Запаси, рух товарів на складі та повторне замовлення під контролем.
Типовий процес
Створіть товар як продукт → Зареєструйте початковий запас/надходження товару → Продажі/споживання зменшують запас → Правила повторного замовлення ініціюють замовлення при зниженні нижче мінімальної кількості.
Модуль складу поділяється на чотири розділи — Огляд, Запас, Закупівлі та Відвантаження. Нижче кожна функція описана окремо, у тому ж порядку, що й у бічній панелі.
Огляд
Панель управління — Склад з першого погляду
Панель управління складом об'єднує всі локації та одразу показує, де потрібні дії. Ключові показники, такі як низький запас та партії, що скоро закінчуються, пульсують червоним, як тільки виникає проблема — один клік веде безпосередньо до відповідної сторінки деталей.
- Ключові показники в реальному часі: Кількість складів, продуктів та загальний запас по всіх локаціях.
- Попередження про низький запас: Товари нижче мінімального запасу виділяються червоним.
- Партії, що закінчуються (60 днів), відсортовані за терміном придатності — помаранчеві менше 45, червоні менше 14 днів (FEFO).
- Останні рухи: десять найновіших записів із напрямком (+/−) та часовою міткою.
Запаси
Склади та локації
Керуйте всіма фізичними складськими локаціями та їхніми властивостями — від стандартного складу до холодильного ланцюга з контролем температури. Стандартний склад (позначений зірочкою) використовується, якщо під час операції не обрано склад.
Створити новий склад
Натисніть 'Новий склад', присвойте код складу (наприклад, BERLIN-01) та назву.
Тип та адреса
Оберіть тип складу (Стандартний, Холодильний ланцюг, BtM, Транзитний, Віртуальний, Консигнаційний); для холодильного ланцюга вкажіть мін./макс. температуру, а також, за бажанням, адресу.
Зберегти та керувати
Збережіть, натиснувши 'Створити'. Склади можна редагувати пізніше; видалення можливе лише, якщо запас дорівнює 0.
Запаси
Огляд запасів показує для кожного продукту кількість у реальному часі на кожному складі — включаючи зарезервовану та фактично доступну кількість (Доступно = Запас − Зарезервовано). Фільтруйте за складом або одним кліком відображайте лише товари нижче мінімального запасу.
- Колірний код: червоний рядок = порожньо (0), помаранчевий = недостатній запас, зелений = норма.
- Пошук за назвою продукту, SKU або штрих-кодом; фільтр за складом.
- Видно мінімальний запас (точка повторного замовлення) та наступний термін придатності для кожного товару.
- Кілька партій для кожного продукту відображаються з кількістю партій.
Операції — Оприбуткування та Списання
Швидко оприбутковуйте або списуйте запаси вручну — оптимізовано для сканера штрих-кодів. Після кожної операції фокус повертається до поля сканування, що дозволяє безперервне сканування.
Виберіть режим
Вгорі оберіть 'Надходження +' або 'Вибуття −'.
Сканувати товар
Відскануйте штрих-код або введіть SKU/назву та натисніть Enter — поточний запас відобразиться негайно.
Зафіксувати кількість
Введіть кількість, склад та, за бажанням, партію/термін придатності (лише для надходження), а також причину, потім оприбуткуйте/спишіть.
Рухи — Безперервна історія
Кожна зміна залишків протоколюється. Список рухів — це ваш повний аудиторський слід із можливістю пошуку за товаром та фільтрації за типом руху.
- Типи рухів із символом: Надходження, Вибуття, Корекція, Інвентаризація, Переміщення, Повернення, Початковий залишок.
- Відображається залишок до та після кожної проводки.
- Посилання, Склад, Користувач та Мітка часу для кожного запису; Номер партії, якщо це доречно.
- Фільтр за типом та пошук за назвою продукту/SKU; посторінково (50 на сторінку).
Інвентаризація
Проведіть фізичний перерахунок та звірте фактичний залишок із системою (плановий). Різниці реєструються як коригування одним натисканням кнопки — з оцінкою надлишків та нестач у євро.
Розпочати інвентаризацію
Натисніть 'Нова інвентаризація', призначте назву та за бажанням обмежте категорією.
