Správa nehnuteľností: Nájomné, SVB, vyúčtovanie, odpočty, schôdza

Otvoriť správu nehnuteľností

Otvorte „Všetky aplikácie“ a vyberte „Správa nehnuteľností“. Prehľad zobrazuje všetky nehnuteľnosti s počtom jednotiek, prenajatých a prázdnych jednotiek; hore filtrujete podľa Rakúska alebo Nemecka.

Vytvoriť nehnuteľnosť

Kliknite na „Vytvoriť nehnuteľnosť“. Asistent sa postupne pýta na kmeňové údaje a krajinu, budovu s jej právnymi charakteristikami (napríklad dátum stavebného povolenia alebo dotácie), jednotky a účty. Krajina určuje, ktoré právo bude neskôr platiť.

Vytvoriť jednotky v sérii

V kroku „Jednotky“ vytvoríte mnoho jednotiek naraz, napríklad jednotky 1 až 24, so spoločným typom využitia a plochou. Jednotlivé jednotky potom zmeníte v ich spise; plocha je verzovaná s dátumom platnosti.

Zaznamenať vlastníctvo a podiely

Na karte „Vlastníci“ zadáte vlastníkov s ich podielom. Pri bytovom vlastníctve v Rakúsku zaznamenáte úžitkové hodnoty z posudku úžitkovej hodnoty, v Nemecku spoluvlastnícke podiely a spoločný poriadok. Suma sa kontroluje.

Vytvoriť nájomný vzťah

Pod „Užívacie vzťahy“ kliknite na „Nové“. Asistent vás prevedie jednotkou, zmluvou a obmedzením, nájomníkmi z vašich kontaktov, zložkami nájomného s DPH za riadok, kauciou a úpravou nájomného (valorizácia, indexové alebo stupňovité nájomné) a právnymi charakteristikami.

Skontrolovať právnu klasifikáciu

V poslednom kroku uvidíte, ktoré nájomné právo platí — krok za krokom odôvodnené, s odkazom na zdroj a odkazom na text zákona. Ak chýbajú údaje, klasifikácia je „neurčená“ a chýbajúce polia sú prepojené ako zoznam. Klasifikácia sa uloží s nájomným vzťahom.

Potvrdiť alebo prepísať klasifikáciu

V spise nájomného vzťahu môžete klasifikáciu prepočítať, potvrdiť alebo prepísať s odôvodnením minimálne 20 znakov. Každá verzia zostáva viditeľná v histórii.

Úvodná stránka „Moje domy dnes“

Po prihlásení sa otvorí „Moje domy dnes“. Uvidíte, čo sa dnes deje vo Vašich domoch: núdzové situácie, termíny kontrol, lehoty, nedoplatky a nové hlásenia z klientskej zložky. V hornej časti Vás „Nehnuteľnosti“, „Škody“ a „Načítať výpis z účtu“ presmerujú priamo ďalej.

Domy, za ktoré ste zodpovedný

Karty zobrazujú domy, za ktoré ste zodpovedný, s príslušnou signalizáciou. Ak Vám ešte nebol pridelený žiadny dom, zobrazia sa Vám všetky domy. „Zobraziť všetko“ otvorí celý zoznam v časti „Objekt & Kancelária“.

Objekt & Kancelária

V menu „Objekt & Kancelária“ nájdete rovnaký denný zoznam a pod ním prichádzajúce hlásenia z klientskej zložky (škoda, stav merača, spätná väzba od remeselníka). V hornej časti Vás „Škody“ a „Kontroly & Lehoty“ presmerujú ďalej; majitelia a správcovia navyše uvidia „Predvoľby“.

Predvoľby Vašej správy

V časti „Predvoľby“ majitelia a správcovia nastavujú reakčné časy, predstihy a limity – oddelene od zákonných lehôt: napríklad „Schválenie vo štvorici od (€, netto)“ pre zákazky, „Lehoty navyše ako termín v kalendári“ a firemná poštová schránka pre odosielanie e-mailov. Nikdy sa neodosiela automaticky, vždy až po schválení.

Otvoriť záložku „Vyúčtovanie“

Otvorte nehnuteľnosť a vyberte záložku „Vyúčtovanie“. Prehľad zobrazuje otvorené náklady, chýbajúce odpočty, termíny so semaforom a splatné úpravy.

Definovať okruhy a kľúče

V časti „Okruhy a kľúče“ vytvorí „Navrhnúť okruhy“ okruh prevádzkových nákladov, pri centrálnom zásobovaní navyše vykurovanie/teplú vodu a pri výťahu alebo práčovni vlastný okruh. Odlišný rozdeľovací kľúč potrebuje právny základ a doklad; platnosť mu udelia vlastníci alebo administrátori. Pri okruhu vykurovania zadajte údaje pre vyúčtovanie vykurovacích nákladov (Rakúsko: oddelenie vykurovania/teplej vody, dohoda o podiele spotreby; Nemecko: metóda teplej vody, typ budovy CO2). Typy nákladov, ktoré sú prenosné len s doloženou podmienkou, zaškrtnite pri okruhu, akonáhle je k dispozícii dôkaz.

