Veľkoobchod a distribúcia

V menu „Veľkoobchod“ sú položky v poradí denného pracovného postupu, pod „Veľkoobchod · ďalšie“ sú menej časté stránky. Čo je vysvetlené krok za krokom v kapitole Sklad a zásoby, je tu len stručne spomenuté.

• Sklad: Prehľad skladu s minimálnymi skladovými zásobami, šaržami s blížiacim sa dátumom exspirácie a poslednými pohybmi.
• Príjem objednávok: Kontrola a schválenie objednávok z e-mailu, PDF/faxu, WhatsAppu, hlasovej správy a AIRIS chatu — pozri „Príjem objednávok“ nižšie.
• Kompletizácia: Zoznam odberu pre každú objednávku s umiestnením v sklade, množstvom a šaržou podľa FEFO. V časti „Postup“ nastavíte, či sa tovar pri objednávke rezervuje, či sú povolené čiastočné dodávky, či sa dodací list a faktúra automaticky pripravia („Automaticky vytvoriť dodací list“, „Automaticky vytvoriť faktúru“ — obe iba prostredníctvom tlačidla Autonómia) a strážca marže.
• Expedícia: Expedícia vždy k dodaciemu listu, s prepravnou službou, číslom zásielky a sledovacím odkazom.
• Trasy: Rozdelenie dodacích listov na trasy podľa vozidla a vodiča; vodič spracuje svoje zastávky v aplikácii AIRIS.
• Sortiment zákazníka: Sortiment, zákaznícke čísla tovaru a kmeňový zoznam pre každého zákazníka — pozri nižšie.
• Podmienky: Cenníky s množstevnými stupňami a pre každého zákazníka platobné lehoty, zľavy, kreditné limity a blokácie dodávok; tam tiež vytvoríte osobný odkaz na objednávku.
• Dodacie listy: Vytvorenie a odoslanie dodacieho listu na potvrdenie objednávky — pozri „Dodacie listy a reťazec objednávok“ nižšie.
• Veľkoobchod · ďalšie: Spätné volania, EDI, vrátenie tovaru, nákup, príjem tovaru, inventúra a skladové miesta sú podrobne popísané v kapitole Sklad & zásoby.
• Záloha a prognóza sú vysvetlené v časti „Prognóza spätnej objednávky a množstvá jednorazovej zálohy“, nákup & 3-cestné vyrovnanie v rovnomennej časti nižšie.

• Objednávky: zobrazenie otvorených zákazníckych objednávok a dopytovanie sa AIRIS hlasovým príkazom.
• Picklist / Kompletizácia: spracovanie položiek zoradených podľa skladovej pozície.
• Príjem tovaru: zaznamenanie dodaného tovaru — stav zásob sa okamžite aktualizuje.

• Objednávka u zákazníka: V aplikácii AIRIS otvorte zákazníka v časti Kontakty a ťuknite na „Zadať objednávku“. Katalóg zobrazuje ceny TOHTO zákazníka z jeho cenníka, množstevné zľavy („od 10“) a balenie — + a − preskakujú po celých baleniach.
• „Prevziať poslednú objednávku“ naplní košík množstvami z poslednej objednávky; potom už stačí len upraviť a odoslať. Objednávka sa vytvorí v kancelárii rovnakým spôsobom ako objednávka zo zákazníckeho priečinka, s potvrdením objednávky a rezerváciou.
• Prekročený úverový limit: Objednávka sa uloží, ale prijme sa až po schválení (tlačidlo autonómie). Pri blokovaní dodávok sa neprijme vôbec; majiteľ a administrátor budú informovaní.
• Inventúra kamerou: V časti Sklad › „Vykonať inventúru“ vyberte sklad (alebo skladové miesto), naskenujte položky pomocou EAN, GS1 kódu alebo čísla položky a zadajte množstvo. Evidovaný stav (Soll) uvidíte až vo vyhodnotení (slepá inventúra).
• Ukončenie zaúčtuje rozdiely voči stavu zásob v okamihu uzavretia. Veľké odchýlky (od 250 € alebo 25 % pri minimálne 3 jednotkách) vyžadujú schválenie; stav zásob sa zmení až po kliknutí na „Schváliť“. V back-office sú k dispozícii rovnaké inventúrne súpisy na Inventúra.