Підрахунок
Введіть фактичну кількість для кожного товару — автоматично зберігається кожні 60 секунд.
Зареєструвати різниці
Завершіть підрахунок, перевірте відхилення та підтвердіть 'Зареєструвати різниці'.
Друк етикеток та штрих-кодів
Друкуйте цінники та етикетки зі штрих-кодами безпосередньо зі складу — готові для полиці або приймання товару. Ті самі штрих-коди працюють із сканером камери для інвентаризації.
Вибрати продукти
На вкладці «Етикетки» шукайте та додавайте товари за назвою або артикулом.
Формат та кількість
Виберіть формат етикетки (малий, стандартний або великий) та визначте кількість копій для кожного продукту.
Друк
Натисніть «Друк (PDF)» — DivineMind створить аркуш з назвою, ціною та сканованим штрих-кодом для кожної етикетки.
Закупівлі
Надіслати замовлення постачальнику
У розділі Закупівлі відкрийте замовлення, перевірте постачальника та позиції, а потім надішліть його одним кліком — DivineMind створить PDF та надішле його безпосередньо постачальнику. AIRIS також може автоматично створювати замовлення на основі правил поповнення запасів.
Відкрити замовлення
Виберіть замовлення зі списку — постачальник, основні дані, позиції та суми з першого погляду.
Надіслати постачальнику
Натисніть 'Надіслати постачальнику' — замовлення буде створено у форматі PDF та надіслано електронною поштою (статус зміниться на 'Надіслано').
Відстежувати
Відстежуйте підтвердження та надходження товару за зміною статусу; надісланий PDF-файл залишається в архіві.
Надходження товарів
Перевіряйте та реєструйте вхідні поставки за Вашими замовленнями. Кожне надходження товару показує відповідне замовлення, постачальника, склад та його статус перевірки.
Відкрити надходження товару
У списку оберіть відповідне надходження або створіть нове за допомогою 'Нове надходження товару'; Фільтр за статусом (відкрито, прийнято, частково, відхилено).
Перевірити позиції
Звірте поставлені кількості із замовленням та за бажанням введіть номер накладної.
Прийняти або відхилити
Встановіть статус на прийнято, частково прийнято або відхилено — запаси будуть оприбутковані відповідно.
Правила поповнення
Для кожного продукту визначте, з якого рівня запасу слід робити повторне замовлення. На основі мінімального запасу, кількості замовлення та бажаного постачальника автоматичне поповнення вирішує, коли створюється замовлення.
Знайти правило
Шукайте продукт або фільтруйте за вже активованими позиціями за допомогою 'Тільки автопоповнення'.
Встановити пороги
Мінімальний запас (Reorder-Point), кількість замовлення, постачальник та час доставки підтримуються для кожного продукту на сторінці деталей запасу.
Увімкнути автоматику
Активуйте автоматичне поповнення для кожного рядка за допомогою перемикача 'Авто'; режим (пропозиція, затвердження, автономний) контролює, наскільки самостійно здійснюється замовлення.
Каталог постачальників
Централізовано порівнюйте, який постачальник постачає який продукт за якою ціною. Каталог є Вашою основою для прийняття рішень щодо замовлень — з ціною, мінімальним обсягом замовлення, терміном доставки та надійністю.
- Для кожного зв'язку: продукт, постачальник, ціна за одиницю та артикул постачальника.
- Мінімальна кількість замовлення (MOQ) та час доставки в днях.
- Показник надійності 0–100 % (зелений ≥ 90, помаранчевий ≥ 70, червоний нижче).
- Дата останнього замовлення для кожної комбінації постачальник-продукт.
Auto-Reorder — Журнал
Журнал Auto-Reorder показує, коли автоматичне повторне замовлення було активовано та яке рішення було прийнято — від створеної пропозиції замовлення до ескалованого винятку.
- Три ключові показники вгорі: створені замовлення, пропозиції та ескальовані випадки.
- Для кожного запису: Продукт, Запас при спрацьовуванні, Мінімальний запас, Кількість замовлення та Постачальник.