Priradiť náklady

V časti „Náklady“ sú uvedené prijaté faktúry s dôvodom zhody (nákladové stredisko, dodávateľ, odberné miesto, adresa). „Priradiť“ rozdelí faktúru na okruh a typ nákladov, v prípade potreby na viac častí. Rozhodnutia, vlastné výkony a príjmy zaznamenáte s dokladom.

Odčítať merače

V časti „Merače“ zaznamenáte stavy na konci obdobia – na mobilnom telefóne cez „Odčítať na mobilnom telefóne“ s fotografiou – alebo načítate súbor od meracej služby. Oprava vytvorí nový riadok s dôvodom.

Vytvoriť vyúčtovanie

„Nové vyúčtovanie“ otvorí asistenta. Vyberte obdobie a rozsah: v Rakúsku prevádzkové náklady a náklady na vykurovanie oddelene, v Nemecku spoločné vyúčtovanie.

Skontrolovať a vypočítať

V kroku „Skontrolovať“ stlačte „Vypočítať“. Uvidíte položky, jednotlivé vyúčtovania s rozpisom DPH a náhľad vo formáte PDF. Kliknutie na blokátor vás presmeruje na príslušný krok.

Schváliť

Vlastníci alebo administrátori vyúčtovanie schvália. Získa číslo dokladu a potom je nemenné; chyby sa opravia opravou ako novou verziou.

Odoslať a zaznamenať prístup

V Rakúsku vyvesíte vyúčtovanie prevádzkových nákladov a zaznamenáte dátum vyvesenia. V Nemecku zaznamenáte prístup pre každého nájomcu – ten stanovuje splatnosť a lehotu na námietky.

Účtovať

„Účtovať“ zapíše nedoplatky ako predpis a preplatky ako dobropis na účet nájomcu. Otvorené preddavky za obdobie sa v Nemecku odpíšu; neobsadenosť sa len vykáže.

Nové preddavky

V poslednom kroku sa z výsledku vytvoria návrhy na nové preddavky – s listom a prevzatím do nájomného.

Otvoriť predpis

Otvorte nehnuteľnosť, záložku „Peniaze / Zoznam zostatkov“ a kliknite na „Predpis“. Vyberte mesiac, nehnuteľnosť a čo sa má predpísať. Nájom pochádza z častí nájomného, preddavky WEG z určeného plánu preddavkov; ak splatnosť pripadne na sobotu alebo sviatok, posunie sa na najbližší pracovný deň.

Skontrolovať náhľad (suchý beh)

„Vypočítať náhľad“ nič nezúčtuje. Uvidíte, čo sa bude účtovať, čo je zablokované (s chýbajúcimi údajmi) a čo sa preskočí. Ak sa od náhľadu niečo zmenilo, systém nič nezúčtuje a vyžiada si nový náhľad.

Účtovať

„Účtovať teraz“ pridelí čísla dokladov a zaúčtuje na účty nájomníkov alebo vlastníkov; účet nájomníka vznikne pri prvom účtovaní. Druhý beh pre ten istý mesiac nič neúčtuje dvakrát. Účtovať môžu majitelia, správcovia a manažéri.

Stornovať namiesto prepísania

Nesprávny predpis zrušíte pomocou „Stornovať“ protipoložkou – nikdy sa neprepíše; už uhradené sumy zostanú ako kredit. Platby sa uhrádzajú podľa zákona: Rakúsko § 1415/§ 1416 ABGB, Nemecko §§ 366, 367 BGB. Zoznam zostatkov na záložke „Peniaze / Zoznam zostatkov“ zobrazuje pre každý účet debet, kredit a zostatok; kliknutím sa otvorí účtovný list.

Proces upomínania

V menu „Upomínanie“ vyberte nehnuteľnosť a dátum uzávierky. „Náhľad“ vypočíta pre každý účet ďalšiu úroveň upomínania so zablokovaním, lehotami a úrokmi; „Vytvoriť návrhy“ vytvorí návrhy upomienok na kontrolu.

Úroky z omeškania a poplatky za upomínanie

Pri schvaľovaní vyberte, či sa majú zahrnúť „Úroky z omeškania do dátumu uzávierky“ a „Poplatky za upomínanie“. Predbežné obdobia (základná úroková sadzba ešte nie je zverejnená) sa neúčtujú; poplatky za upomínanie len vtedy, ak sú dohodnuté alebo prípustné.