• V aplikácii AIRIS otvorte v Kontakte zákazníka: „Zákaznícky spis“ zobrazuje obrat (zaplatený), nezaplatené a po splatnosti, posledný kontakt, kontaktné osoby, ako aj nadchádzajúce termíny, otvorené ponuky, otvorené faktúry a otvorené úlohy.
• „Čo nakupuje“: tovarové skupiny zákazníka z jeho vystavených faktúr za posledných 12 mesiacov, bez zálohy — s čiastkou, z ktorej sa počítalo.
• „Prebiehajúca akcia“: aktuálna akcia, ktorá zodpovedá jeho tovarovým skupinám, s odôvodnením („Zodpovedá“ tovarovej skupine a podielu). Nižšie sú uvedené jeho dodacie listy a — ak existuje dohoda — jeho bonusový stav. Odtiaľto spustíte „Zadať objednávku“.

• Terénny predaj bez siete: Katalóg a ceny zákazníka, ktoré aplikácia naposledy načítala, zostávajú v telefóne – hore je uvedené, z kedy sú. Objednávka bez siete sa uloží ako koncept („čaká na sieť“) a odošle sa automaticky hneď, ako bude sieť dostupná. DivineMind pri tom ceny vždy prepočíta nanovo (cenník, množstevné zľavy, kreditný limit, blokovanie dodávok). Ak sa cena líši od zobrazenej, objednávka sa v aplikácii zobrazí „s upozornením“: stará cena → nová cena.
• Sklad bez siete: Vychystané množstvá (aj čiastkové s − / +) a počty z inventúry sa ukladajú do pamäte a odošlú dodatočne. Expedícia a uzavretie inventúry sú možné až po doručení všetkých údajov. Ak kancelária medzitým tovar dodala, DivineMind skráti vychystané množstvo na zostávajúci počet; ak niekto neskôr spočítal rovnakú položku, platí jeho počet. Obe zmeny sa viditeľne zobrazia v aplikácii.
• Vodič bez siete: Pri pripojení na sieť v sklade aplikácia vopred načíta všetky otvorené zastávky dňa. Na trase fungujú „Príchod“, podpis, vratné obaly, odchýlka, nezastihnutý a poznámka o inkase aj bez siete; rozhodujúci je čas zaznamenania. Ak kancelária medzitým zastávku vybavila, nič sa neprepíše – záznam sa zobrazí ako „neprevzaté“ s uvedením dôvodu.
• Nikdy nie dvojmo: Každé odoslanie má vlastný kľúč. Ak sa odpoveď stratí pri výpadku signálu a aplikácia odošle údaje znova, nevytvorí sa druhá objednávka, žiadne duplicitné zaúčtovanie zálohy ani dvojité započítanie. Pri cene a stave zásob má vždy prednosť server.

