Gastro a pohostinstvo

• DMT / FEFO: Zásoby zoradené podľa dátumu spotreby — odpísať alebo nechať doobjednať cez AIRIS.
• HACCP samokontrola: Zaznamenávať teploty chladenia/mrazenia; odchýlky sú okamžite hlásené červenou farbou.
• Evidencia dochádzky a kniha zmien: Zamestnanci sa prihlasujú/odhlasujú podľa stanice — skutočné sledovanie času.
• Pečiatkovanie na prevádzke: V časti „Sledovanie času“ môžu majitelia, administrátori a manažéri nastaviť pravidlo „Pečiatkovať iba na prevádzke“ pre každú pobočku a určiť „Polomer v metroch“. Potom je pečiatkovanie možné iba vtedy, ak je mobilný telefón v rámci polomeru — v aplikácii aj na webe.

• Kniha rezervácií: Denný prehľad s časovou osou pod Rezervačná kniha — Stoly × čas, kliknutím na voľné pole vytvoríte rezerváciu (počet osôb, trvanie, stôl automaticky alebo fixne).
• Stoly a oblasti: v časti „Spravovať stoly“ vytvoríte stoly s miestami na sedenie a priradíte ich priamo k oblasti (napr. jedáleň alebo terasa) — nové oblasti vytvoríte v tom istom dialógovom okne.
• Žiadosti hostí a alergie: skutočné polia pri rezervácii a v CRM kontakte — Upozornenia na alergie sa zobrazujú červenou farbou v dennom prehľade a automaticky sa preberajú pre stálych hostí.
• Potvrdenie hosťovi: WhatsApp potvrdenie priamo z rezervačného systému zatiaľ nie je k dispozícii (bude nasledovať po schválení spoločnosťou Meta) — potvrdenie posiela váš tím manuálne.
• Telefonická rezervácia: Prijmite hovor a zadajte rezerváciu do rezervačného systému. Prijímanie hovorov pomocou AI momentálne nie je aktivované.

• V sekcii Podujatia zadáte príležitosť, termín, počet osôb, miestnosť alebo stoly, menu z pokladničných položiek (cena za osobu), nápojový balíček, harmonogram a alergie.
• Voľba „Vytvoriť ponuku“ vygeneruje ponuku ako prémiové PDF cez bežnú funkciu ponúk. Po odsúhlasení funkcia „Potvrdiť“ zablokuje stoly v knihe rezervácií — pri kolízii s inou rezerváciou sa zobrazí upozornenie a nič sa nezarezervuje.
• Nasleduje zálohová faktúra (napr. 30 %, rozpad podľa sadzieb DPH) a konečná faktúra so skutočným počtom osôb — záloha sa automaticky odpočíta. Banketový list (PDF) slúži ako podklad pre kuchyňu a obsluhu.
• Kuchyňa a personál dostanú pripomienku s počtom osôb, menu a alergiami 2 dni vopred a v deň konania o 08:00 (miestneho času prevádzky).

• V časti Pekáreň → „Nastavenie“ určíte, ktorá prevádzka je pekáreň, ktoré pobočky objednávajú, do kedy (uzávierka objednávok na nasledujúci deň, miestny čas prevádzky) a ktorou trasou sú zásobované. Pre každú položku nastavíte cesto, pec, čas pečenia a veľkosť plechu.
• Objednávka pobočky: Každá pobočka vidí ráno predvyplnený návrh objednávky a odošle ho do uzávierky objednávok — v pokladnici v sekcii „Pobočka“ alebo na webe v „Objednávky pobočiek“. Následne môže zmeny vykonávať iba pekáreň/vedenie; takéto dodatočné úpravy sú označené.
• Zoznam pečenia: súčet všetkých odoslaných objednávok pobočiek plus predobjednávok, zoskupený podľa cesta, pece a času pečenia, s počtom plechov — aj ako PDF. „Zaúčtovať ako upečené“ presunie tovar do skladu pekárne.
• Rozvoz: „Odchod“ vygeneruje dodací list pre každú pobočku (prevod v sklade); pobočka potvrdí príjem a zaznamená odchýlky s uvedením dôvodu.
• Večerné vratky: pre každú položku zaznamenáte zostatok a spôsob naloženia (odpis, sociálny supermarket, Too Good To Go, personál, vrátenie do pekárne) a čas vypredania položky. Z toho sa vypočíta miera vratiek podľa pobočky, položky a dňa.
• Prognóza: návrh počíta transparentne — rovnaké dni v týždni, trend, počasie, sviatky, čas vypredania a bezpečnostná rezerva z vašej marže. „Spôsob výpočtu“ zobrazuje každý krok; spätný prehľad porovnáva prognózu a skutočnosť. AIRIS môže objednávku odoslať samostatne iba vtedy, ak to povolíte v nastavení autonómie.
• Prednastavenie pre pobočku: V záložke „Predpoveď“ si pod „Prednastavenie návrhu objednávky“ vyberte medzi „vyvážené“ (čo najmenej vráteného tovaru bez toho, aby bol tovar často vypredaný) a „úsporné“ (ešte menej vráteného tovaru, ale častejšie vypredané). Nižšie je uvedené, ako by vrátený tovar a vypredanie dopadli pri inom prednastavení v rovnakom období. Rovnakú voľbu nájdete v časti „Nastavenie“ v stĺpci „Návrh“; platí od ďalšieho návrhu objednávky tejto pobočky.
• Predobjednávky: torty a misy s termínom vyzdvihnutia, pobočkou a zákazníkom z CRM; záloha je bežná zálohová faktúra. Množstvo sa zobrazí v deň vyzdvihnutia na zozname pečenia, tím dostane pripomienku o 07:00.