Schváliť a odoslať

„Schváliť“ pridelí upomienke číslo dokladu – nič sa pritom neodosiela. „Odoslať“ ju odošle „Odoslať e-mailom“ ako PDF; poštu, doporučene alebo osobné doručenie vybavíte sami a zaznamenáte to pomocou „Označit ako odoslané“. Potom pomocou „Zaznamenať doručenie“ zadajte deň doručenia a v prípade potreby priložte doklad (napr. potvrdenie o doručení).

Dôvod výpovede len ako oznámenie

Upomienka ukazuje, či a od kedy môže existovať dôvod na výpoveď z dôvodu omeškania s platbou (Nemecko § 543 BGB, Rakúsko § 30 MRG). Toto je len oznámenie: výpoveď systém nikdy nespustí – o tom rozhoduje správa.

Vytvoriť SEPA mandát

V časti „SEPA inkaso“ (aj na záložke „Peniaze / Zoznam zostatkov“) vyberte nehnuteľnosť. Potrebuje aktívny účet s IBAN a identifikačným číslom veriteľa majiteľa účtu. „Vytvoriť mandát“ zaznamená mandát pre každý osobný účet – základné inkaso (CORE) alebo firemné inkaso (B2B) – so skenom podpísaného mandátu.

Vytvoriť inkasný beh

„Nový inkasný beh“ prevezme zaúčtované predpisy s platobnou metódou inkaso a aktívnym mandátom; „Vytvoriť beh“ ho vytvorí. Ak už nie je možné dosiahnuť termín, presuňte ho pomocou „Zmeniť dátum“; „Zrušiť beh“ uvoľní predpisy.

Bankový súbor (pain.008) a odoslanie

„Vytvoriť súbor“ vygeneruje súbor SEPA inkasa (pain.008) na stiahnutie. Odoslanie vybavíte v online bankovníctve a potom to nahlásite pomocou „Označiť ako odoslané“.

Stiahnutie z banky (EBICS)

Ak je pre spoločnosť nastavené pripojenie EBICS (Prijaté faktúry → Nastavenia → Stiahnutie z banky), výpisy z účtov nehnuteľností prichádzajú automaticky denne. Dostanú sa len do správy nehnuteľností, nikdy nie do firemného bankovníctva – peniaze nájomcov a vlastníkov sú zverenecké peniaze.

Načítať výpis z účtu ako súbor

Bez EBICS otvorte „Výpis z účtu & Prichádzajúce platby“ a načítajte súbor Vašej banky (CAMT.053 alebo MT940) pomocou „Načítať výpis z účtu“. IBAN určí účet objektu; druhé načítanie rovnakého výpisu nič nezúčtuje dvakrát.

Priradiť platby

V časti „Výpis z účtu a prijaté platby“ je pre každú platbu návrh so semaforom: referenčné číslo platby, známy IBAN (aj pri čiastočnej, preplatenej alebo hromadnej platbe) alebo meno platiteľa. Ak účel platby uvádza iný účet, účet IBAN sa nenavrhne. Automaticky sa zaúčtuje len jednoznačné – a len vtedy, ak to umožňuje nastavenie autonómie.

Dodržujte pokyny

Referencia inej nehnuteľnosti, uzavretého účtu alebo „kaucia“ na účte nehnuteľnosti sa nikdy nezaúčtuje ako nájomné – pokyn hovorí, čo treba urobiť (vrátenie platby alebo prevod na účet kaucie).

Presunúť výpis z účtu do chatu AIRIS

Súbor výpisu môžete tiež presunúť do chatu AIRIS. AIRIS ho načíta a nahlási účet, obdobie a pohyby; jednoznačné položky sa zaúčtujú až po Vašom „Áno, účtovať“, zvyšok zostane v časti „Výpis z účtu & Prichádzajúce platby“ na manuálne priradenie. Druhé načítanie nič nezúčtuje dvakrát. Údaje z výpisu (mená, IBAN, účel platby) nejdú do žiadneho jazykového modelu.

Navrhnúť prevod

V časti „Odchádzajúce platby“ sú otvorené faktúry dodávateľov, zostatky a kaucie ukončených zmlúv. „Návrh“ vytvorí prevod z účtu nehnuteľnosti – peniaze ešte neplynú.

Schváliť (štyri oči)

Schvaľovať môžu majitelia a administrátori. Nad limit kompetencií správcovskej zmluvy (bez hodnoty: 1 000 €) musia schváliť dve rôzne osoby; platby na účet správy vždy.

Bankový súbor alebo EBICS

„Generovať bankový súbor“ vytvorí pre každý účet nehnuteľnosti súbor SEPA prevodného príkazu (pain.001). Nahrajte ho do bankovníctva a zaznamenajte to – alebo ho odošlite priamo cez pripojenie EBICS.

