Управління нерухомістю: оренда, WEG, розрахунки, облік, збори

Відкрити управління нерухомістю

Відкрийте «Усі програми» та оберіть «Управління нерухомістю». Огляд показує всі об'єкти нерухомості з кількістю одиниць, орендованих та вільних одиниць; вгорі Ви можете фільтрувати за Австрією або Німеччиною.

Створити об'єкт нерухомості

Натисніть «Створити об'єкт нерухомості». Майстер послідовно запитує основні дані та країну, будівлю з її правовими характеристиками (наприклад, дата дозволу на будівництво або фінансування), одиниці та рахунки. Країна визначає, яке право буде застосовуватися пізніше.

Створити одиниці серійно

На кроці «Одиниці» Ви можете створити багато об'єктів одночасно, наприклад, Топ 1 до 24, зі спільним типом використання та площею. Окремі одиниці Ви можете змінити пізніше в їхній картці; площа версіонується з датою чинності.

Зареєструвати власність та частки

На вкладці «Власники» Ви вводите власників з їхньою часткою. У випадку власності на квартиру в Австрії Ви реєструєте корисні значення з експертного висновку про корисність, у Німеччині — частки спільної власності та порядок спільноти. Сума перевіряється.

Створити договір оренди

У розділі «Договори користування» натисніть «Новий». Майстер проведе Вас через одиницю, договір та термін, орендарів з Ваших контактів, складові орендної плати з ПДВ за кожен рядок, заставу та коригування орендної плати (індексація, індексна або ступінчаста орендна плата), а також правові характеристики.

Перевірити правову класифікацію

На останньому кроці Ви бачите, яке орендне право застосовується — обґрунтовано крок за кроком, з посиланням на джерело та посиланням на текст закону. Якщо дані відсутні, класифікація встановлюється на «невизначена», а відсутні поля пов'язані у вигляді списку. Класифікація зберігається разом з договором оренди.

Підтвердити або перевизначити класифікацію

У картці договору оренди Ви можете перерахувати, підтвердити або перевизначити класифікацію з обґрунтуванням щонайменше 20 символів. Кожна версія залишається видимою в історії.

Головна сторінка „Мої будинки сьогодні“

Після входу відкривається „Мої будинки сьогодні“ (за адресою Панель приладів). Ви бачите, що заплановано на сьогодні у Ваших будинках: надзвичайні ситуації, заплановані перевірки, терміни, заборгованість та нові повідомлення з клієнтської папки. Угорі „Нерухомість“, „Пошкодження“ та „Завантажити виписку з рахунку“ ведуть далі.

Будинки, за які Ви відповідаєте

Картки показують будинки, за які Ви відповідаєте, з відповідним світлофором. Якщо Вам ще не призначено жодного будинку, Ви бачите всі будинки. „Показати все“ відкриває повний список у розділі „Об'єкт та офіс“.

Об'єкт та офіс

У меню „Об'єкт та офіс“ знаходиться той самий денний список, а під ним – вхідні повідомлення з клієнтської папки (пошкодження, показники лічильників, відповідь від підрядника). Угорі „Пошкодження“ та „Перевірки та терміни“ ведуть далі; власники та адміністратори додатково бачать „Налаштування“.

Налаштування Вашого управління

У розділі „Налаштування“ власники та адміністратори встановлюють терміни реагування, попередні терміни та межі – окремо від законодавчих термінів: наприклад, „Затвердження двома особами від (€, нетто)“ для замовлень, „Терміни додатково як подія в календарі“ та корпоративна поштова скринька для надсилання електронних листів. Надсилання ніколи не відбувається автоматично, завжди після затвердження.

Відкрити вкладку «Розрахунок»

Відкрийте об'єкт нерухомості та виберіть вкладку «Розрахунок». Огляд показує відкриті витрати, відсутні показання, терміни з світлофором та належні коригування.

Визначити кола та ключі

У розділі «Кола та ключі» функція «Запропонувати кола» створює коло експлуатаційних витрат, а у разі централізованого постачання — додатково опалення/гарячу воду, а також окреме коло для ліфта або пральні. Для відхилення ключа розподілу потрібна правова підстава та документ; його дійсність встановлюють власники або адміністратори. У колі опалення Ви вводите дані для розрахунку витрат на опалення (Австрія: розділення опалення/гарячої води, угода про частку споживання; Німеччина: метод гарячої води, тип будівлі CO2). Види витрат, які можна розподілити лише за наявності підтвердженої умови, відмічайте у колі, як тільки буде надано доказ.

