Od plánu izieb po faktúru — v jednom systéme.

↳ Kto, kedy a v ktorej izbe spí, je uvedené v knihe, v portáli a v hlave. Sezónne ceny sa počítajú ručne.

→ Kalendár obsadenosti všetkých izieb: kliknutím na voľný deň sa vytvorí rezervácia. Každá rezervácia prebieha od žiadosti cez potvrdenú a prihlásenú až po odhlásenú. Izba nemôže byť potvrdená dvakrát na tú istú noc. Cena platí za noc zo sezóny, v ktorej sa noc nachádza; kategórie izieb od jednolôžkovej izby po apartmán.

↳ Priame rezervácie prichádzajú telefonicky a e-mailom. Hostia nevidia, čo je voľné, a každý dopyt stojí čas.

→ Odkaz na rezerváciu bez registrácie: hosť vidí voľný mesiac podľa kategórie s cenou, systém navrhne najmenšiu vhodnú izbu. Žiadosť sa okamžite zobrazí v kalendári obsadenosti; dostanete e-mail a upozornenie, hosť potvrdenie o prijatí vo svojom jazyku. Až keď potvrdíte, izba je obsadená a hosť dostane potvrdenie. Stránka uvádza cenu vrátane DPH, miestnu daň, informácie o ochrane osobných údajov a stornovaní.

↳ Booking.com, Airbnb a vlastná rezervácia o sebe nevedia. Dvojité rezervácie sa zistia až pri príchode.

→ Pre každú izbu exportný kalendár pre portál a import portálového kalendára, synchronizované každú hodinu. Ak sa portálová rezervácia prekrýva s vlastnou, DivineMind ju vytvorí iba ako žiadosť s označením konfliktu a upozorní vás zvončekom a e-mailom. iCal prenáša iba obsadené alebo voľné: žiadne ceny, žiadne kontingenty, žiadne údaje o hosťoch. Toto nie je Channel Manager.

↳ Podnikateľský cestujúci potrebuje faktúru pre svoju firmu s adresou a IČ DPH. Faktúra z poznámkového bloku na to nestačí.

→ Pri odhlásení vyberiete kontakt z CRM alebo zadáte firmu, adresu a IČ DPH. Nad limitom pre faktúry za malé sumy si DivineMind vyžiada adresu. Faktúra obsahuje ubytovanie, stravu, položky z účtu hosťa a miestnu daň a automaticky odpočíta zálohu. Vytvorí sa ako návrh v module fakturácie a tam sa schváli.

↳ Ubytovanie, raňajky a nápoje majú rôzne sadzby DPH a v Rakúsku sú iné ako v Nemecku.

→ Sadzby pochádzajú z krajiny vašej firmy: v Rakúsku ubytovanie 10 % a bežná sadzba 20 %, v Nemecku 7 % a 19 %. Raňajky sú na faktúre ako samostatný riadok, v Nemecku rozdelené na stravu 7 % a nápoje 19 %. Polpenzia s nápojmi sa tiež rozdelí na stravu a nápoje; podiel si nastavíte sami.

↳ Na osobu a noc alebo v percentách, deti oslobodené alebo nie, s raňajkami alebo bez: Miestna daň je v každej obci iná.

→ Nastavíte režim, sadzbu a vekovú hranicu pre deti, pre Viedeň existuje šablóna. Na faktúre je miestna daň ako samostatný riadok s odvodom, v Rakúsku ako priebežná položka bez DPH. V Nemecku zvolíte, či podľa stanov dlhuje daň hosť. Na vyúčtovanie s obcou slúži mesačný prehľad miestnej dane ako PDF; hlásenie a odvod vykonávate ako doteraz vy.

↳ Večera, bar a minibar končia na papierikoch. Pri odhlásení chýba polovica a hosť sa pýta, čo podpísal.

→ V registračnej pokladnici (RKSV) obsluha zaúčtuje účtenku s „Na izbu“ na účet hosťa. Tlačidlo je k dispozícii až potom, keď hosť podpísal na zariadení. Minibar a doplnky účtujete priamo na účte hosťa. K faktúre sa prikladá príloha so všetkými podpismi ako PDF. Platby v hotovosti alebo kartou na recepcii prebiehajú cez pokladnicu: potvrdenka s podpisom, faktúra zaplatená, miestna daň ako samostatná položka pokladnice.

↳ Zálohy sa vyžiadajú bankovým prevodom, sledujú sa a pri konečnej faktúre sa ručne odpočítajú.

→ Faktúra za zálohu (30 % alebo voľná suma) sa vytvorí z rezervácie. Pomocou „Odoslať hosťovi (PDF + platobný odkaz)“ hosť dostane faktúru a odkaz na platbu cez váš platobný účet u Mollie. Pri konečnej faktúre sa záloha odpočíta ako samostatný riadok.

↳ Kuchyňa ráno nevie, koľko hostí raňajkuje a kto má večer polpenziu.

→ Na rezerváciu: bez stravy, raňajky, polpenzia alebo plná penzia. Zoznam raňajok zobrazuje iba hostí s raňajkami, prehľad počíta „Raňajky zajtra ráno“ a „Večera dnes (HP/VP)“. Na faktúre je strava ako samostatný riadok so správnou sadzbou DPH.

↳ Kniha hostí sa prepisuje zo šablóny, chýbajú čísla a povinné polia.

→ Pre Rakúsko: záznam hostí podľa prílohy A nariadenia o zázname hostí s poradovým číslom, pohlavím, cestovným dokladom a sprievodnými osobami. Pre Nemecko: osobitná prihláška hosťa podľa § 30 BMG. Obe ako PDF na vyplnenie a podpis. Elektronické hlásenie obci alebo úradu DivineMind nevykonáva.

↳ Po odhlásení nikto nevie, ktorá izba sa musí upratať. Ako dobre bol objekt obsadený, ukáže až daňový poradca.

→ Pri odhlásení sa izba automaticky označí ako „na upratanie“, tím dostane upozornenie. Na stránke Upratovanie, aj v prehliadači na mobile, sa klepne na „Čisté“; meno a čas sa uložia, izby sa dajú zamknúť. Prehľady ukazujú mesačnú obsadenosť, priemernú cenu izby (ADR), RevPAR, prenocovania podľa krajiny pôvodu a mesačný prehľad miestnej dane.

↳ Žiadosť o dostupnosť večer zostane do rána.

→ S asistentom AI AIRIS (v balíku za 999 €) sa v chate pýtate, čo je voľné, necháte vytvoriť rezerváciu ako žiadosť alebo si necháte zobraziť deň v objekte. Potvrdenie, Check-in, Check-out, účtovanie položiek, kniha hostí a záloha vykoná AIRIS iba vtedy, ak ste to schválili cez tlačidlo autonómie; inak vám predloží krok. Ak nie je jasné, o ktorú rezerváciu ide, AIRIS sa spýta.