Vykonanie a zaúčtovanie

Ak sa prevod objaví v ďalšom výpise z účtu, bude označený ako „vykonaný“. „Zaúčtovať“ zaznamená platbu nákladov, výplatu zostatku alebo vrátenie kaucie. Vrátený prevod bude nahlásený.

Otvoriť splatné úpravy

V záložke „Vyúčtovanie“ pod „Zabezpečenie hodnoty“ (Rakúsko) resp. „Index & stupnica“ (Nemecko) sú uvedené zmluvy so splatnou úpravou, s indexovou hodnotou a blokovacou lehotou.

Vypočítať

„Vypočítať“ vytvorí protokol: starý a nový index so zdrojom a verziou, zmena, strop, zaokrúhlenie a dátum účinnosti.

Schváliť a vytvoriť list

Po schválení vlastníkmi alebo administrátormi je list k dispozícii ako PDF.

Odoslanie a prístup

Odošlite list a zaznamenajte prístup. Účinok sa prepočíta s prístupom; v Nemecku asistent zobrazuje ročné blokovanie indexovaného nájomného.

Prevziať

„Prevziať“ ukončí doterajšiu sumu a vytvorí novú zložku nájomného. Predpis ju použije od nasledujúceho obdobia.

Príprava zvýšenia nájomného (Nemecko)

V zmluvnom spise otvára záložka „Zvýšenia“ asistenta „Príprava zvýšenia nájomného (§ 558 BGB)“: Východisková situácia, blokovacia a čakacia lehota, odôvodnenie s nájomným zrkadlom, znaleckým posudkom alebo porovnateľnými bytmi, limit kapitalizácie, nové nájomné a kontrola. Výpočet sa vykonáva v motore; každé číslo má výpočtovú cestu.

Schváliť, odoslať, zaznamenať doručenie

Vlastníci alebo administrátori schvália list – spisové číslo a stav sa zmrazia. DivineMind nič neposiela sám: stiahnuť PDF, odoslať, zaznamenať odoslanie a zaznamenať doručenie. Až po doručení začínajú plynúť lehoty na súhlas a žalobu.

Odpoveď a prevzatie

Zaznamenať súhlas (aj čiastočný alebo platbou), odmietnutie, žalobu a rozsudok. „Prevziať do nájomného“ ukončí predchádzajúcu sumu deň predtým a novú sumu uloží od dátumu účinnosti; príplatky za modernizáciu sú uvedené ako samostatný riadok.

Modernizácia a nájomná brzda

Záložka „Modernizácia“ nehnuteľnosti vedie od zámeru cez oznámenie a dokončenie k zvýšeniu pre každého nájomcu. V jednotke záložka „Nájomné“ kontroluje prípustné nájomné pri novom prenájme a vytvára informácie pred vyhlásením zmluvy.

Rakúsko: Tvorba nájomného a vyúčtovanie hlavného nájomného

Na záložke „Nájomné“ jednotky vznikne horná hranica podľa § 16 MRG (referenčná sadzba alebo kategória) s prirážkami a odpočtami, polohou, obmedzením platnosti a dokladom, ako PDF. Zvýšenie § 45, vstup § 46, § 46a, § 12a a sanácia § 16 ods. 10 sa začínajú na záložke „Zvýšenia“ zmluvy; vyúčtovanie hlavného nájomného podľa § 20 MRG vzniká na záložke „Hlavné nájomné“ nehnuteľnosti, tiež ako PDF.

Lehoty a nájomné zrkadlá

Pod „Nájomné a prevzatie“ sú všetky lehoty so semaforom a nájomné zrkadlá (vždy so zdrojom). Úvodná stránka zobrazuje otvorené procesy, lehoty, sťažnosti a chýbajúce podklady, ako je stav oblasti alebo nové referenčné hodnoty.

Prenos dát

V časti „Prevzatie údajov“ si stiahnete vzorovú Excel tabuľku, nahrajete vyplnený súbor, priradíte stĺpce a spustíte suchý beh. Nič nezúčtuje a zobrazí zoznam chýb pre každý riadok. Po porovnaní osôb a kontrolných súčtoch majitelia alebo správcovia prevezmú dávku, skontrolujú ju v produkte a zafixujú zostatky.

Otvoriť správu SVB

Cez menu „Správa SVB“ alebo záložku „SVB“ nehnuteľnosti s vlastníctvom bytov. Hore sú otvorené lehoty všetkých domov so semaforom, pod nimi podzáložky Prehľad, Ekonomický plán, Ročné vyúčtovanie, Rezerva, Zhromaždenia, Uznesenia a Správa.

Ekonomický plán alebo prognóza

Asistent Vás prevedie obdobím, položkami, rozdeľovacími kľúčmi, údajmi, individuálnymi plánmi pre každú jednotku a stanovením. Zálohy sa potom predpíšu prostredníctvom peňažného obehu.

