TZB: Pohotovostná služba, plánovacia tabuľa, údržba, revízne správy, chladivá

• Servis & SHK › Výjazdy: všetky výjazdy pohotovostnej služby, opravy a údržby s profesiou, miestom a PSČ, naliehavosťou, termínom, technikom, zariadením a stavom. Filtre „Dnes“, „Tento týždeň“, „Otvorené“, „Hotové“, „Len moje“ a „Bez technika“; vyhľadávanie nájde miesto, PSČ, zákazníka a profesiu. „Termín prekročený“ a „Otvorená pohotovosť“ sú farebne označené.
• Jedným kliknutím sa otvorí výjazd: Zákazník a miesto výjazdu, zariadenie s „Predtým na tomto zariadení“, termín a technik („Zmeniť miesto výjazdu / termín“), stav pohotovostného alarmu, „Nahlásiť cestu“ a „Informovať zákazníka“, servisná správa a pod „Správa & Faktúra“ faktúra. História ukazuje, kto kedy čo na výjazde zmenil.

Naliehavý výjazd zalarmuje pohotovosť podľa plánu pohotovosti (pozri vyššie). Kto klikne na „Preberám“, je okamžite uvedený ako technik na výjazde a vo svojom riadku na plánovacej tabuli.

• Informovanie zákazníka: Technik v aplikácii AIRIS nahlási „Som na ceste“ s príchodom o cca 15–60 minút. Zákazník dostane e-mail „Váš technik je na ceste — príchod cca…“ (čas v časovom pásme vašej firmy). Či sa správa odošle automaticky, určuje vaše nastavenie autonómie; inak ju odošle technik alebo dispečing tlačidlom „Informovať zákazníka teraz“.
• Počas zásahu technik vidí, čo sa na zariadení naposledy robilo a menilo a aké vhodné diely má vo svojom vozidle. Pri vyhľadávaní materiálu sa pri každej položke zobrazuje stav zásob vo vozidle.
• Pohotovostný príplatok: V časti Zásahy › Pohotovostný príplatok si nastavíte cenové pravidlo — percentá z pracovného času alebo paušál, nočné okno, sobota od, nedele a sviatky. Faktúra zo servisnej správy potom automaticky vytvorí samostatnú položku; rozhodujúci je začiatok zásahu (prevzatie, resp. „na ceste“).
• Ráno nájdete v dennom prehľade každý nočný pohotovostný zásah: kedy bol nahlásený, kto ho prevzal, kedy bol dokončený, servisnú správu — a faktúru, ktorá čaká ako koncept na vaše schválenie.

• Technik pracuje dnes vo webovej aplikácii airis.divinemind.ai/app: „Moje dnešné výjazdy“ zobrazuje jeho dnešné výjazdy. V rámci výjazdu vidí zariadenie s „Predtým na tomto zariadení“ (posledné správy a použité materiály) a pod „Vo vlastnom vozidle“ vhodné diely zo svojho skladového vozidla. Odtiaľ hlási „Som na ceste“, píše servisnú správu a necháva podpísať.
• Servisné vozidlá vo vozovom parku: vytvorte vozidlá s ŠPZ a vodičom; prehľad zobrazuje nasledujúce posúdenie §57a (Rakúsko) alebo STK (Nemecko) a označuje vozidlá, pri ktorých sa blíži termín. Materiál vo vozidle spravujete pod Sklad vozidiel.

Pod Plán nasadenia vidíte svojich technikov v riadkoch a deň alebo týždeň v stĺpcoch. Výjazdy z telefonátov, helpdesku a splatné údržby presuniete potiahnutím na technika a čas — technik dostane výjazd okamžite do aplikácie.