• V každej karte kontaktu nájdete záložku „Ochrana údajov“: sprístupnenie údajov podľa čl. 15 ako PDF a kompletnú kópiu údajov podľa čl. 20 ako JSON súbor — vrátane rezervácií, hovorov, e-mailov, dokladov a súhlasov.
• Žiadosti sa evidujú ako prípad s dátumom prijatia a lehotou (1 mesiac); majitelia a administrátori dostanú pripomienku 7 dní pred jej uplynutím.
• Výmaz podľa čl. 17: testovací beh najprv zobrazí, čo sa vymaže, anonymizuje alebo ponechá z dôvodu zákonnej archivácie. Faktúry a pokladničné doklady zostávajú nezmenené (pseudonymizované); akciu môžu vykonať len majitelia a administrátori, protokol o výmaze je dostupný vo formáte PDF.

• Export auditu: pod HACCP kontrolné zoznamy v záložke „História“ si stiahnite kompletnú históriu kontrolných zoznamov ako CSV alebo PDF pre orgány dohľadu nad potravinami (obdobie je voliteľné, odchýlky sú označené).
• Prepojenie chladiacich zariadení: Kontrolné body teploty je možné priradiť k zariadeniam spravovaným pod Chladiace zariadenia — názov zariadenia sa zobrazí pri zaznamenávaní, v histórii a pri exporte auditu.
• Zabudnuté kontroly: Každé ráno o 07:00 systém skontroluje, ktoré kontrolné zoznamy sú otvorené alebo po lehote. Zodpovedné osoby dostanú úlohu s počtom otvorených a oneskorených kontrol a hlásenie v zvončeku — na to nemusíte nič zapínať.

• Obe položky menu otvoriavajú hotovú šablónu v editore pracovných postupov — zatiaľ sa nič nespúšťa. Skontrolujte názov, spúšťač a kroky, uložte pomocou „Uložiť“ a potom aktivujte pracovný postup. Pomocou „Testovať“ si ho predtým vyskúšajte (predtým uložte).
• Pracovný postup No-Show (Gastro › Pracovný postup No-Show): Spúšťač „manuálne“ pre kontakt, teda hosťa. Krok 1 mu napíše priateľskú pripomienku na dnešnú rezerváciu s prosbou o krátke potvrdenie (text od AI), krok 2 čaká jeden deň, krok 3 vám oznámi „Skontrolovať No-Show a prípadne doriešiť“.
• Objednávky (Gastro › Objednávky): Šablóna „Spustiť opätovnú objednávku“ s časovým plánom týždenne v pondelok ráno (v spúšťači je možné zmeniť). Oznámi „Skontrolovať potrebu objednávky – položky pod minimálnym stavom“ a vytvorí úlohu „Spustiť objednávku u dodávateľa“, splatná nasledujúci deň. Samotnú objednávku nevytvorí — to urobí denný návrh objednávky v sklade (pozri nižšie).
• E-maily hosťom sa odosielajú automaticky iba vtedy, keď to umožňuje vaše tlačidlo autonómie pre automatizácie — inak e-mail čaká na vaše schválenie. Spustené behy si môžete pozrieť v Automatizácia › Spustenia.