Zvolanie zhromaždenia

V časti „Zhromaždenia“ nastavíte termín, miesto alebo online priestor a program. Pozvánka sa zaznamená s cestou doručenia a lehotami pre každého vlastníka a odošle sa až po kliknutí na tlačidlo. Online účastníci prichádzajú cez čakáreň DivineMeet; záznam nie je k dispozícii. Zápisnica je možná len so súhlasom všetkých prítomných (pozri „Zhromaždenie naživo“).

Hlasovanie a zápisnica

Vedenie zhromaždenia zaznamenáva prítomnosť a plné moci a hlasy pre každý bod programu. Výsledok sa určí s výpočtovou metódou podľa práva krajiny. Potom nasleduje zápisnica, podpisy a – v Nemecku – zbierka uznesení.

Uznesenie v obehu

Uznesenia bez zhromaždenia spustíte v časti „Zhromaždenia“ s „Spustiť obeh“; hlasy sa zaznamenajú pre každého vlastníka s lehotou a vyhodnotia sa ako na zhromaždení.

Ročné vyúčtovanie

V časti „Ročné vyúčtovanie“ vypočítate vyúčtovanie spoločenstva a individuálne vyúčtovania pre každého vlastníka, stanovíte ich, odošlete ich a zaúčtujete dodatočné platby a preplatky na účet vlastníka – každý krok stlačením tlačidla.

Rezerva a správa

„Rezerva“ zobrazuje stav, príspevky a výbery; tam vzniká aj majetkový výkaz (Nemecko) alebo vyúčtovanie rezerv pri zmene správcu (Rakúsko). V časti „Správa“ spravujete vymenovanie správcu, radu, zmenu vlastníka, údaje o doručení a hlasovacie jednotky.

Viesť zhromaždenie

V deň zhromaždenia otvorte v časti „Správa WEG“ → „Zhromaždenia“ zhromaždenie a kliknite na „Viesť zhromaždenie“. Ak ešte neexistuje online priestor, „Vytvoriť online priestor“ ho vytvorí; „Otvoriť ako hostiteľ“ spustí DivineMeet, „Skopírovať odkaz pre vlastníkov“ poskytne odkaz na online účasť.

Priradiť hostí Meet k jednotke

Vlastníci prichádzajú cez čakáreň. Po vstupe predsedajúci skontroluje identitu, vyberie zástupcu na hlasovanie a klikne „Identita overená – priradiť“. Až potom môže hosť hlasovať; pre zástupcov tretích strán je hlasovanie zablokované.

Hlasovanie naživo

Pre každý bod programu spustí „Otvoriť hlasovanie“ hlasovanie. Online hlasujú hostia Meet a samotná klientska zložka; hlasy v miestnosti zaznamenáte na hlasovacej karte. Neustále vidíte odovzdané hlasy, účasť, online účasť a schopnosť prijímať rozhodnutia.

Zaznamenať výsledok

V Nemecku „Zavrieť, oznámiť a zapísať do zbierky rozhodnutí“ ukončí bod a priamo zapíše rozhodnutie do zbierky rozhodnutí. V Rakúsku „Zavrieť a zaznamenať výsledok“ zaznamená výsledok; potom nasleduje vyvesenie v dome a odoslanie (§ 24 ods. 5 WEG 2002), od ktorých plynie lehota na napadnutie. Zaznamenávať môžu majitelia a správcovia.

Zápisnica len so súhlasom všetkých

V časti „Prepis pre zápisnicu“ zapnete pomocou „Zapnúť prepis“ zápisnicu – beží len dovtedy, kým všetci prítomní súhlasili. Ak sa niekto pripojí bez súhlasu, okamžite sa zastaví. Záznam nie je k dispozícii. Zápisnicu vyhotovuje správa; výsledky pochádzajú vždy z počítania.

Export DATEV/BMD podľa nehnuteľnosti

V časti „Export DATEV/BMD“ vyberte nehnuteľnosť, účet a obdobie (kalendárny rok). Náhľad zobrazuje všetky zápisy s účtom, protiúčtom a poznámkami; „Stiahnuť export“ vygeneruje súbor ZIP s dávkou účtovných dokladov, osobnými účtami a priradením účtov a archivuje ho s kontrolným súčtom. Export predstavuje samostatného klienta pre daňového poradcu vlastníka – nájomné a platby do fondu opráv sa v exporte pre daňového poradcu vašej firmy nikdy nezobrazujú.

Účtová osnova a priradenie účtov

Na karte „Nastavenia“ definujete formát (DATEV alebo BMD), účtovú osnovu, číslo poradcu a klienta. Účty sú navrhnuté podľa účtovej osnovy; každú kategóriu možno zmeniť na vlastný účet – koordinujte, prosím, s daňovým poradcom.