• Farby: Modrá naplánované, Žltá na ceste / na mieste (hlási technik v aplikácii), Fialová čaká sa, Zelená vybavené, Červená pohotovostná služba. Čiarkovaný červený rámček označuje konflikt, čiarkovaný žltý upozornenie.
• Konflikty: schválená alebo požadovaná neprítomnosť, dva zásahy v rovnakom čase, udalosť v kalendári, PSČ mimo oblasti, zásah mimo pracovného času bez pohotovosti a príliš krátky odpočinok po nočnom zásahu (pravidlo podľa krajiny vašej firmy, so zdrojom a stavom).
• Certifikát: Ak technikovi chýba potrebné oprávnenie alebo vypršala jeho platnosť (napr. oprávnenie na plyn), plánovacia tabuľa priradenie nepovolí. Ostatné červené konflikty môžete vedome potvrdiť; to sa zaznamená pri zásahu.
• Naplánovať údržbu: Pretiahnutie splatnej údržby na tabuľu vytvorí zásah so zariadením a zákazníkom a uzavrie otvorenú pripomienku zákazníka, aby nevznikol druhý termín.
• Bez myši: Klepnite na kartu, zvoľte technika, dátum, čas a trvanie, Uložiť. Plánovať môže vedenie (vlastník, správca, manažér); zamestnanci tabuľu vidia.
• Doba odpočinku po nočnom výjazde: Ak plánovacia tabuľa naplánuje niekoho príliš skoro po výjazde mimo pracovného času, zobrazí sa upozornenie s pravidlom vašej krajiny – Rakúsko 11 hodín (AZG § 12), inak v EÚ 11 hodín (smernica o pracovnom čase 2003/88/ES čl. 3), vždy so zdrojom a stavom. Toto je upozornenie, nie právna rada; kolektívna zmluva a podniková dohoda majú prednosť.

• Faktúry vystavuje kancelária s oprávnením „Zápis do financií“; montér toto tlačidlo nevidí.
• Pre súkromných zákazníkov v Nemecku faktúra uvádza náklady na prácu vrátane DPH pre § 35a EStG; zákazníci v Rakúsku toto vyčíslenie nedostávajú.
• V dennom prehľade sa nachádza nočná pohotovostná služba, faktúra čakajúca na vaše schválenie a splatné údržby s odkazom na zariadenie.

V časti Zariadenia nájdete všetky zariadenia Vašich zákazníkov a splatné údržby. Niekoľko týždňov pred splatnosťou dostane zákazník pripomienku s tromi voľnými termínmi od Vašich technikov v danej oblasti; zvolený termín sa okamžite stane zákazkou.

• Pripomienka: AIRIS ju odošle len vtedy, ak to povolí tlačidlo autonómie agenta helpdesku — inak sa dostane do schvaľovania. Pomocou „Pripomenúť zákazníkovi“ odošlete sami, „Skontrolovať teraz“ spustí proces okamžite.
• Ukončenie: Technik dokončí servisný protokol — tým sa údržba zaznamená (kto, kedy) a ďalší termín sa posunie o interval.
• Zmluva o údržbe: „Vytvoriť zmluvu“ premení zmluvnú cenu zariadenia na predplatnú faktúru (ročnú, štvrťročnú alebo mesačnú).
• Import: Prevezmite zariadenia a zmluvy prostredníctvom CSV — najprv skontrolujte, potom importujte; existujúce zariadenia sa nikdy neprepíšu.
• CSV import krok za krokom: Zariadenia › karta „Import“ › vyberte súbor › „Skontrolovať“ zobrazuje riadok po riadku, čo by sa prevzalo a čo chýba – až potom „Importovať … zariadení“. Existujúce zariadenia sa nikdy neprepíšu.
• Servisná zmluva: V zozname zariadení alebo pri zariadení „Vytvoriť zmluvu“ – z ceny zmluvy vznikne opakovaná faktúra („Servisná zmluva vytvorená – opakovaná faktúra … € od …“), ktorú vidíte a môžete meniť pod Opakované faktúry. Zariadenia so zmluvou majú „So servisnou zmluvou“.
• AIRIS odpovie na otázku „Ktoré údržby sú splatné?“, zobrazí zoznam zariadení a na pokyn zaznamená vykonanú údržbu — aj ako technik v čete AIRIS vo webovej aplikácii.