Призначити витрати

У розділі «Витрати» відображаються вхідні рахунки з підставою відповідності (центр витрат, постачальник, точка обліку, адреса). Функція «Призначити» розподіляє рахунок на коло та вид витрат, за потреби на кілька частин. Повідомлення, власні послуги та доходи реєструються за допомогою документа.

Зчитати лічильники

У розділі «Лічильники» Ви реєструєте показання на кінець періоду — на мобільному телефоні за допомогою функції «Зчитати на телефоні» з фотографією — або завантажуєте файл служби вимірювань. Коригування створює новий рядок з причиною.

Створити розрахунок

«Новий розрахунок» відкриває помічника. Виберіть період та обсяг: в Австрії експлуатаційні витрати та витрати на опалення окремо, в Німеччині — спільний розрахунок.

Перевірити та розрахувати

На кроці «Перевірити» натисніть «Розрахувати». Ви побачите позиції, окремі розрахунки з переліком ПДВ та попередній перегляд у форматі PDF. Натискання на блокувальник переводить до відповідного кроку.

Затвердити

Власники або адміністратори затверджують розрахунок. Він отримує номер документа і після цього є незмінним; помилки виправляються коригуванням як нова версія.

Надіслати та зареєструвати отримання

В Австрії Ви вивішуєте розрахунок експлуатаційних витрат та реєструєте дату подання. У Німеччині Ви реєструєте отримання для кожного орендаря — це встановлює термін сплати та термін заперечень.

Зарахувати

«Зарахувати» записує доплати як нарахування, а кредити як кредит на рахунок орендаря. Відкриті авансові платежі за період у Німеччині списуються; вакантні приміщення лише відображаються.

Нові авансові платежі

На останньому кроці на основі результатів створюються пропозиції щодо нових авансових платежів — з листом та перенесенням до орендної плати.

Відкрити нарахування

Відкрийте нерухомість, вкладку „Гроші / Список сальдо“ та натисніть „Нарахування“ (за адресою ). Виберіть місяць, нерухомість та те, що нараховується. Орендна плата надходить з компонентів орендної плати, авансові платежі ОСББ – з встановленого плану авансових платежів; якщо термін припадає на суботу або святковий день, він переноситься на наступний робочий день.

Перевірити попередній перегляд (прогін)

„Розрахувати попередній перегляд“ нічого не проводить. Ви бачите, що буде проведено, що заблоковано (з відсутніми даними) та що буде пропущено. Якщо з моменту попереднього перегляду щось змінилося, система нічого не проводить і вимагає нового попереднього перегляду.

Провести

„Провести зараз“ призначає номери документів та проводить операції на рахунках орендарів або власників; рахунок орендаря створюється при першому проведенні. Другий прогін за той самий місяць не проводить нічого двічі. Проводити можуть власники, адміністратори та менеджери.

Анулювати замість перезапису

Неправильне нарахування анулюється за допомогою „Анулювати“ шляхом контрбухгалтерії – воно ніколи не перезаписується; вже погашені суми залишаються як кредит. Платежі погашаються згідно із законом: Австрія § 1415/§ 1416 ABGB, Німеччина §§ 366, 367 BGB. Список сальдо на вкладці „Гроші / Список сальдо“ показує дебет, кредит та сальдо для кожного рахунку; один клік відкриває картку рахунку.

Процес стягнення

У меню „Стягнення“ (за адресою ) виберіть нерухомість та дату. „Попередній перегляд“ розраховує для кожного рахунку наступний етап стягнення з блокуваннями, термінами та відсотками; „Створити пропозиції“ створює пропозиції для перевірки.

Відсотки за прострочення та витрати на стягнення

При затвердженні виберіть, чи враховувати „Відсотки за прострочення до дати“ та „Витрати на стягнення“. Попередні періоди (базова відсоткова ставка ще не опублікована) не проводяться; витрати на стягнення – лише якщо вони узгоджені або допустимі.