• V chate AIRIS: Pošlite faktúru ako fotografiu alebo PDF, AIRIS sa opýta „Mám to zaevidovať do skladu?“. Či AIRIS zaeviduje priamo alebo čaká na vaše schválenie, určuje vaše tlačidlo autonómie pre sklad.
• Denný návrh objednávky: V časti Automatické doobjednanie systém každé ráno skontroluje aktívne pravidlá opätovného objednávania a pre každého dodávateľa vytvorí návrh objednávky; majitelia, administrátori a manažéri sú upozornení. „Skontrolovať teraz“ spustí kontrolu okamžite. Vypršané šarže sa nepočítajú ako zásoby. Či je návrh iba odporúčaný, predložený na schválenie alebo priamo odoslaný dodávateľovi, rozhoduje tlačidlo autonómie.

Pravidlá opätovného objednávania, objednávky a FEFO sú podrobne popísané v kapitole Sklad a zásoby.

Nastavenie, rozloženie stolov, pokladničná prevádzka, kuchynský displej a tlačiareň sú podrobne popísané v kapitole DivinePOS — pokladničný systém. Tu je, čo sa pridáva do každodennej prevádzky.

• Viac prevádzok: Ak vlastníte viacero firiem s pokladnicou, po prihlásení vyberte firmu na pos.divinemind.ai/firmenwahl. Voľba zostane zapamätaná; môžete ju kedykoľvek zmeniť v backoffice cez menu profilu → „Zmeniť firmu“. Aktivovaná pokladnica každej firmy si pamätá zariadenie — pri návrate stačí PIN.
• Spropitné: V dialógu platby pod „Spropitné“ zvoľte „Žiadne“, „Zaokrúhliť“ alebo „Vlastná suma“ — aj pri „Rozdelenej platbe“ (hotovosť a karta). Spropitné nie je obrat a nie je zahrnuté v podpísanej sume. V časti Správy zobrazuje „Obrat na čašníka“ obrat a spropitné na osobu; Z-účtenka zobrazuje spropitné na čašníka, s „z toho nehotovostné, na výplatu“. Ako vyplatíte nehotovostné spropitné (v hotovosti z pokladnice alebo cez výplaty), rozhodujete sami — automaticky sa neeviduje.
• Otvorená faktúra pri pulte: Pokladnica → tlačidlo „Faktúra“, vyhľadajte faktúru a zaplaťte v hotovosti alebo kartou. Suma pochádza z faktúry, vytvorí sa podpísaný pokladničný doklad, faktúra je potom uhradená. V Z-účtenke sa platba nachádza vo vlastnom bloku „Platby na faktúry“ a nepočíta sa druhýkrát ako obrat.
• Indikátor pripravenosti na vyzdvihnutie: V kuchynskom displeji tlačidlo „Vyzdvihnutie“ otvorí zákaznícky displej pre obrazovku pri pulte — „V príprave“ a „Pripravené na vyzdvihnutie“ s číslom vyzdvihnutia, pre odvoz a pult. Ak kuchyňa nahlási objednávku ako hotovú, číslo sa prepne na „Pripravené na vyzdvihnutie“.
• Denný uzávierka: Z-účtenka sa vytvorí každé ráno o 05:00 miestneho času vašej prevádzky automaticky pre uplynulý obchodný deň — s obratom podľa sadzby dane a spôsobu platby a spropitným na čašníka. Manuálnu uzávierku môžete naďalej spustiť; žiadna objednávka sa nepočíta dvakrát.

• Skratky sa zobrazia na dlaždici pokladnice, na kuchynskom bločku a v kuchynskom displeji. Na zákazníckom bločku, pri extra položkách a v online jedálnom lístku sa alergény nezobrazujú — na to slúži alergénna karta.
• Marža na jedlo: V časti Správy → záložka „Marža na jedlo“ pokladnica netto vypočíta z receptúry a poslednej nákupnej ceny — s nákladmi na tovar a podielom nákladov na potraviny na jedlo. Ak surovine chýba nákupná cena, zobrazí sa to pri jedle namiesto vymysleného čísla. Receptúry spravujete v časti Sklad › Priradenie.

• Hodnotové poukazy: Na pokladnici tlačidlo „Poukaz“ → „Predať“ alebo „Skontrolovať zostatok“. Kód s QR kódom sa nachádza na bločku a dá sa uplatniť v každej pobočke, aj vo viacerých krokoch — v dialógu platby pod „Uplatniť poukaz“. Predané a otvorené poukazy vidíte v backoffice v záložke „Poukazy“.
• V záložke „Správa“ vidíte členov, pečiatky, odmeny a poukazy na pobočku. Reklama cez SMS alebo WhatsApp držiteľom kariet iba vtedy, ak s tým hosť samostatne súhlasil.