V sekcii QR zariadenia tlačíte nálepky pre Vaše zariadenia — 24 alebo 10 na hárok A4, aj od konkrétnej pozície na načatých hárkoch. Pri zásahu vytlačí voľba „Tlačiť QR nálepku“ štítok priamo pre toto zariadenie.

• Váš zákazník naskenuje nálepku na zariadení. Stránka zobrazí iba názov Vašej firmy a typ zariadenia — žiadne mená, adresu ani presný model zariadenia.
• Možnosť „Nahlásiť poruchu“ okamžite vytvorí zásah k správnemu zariadeniu (zákazník a adresa z Vašich kmeňových údajov). Ak je požiadavka urgentná a pohotovostný poplach aktívny, zalarmuje sa pohotovostná služba. Druhé hlásenie k tomu istému zariadeniu doplní otvorený zásah.
• Možnosť „Objednať údržbu“ zobrazí voľné termíny z cyklu údržby; výber vytvorí zásah s technikom a termínom. V časti „Požiadavky cez nálepku“ vidíte všetky hlásenia; funkcia „Nový kód“ zneplatní stratené alebo staré nálepky.

• Vytvorenie rezervačnej stránky: Kalendár › Rezervačné stránky › „Nová rezervačná stránka“, napr. „Servis kotla“ so 60 minútami, časovou rezervou a vašimi termínmi. Zákazník rezervuje bez účtu a vidí len voľné termíny.
• Pripomienka okruhu údržby obsahuje odkaz na rezervačnú stránku. Ktorá stránka sa prepojí, určíte v Zariadenia › „Nastavenia“ › „Rezervačná stránka v odkaze“; možnosť „Automaticky“ vyberie stránku s názvom „Údržba“.
• V rovnakej záložke nastavíte, koľko „Týždňov pred splatnosťou“ sa odošle pripomienka. Cez QR nálepku zákazník rezervuje priamo pomocou „Rezervovať údržbu“.

V sekcii Protokoly o skúške — alebo priamo pri výjazde a v servisnej správe — zaznamenávate inšpekčné protokoly s nameranými hodnotami. Každá hodnota má jednotku a limit; semafor okamžite ukáže, či je v poriadku (zelená), hraničná (žltá) alebo nevyhovujúca (červená).

• Šablóny: Skúška tesnosti plynu (AT/DE), kontrola vykurovania pre Viedeň, Dolné Rakúsko, Horné Rakúsko a Štajersko, údržba vykurovania DE, kontrola tepelného čerpadla § 60a GEG, uvedenie do prevádzky, pitná voda a UK Gas Safety Record (CP12). Nastaví sa to, čo zodpovedá krajine vašej firmy.
• Každá šablóna uvádza právny odkaz a stav zdroja, ale nie plné znenie normy. Limitné hodnoty sú návrhy — upravte si ich v kontrolných zoznamoch; uzavretý protokol si ponecháva vtedajšie hodnoty.
• Uzavretie: Podpis technika (povinný) a na želanie zákazníka. PDF vo firemnom dizajne sa bezpečne uloží a odošle zákazníkovi ako odkaz; termín ďalšej kontroly vychádza z intervalu.
• V mobile: V aplikácii AIRIS technik vyplní protokol priamo pri výjazde — rovnaké polia, rovnaký semafor.

V časti Chladivo — alebo priamo zo zákazky — zaevidujete pre každé zariadenie jeden alebo viac chladiacich okruhov: chladivo, náplň v kg, GWP a z toho odvodené tony ekvivalentu CO₂. Interval kontroly sa vypočíta automaticky podľa krajiny vašej firmy.