Затвердити та надіслати

„Затвердити“ присвоює номер документа попередженню – нічого не надсилається. „Надіслати“ надсилає його „Надіслати електронною поштою“ як PDF; поштою, рекомендованим листом або особистою передачею Ви займаєтеся самі та відзначаєте це як „Позначити як надіслане“. Після цього за допомогою „Зареєструвати отримання“ введіть дату отримання та, за потреби, додайте підтвердження (наприклад, зворотний талон).

Підстава для розірвання договору лише як сповіщення

Попередження показує, чи і з якого моменту може існувати підстава для розірвання договору через заборгованість (Німеччина § 543 BGB, Австрія § 30 MRG). Це лише сповіщення: система ніколи не ініціює розірвання договору – це вирішує адміністрація.

Створити SEPA-мандат

У розділі „SEPA-автоматичне списання“ (за адресою, також на вкладці „Гроші / Список сальдо“) виберіть нерухомість. Вона потребує активного рахунку з IBAN та ідентифікатором кредитора власника рахунку. „Створити мандат“ реєструє мандат для кожного особового рахунку – базове автоматичне списання (CORE) або корпоративне автоматичне списання (B2B) – зі сканом підписаного мандату.

Створити цикл автоматичного списання

„Новий цикл автоматичного списання“ враховує проведені нарахування зі способом оплати „Автоматичне списання“ та активним мандатом; „Створити цикл“ створює його. Якщо термін більше не доступний, перенесіть його за допомогою „Перенести дату“; „Відхилити цикл“ знову звільняє нарахування.

Банківський файл (pain.008) та подання

„Створити файл“ генерує файл SEPA-автоматичного списання (pain.008) для завантаження. Подання здійснюється в онлайн-банкінгу, після чого повідомте про це за допомогою „Повідомити про подання“.

Банківський запит (EBICS)

Якщо для компанії налаштовано з'єднання EBICS (Вхідні рахунки → Налаштування → Банківський запит), виписки з рахунків об'єктів надходять щодня автоматично. Вони потрапляють лише до управління нерухомістю, ніколи до корпоративного банкінгу – гроші орендарів та власників є довірчими коштами.

Завантажити виписку з рахунку у вигляді файлу

Без EBICS відкрийте „Виписка з рахунку та отримані платежі“ (за адресою ) та завантажте файл Вашого банку (CAMT.053 або MT940) за допомогою „Завантажити виписку з рахунку“. IBAN визначає рахунок об'єкта; повторне завантаження тієї ж виписки нічого не проводить двічі.

Призначити платежі

У розділі «Виписка з рахунку та вхідні платежі» для кожного платежу є пропозиція зі світлофором: платіжна довідка, відомий IBAN (також для часткової, надмірної або зведеної оплати) або ім'я платника. Якщо призначення платежу вказує інший рахунок, рахунок IBAN не пропонується. Автоматично бронюється лише однозначне – і лише якщо це дозволяє налаштування автономії.

Зверніть увагу на підказки

Посилання на іншу нерухомість, закритий рахунок або «Застава» на рахунку об'єкта ніколи не буде зараховано як орендна плата – підказка вказує, що робити (зворотний переказ або переказ на депозитний рахунок).

Перетягнути виписку з рахунку в чат AIRIS

Ви також можете перетягнути файл виписки в чат AIRIS. AIRIS завантажить його та повідомить про рахунок, період та рух коштів; однозначні операції будуть проведені лише після Вашого „Так, провести“, решта залишиться в „Виписка з рахунку та отримані платежі“ для ручного зіставлення. Повторне завантаження нічого не проводить двічі. Дані виписки (імена, IBAN, призначення платежу) при цьому не передаються жодній мовній моделі.

Запропонувати переказ

У розділі «Вихідні платежі» знаходяться відкриті рахунки постачальників, залишки та застави за розірваними договорами. «Пропозиція» створює переказ з рахунку об'єкта нерухомості – гроші ще не надходять.

Погодити (чотири ока)

Погоджувати можуть власники та адміністратори. Понад межу компетенції договору управління (без значення: 1 000 €) повинні погоджувати дві різні особи; платежі на рахунок адміністрації – завжди.