- Причина спрацьовування (напр., запас нижче мінімального) та статус дії виділені кольором.
- Пов'язаний номер замовлення — один клік відкриває створене замовлення.
Відвантаження
Комплектування та відправлення
У розділі Комплектування Ви бачите всі відкриті замовлення на комплектування — з частковою доставкою та відстеженням відкладених замовлень.
Відкриті замовлення
Робочий список показує для кожного замовлення замовлені, доставлені та відкриті кількості для кожного продукту.
Зарезервувати запас
Одним кліком зарезервуйте запас для клієнта — так нічого не буде продано двічі.
Список відбору та пакування
Створіть список відбору/пакування у форматі PDF — запас розподіляється за найранішою датою закінчення терміну придатності (FEFO).
Відправлення
Слідкуйте за всіма вихідними відправленнями — від чернетки до відправлених, в дорозі та доставлених. Номер відправлення, служба доставки та номер відстеження доступні в будь-який час.
- Пошук за номером відправлення, одержувачем або номером відстеження.
- Фільтр за статусом (Чернетка, комплектується, упаковано, відправлено, в дорозі, доставлено, скасовано, повернення).
- За кожне відправлення: служба доставки, відстеження, склад-відправник, місце призначення, кількість позицій та дата відправлення.
Повернення (RMA)
Опрацьовуйте повернення від клієнтів структуровано через процес RMA — від запиту, перевірки та відшкодування до завершення.
Перевірити повернення
Шукайте за номером RMA або клієнтом; переглядайте та затверджуйте відкриті запити через фільтр статусу ('запитано').
Перевірити товар
Перевірте отримані товари та причину повернення, а потім встановіть статус на 'отримано' або 'перевірено'.
Відшкодувати та завершити
Зафіксуйте суму та метод відшкодування, ініціюйте повернення коштів та закрийте справу.
Резервування
Резервування блокує запаси для відкритих пропозицій та замовлень, щоб той самий товар не був проданий двічі. Ви бачите, яка пропозиція або замовлення скільки запасів зарезервували.
Знайти резервування
Шукайте за продуктом, SKU або посиланням (номер пропозиції/замовлення); фільтр за замовчуванням встановлено на 'активний'.
Використати
При відвантаженні позначте активне резервування зеленим прапорцем як використане.
Звільнити
Якщо пропозиція закінчується, звільніть резервування червоним X — запас знову стане доступним.
Фармація та відповідність
У розділі Фарма Ви керуєте відкликанням партій та ліцензіями клієнтів (дозвіл аптеки/оптової торгівлі) — з безперервним відстеженням усіх поставок.
Ліцензії клієнтів
Збережіть для кожного клієнта дозвіл аптеки, оптової торгівлі або на харчові продукти. Термін дії ліцензій, що закінчився, позначається червоним і автоматично блокує відпуск.
Відстежити партію
Під час відкликання DivineMind перевіряє, які поставки отримали відповідну партію — за всіма накладними.
Ініціювати відкликання
Створіть відкликання як подію якості (CAPA); зацікавлені клієнти будуть підготовлені та повідомлені одним кліком.
Експортувати звіт про відкликання
На вкладці «Звіт про відкликання» виберіть продукт і партію — Ви побачите всіх клієнтів і постачання, які отримали товар з цієї партії, та експортуєте список у форматі CSV для органів влади та документації.
Відкликання та простежуваність (харчові продукти, напої, товари)
У розділі Відкликання містяться функції відкликання, звіту про відкликання та простежуваності без фармацевтичних ліцензій — для оптової торгівлі харчовими продуктами, напоями та товарами загального призначення. Основою є простежуваність «крок уперед, крок назад» (Регламент (ЄС) № 178/2002, ст. 18/19). Дані збігаються з даними в розділі Pharma & Compliance.
Створити відкликання
Знайдіть товар, вкажіть партію, натисніть «Перевірити уражені»: ви побачите, скільки поставок отримали цю партію — та скільки поставок без партії роблять відкликання неповним.
Повідомити клієнтів
Листи про відкликання надсилаються лише за вашим натисканням — один лист на клієнта, навіть якщо він мав декілька поставок.