• EÚ/EHP (VO (EU) 2024/573): od 5 t CO₂e každých 12 mesiacov, od 50 t každých 6, od 500 t každé 3 mesiace — so systémom detekcie únikov dvakrát dlhšie. Hermeticky uzavreté pod 10 t: bez kontroly. Spojené kráľovstvo podľa britského nariadenia o F-plynoch, Kanada podľa pravidiel pre halokarbóny (rešpektujte provinčné právo).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): žiadny pevný interval — pri každom doplnení sa prepočíta miera úniku; pri prekročení prahu (komfortné chladenie 10 %, komerčné chladenie 20 %, priemyselné chladenie 30 %) vzniká 30-dňová lehota na opravu.
• Záznamy (plnenie, doplnenie, zhodnocovanie, kontrola tesnosti, oprava úniku, odstavenie z prevádzky) sú možné len s technikom, ktorý má v deň činnosti platný certifikát na chladivá/F-plyny príslušnej kategórie (Osobný spis → Certifikáty). Certifikát sa ukladá spolu so záznamom; záznamy sa iba pripájajú.
• Termíny kontrol sa zobrazujú v dennom prehľade a na dispečerskej tabuli pod „Na naplánovanie“. Správa pre prevádzkovateľa (PDF vo firemnom dizajne, uložená ako neverejná) obsahuje pravidlo, právny predpis a stav, ako aj záznamy za posledných 5 rokov.

V časti Sklad vozidiel vytvoríte sklad pre každé servisné vozidlo a priradíte vozidlo a technika. Pre každú položku nastavíte minimálny a cieľový stav.

• Keď technik uzavrie servisnú správu, materiál z katalógu sa automaticky odpíše z jeho vozidla. Ak niečo vo vozidle chýba, odpíše sa z hlavného skladu; čo nie je nikde, uvedie sa v správe ako chýbajúce množstvo.
• Ak položka klesne pod minimálny stav, vytvorí sa návrh na doplnenie: presun z hlavného skladu na cieľový stav, zvyšok ako požiadavka na objednanie. Či to AIRIS vytvorí automaticky, závisí od vášho nastavenia autonómie; inak návrh čaká na vaše schválenie.
• Keď je tovar vo vozidle, kliknutím na „Tovar je vo vozidle — zaúčtovať“ sa zaeviduje presun. Technik vidí svoje vozidlo v aplikácii AIRIS v sekcii Zákazky.

V sekcii Varianty ponuky — alebo počas zásahu cez „Nová variantná ponuka“ — porovnáte dve alebo tri možnosti vedľa seba, napr. nový plynový kotol, tepelné čerpadlo alebo tepelné čerpadlo s ohrevom vody. Položky sa načítajú z katalógu (s cenou a typom nákladov) alebo voľne.

• Každý variant sa stane samostatnou ponukou s vlastným číslom; sadzba dane a Reverse Charge pri stavebných prácach sa riadia krajinou Vašej firmy a zákazníkom. Jeden variant označíte ako odporúčanie.
• Možnosť „Zobraziť na tablete“ otvorí stránku pre zákazníka: Zákazník porovná ceny, výhody a rozsah prác, vyberie si variant a podpíše sa prstom. Alternatívne môžete odkaz poslať e-mailom.
• Podpisom sa zvolený variant prijíma a mení na zákazku: potvrdenie objednávky zákazníkovi, notifikácia Vám, ostatné varianty sa považujú za nahradené. Podpis a PDF „Zákazka — zvolený variant“ sa bezpečne uložia.

Ak ponuka obsahuje tepelné čerpadlo, vykurovanie na drevo alebo pelety či prípojku na diaľkové vykurovanie, pri úprave ponuky sa otvorí karta „Kontrola dotácií“. Prehľad všetkých takýchto ponúk a uloženého súboru pravidiel nájdete na Podpora.