Банківський файл або EBICS

«Створити банківський файл» створює файл переказу SEPA (pain.001) для кожного рахунку об'єкта. Завантажте його в банкінг і занотуйте це – або подайте його безпосередньо через з'єднання EBICS.

Виконання та облік

Якщо переказ надходить у наступній виписці з рахунку, він має статус «виконано». «Бухгалтерський облік» реєструє оплату витрат, виплату залишку або повернення застави. Повідомляється про повернений переказ.

Відкрити належні коригування

На вкладці «Розрахунок» у розділі «Індексація» (Австрія) або «Індекс та ступінь» (Німеччина) відображаються договори з належним коригуванням, з індексом та терміном блокування.

Розрахувати

«Розрахувати» створює протокол: старий та новий індекс з джерелом та версією, зміна, ліміт, округлення та дата набрання чинності.

Затвердити та надіслати лист

Після затвердження власниками або адміністраторами лист доступний у форматі PDF.

Відправлення та отримання

Надішліть лист та зареєструйте отримання. Ефект перераховується з отриманням; у Німеччині помічник показує річне блокування індексованої орендної плати.

Перенести

«Перенести» завершує попередню суму та створює новий компонент орендної плати. Нарахування використовує його з наступного періоду.

Підготовка до підвищення орендної плати (Німеччина)

У файлі договору вкладка «Підвищення» відкриває помічника «Підготовка до підвищення орендної плати (§ 558 BGB)»: вихідна ситуація, період блокування та очікування, обґрунтування за допомогою таблиці орендної плати, експертного висновку або порівняльних квартир, гранична межа, нова орендна плата та перевірка. Розрахунок виконується в системі; кожне число має шлях розрахунку.

Затвердити, надіслати, зареєструвати отримання

Власники або адміністратори затверджують лист — номер справи та статус заморожуються. DivineMind не надсилає нічого самостійно: завантажити PDF, надіслати, зафіксувати відправлення та зареєструвати отримання. Лише після отримання починаються терміни для згоди та позову.

Відповідь та перенесення

Зафіксувати згоду (також часткову або шляхом оплати), відмову, позов та рішення суду. «Перенести в орендну плату» завершує попередню суму напередодні та встановлює нову з дати набрання чинності; надбавки за модернізацію відображаються окремим рядком.

Модернізація та обмеження орендної плати

Вкладка «Модернізація» об'єкта нерухомості веде від плану до оголошення та завершення підвищення для кожного орендаря. У розділі «Орендна плата» одиниця перевіряє допустиму орендну плату при новому здачі в оренду та створює інформацію перед укладенням договору.

Австрія: формування орендної плати та розрахунок основної орендної плати

На вкладці „Орендна плата“ одиниці створюється верхня межа відповідно до § 16 MRG (орієнтовна вартість або категорія) з надбавками та знижками, розташуванням, терміном дії та підтвердженням у форматі PDF. Підвищення § 45, вступ § 46, § 46a, § 12a та санація § 16 Abs 10 починаються на вкладці „Підвищення“ договору; розрахунок основної орендної плати відповідно до § 20 MRG створюється на вкладці „Основна орендна плата“ нерухомості, також у форматі PDF.

Терміни та таблиці орендної плати

У розділі «Орендна плата та перенесення» відображаються всі терміни зі світлофором та таблиці орендної плати (завжди з джерелом). Домашня сторінка показує відкриті процеси, терміни, скарги та відсутні основи, такі як статус району або нові орієнтири.

Перенесення даних

У розділі „Імпорт даних“ завантажте шаблон Excel, завантажте заповнений файл, зіставте стовпці та запустіть прогін. Він нічого не проводить і показує список помилок для кожного рядка. Після зіставлення осіб та контрольних сум власники або адміністратори приймають партію, перевіряють її в продукті та фіксують сальдо.

Відкрити управління ОСББ

Через меню «Управління ОСББ» або вкладку «ОСББ» об'єкта нерухомості з власністю квартир. Зверху відображаються відкриті терміни всіх будинків зі світлофором, нижче — підвкладки Огляд, Господарський план, Річний звіт, Резервний фонд, Збори, Рішення та Управління.