Vyúčtovanie vlastníka

V časti „Vyúčtovanie vlastníka“ vyberte zmluvu o správe (správa nájmu alebo správa bytovej jednotky) a mesiac. Náhľad zobrazuje prijaté nájomné, zaplatené náklady resp. predpisy platieb, poplatok za správu podľa zmluvy, rezervný fond, zostatok a návrh na vyplatenie. Zvoľte „Vytvoriť ako koncept“ a potom „Schváliť“ – následne je vyúčtovanie nemenné a uložené ako PDF.

Odoslanie a vyplatenie

Vyúčtovanie odošlite e-mailom alebo ho sprístupnite v klientskom priečinku vlastníka. „Zadať príkaz na vyplatenie“ vytvorí v odchádzajúcich platbách prevod z účtu objektu; schválenie, princíp štyroch očí a bankový súbor prebiehajú tam.

E-faktúra k predpisom platieb

V časti „E-faktúra“ sa nachádzajú všetky zaúčtované predpisy s DPH a údaj, či je e-faktúra povinná (Nemecko: § 14 UStG s prechodnými lehotami; Rakúsko: dobrovoľne so súhlasom). „Skontrolovať“ zobrazí chýbajúce údaje, „Stiahnuť“ vygeneruje XRechnung, ZUGFeRD alebo ebInterface a archivuje originál.

Mesačné informácie o spotrebe (§ 6a HeizkostenV)

Pri diaľkovo odpočítateľných meračoch načítajte mesačné hodnoty od poskytovateľa meracích služieb cez import odpočtov. V časti „Informácie o spotrebe“ vidíte pre každého používateľa spotrebu v kWh s predchádzajúcim mesiacom, rovnakým mesiacom minulého roka a priemerným používateľom. „Vytvoriť“ hodnoty uzamkne, „Odoslať“ ich pošle e-mailom alebo sprístupní v klientskom priečinku. Chýbajúce hodnoty sú uvedené, nikdy sa neodhadujú.

Spustiť deň vyúčtovania

V časti „Deň vyúčtovania“ vyberte nehnuteľnosť, rok a rozsah (prevádzkové náklady, náklady na vykurovanie alebo oboje). Prípadne povedzte asistentovi AIRIS: „Urob vyúčtovanie prevádzkových nákladov 2025 pre L-003“ – asistent aj konverzácia zdieľajú rovnaký priebežný stav.

Faktúry z poštovej schránky

Funkcia „Čítať poštovú schránku“ odovzdá e-maily s prílohou faktúry rozpoznávaniu dokladov v DivineFinance. Ak rozpozná číslo objektu alebo adresu domu, faktúra získa nákladové stredisko nehnuteľnosti. Voľba „Jednoznačné prevziať ako nákladové doklady“ vytvorí nákladové doklady; faktúry bez jednoznačného druhu nákladov priradíte vo vyúčtovaní sami. E-maily od nájomcov a vlastníkov sa nikdy nečítajú.

Vyžiadať chýbajúce odpočty

Ak ku koncu obdobia chýba stav merača, možnosť „Vyžiadať od nájomcov“ požiada aktuálnych používateľov o odpočet: v zákazníckom priečinku (push notifikácia a oznámenie) alebo e-mailom, inak listom na tlač. Nájomca nahlási stav v zákazníckom priečinku pod „Nahlásiť stav merača“; stav prevezmete ako zvyčajne pod „Zo zákazníckeho priečinka“.

Návrh a protokol o kontrole

„Vypočítať návrh“ využíva výpočtový modul správy nehnuteľností. „Skontrolovať“ uloží protokol o kontrole so semaforom: blokátory, položky bez dokladu, neprevzaté faktúry, chýbajúce odpočty, medziročné porovnanie podľa druhu nákladov (od 20 % a 100 €), nápadné nedoplatky a lehotu. Protokol je dostupný ako PDF; vzťahuje sa iba na návrh, s ktorým bola kontrola vykonaná.

Schválenie a odoslanie

Bez červenej bodky môžu vlastníci alebo správcovia vykonať schválenie: Vyúčtovanie sa finalizuje (Rakúsko: zverejnenie/vyvesenie „Legung“ dnes) a odošle sa do zákazníckeho priečinka, resp. e-mailom. Príjemcovia s poštovým doručením sa zobrazia na tlač. AIRIS odosiela výstupy až po vašom výslovnom schválení.

Nájomca sa pýta, AIRIS vysvetľuje

V zákazníckom priečinku sa nájomca môže pýtať na svoje vyúčtovanie, napríklad „Prečo je môj nedoplatok taký vysoký?“. AIRIS odpovedá výlučne z výpočtového protokolu tohto konkrétneho vyúčtovania (podiel, preddavky, najväčšie položky, predchádzajúci rok), zobrazuje doklady k jeho položkám a uvádza lehotu na podanie námietok s odkazom na predpis. AIRIS neprepočítava: každé číslo v odpovedi sa overuje voči protokolu, údaje iných nájomcov AIRIS nepozná.