• Objednávky vašich zákazníkov cez e-mail (aj s prílohou PDF alebo faxu) a cez WhatsApp (text, hlasová správa, fotka/PDF) číta AIRIS automaticky, hneď ako je odosielateľ evidovaný ako zákazník v CRM. V menu Sklad › „Prijaté objednávky“ môžete navyše vložiť text, nahrať PDF, sken faxu či fotku alebo nahrať hlasovú správu.
• AIRIS rozpozná zákazníka (adresa odosielateľa, telefónne číslo, číslo zákazníka, názov firmy) a každú položku v tomto poradí: zákaznícke číslo položky, EAN, číslo výrobcu resp. dodávateľa, vaše číslo položky, naučený názov zákazníka, text. Ak položka nie je jednoznačná, zobrazí sa dopyt na objasnenie s návrhmi — AIRIS nikdy neháda.
• Cena je vždy zákaznícka cena z cenníka a množstevnej zľavy (vypočítaná serverom). Kreditný limit, blokovanie dodávok, dostupná zásoba a najskorší dátum spotreby (MHD) sú uvedené ako upozornenie vedľa.
• „Schváliť“ vytvorí zákazku s potvrdením objednávky a rezerváciou — rovnakým spôsobom ako zákaznícka zložka a terénny predaj. Ak je prekročený kreditný limit, zákazka čaká na schválenie kreditu. To, čo smie AIRIS urobiť bez vášho kliknutia, nastavíte v nastavení autonómie (Sklad › bestelleingang_annehmen); dopyty na objasnenie idú vždy človeku.
• Odpoveď zákazníkovi píše AIRIS v jeho jazyku — vždy len ako koncept. Pri e-maile sa po schválení uloží ako koncept v DivineMail; pri WhatsApp skopírujete text do chatu. Potvrdené priradenia si AIRIS zapamätá pre každého zákazníka na nabudúce.
• V AIRIS chate: „Zaznamenaj objednávku z PDF“ (s prílohou) alebo „Objednávka od Eiscafé Venezia: 10 prepraviek Export Hell, 5 Aperol“ — v prijatých objednávkach vznikne rovnaký návrh.
• Z DivineMail: Otvorte e-mail zákazníka kliknutím pravým tlačidlom myši a v kontextovej ponuke zvoľte „Zadať ako objednávku“. AIRIS prečíta text a prílohu PDF alebo faxu; hneď ako sa zobrazí „Objednávka rozpoznaná — skontrolujte v príjme objednávok“, návrh sa nachádza pod Prijaté objednávky.
• Ochrana proti duplicitám: Rovnaký vstup sa navrhne iba raz, aj keď príde druhýkrát alebo sa znovu načíta. E-maily bez objednávky — napríklad „Ďakujeme za dodávku“ — nevygenerujú žiadny vstup.

• Kreditný limit, platobnú lehotu, zľavu a blokáciu dodávok (s dôvodom) spravujete pre každého zákazníka v časti Podmienky. Kontroluje sa pred každým prijatím objednávky a pred každým dodacím listom — vo všetkých smeroch: ponuka, odkaz na objednávku, zákaznícka zložka, obchodný zástupca, príjem objednávok, EDI a AIRIS.
• Ak objednávka prekročí kreditný limit, uloží sa a čaká na schválenie. Pri blokácii dodávok sa uloží, ale neprijme sa — nevytvorí sa žiadne potvrdenie objednávky. Váš zákazník pritom nevidí žiadne údaje o bonite.
• Pri dodacom liste sa zobrazí upozornenie „Kreditný limit / Blokácia dodávok“. Majitelia a administrátori schvália sami kliknutím na „Vytvoriť napriek tomu“; inak sa žiadosť o schválenie odošle účtovnému oddeleniu a dodací list sa vytvorí až po schválení. Rozhodnutie sa zaznamená u zákazníka.
• Podmienky cez AIRIS („Zákazník X: 30 dní lehota, 2 % zľava pri 10 dňoch, kreditný limit 20 000 €“) nasledujú vaše tlačidlo Autonómia. Kreditný limit od 50 000 € AIRIS vždy najprv nastaví až po vašom schválení.
• Strážca marže: Objednávky pod nákupnou cenou alebo pod vašou minimálnou maržou DivineMind pozastaví na schválenie; cena zostáva nezmenená. Nastavenie v časti Kompletizácia › „Postup“, podrobnosti v kapitole Sklad & zásoby.

Každá objednávka prechádza rovnakou cestou: Ponuka → Potvrdenie objednávky → Dodací list → Faktúra — bez ohľadu na to, či pochádza z príjmu objednávok, odkazu na objednávku, zákazníckej zložky, obchodného zástupcu alebo cez EDI.

Upozornenie na dátum exspirácie: Každé ráno DivineMind hlási vedeniu šarže, ktorých dátum exspirácie sa blíži; rovnaké upozornenie je v dennom prehľade. Sledovateľnosť a stiahnutie z trhu sú informáciou s miestom nájdu, nie právnym poradenstvom.