Господарський план або прогноз

Асистент проводить через період, позиції, ключі розподілу, дані, індивідуальні плани для кожної одиниці та затвердження. Аванси потім нараховуються через грошовий обіг.

Скликати збори

У розділі „Збори“ створіть дату, місце або онлайн-кімнату та порядок денний. Запрошення реєструється зі способом доставки та термінами для кожного власника і надсилається лише за допомогою кнопки. Онлайн-учасники потрапляють через зал очікування DivineMeet; запису немає. Протокол можливий лише за згодою всіх присутніх (див. „Збори в прямому ефірі“).

Голосування та протокол

У керівництві зборів Ви реєструєте присутність та довіреності, а також голоси за кожним пунктом порядку денного. Результат визначається з розрахунком відповідно до законодавства країни. Потім слідують протокол, підписи та — у Німеччині — збірник рішень.

Рішення в порядку обігу

Рішення без зборів Ви починаєте в розділі «Збори» з «Почати обіг»; голоси реєструються для кожного власника з терміном і оцінюються як на зборах.

Річний звіт

У розділі «Річний звіт» Ви розраховуєте звіт громади та індивідуальні звіти для кожного власника, затверджуєте їх, надсилаєте та зараховуєте додаткові внески та залишки на рахунок власника — кожен крок за допомогою кнопки.

Резервний фонд та управління

«Резервний фонд» показує стан, надходження та вилучення; там також створюється звіт про майно (Німеччина) або розрахунок резервного фонду при зміні управителя (Австрія). У розділі «Управління» Ви ведете призначення управителя, раду, зміну власника, дані для доставки та одиниці голосування.

Керувати зборами

У день зборів відкрийте збори в розділі „Управління ОСББ“ → „Збори“ та натисніть „Керувати зборами“. Якщо онлайн-кімнати ще немає, „Створити онлайн-кімнату“ створить її; „Відкрити як господар“ запускає DivineMeet, „Скопіювати посилання для власників“ надає посилання для онлайн-участі.

Призначити гостей Meet до одиниці

Власники потрапляють через зал очікування. Після входу Ви, як голова, перевіряєте особу, вибираєте представника для голосування та натискаєте „Особу перевірено – призначити“. Лише після цього гість може голосувати; для сторонніх представників голосування заблоковано.

Голосування в прямому ефірі

Для кожного пункту порядку денного „Відкрити голосування“ запускає голосування. Онлайн голосують гості Meet та сама клієнтська папка; голоси в кімнаті Ви вводите в картку голосування. Ви постійно бачите подані голоси, присутність, онлайн-участь та можливість прийняття рішень.

Зафіксувати результат

У Німеччині „Закрити, оголосити та внести до збірки рішень“ завершує пункт та вносить рішення безпосередньо до збірки рішень. В Австрії „Закрити та зафіксувати результат“ фіксує результат; після цього йде оголошення в будинку та надсилання (§ 24 Abs 5 WEG 2002), з якого починається термін оскарження. Фіксувати можуть власники та адміністратори.

Протокол лише за згодою всіх

У розділі „Транскрипт для протоколу“ за допомогою „Увімкнути транскрипт“ увімкніть протокол – він працює лише доти, доки всі присутні дали згоду. Якщо хтось приєднується без згоди, він негайно зупиняється. Запису немає. Протокол пише адміністрація; результати завжди надходять з підрахунку.

Експорт DATEV/BMD за об'єктом нерухомості

У розділі «Експорт DATEV/BMD» виберіть об'єкт, рахунок та період (календарний рік). Попередній перегляд показує всі проводки з рахунком, контрагентом та примітками; «Завантажити експорт» створює ZIP-файл із пакетом проводок, особовими рахунками та планом рахунків і архівує його з контрольною сумою. Експорт формується як окремий клієнт для податкового консультанта власника — орендна плата та внески ніколи не потрапляють до експорту вашої компанії.

План рахунків та призначення рахунків

На вкладці «Налаштування» виберіть формат (DATEV або BMD), план рахунків, номер консультанта та клієнта. Рахунки пропонуються згідно з планом; кожну категорію можна змінити на власний рахунок — будь ласка, узгодьте це з податковим консультантом.