Zaevidovať výpoveď

V časti „Zmena nájomcu“ → „Nová zmena nájomcu“ vyberte nehnuteľnosť a jednotku a zadajte, kto podal výpoveď, kedy bola doručená a v akej forme (so skenom listu). Koniec zmluvy vypočíta systém s postupom výpočtu a právnym základom: Nemecko § 573c BGB (3. pracovný deň, lehoty prenajímateľa po 5 a 8 rokoch, písomná forma § 568 BGB), Rakúsko § 560 ZPO a § 33 MRG. Výpoveď e-mailom sa zobrazí ako neplatná pre nedostatok formy. Možnosť „Zapísať koniec zmluvy do nájomnej zmluvy“ nastaví ukončenie až po vašom kliknutí.

Odovzdanie

„Vytvoriť preberací protokol“ otvorí štandardný odovzdávací protokol: miestnosti, vady s fotografiami, stavy meračov, kľúče a podpis oboch strán. Stavy meračov sa pri ukončení prenesú do vyúčtovania.

Inzerát a uchádzači

Inzerát sa vytvorí v maklérskom module a prepojí sa s jednotkou. Po zverejnení získa odkaz; dopyty sa uložia ako kontakty v CRM a pomocou „Prevziať dopyty z inzerátu“ sa zmenia na uchádzačov. Pri každom uchádzačovi evidujete obhliadku a dotazník uchádzača – iba prípustné otázky, odstupňované podľa fázy konania.

Súhlas a bonita

Pred overením bonity udelí uchádzač súhlas (text s kontrolným súčtom, podpis na obrazovke, na papieri alebo e-mailom; kedykoľvek odvolateľný). Dopytovanie v KSV1870 (Rakúsko) resp. SCHUFA (Nemecko) vyžaduje zmluvu s poskytovateľom – dovtedy funguje v demo firmách v testovacom režime s jasným označením „nejde o skutočnú informáciu“. Použiteľné bez zmluvy: nahrať výpis predložený uchádzačom a zadať výsledok. Ukladá sa len semafor; po zamietnutí sa údaje po uplynutí lehoty anonymizujú.

Nájomná zmluva s podpisom

Po schválení sa zmluva vygeneruje zo šablóny s vašimi sumami; kauciu overí DivineMind voči maximálnej sume (§ 551 BGB). Zmluva na neurčito je bez predpísanej formy: nájomca ju podpíše na obrazovke alebo cez odkaz v mobile, správca ju podpíše rovnako. Ak zmluva vyžaduje písomnú formu (na dobu určitú, dlhé vzdanie sa výpovede), je možný len papier s vlastnoručným podpisom alebo kvalifikovaný elektronický podpis. „Uzavrieť zmluvu“ vytvorí nový nájomný vzťah.

Kaucia a nasťahovanie

Kaucia sa zapíše do novej zmluvy – peňažná iba na účet kaucií danej nehnuteľnosti, oddelene od prevádzkového účtu objektu. K nasťahovaniu: protokol o nasťahovaní so stavmi meračov, „Vypočítať náhľad“ a „Zaúčtovať predpis“ na prvý mesiac (tým sa vytvorí osobný účet nájomcu) a „Nahlásiť zmenu užívateľa“ ako ARGE súbor pre odpočtovú službu. Po dokončení všetkých krokov zmenu nájomcu uzavriete. AIRIS má kedykoľvek prehľad o stave.

Zadať meračskú službu

V časti „Meračská služba“ vyberte pre každú nehnuteľnosť poskytovateľa, formát výmeny (ARGE-HeiWaKo 3.10 alebo súbor odpočtov), ako aj vaše zákaznícke číslo a číslo nehnuteľnosti u meračskej služby.

Načítať súbory

Nahrajte súbor meračskej služby a spustite testovací beh. Súbory ARGE: Stavy meračov sa uložia do odpočtov, výsledky vyúčtovania za užívateľa sa uložia na krížovú kontrolu. Súbory odpočtov (CSV/Excel) sa rozpoznávajú podľa názvov stĺpcov – priradenie uvidíte pred prevzatím. Profily poskytovateľov nie sú bez zmluvy overené voči originálnym súborom.

Nahlásiť zmenu užívateľa

„Stiahnuť“ resp. „Vytvoriť a uložiť do spisu“ vygeneruje súbor ARGE so všetkými užívateľmi a obdobiami užívania v zúčtovacom období vrátane neobsadených jednotiek. Z procesu zmeny nájomcu nahlási voľba „Nahlásiť zmenu užívateľa“ iba dotknutý byt.

Diaľkový odpočet

Vlastníci a správcovia aktivujú rozhranie: Rádiová brána alebo meračská služba odošle stavy meračov s kľúčom do DivineMind; prejdú rovnakou kontrolou ako každý import. Kľúč sa zobrazí iba raz.

