заощаджує 15–25 годин бухгалтерського часу на місяць.
Чому ручне виставлення рахунків коштує дорого
Витрати на виставлення рахунків — це не сам рахунок, а все навколо нього.
Як це робить Finance Agent — 5 кроків
Кожен рахунок проходить той самий цикл — байдуже, чи це регулярне продовження SaaS, чи разовий консалтинговий проєкт.
- 01
Тригер
Угоду закрито в CRM, подано табель обліку часу, настав строк продовження підписки або пряма команда: «Продовження для Acme, 12.400 €».
- 02
Чернетка
Finance Agent підтягує податкові дані клієнта, застосовує правила ціноутворення й податкові коди та формує рахунок у правильному форматі (XRechnung для B2G, ZUGFeRD для B2B, EN 16931 для транскордонних операцій у ЄС).
- 03
Погодження
Понад Ваш поріг (за замовчуванням: 1.000 €) агент скеровує рахунок людині для погодження в один клік. Нижче порога надсилає автоматично.
- 04
Надсилання
Mail Agent надсилає рахунок із ввічливим супровідним листом. Доставку відстежують; підтвердження отримання зберігається.
- 05
Звірка
Щодня агент перевіряє банківські виписки через OAuth за відкритими рахунками. Впевненість зіставлення понад 90% → позначено як оплачено. Нижче → поставлено в чергу на перевірку.
Підтримувані формати e-invoicing
Правильний вибір формату більше не опція. Німецький обов’язок B2B електронного виставлення рахунків набирає чинності у 2026–2027 роках; Австрія вже вимагає XRechnung для державних замовлень.
XRechnung 3.0
DE · AT держсекторОбов’язковий для німецьких та австрійських B2G-рахунків. Агент генерує XML безпосередньо — без стороннього конвертера.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BГібридний формат PDF + XML. Його приймає більшість німецьких B2B-одержувачів. Агент вбудовує XML автоматично.
Peppol BIS
ЄС транскордонноЄвропейська мережа Peppol для транскордонних електронних рахунків. Агент під’єднується до Peppol Access Point.
EN 16931
Стандарт ЄСБазовий європейський стандарт для електронних рахунків. Усі формати Peppol, XRechnung і ZUGFeRD є похідними від нього.
Послідовність нагадувань — повністю автоматизована
Агент ескалює ввічливо й послідовно. Ви задаєте пороги; він виконує.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| День +3 | E-mail (дружнє нагадування) | Ввічливо, припускаючи недогляд. Натякає, що рахунок міг залишитися непоміченим. |
| День +14 | E-mail (друге нагадування) | Наполегливіше. Повторює умови, строк оплати й варіанти платежу. |
| День +28 | E-mail (офіційна вимога + витрати за прострочення) | Офіційна мова, посилання на умови договору, застосовується налаштована плата за нагадування. |
| День +42 | Телефонний дзвінок (Call Agent) | Дзвінок людським голосом. Перевіряє, чи надійшов рахунок, пропонує графік платежів, за потреби передає Вам. |
Пороги (дні, суми, відсоток плати за нагадування, тональність) налаштовуються для кожного клієнта або сегмента клієнтів. Кожну дію задокументовано в журналі аудиту.
Приклад витрат — консалтинг на 10 осіб, ~80 рахунків на місяць
Цифри базуються на австрійських/німецьких бенчмарках для МСП, станом на квітень 2026 року.
Ви виставляєте 80 вихідних рахунків на місяць. 18 % стають простроченими й потрапляють у цикл нагадувань. Для 3 із них потрібен телефонний дзвінок на 42-й день.
Ручний процес
- 80 рахунків × 11 хв підготовки14,7 години / місяць
- 14 прострочених × 20 хв листів-нагадувань4,7 години / місяць
- 3 ескалації × 15 хв телефонних контактів0,8 години / місяць
- Банківська звірка4,0 години / місяць
- Ведення журналу аудиту2,0 години / місяць
З Finance Agent
- Обробка агентом (входить у підписку 749 €/користувач)0 € граничних витрат
- Погодження людиною для рахунків > 1.000 €~30 хв / місяць
- Дзвінки-нагадування через Call AgentЛише Voice-кредити
~1.150 € на місяць роботи, перерозподіленої на оплачувану клієнтами діяльність або зростання. Finance Agent — один із 16 у підписці 749 €/користувач; решта робочої сили паралельно веде CRM, пошту, дзвінки, календар тощо.