• Zákaznícky sortiment: V časti Sklad › „Zákaznícky sortiment“ vyberte zákazníka a spravujte jeho položky, vlastné čísla položiek a stály zoznam s množstvami. Funkcia „Navrhnúť z objednávok“ vyhodnotí objednávky za posledných 12 mesiacov a navrhne sortiment a stály zoznam; zmeny sa uplatnia až po vašom kliknutí.
• Funkcia „Znova objednať stály zoznam“ naplní košík jedným ťuknutím — v zákazníckom portáli, cez objednávkový odkaz a pri objednávke obchodného zástupcu v aplikácii. Ceny vždy vychádzajú z cenníka zákazníka a prepočítavajú sa na serveri pri odoslaní.
• S voľbou „Zákazník vidí iba svoj sortiment“ zobrazujú zákaznícky portál a objednávkový odkaz iba tieto položky; obchodný zástupca naďalej vidí všetko a môže filtrovať podľa „Sortimentu“. Vyhľadávanie nachádza položky aj podľa čísla položky zákazníka, rovnako ako príjem objednávok.
• Údaje o potravinách (Nariadenie o poskytovaní informácií o potravinách spotrebiteľom): Pri položke v sekcii „Údaje o potravinách“ udržiavajte 14 hlavných alergénov (obsahuje/stopy), zložky, výživové údaje na 100 g alebo 100 ml, pôvod, obsah alkoholu a skladovanie. Alergény sú rovnaké ako v gastro pokladnici.
• Produktový list (PDF) vidia vaši zákazníci v zákazníckom portáli, cez objednávkový odkaz a cez odkaz na dodací list — tým spĺňate povinnosť odovzdávania informácií podľa čl. 8 ods. 8 nariadenia (EÚ) č. 1169/2011.
• BMEcat: V časti Produkty › Nové › „Veľkoobchodník“ načítate okrem DATANORM aj BMEcat 1.2 a 2005 (XML, aj ako ZIP). Náhľad, rozpoznávanie duplicít (číslo položky dodávateľa, číslo položky, EAN) a správa o cenách sú rovnaké; dodávateľ sa navrhne z hlavičky katalógu. Nič sa nemaže — vyradené položky zostávajú v kmeňových údajoch.

• V časti Produkty › Nový › „Veľkoobchodný katalóg (DATANORM · BMEcat)“ načíta DATANORM 4 alebo 5 vášho veľkoobchodníka — jednotlivé súbory alebo všetko spolu ako ZIP: tovary, cenníky, vaše skupiny zliav, tovarové skupiny a zmeny cien (DATPREIS). Súbory získate v zákazníckom portáli vášho veľkoobchodníka.
• Vyberte veľkoobchodníka alebo „+ vytvoriť nového veľkoobchodníka“, nastavte sadzbu dane pre nové tovary a rozhodnite sa, čo sa stane s vašimi predajnými cenami: Predajná cena = cenník veľkoobchodníka (pri zmenách cien iba dovtedy, kým ste ju sami nezmenili) alebo „Predajné ceny nemenť — iba nákupné ceny prijať“.
• Ukážka zobrazuje pre každý riadok číslo tovaru, označenie, tovarovú skupinu, cenník, vašu nákupnú cenu a akciu (nové, aktualizovať, nezmenené); ak chýba skupina zliav, zobrazí sa „bez nákupnej ceny“. „Importovať teraz“ prijme údaje, cenový prehľad potom zobrazí staré a nové cenníky a nákupné ceny. Duplicity DivineMind rozpozná podľa čísla tovaru a EAN; nič sa nepredáva. Predchádzajúce spustenia sú pod „Posledné importy katalógov“.
• Cudzia mena: Ak je katalóg v inej mene, DivineMind prepočíta ceny v eurách pomocou referenčného kurzu EZB k dátumu ceny. Ukážka zobrazuje kurz pre každú menu („1 EUR = … dňa …“) a pri cene pôvodnú sumu. Ak pre menu chýba kurz EZB, riadok sa neprijme („odmietnuté – chýba kurz“).