Záložky „Prevádzka“ a „Kancelária“

Na nehnuteľnosti záložka „Prevádzka“ združuje škody, zákazky, „Zariadenia & Kontroly“ a lehoty domu, záložka „Kancelária“ obežníky, dodávateľov, zoznam nájomníkov a kľúče. Naprieč všetkými domami sa dostanete k rovnakým zoznamom z „Objekt & Kancelária“.

Hlásenie škody z e-mailu

V časti „Škody & Hlásenia“ blok „Z telefónu a e-mailu“ zobrazuje hlásenia škôd z e-mailov na Vašu pripojenú poštovú schránku. Hlásiteľa rozpozná Váš adresár kontaktov a priradí ho k správnej jednotke; ak sa zhoduje len meno, nepredpokladá sa – priradíte sami. Vytvorí sa podľa Vášho nastavenia autonómie alebo pomocou „Vytvoriť ako hlásenie“; na želanie dostane hlásiteľ potvrdenie o prijatí.

Remeselníci: ponuky a zadanie

V časti „Zákazky“ sa spustí „Zadať zákazku“ – zo škody alebo priamo. „Vyžiadať dodávateľov“ a „Odoslať žiadosti“ získajú ponuky, „Zaznamenať ponuku“ ich zadá; porovnanie ukáže rozdiel k najlacnejšej. Od Vášho limitu sumy schvaľuje druhá osoba („Schváliť tento stav“), potom nasleduje „Zadať zákazku“. V časti „Údaje pre remeselníka“ určíte, čo sa bude ďalej odovzdávať. Po „Zaznamenať prevzatie“ sa do registra lehôt zapíše záruka.

Povinnosti kontroly zariadení

V časti „Zariadenia & Kontroly“ zadáte výťah, kúrenie, hlásiče dymu a iné zariadenia. Systém vypočíta termíny kontrol zo zákona, normy a zmluvy – s odkazom na zdroj: povinnosť hlásičov dymu a zodpovednosť pre všetkých 16 nemeckých a 9 rakúskych krajín, výťah pre všetky rakúske krajiny. Ak pre krajinu nie je pravidlo definované, zobrazí sa tam „nie je definované“ namiesto vymyslenej lehoty. Zákonnú povinnosť kontroly vypnete len s odôvodnením.

Register lehôt

„Kontroly & Lehoty“ zobrazuje „Nadchádzajúce kontroly“ a „Lehoty“ s označením Zákon, Zmluva, Norma alebo Predvoľba Vašej správy. Každá lehota má zodpovednú osobu; ak je v časti „Predvoľby“ zapnuté „Lehoty navyše ako termín v kalendári“, zobrazí sa aj v kalendári. „Aktuálne porovnať“ aktualizuje register; lehotu zrušíte len s odôvodnením.

Sviatky na mieste

Lehoty a reakčné časy zohľadňujú zákonné sviatky podľa spolkovej krajiny a obce. Ktoré platia, vidíte na záložke „Prehľad“ nehnuteľnosti v časti „Sviatky na mieste“. Ak obec chýba, je postihnutá lehota „neurčená“.

Protokol o odovzdaní

„Nové odovzdanie“ → „Vytvoriť a spustiť“ otvorí protokol o odovzdaní; miestnosti, merače a kľúče sa predvyplnia z jednotky a posledného protokolu. Vady s fotografiami a podpisy oboch strán sú potom v PDF.

Obežník a výveska

Na záložke „Kancelária“ v časti „Obežníky“ kliknite na „Napísať obežník“, vyberte v časti „Komu?“ roly a „Vyhľadať príjemcov“. „Skontrolovať“ zobrazí, čo treba zmeniť; po „Schváliť“ vznikne list pre každého príjemcu, hromadný list a výveska ako PDF. E-maily sa posielajú každému príjemcovi jednotlivo, pošta sa tlačí ako hromadný list. Výpovede a iné písomne vyžadované vyhlásenia sa neposielajú ako obežníky.

Zoznam nájomníkov

Na záložke „Kancelária“ zobrazuje „Zoznam nájomníkov“ prehľad nájomníkov nehnuteľnosti – „Stiahnuť ako Excel“ alebo „Stiahnuť ako PDF“.

Otvoriť katalóg pravidiel

V menu „Katalóg pravidiel“ nájdete všetky pravidlá, podľa ktorých DivineMind klasifikuje a počíta. Filtrujte podľa Rakúska alebo Nemecka, podľa zákona a podľa typu.

Sledovať pravidlo

Každé pravidlo zobrazuje podmienku, výsledok, odkaz na zdroj, zdroj s aktuálnym stavom, platnosť a jeho testovacie prípady. Nahradené verzie zostávajú viditeľné; otvorené otázky právnikovi sú označené.