Припущення: 80 рахунків на місяць і внутрішня вартість праці 45 €/год (молодший бухгалтер із валовим навантаженням). Масштабуйте пропорційно до Вашого обсягу. Голосові хвилини для дзвінків-нагадувань Call Agent тарифікуються окремо.
Відповідність вимогам за замовчуванням
Кожен рахунок, кожне нагадування й кожна звірка записуються в незмінний журнал аудиту. Фінансовий нагляд має конкретні вимоги; агент виконує їх структурно.
Кожен рахунок і кожна зміна версіонуються, є незмінними й готовими до податкової перевірки. Архівування, що відповідає податковому аудиту, протягом 10 років.
Австрійський еквівалент для сумісності з податковою перевіркою. Діє той самий криптографічний журнал аудиту.
Структурований експорт (CSV, XML) для DATEV Unternehmen Online — Вашому податковому консультанту не потрібно нічого вводити заново вручну.
Вміст Ваших рахунків ніколи не використовується для навчання моделей. Ізоляція за тенантами, шифрування під час зберігання (AES-256) і передавання (TLS 1.3).
OAuth-з’єднання з Вашим банком відповідно до PSD2. Відкликаються в один клік. Мінімальні права доступу — за замовчуванням лише читання для звірки.
Часті запитання
Чи обробляє агент також вхідні рахунки?+
Так. Окремий потік: Mail Agent розпізнає вхідний PDF рахунка, Document Agent виконує OCR і витягує позиції, Finance Agent скеровує на погодження й оплачує в день строку.
Що станеться, якщо ШІ підготує неправильний рахунок?+
Рахунки понад Ваш поріг погодження (за замовчуванням 1.000 €) перед надсиланням завжди проходять перевірку людиною. Нижче порога агент використовує історичні шаблони рахунків і дані про угоди — помилки трапляються рідко, а всі чернетки видно в дашборді до надсилання.
Чи може агент працювати з моєю наявною бухгалтерською програмою?+
Так. Нативні OAuth-інтеграції вже сьогодні з QuickBooks, Xero, Stripe і Mollie. Експорт DATEV через структурований CSV/XML. HubSpot, Salesforce та інші — у дорожній карті на 2026 рік.
Чи обов’язкові голосові нагадування (дзвінки на 42-й день)?+
Ні. Телефонний ступінь можна вимкнути для окремого клієнта або глобально. Голосові хвилини продаються окремо як пакети кредитів — витрачаються лише тоді, коли Call Agent справді набирає номер.
Як агент поводиться зі спірними рахунками?+
Якщо клієнт відповідає запереченням або оскарженням, Mail Agent позначає рахунок і ставить цикл нагадувань на паузу. Він скеровує його до Вашої поштової скриньки для вирішення людиною — агент не вступає в дискусію автоматично.
Чи працює це для регулярних підписок?+
Так. Finance Agent формує регулярні рахунки за графіком, враховує зміни всередині циклу (апгрейди, кредит-ноти, паузи) й надсилає автоматично. Схема ідентична разовим рахункам.
А як щодо мультивалютних рахунків?+
Підтримується. Агент застосовує коректні податкові та валютні правила залежно від юрисдикції клієнта. Зворотне нарахування ПДВ (reverse charge) для транскордонних операцій у ЄС обробляється автоматично.
Скільки часу займає налаштування?+
1–2 робочі дні після верифікації статусу підприємця. Агент імпортує Ваші рахунки за останні 12 місяців, щоб вивчити ціни, податкові коди й клієнтські шаблони, перш ніж вийти в робочий режим.
Подивіться, як це працює на Ваших власних даних щодо рахунків
Забронюйте 30-хвилинне демо. Візьміть із собою останній рахунок у PDF. Подивіться, як Finance Agent наживо відтворює й покращує його.