Розрахунок власника

У розділі «Розрахунок власника» виберіть договір управління (оренда або управління окремою власністю) та місяць. Попередній перегляд показує надходження оренди, сплачені витрати/внески, винагороду за управління згідно з договором, резерв, сальдо та пропозицію до виплати. «Створити як чернетку», потім «Зафіксувати» — після цього розрахунок не можна змінити, і він зберігається у форматі PDF.

Відправка та виплата

Надішліть розрахунок електронною поштою або надайте його в папці клієнта власника. «Доручити виплату» створює переказ з рахунку об'єкта у вихідних платежах; затвердження, принцип чотирьох очей та банківський файл обробляються там.

Електронний рахунок до нарахувань

У розділі «Електронний рахунок» містяться всі проведені нарахування з ПДВ і зазначено, чи є ел. рахунок обов'язковим (Німеччина: § 14 UStG з перехідними періодами; Австрія: добровільно за згодою). «Перевірити» показує відсутні дані, «Завантажити» створює XRechnung, ZUGFeRD або ebInterface та архівує оригінал.

Щомісячна інформація про споживання (§ 6a HeizkostenV)

Для дистанційно зчитуваних лічильників імпортуйте щомісячні дані служби обліку через імпорт показників. У розділі «Інформація про споживання» ви бачите споживання кожного користувача в кВт·год із попереднім місяцем, аналогічним місяцем минулого року та середнім користувачем. «Створити» фіксує значення, «Надіслати» відправляє їх ел. поштою або розміщує в папці клієнта. Відсутні значення зазначаються окремо і ніколи не оцінюються приблизно.

Розпочати розрахунковий день

У розділі «Розрахунковий день» виберіть об'єкт нерухомості, рік та обсяг (експлуатаційні витрати, витрати на опалення або обидва). Або скажіть AIRIS: «Зроби розрахунок експлуатаційних витрат за 2025 рік для L-003» — майстер і діалог мають спільний проміжний стан.

Рахунки з поштової скриньки

Функція «Читати поштову скриньку» передає листи з вкладеними рахунками до системи розпізнавання документів DivineFinance. Якщо вона розпізнає номер об'єкта чи адресу будинку, рахунок отримує МВЗ об'єкта нерухомості. «Перенести однозначні як витратні документи» створює витратні документи; рахунки без однозначного виду витрат ви розподіляєте в розрахунку вручну. Листи від орендарів і власників ніколи не зчитуються.

Запит відсутніх показників лічильників

Якщо на кінець періоду відсутній показник лічильника, функція «Запитати в орендарів» надсилає запит поточним користувачам: у додатку Kundenmappe (push та сповіщення) або електронною поштою, інакше — як лист для друку. Орендар передає дані в Kundenmappe через «Повідомити показник лічильника»; ви приймаєте показник як зазвичай у розділі «З Kundenmappe».

Чернетка та протокол перевірки

«Розрахувати чернетку» використовує розрахунковий модуль системи управління нерухомістю. «Перевірити» зберігає протокол перевірки зі світлофором: блокери, позиції без документа, неперенесені рахунки, відсутні показники лічильників, порівняння з попереднім роком за кожним видом витрат (від 20 % і 100 €), суттєві доплати та строк. Протокол доступний у форматі PDF; він відповідає лише тій чернетці, з якою проводилася перевірка.

Затвердження та відправлення

Якщо немає червоного індикатора, власники або адміністратори затверджують розрахунок: він фіксується (Австрія: вивішування/Legung сьогодні) і надсилається в Kundenmappe або електронною поштою. Одержувачі зі способом доставки поштою вказуються для друку. AIRIS відправляє документи лише після вашого явного затвердження.

Орендар запитує, AIRIS пояснює

У Kundenmappe орендар може поставити запитання щодо свого розрахунку, наприклад: «Чому в мене така велика доплата?». AIRIS відповідає виключно на основі протоколу розрахунку саме цього нарахування (частка, авансові платежі, найбільші статті, попередній рік), показує документи до його позицій і зазначає строк подання заперечень із посиланням на норму. AIRIS не виконує обчислень: кожне число у відповіді звіряється з протоколом; даних інших орендарів AIRIS не знає.