• U zákazníka na záložke „Bonus a spätný rabat“ vytvorte dohodu: obdobie (rok, polrok alebo štvrťrok), stupnicu „od obratu X → Y %“ a či dosiahnutá sadzba platí spätne na celý obrat alebo len na nárast obratu v danej úrovni. Voliteľne len určité tovarové skupiny.
• Oprávnený na bonus je čistý obrat z vystavených faktúr v danom období, znížený o vystavené dobropisy (aj vratky). Voliteľne sa započítavajú len uhradené faktúry. Návrhy, stornované faktúry, zálohy na obaly, vratné obaly a prepravné sa nikdy nezapočítavajú.
• Záložka priebežne zobrazuje: doterajší obrat, ďalšiu úroveň a chýbajúcu sumu, bonus k aktuálnemu stavu a projekciu do konca obdobia. To isté vidí obchodný zástupca v aplikácii u zákazníka; na zákazníckom portáli iba vtedy, ak je zapnuté „Zobraziť stav na zákazníckom portáli“.
• Na konci obdobia AIRIS vypočíta bonus podľa sadzby dane z položiek faktúr a vytvorí návrh v časti Automatizácia › Schvaľovanie. Až po vašom schválení vznikne návrh dobropisu (jedna položka na každú sadzbu dane, bez väzby na faktúru) — nikdy sa neodosiela automaticky. Na jedného zákazníka a obdobie pripadá maximálne jeden bonusový dobropis.
• Dodávateľský bonus: U dodávateľa zaevidujte spätný rabat, ktorý očakávate. Zobrazuje sa očakávaná hodnota z došlých faktúr; zatiaľ sa nič neúčtuje.
• Vyrovnanie pri bonuse dodávateľa: Vedľa „Očakávané vrátenie peňazí teraz“ vidíte „Už pripísané“ (z dobropisov dodávateľa) a „Otvorené“. Vrátenie tovaru a bonusové dobropisy dodávateľa znižujú nákupný obrat. Účtovanie vykoná vaše účtovníctvo.

• Doplňovanie na základe prognózy: V časti Sklad › „Doplňovanie na základe prognózy“ zapnete prognózu pre jednotlivé pravidlá doobjednávania. Namiesto pevného bodu dojednania počíta AIRIS s očakávaným dopytom do nasledujúcej dodávky: deň v týždni, trend, sezónnosť z predchádzajúceho roka, sviatky v spolkovej krajine skladu a pri nápojoch počasie (predpoveď z Deutscher Wetterdienst, minulosť z Copernicus ERA5).
• Pre každú položku nastavíte objednávací cyklus (dni do dodávky po najbližšej) a profil „vyvážený“ alebo „úsporný“. „Rozpis výpočtu“ zobrazuje každý deň s očakávaným množstvom, rozptylom, sviatkami a počasím — žiadna čierna skrinka. Ak chýbajú údaje o predaji, platí pevný bod dojednania.
• Objednáva sa ako doteraz: Ranný beh (alebo „Vytvoriť návrh objednávky teraz“) vygeneruje koncept objednávky pre každého dodávateľa. Dodávateľovi sa odošle len vtedy, ak to povolí prepínač autonómie alebo ho niekto schváli. Údaje o predaji z pôvodného systému naimportujete ako CSV (dátum; číslo položky alebo EAN; množstvo). V aplikácii AIRIS nájdete prognózu pod Sklad › „Doplňovanie na základe prognózy“.
• Množstvá jednorazových záloh: V časti Sklad › „Množstvá jednorazových záloh“ priradíte každému typu zálohy systém (jednorazové AT, jednorazové DE, vratné), materiál a objem a k položke priradíte kusovník (napr. 1 balenie = 24 plechoviek).
• Mesačne vidíte položky podľa čiarového kódu (vydané, stratené, množstvo na nahlásenie, korekcia) a zálohový účet podľa typu obalu (vydané, prijaté späť, zostatok). Export ako CSV alebo PDF so zdrojom a stavom. V Rakúsku hlásia prví distribútori počty podľa čiarového kódu počas prvých 5 dní nasledujúceho mesiaca na portáli Recycling Pfand Österreich (oneskorene do 9. dňa); v Nemecku slúži vyhodnotenie na zosúhlasenie so zúčtovaním DPG.
• Zákaznícke konto záloh: Záloha a vratné obaly prechádzajú cez konto záloh pre každú nádobu. Vodič pri jazde zaúčtuje prijaté vratné obaly, vrátenie tovaru prinesie zálohu späť s návrhom na dobropis. Zostatok pre každú nádobu vidíte pod Záloh v sekcii „Nádoby — tok vratných obalov so zákazníkmi (konto záloh)“, váš zákazník vo svojej zákazníckej zložke.
• Pred uplynutím lehoty AIRIS upozorní majiteľa, administrátora a vedenie (zvonček a push notifikácia), kým mesiac „neoznačíte ako nahlásený“. Vyhodnocujú sa len množstvá — sumy záloh sa naďalej spracúvajú prostredníctvom dodacieho listu, zálohového účtu a faktúry.