• Stránka „Registračná pokladnica (RKSV)“ v pokladničnom backoffice pod Nastavenia: Stav každej pokladnice, údaje pre FinanzOnline, zoznam bločkov, „DEP-Export“ a „Skontrolovať reťazec“. Kontrola kontroluje podpisy, čísla bločkov, reťazenie, čítače obratu, štartovací bloček, výpadky a QR kódy. Každá pokladnica má svoj vlastný reťazec podpisov.
• Null-, mesačný-, ročný- a záverečný bloček vytvoríte na tej istej stránke. Záverečný bloček definitívne vyradí pokladnicu z prevádzky — to sa nedá vrátiť späť.
• Výpadok podpisovej jednotky: Pokladnica naďalej prijíma platby; bločky nesú poznámku „Bezpečnostná jednotka zlyhala“. Keď je jednotka opäť funkčná, vytvorí sa podpísaný súhrnný bloček o výpadku. Na demo pokladnici to predvediete pomocou „Predviesť výpadok“.
• Pokračovať v prijímaní platieb bez internetu — aj v prehliadači: Ak pokladnica zobrazuje „Offline pripravená“, pri výpadku siete bude pokračovať, aj po opätovnom načítaní stránky. Objednávky a platby sa ukladajú do „Offline frontu“ na tomto zariadení; hosť dostane náhradný bloček bez QR kódu („VÝPADOK POKLADNICE / BUDE DODATOČNE ZADANÝ – NÁHRADNÝ BLOČEK“).
• Keď sa sieť vráti, transakcie sa dodatočne spracujú v poradí zadávania — nikdy nie dvakrát — a podpíšu sa s poznámkou „Dodatočné zadanie“ a skutočným časom predaja. Pomocou „Vytlačiť podpísaný bloček pre hosťa“ hosť následne dostane svoj podpísaný bloček. Ak zariadenie nemá tlačiareň, pokladnica oznámi, že objednávka musí byť ústne odovzdaná kuchyni — kuchynský bloček sa nedá dotlačiť.

• Prevádzka pobočiek: Pokladnice, ceny (v pokladničnom backoffice pod Produkty, Sortiment podľa pobočky) a pokladničná kniha sa vedú pre každú pobočku. „Sieťový kokpit“ v pokladničnom backoffice porovnáva pobočky vrátane vernostného programu.
• Pokladničná kniha (Gastro & Hotel › Pokladničná kniha): Hotovosť z dennej uzávierky sa automaticky presúva do pokladničnej knihy pobočky s overeným reťazcom hashov.
• DATEV: V časti Daňový poradca exportujte dávku účtovných záznamov DATEV ako CSV súbor — s pokladničným riešením, v Rakúsku v účtovnom rámci SKR07, v Nemecku SKR03 alebo SKR04. Kartový obrat pokladnice sa účtuje ako tranzit hotovosti. Je to jeden súbor, nie rozhranie.

• AIRIS odpovedá z vašich vlastných údajov, napríklad: „Aký obrat a spropitné mal každý čašník dnes?“, „Kto má dnes službu?“, „Ktoré jedlá neobsahujú lepok?“ alebo „Koľko croissaintov by si mala pobočka zajtra objednať?“ — s postupom výpočtu.
• AIRIS môže konať (objednávať, účtovať, posielať) iba do tej miery, do akej to umožňuje vaše tlačidlo autonómie.

Všetky nástroje pre každé odvetvie sú uvedené v kapitole Čo AIRIS dokáže podľa odvetvia — všetky nástroje.

• Vytvoriť dodávateľa: Zaznamenajte dodávateľov potravín manuálne pod Dodávatelia.
• Vytvoriť zamestnanca: bez e-mailu → AIRIS-PIN, ktorým sa zamestnanec prihlási do aplikácie.
• Oznámenie o chorobe: Podať žiadosť o neprítomnosť (choroba) — objaví sa okamžite v zozname tímu.
• Schváliť žiadosti o objednávku: Skontrolujte a schváľte žiadosti o objednávku zamestnancov pod Žiadosti o objednávku — a odošlite ich priamo dodávateľovi e-mailom pomocou „Odoslať objednávku“ (stav sa automaticky zmení na „objednané“).