Реєстрація розірвання

У розділі «Зміна орендаря» → «Нова зміна орендаря» виберіть об'єкт нерухомості й одиницю та вкажіть, хто розірвав договір, коли надійшло повідомлення та в якій формі (зі сканом листа). Дата закінчення договору розраховується автоматично з наведенням формули та правової підстави: Німеччина — § 573c BGB (3-й робочий день, строки для орендодавця після 5 і 8 років, письмова форма § 568 BGB), Австрія — § 560 ZPO та § 33 MRG. Повідомлення електронною поштою відображається як недійсне через недотримання форми. «Внести дату закінчення в договір оренди» фіксує дату лише за вашим кліком.

Передача

«Створити акт повернення» відкриває стандартний акт приймання-передачі: приміщення, дефекти з фотографіями, показники лічильників, ключі та підписи обох сторін. Показники лічильників під час завершення передаються в розрахунок.

Оголошення та кандидати

Оголошення створюється в модулі маклера та прив'язується до одиниці. Після публікації воно отримує посилання; запити потрапляють як контакти в CRM і за допомогою «Прийняти запити з оголошення» перетворюються на кандидатів. Для кожного кандидата ви вносите огляд та анкету самооцінки — лише допустимі запитання відповідно до етапу процесу.

Згода та платоспроможність

Перед перевіркою платоспроможності кандидат надає згоду (текст із контрольною сумою, підпис на екрані, папері або електронною поштою; може бути відкликана в будь-який час). Для запиту до KSV1870 (Австрія) або SCHUFA (Німеччина) потрібен договір із провайдером — до цього в демо-компаніях він працює в тестовому режимі з чіткою позначкою «не справжня довідка». Можна використовувати без договору: завантажити надану кандидатом довідку та внести результат. Зберігається лише колір світлофора; після відмови дані анонімізуються після закінчення терміну.

Договір оренди з підписом

Після схвалення договір формується із шаблону з вашими сумами; заставу перевіряє DivineMind на відповідність граничній сумі (§ 551 BGB). Безстроковий договір не вимагає спеціальної форми: орендар підписує на екрані або за посиланням на смартфоні, адміністрація також підписує. Якщо договір потребує письмової форми (строковий, тривала відмова від розірвання), підходить лише папір із власноручним підписом або кваліфікований електронний підпис (КЕП). «Укласти договір» створює нові орендні відносини.

Застава та заселення

Застава вноситься в новий договір — у грошовій формі лише на окремий заставний рахунок об'єкта нерухомості, відокремлений від операційного рахунку об'єкта. Для заселення: акт заселення з показниками лічильників, «Розрахувати попередній перегляд» і «Провести нарахування» для першого місяця (це створить особовий рахунок орендаря) та «Повідомити про зміну користувача» у вигляді файлу ARGE для служби обліку. Коли всі кроки виконано, завершіть зміну орендаря. AIRIS завжди знає актуальний стан.

Внесення служби обліку

У розділі «Служба обліку» виберіть для кожної нерухомості постачальника, формат обміну (ARGE-HeiWaKo 3.10 або файл показань), а також номер клієнта та об'єкта в службі обліку.

Зчитування файлів

Завантажте файл служби обліку та запустіть тестовий запуск. Файли ARGE: показання лічильників переносяться до зчитувань, результати розрахунків по кожному користувачу зберігаються для перевірки. Файли показань (CSV/Excel) розпізнаються за назвами колонок — зіставлення відображається перед збереженням. Профілі постачальників не перевіряються за оригінальними файлами без договору.

Повідомлення про зміну користувача

«Завантажити» або «Створити та зберегти в справі» генерує ARGE-файл з усіма користувачами та періодами проживання розрахункового періоду, включно з незаселеним житлом. Із процесу зміни орендаря «Повідомити про зміну користувача» передає дані лише щодо відповідної квартири.

Дистанційне зчитування

Власники та адміністратори активують інтерфейс: радіошлюз або служба обліку передає показання лічильників за допомогою ключа в DivineMind; вони проходять таку саму перевірку, як і будь-який імпорт. Ключ відображається лише один раз.