• Programy: Rakúsko — Bundesförderung Kesseltausch (predtým „Raus aus Öl und Gas“), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) a Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Nemecko — KfW 458 Heizungsförderung s bonusom za rýchlosť a príjmovým bonusom. Rozhoduje krajina zákazníka, bez adresy zákazníka krajina vašej firmy; spolková krajina sa prevezme z PSČ a dá sa zmeniť.
• Výška dotácie je vždy odhadom s postupom výpočtu. Chýbajúce údaje (staré vykurovanie, vlastné bývanie, príjem, obytná plocha) karta dožiada; každá zmena okamžite prepočíta výsledok. To, čo môže vedieť len zákazník, je uvedené v časti „overiť u zákazníka“.
• Lehoty: Pri KfW sa musí žiadosť podať pred začatím prác po uzatvorení zmluvy s rozväzovacou/odkladacou podmienkou — karta vás upozorní a na požiadanie ponuka túto zmluvnú podmienku vytlačí s predpokladaným dátumom realizácie.
• Po uložení sa do PDF ponuky vytlačí odhad, lehoty, kontrolný zoznam dokladov a zdroje. Faktúra k ponuke obsahuje povinné údaje poskytovateľa dotácie (napr. adresa nehnuteľnosti, oprávnené náklady, lehota na podanie žiadosti Wien).
• Každé pravidlo uvádza zdroj a dátum získania. Poskytovatelia dotácií priebežne menia rozpočty a podmienky — údaje sú odborným prieskumom, nie dotačným či právnym poradenstvom. Pri dotácii KfW nie je pre rovnaké opatrenie možný odpočet dane podľa § 35a EStG.

V sekcii Produkty → Vytvoriť produkt → „Veľkoobchod“ načítate súbory DATANORM vášho veľkoobchodníka (verzia 4 alebo 5, jednotlivo alebo ako ZIP): položky s cenníkovou cenou, vaše rabatové skupiny, tovarové skupiny a zmeny cien. Najprv náhľad zobrazí, čo sa vykoná — zápis prebehne až kliknutím na „Importovať teraz“.

• Duplicity import rozpozná podľa čísla položky veľkoobchodníka, kmeňového čísla položky a EAN. Nič sa nemaže: ak veľkoobchodník položku vyradí, iba sa jej podmienka označí ako vyradená.
• Vaša nákupná cena (NC) vychádza z netto ceny v súbore alebo z cenníkovej ceny a rabatovej skupiny. Predajnú cenu (PC) import nastaví na cenníkovú cenu — pri neskorších zmenách cien len vtedy, ak ste ju sami nezmenili. Na želanie zostanú predajné ceny nedotknuté.
• Súbory so zmenami cien (DATPREIS) vytvoria cenový prehľad: ktoré položky zdražejú alebo zlacnejú, o koľko percent, a s možnosťou stiahnutia vo formáte CSV.
• IDS-Connect: V dopytoch na objednávku uložíte IDS adresu a prístupové údaje vášho veľkoobchodníka (šifrovane). „Zostaviť v e-shope“ otvorí e-shop s prihlásením; „Odoslať do e-shopu veľkoobchodu“ tam odošle dopyt na objednávku ako nákupný košík. Naspäť sa vrátia čísla položiek, množstvá a vaše netto ceny — pri voľbe „Objednať“ v e-shope sa dopyt označí ako objednaný.
• Na vyskúšanie je k dispozícii testovací e-shop (simulátor) — nejde o skutočného veľkoobchodníka. Demonštračné firmy môžu využívať iba testovací e-shop.

Väčšie zákazky ako rekonštrukcia kúpeľne alebo výmena vykurovania realizujete pomocou funkcií stavby: stavenisko pod Stavby s tímom, hodinami, materiálom a stavebným denníkom, správou režijných nákladov s podpisom, výkazom výmer s priebežnou a záverečnou faktúrou v ponuke stavby. Cesta výjazdu (servisná správa → faktúra) zostáva pre zákaznícky servis a údržbu. Do kapitoly Stavba