Зворотне відстеження
На вкладці «Простежуваність» введіть номер накладної або рахунка-фактури, щоб побачити партію, надходження товарів і постачальника.
Планування маршрутів та екран водія
У Склад › Планування маршрутів ви плануєте на кожен день, який транспортний засіб із яким водієм і в якій послідовності доставляє відкриті накладні. Водій виконує свій маршрут у додатку AIRIS у розділі «Маршрути».
Створення маршруту
Оберіть день, «Новий маршрут», транспортний засіб з автопарку, водія та пункт завантаження. Попередження відображаються одразу: прострочений техогляд (ТО), авто вже зайняте, водій відсутній, другий маршрут на той самий день.
Розподіл накладних
Перетягніть відкриті накладні ліворуч на маршрут або виберіть «Додати до маршруту…». Усередині маршруту змінюйте порядок перетягуванням або стрілками ↑/↓, видаляйте за допомогою ×. Накладна може належати лише одному маршруту.
Запропонувати черговість
«Запропонувати порядок» визначає адреси доставки на карті та розраховує найкоротший маршрут по прямій від пункту завантаження. Адреси без збігів сортуються за поштовим індексом. Маршрут змінюється лише після натискання «Застосувати».
У клієнта (додаток)
Водій бачить зупинки, навігацію та видаткову накладну з партією. Він отримує підпис клієнта на телефоні (або робить примітку «Накладну залишено» / «Товар вивантажено»), нараховує повернену тару на депозитний рахунок і повідомляє про розбіжності (нестача, пошкодження) — на основі цього створюється чернетка повернення.
Інкасація
Якщо водій приймає кошти, він вносить суму та спосіб як примітку. Проведення не здійснюється — платіж реєструє бухгалтерія. Якщо клієнта немає або отримання відхилено: видаткова накладна знову з'являється у «Відкритих накладних».
Фото як підтвердження доставки
На зупинці додайте за допомогою «+ Фото» до п'яти фотографій (наприклад, залишений товар, палета, пошкодження). Фотографії захищені та доступні лише після входу в систему.
Транспортний засіб зайнятий в автопарку
Маршрут із транспортним засобом бронює автомобіль від виїзду до наступного маршруту або до кінця дня. Автопарк і дошка планування показують маршрут; якщо автомобіль уже призначений на інше завдання, планування маршруту повідомить про це.
Відправлення за видатковою накладною
У розділі Склад › Відправлення ви завжди створюєте відправлення до видаткової накладної. Клієнт, одержувач і позиції з партією переносяться з накладної; залишки вже списані там, статус «Відправлено» не списує повторно.
Створити відправлення
«Створити відправлення», знайти видаткову накладну (номер або клієнт), обрати службу доставки, ввести трек-номер. Для однієї накладної можливе лише одне відкрите відправлення.
Відстежувати відправлення
Для DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS та Canada Post посилання для відстеження створюється автоматично. DivineMind не друкує етикетки служб доставки.
Змінити статус
Праворуч на сторінці відправлення: скомплектовано, упаковано, відправлено, доставлено. Повернення до цього відправлення відображаються внизу.
Повернення із заблокованим запасом
Повернення завжди прив'язане до накладної: повернути можна лише те, що було доставлено, із зазначеною партією. Під час прийому кондиційний товар іде на склад, знищений списується — пошкоджений або неперевірений товар потрапляє в заблокований запас (карантин) і не підлягає продажу чи комплектуванню.
Створити повернення
Склад › Повернення › «Створити повернення», вибрати накладну, відзначити позиції, вказати кількість і стан.
Товар отримано
Затвердити, потім «Товар отримано». Як і раніше, для повернення створюється чернетка коригування (кредит-ноти).
Рішення щодо заблокованого запасу
Для кожної позиції: придатний до продажу (іде на склад), знищити або постачальнику. Рішення приймається відповідно до вашого перемикача автономності складу — залежно від налаштувань: негайно або з окремим затвердженням. Завершити можна лише тоді, коли заблокованих товарів більше немає.