Вкладки „Експлуатація“ та „Офіс“

У нерухомості вкладка „Експлуатація“ об'єднує пошкодження, замовлення, „Обладнання та перевірки“ та терміни будинку, вкладка „Офіс“ – інформаційні бюлетені, постачальників послуг, список орендарів та ключі. Для всіх будинків Ви отримуєте ті самі списки з „Об'єкт та офіс“.

Повідомлення про пошкодження з електронної пошти

У розділі „Пошкодження та повідомлення“ блок „З телефону та електронної пошти“ відображає повідомлення про пошкодження з електронних листів на Вашу підключену поштову скриньку. Відправник розпізнається за Вашим списком контактів та призначається відповідній одиниці; якщо збігається лише ім'я, припущення не робляться – Ви призначаєте самостійно. Створення відбувається відповідно до Ваших налаштувань автономії або за допомогою „Створити як повідомлення“; за бажанням відправник отримує підтвердження про отримання.

Підрядники: пропозиції та призначення

У розділі „Замовлення“ запускається „Призначити замовлення“ – з пошкодження або безпосередньо. „Запросити постачальника послуг“ та „Надіслати запити“ отримують пропозиції, „Ввести пропозицію“ вводить їх; порівняння показує різницю з найдешевшою. Від Вашої сумової межі друга особа затверджує („Затвердити цей рівень“), потім слідує „Призначити“. У розділі „Дані для підрядника“ Ви визначаєте, що буде передано. Після „Зареєструвати приймання“ реєстр термінів вносить гарантійний термін.

Обов'язкові перевірки обладнання

У розділі „Обладнання та перевірки“ Ви реєструєте ліфти, опалення, димові сповіщувачі та інше обладнання. Система розраховує терміни перевірок згідно із законом, нормою та договором – з посиланням: обов'язок щодо димових сповіщувачів та відповідальність для всіх 16 німецьких та 9 австрійських земель, ліфт для всіх австрійських земель. Якщо для країни не вказано правило, там стоїть „не вказано“ замість вигаданого терміну. Обов'язкову перевірку згідно із законом можна вимкнути лише з причини.

Реєстр термінів

„Перевірки та терміни“ показує „Термінові перевірки“ та „Терміни“ з позначкою Закон, Договір, Норма або Налаштування Вашого управління. Кожен термін має відповідального; якщо в „Налаштування“ увімкнено „Терміни додатково як подія в календарі“, він також відображається в календарі. „Зіставити зараз“ оновлює реєстр; термін можна відхилити лише з обґрунтуванням.

Святкові дні на місці

Терміни та терміни реагування враховують законодавчі святкові дні для кожного федерального штату та муніципалітету. Які діють, Ви бачите на вкладці „Огляд“ нерухомості в розділі „Святкові дні на місці“. Якщо муніципалітет відсутній, відповідний термін є „невизначеним“.

Акт передачі

„Нова передача“ → „Створити та розпочати“ відкриває акт передачі; кімнати, лічильники та ключі попередньо заповнюються з одиниці та останнього акту. Дефекти з фотографіями та підписи обох сторін потім містяться в PDF.

Інформаційні бюлетені та оголошення

На вкладці „Офіс“ у розділі „Інформаційні бюлетені“ натисніть „Написати інформаційний бюлетень“, виберіть у розділі „Кому?“ ролі та „Визначити отримувачів“. „Перевірити“ показує, що потрібно змінити; після „Затвердити“ створюються листи для кожного отримувача, серійний лист та оголошення у форматі PDF. Електронні листи надсилаються кожному отримувачу окремо, пошта друкується як серійний лист. Розірвання договорів та інші письмові заяви не надсилаються як інформаційні бюлетені.

Список орендарів

На вкладці „Офіс“ „Список орендарів“ показує огляд орендарів нерухомості – „Завантажити як Excel“ або „Завантажити як PDF“.

Відкрити каталог правил

У меню „Каталог правил“ знаходяться всі правила, за якими DivineMind класифікує та розраховує. Фільтруйте за Австрією або Німеччиною, за законом та за типом.

Зрозуміти правило

Кожне правило показує умову, результат, посилання, джерело з датою джерела, дійсність та його тестові випадки. Замінені версії залишаються видимими; відкриті питання до юриста позначені.