• Dodávatelia a Nákup: zdroje dodávok pod Dodávatelia, objednávky a trojcestné zosúladenie (objednávka/príjem tovaru/faktúra).
• Sklad a Zásoby: stavy zásob, minimálne zásoby, pravidlá pre doobjednávanie a automatické doobjednávanie pod Správa zásob.
• Ceny a Podmienky: správa zákazníckych a stupňovitých cien — priamo sa prenášajú do ponúk a objednávok.

Pod „Nákup & 3-cestné vyrovnanie“ (stránka sa otvorí pod 3-cestná zhoda) DivineMind porovnáva vašu objednávku u dodávateľa, príjem tovaru a faktúru dodávateľa. Tolerancia: cena ±2 % alebo ±50 €, množstvo ±1 % (sypký tovar ±3 %).

• Čistú nákupnú cenu spravujete pri tovare v časti „Nákupná cena & Intrastat“. Každú zmenu si DivineMind pamätá s dátumom (história nákupných cien) — hodnota k dátumu sa ocení nákupnou cenou, ktorá platila v daný deň.
• Zásobu k dátumu DivineMind vypočíta spätne z pohybov skladu, v časovej zóne vašej firmy: Odchod tovaru 31.12. o 23:30 patrí do starého roka.
• Ak chýba nákupná cena, ocení sa aktuálnou nákupnou cenou alebo predajnou cenou — vždy označené ako núdzové riešenie. V prehľade veľkoobchodu je „Hodnota skladu dnes · … položiek“ a tam, kde je to potrebné, „… ocenené bez nákupnej ceny“.
• Na konci roka obsahuje „Balík na účtovnú uzávierku pre daňového poradcu“ pod Hlavná kniha hodnotu skladu k 31.12. na položku (zásoba, nákupná cena, hodnota, ocenenie) ako CSV s porovnaním s predchádzajúcim rokom. Hodnota skladu sa iba číta — nič sa neúčtuje.

• Hromadná faktúra: V časti Hromadná faktúra vyberte zákazníka a obdobie, skontrolujte otvorené dodacie listy a objednávky v náhľade a vytvorte koncept. AIRIS to dokáže tiež („Vytvor hromadnú faktúru pre zákazníka X za september“).
• Vnútrofiremné zúčtovanie: Hneď ako prijímajúca spoločnosť zaeviduje príjem vnútrofiremného presunu, vznikne u odosielateľa presne jeden koncept faktúry — v tuzemsku s DPH, cezhranične s Reverse Charge, ak sú obe IČ DPH platné.
• Vratka → Dobropis: Pri príjme tovaru z vratky vznikne presne jeden koncept dobropisu k pôvodnej faktúre — v skutočne účtovanej cene so zľavou, s rovnakou sadzbou dane a so zálohou za vrátený tovar.
• Všetky tri sú koncepty: K odoslaniu dôjde až po tom, čo doklad skontrolujete a schválite.