Номер виробника, одиниці, цінові рівні в посиланні замовлення
У товарі номер виробника (MPN) є окремим полем поруч з артикулом та EAN. Пошук, сканування в додатку та сканування етикеток також знаходять товар за ним; імпорт DATANORM заповнює його з референс-номера запису B, не перезаписуючи наявні значення. Одиниці вимірювання, такі як «piece», відображаються вашою мовою. Посилання на замовлення показує цінові шкали за кількістю з вашого прайс-листа, а кошик розраховує ціну за шкалою — остаточною залишається ціна на момент надсилання.
Переміщення
Переміщуйте запаси між Вашими складами та відстежуйте передачу від чернетки через статус 'в дорозі' до завершення.
Створити переміщення
Натисніть 'Нове переміщення' та оберіть склад-відправник і склад-одержувач.
Ввести позиції
Додайте товари та кількості для передачі та ініціюйте переміщення.
Відстежити та завершити
Відстежуйте передачу за статусом 'в дорозі' та позначте як завершену після надходження на склад-одержувач.
Пов'язані функції
EDI: імпорт замовлень, надсилання повідомлень про відвантаження
У меню Склад › Інтерфейс EDI ви імпортуєте замовлення клієнтів як EDIFACT ORDERS (D.96A) або openTRANS ORDER. На їхній основі створюється чернетка замовлення для схвалення — за цінами вашого прайс-листа, з перевіркою кредитного ліміту, блокування доставки та маржі. Рахунки-фактури (INVOIC, Peppol) обробляються через DivineFinance, не тут.
Внести власний GLN
Ваш 13-значний GLN вказується як відправник у повідомленні про відвантаження. GLN клієнта зберігається під час першого імпорту після його вибору.
Перевірити та створити замовлення
Виберіть файл, «Перевірити»: ви побачите кожну позицію з зіставленим товаром (за GTIN або вашим артикулом) та ціну згідно з прайс-листом. «Створити як проєкт замовлення» — замовлення створиться після схвалення в Автоматизація › Схвалення. Той самий номер замовлення клієнта повторно не створиться.
Сформувати повідомлення про відвантаження
Для кожної накладної ви завантажуєте DESADV (EDIFACT) або DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — з партією, терміном придатності для кожної позиції та номером замовлення клієнта.
Через інтерфейс API
Системи клієнтів надсилають замовлення на Інтерфейс замовлень (API) з API-ключем вашої компанії (Налаштування › API-ключі, право orders:write). Повідомлення про відвантаження вони отримують через orders:read.
Вартовий маржі
Якщо ціна продажу нижча за собівартість товару або вашу мінімальну маржу, замовлення очікує на схвалення — через посилання для замовлення, з картки клієнта, у виїзній торгівлі, через EDI та коли AIRIS приймає замовлення. Ціни ніколи не змінюються. Налаштування: Склад › Комплектування › Процес (за замовчуванням: увімкнено, 0 % = лише нижче собівартості). Чи пропускати без схвалення, визначає ваше налаштування автономності складу.
Собівартість та Intrastat у товарі
У картці товару вкажіть собівартість придбання та дані для Intrastat: товарний код (КН, 8 знаків), власну масу нетто в кг, країну походження (код ISO) та — якщо цього вимагає КН — додаткову одиницю виміру з кількістю на одиницю. Під час імпорту з CSV/Excel розпізнаються такі стовпці, як «Ціна закупівлі», «Товарний код», «Вага нетто» та «Країна походження».
Посилання для замовлення клієнтом
Надайте постійним клієнтам персональне посилання для замовлення: Вони відкривають його без входу, бачать Ваш каталог зі своїми узгодженими цінами та замовляють безпосередньо — у Вас автоматично створюється замовлення.
Створити посилання
У розділі «Умови» створіть посилання для замовлення для кожного клієнта (прайс-лист, мінімальна сума замовлення, термін дії).
Поділитися посиланням
Надішліть персональне посилання клієнту — йому не потрібен обліковий запис.
Клієнт замовляє
Клієнт вибирає з каталогу та надсилає — створюється підтвердження замовлення з його умовами.
Вкажіть мінімальні запаси та постачальників для кожного товару. Автоматичне повторне замовлення запобігає дефіциту поставок без ручного відстеження.