Hotel a penzión: Izby, rezervácie, kniha ubytovaných, miestna daň

Izby, rezervácie, hosťovský účet a fakturácia — s kalendárom obsadenosti na dva týždne ako centrálnym bodom.

• Denné čísla hore: príchody a odchody dnes, obsadené izby, raňajky na zajtra ráno, izby na upratanie.
• Kalendár obsadenosti izieb podľa dní: kliknutie na voľné pole otvorí rezerváciu s predvyplnenou izbou a dátumom; farba ukazuje stav.
• Spravujte rezerváciu: potvrďte, prihláste sa, odhláste sa; tiež zrušte alebo označte ako nedostavenie sa.
• Hosťovský účet: prenocovanie, rezervované položky a miestna daň; v rámci hotela je možné na izbu účtovať služby s množstvom a sadzbou dane.
• Fakturácia: odhlásenie s hromadnou faktúrou, zálohová faktúra na 30 percent, hosťovský list ako PDF.
• Jednorazové nastavenie: izby s kategóriou a cenou, sezóny s cenovým faktorom, miestna daň, kalendár portálu cez iCal a verejný rezervačný odkaz.
• Príjemca faktúry: V rezervácii vyberte CRM kontakt alebo zadajte firmu/meno, adresu a UID. Pri sume nad 400 € (AT) alebo 250 € (DE) brutto systém vyžaduje meno a adresu.
• Sadzby dane pochádzajú z krajiny firmy (AT ubytovanie 10 %, položky 20 %; DE 7 % / 19 %). Ak sú raňajky zahrnuté v cene izby, sú na faktúre uvedené ako samostatná položka (DE: jedlo 7 %, nápoje 19 %).
• Miestnu daň nastavte v časti Nastavenia — neexistuje žiadna predvolená hodnota. Šablóna Viedeň nastavuje 5 % z ubytovania bez raňajok a DPH (od 01.07.2027 8 %), so zdrojom; deti do určitej vekovej hranice sú oslobodené.
• Ceny platia za noc: Ak pobyt zasahuje do sezóny, každá noc dostane svoju vlastnú sezónnu cenu — v module, na rezervačnej stránke a v AIRIS.
• iCal: Ak sa rezervácia z portálu prekrýva s vlastnou, nič sa neobjedná dvakrát — zobrazí sa ako žiadosť s konfliktom v kalendári a oznámi to zvonček a e-mail.
• Rezervačná stránka: Konečné ceny vrátane DPH, upozornenie na miestnu daň, upozornenie na ochranu údajov a storno podmienky; zapnite a vypnite v nastaveniach. Nové žiadosti oznamuje zvonček a e-mail; hosť dostane potvrdzovací e-mail a e-mail o prijatí v jeho jazyku.
• Hosťovský list: v Rakúsku evidenčný list hosťa podľa prílohy A vyhlášky o evidencii hostí, v Nemecku špeciálny registračný formulár (len zahraniční hostia) — s poradovým číslom.

• „Na izbu“ pri pokladni: Hosť sa podpíše na obrazovke pokladne. Podpis je súkromne uložený pri položke na hosťovskom účte a zobrazí sa na „Prílohe s podpismi“ (PDF) k faktúre.
• Zaplatiť faktúru na recepcii (Hosťovský spis → Faktúry): „Hotovosť (pokladnica)“ alebo „Karta (pokladnica)“ sa inkasuje cez vašu registračnú pokladnicu — s pokladničným dokladom a podpisom; faktúra je potom označená ako zaplatená.
• Záloha: Zo schválenej zálohovej faktúry sa vytvorí platobný odkaz. Hosť zaplatí na samostatnej stránke cez účet Mollie vášho ubytovacieho zariadenia. Koncept alebo zariadenie bez poskytovateľa platieb odkaz nezíska.
• Strava podľa rezervácie (len izba, raňajky, polpenzia, plná penzia): vlastné riadky faktúry pre sadzbu jedla, zoznam raňajok a počet večerí na deň (tlačidlo „Zoznam raňajok“).
• Upratovanie v mobile: Check-out prepne izbu na „na upratanie“ a zvonček oznámi „Izba … je voľná — prosím upratať“. „Čistá“ uloží meno a čas, „Blokovaná“ odstráni izbu aj z rezervačnej stránky.
• Prehľady: Obsadenosť, ADR, RevPAR, prenocovania podľa krajiny pôvodu a mesačný zoznam miestnej dane ako PDF pre obec. Registračné číslo (Nariadenie (EÚ) 2024/1028) je uvedené na rezervačnej stránke a faktúre; AIRIS môže potvrdiť, prihlásiť/odhlásiť, zaúčtovať položky, hosťovský list a zálohu — zápis len cez tlačidlo autonómie.
• Miestny poplatok na pokladnici: Ak registračná pokladnica vyberá miestny poplatok, je na doklade uvedený ako samostatná položka „prechodná položka“ s 0 %. Polpenzia a plná penzia s nápojmi rozdelí účet na jedlo a nápoje; podiel si nastavíte sami.
• AIRIS bez schválenia: skontrolovať voľné izby, zobraziť denný plán v zariadení a vytvoriť dopyt. Ak vyhovuje viacero rezervácií, AIRIS sa dopytuje.

• Čas firmy: Prehľad, kalendár obsadenosti, „dnes“ pri synchronizácii iCal a denný prehľad AIRIS počítajú v časovom pásme vášho zariadenia (z firemných údajov alebo krajiny) – nie v časovom pásme servera. Príchod, odchod a „raňajky na zajtra“ sa preto menia o polnoci miestneho času.
• Zadanie registračnej karty (NARIADENIE (EÚ) 2024/1028, krátkodobé prenájmy): Hotel › „Nastavenia“ › „Registračná karta objektu“ a „Pridelené od / Dátum“. Ak má apartmán vlastnú kartu, zadajte ju v časti „Spravovať izby“ › Izby › „Reg. číslo (len ak sa líši)“. Číslo sa zobrazí na rezervačnej stránke a na faktúrach; či vaša obec alebo krajina má registračný postup, overte si tam.
• Podpisy sú súkromné: Podpis „na izbu“ pri pokladni nie je verejne dostupný – iba prostredníctvom podpísaného, časovo obmedzeného odkazu z účtu hosťa alebo v „Prílohe s podpismi“. Prázdny alebo poškodený podpis bude odmietnutý, tlačidlo „na izbu“ je aktívne až po podpise a voliteľní sú len hostia, ktorí sú v zariadení.
• Jazyky: Rozhranie a verejná rezervačná stránka sú k dispozícii v 30 jazykoch; hosť dostane vstupný a potvrdzovací e-mail vo svojom jazyku. Channel manager (synchronizácia cien a kapacít s rezervačnými portálmi) DivineMind neobsahuje – synchronizácia s portálmi prebieha cez iCal (iba obsadené/voľné).