• Otázky týkajúce sa zásob, dátumu exspirácie a otvorených položiek zákazníka zodpovie AIRIS v chate okamžite — čítanie nevyžaduje schválenie.
• AIRIS zadáva objednávky z PDF alebo chatu (ako návrh v príjme objednávok), vytvára ponuky za cenu zákazníka a vytvára súhrnné faktúry ako návrhy. Všetko, čo niečo vytvára, nasleduje vaše tlačidlo Autonómia; odpovede zákazníkom zostávajú návrhmi.
• Bonusové dohody AIRIS nevytvára — to je možné iba vo webovom rozhraní u zákazníka. Všetky nástroje s názvami sú v kapitole „Čo dokáže AIRIS podľa odvetvia“.

Firmy z odvetvia farmaceutického veľkoobchodu využívajú rovnaké skladové a objednávkové funkcie ako veľkoobchod a navyše vidia menu „Pharma“. Sledovateľnosť a stiahnutie z trhu sú informáciou s miestom nájdu, nie právnym poradenstvom.

• Chladiaci reťazec: otvára prehľad skladu s minimálnymi zásobami a šaržami s blížiacim sa dátumom exspirácie. Chladiace sklady vytvoríte v časti Skladové miesta s typom skladu „Chladiaci reťazec“ a minimálnou/maximálnou teplotou; rozsah je uvedený na karte skladu. Teploty sa zaznamenávajú prostredníctvom kontrolných zoznamov, nie senzorov.
• Recall-Workflow: otvára šablónu „Workflow spätného odberu (šarža)“ v editore workflow — upozornenie „Identifikovať a zablokovať postihnutú šaržu“, e-mail zákazníkovi o spätnom odbere šarže, úloha „Zdokumentovať a dokončiť spätný odber“ (splatné po 2 dňoch). Šablóna je spočiatku neaktívna a spúšťa sa manuálne pre každý kontakt; e-mail zákazníkovi sa odošle až po vašom schválení.
• Farmaceutický sklad a spätné odbery: Licencie zákazníkov, spätný odber podľa šarže, správa o spätnom odbere a sledovateľnosť — krok za krokom v kapitole Sklad & zásoby pod „Pharma & Compliance“ a „Spätný odber & Sledovateľnosť“. Listy o spätnom odbere sa odosielajú iba na vaše kliknutie.
• Chladiace zariadenia: pomocou „Nové chladiace zariadenie“ vytvoríte chladničku, mrazničku, chladiacu miestnosť alebo chladiacu vitrínu s umiestnením a cieľovou hodnotou (cieľ min/max v °C). Kontrolné body teploty v kontrolných zoznamoch priradíte k zariadeniu; názov zariadenia sa potom zobrazí pri zaznamenávaní, v histórii a v exporte auditu.
• EDI: Načítanie objednávok vo formáte EDIFACT ORDERS alebo openTRANS a generovanie dodacieho avíza so šaržou a dátumom exspirácie — pozri kapitolu Sklad & zásoby, „EDI: Načítanie objednávok, odoslanie dodacieho avíza“. Systémy vašich zákazníkov na to používajú API kľúč z Nastavení › Integrácie.
• Nápravné opatrenia: Vytvorenie „Novej CAPA“; tabuľa zobrazuje návrh, otvorené, v práci, kontrola účinnosti a uzavreté. V CAPA zadáte koreňovú príčinu, nápravné opatrenie, preventívne opatrenie, „Splatné dňa“ a „Kontrola účinnosti dňa“, pomocou „Pridať akciu“ vytvoríte akčný plán a vidíte prepojené udalosti kvality. „Uzavrieť CAPA“ je možné iba s dôkazom účinnosti a iba pre majiteľov, administrátorov a zodpovedných za QM; každý krok je v auditnej stope.
• Šarža a exspirácia: Zásoby podľa šarže s dátumom exspirácie, FEFO pri kompletizácii a na dodacom liste, ranné upozornenie na blížiacu sa exspiráciu. K tomu rovnaký reťazec objednávok ako vo veľkoobchode — ceny zákazníkov so stupňami, kreditný limit a blokácia dodávok so schválením.
• AIRIS odpovedá na otázky týkajúce sa zásob, exspirácie a otvorených položiek; všetko písomné prebieha cez tlačidlo Autonómia.