Zásoby, pohyby na sklade a doobjednávanie pod kontrolou.
Typický postup
Vytvorte položku ako produkt → Zaúčtujte počiatočný stav zásob/príjem tovaru → Predaje/spotreba znižujú zásoby → Pravidlá doobjednávania spustia objednávku pri poklese pod minimálne množstvo.
Modul skladu sa delí na štyri oblasti — Prehľad, Zásoby, Nákup a Expedícia. Nižšie je každá funkcia popísaná samostatne, v rovnakom poradí ako v bočnom paneli.
Prehľad
Dashboard — Sklad na prvý pohľad
Dashboard skladu sumarizuje všetky miesta a okamžite ukazuje, kde je potrebné konať. Kľúčové ukazovatele ako podlimitné zásoby a čoskoro exspirujúce šarže pulzujú červenou farbou, akonáhle nastane problém — jedno kliknutie vedie priamo na príslušnú detailnú stránku.
- Kľúčové ukazovatele v reálnom čase: Počet skladov, produktov a celkový stav zásob na všetkých miestach.
- Upozornenie na podlimitné zásoby: Položky pod minimálnym stavom zásob sú zvýraznené červenou farbou.
- Exspirujúce šarže (60 dní), zoradené podľa dátumu spotreby — oranžová pod 45, červená pod 14 dní (FEFO).
- Posledné pohyby: desať najnovších transakcií so smerom (+/−) a časovou pečiatkou.
Zásoby
Sklady a miesta
Spravujte všetky fyzické skladové miesta a ich vlastnosti — od štandardného skladu po teplotne monitorovaný chladiaci reťazec. Štandardný sklad (označený hviezdičkou) sa používa, ak pri účtovaní nie je vybraný žiadny sklad.
Vytvoriť nový sklad
Kliknite na 'Nový sklad', priraďte kód skladu (napr. BERLIN-01) a názov.
Typ a adresa
Vyberte typ skladu (Štandardný, Chladiaci reťazec, BtM, Tranzitný, Virtuálny, Konsignačný); pre chladiaci reťazec zadajte min./max. teplotu a voliteľne adresu.
Uložiť a spravovať
Uložte kliknutím na Vytvoriť. Sklady je možné neskôr upravovať; vymazanie je možné len vtedy, ak je stav zásob 0.
Zásoby
Prehľad zásob zobrazuje pre každý produkt množstvá v reálnom čase pre každý sklad — vrátane rezervovaného a skutočne dostupného množstva (Dostupné = Zásoby − Rezervované). Filtrujte podľa skladu alebo jedným kliknutím zobrazte iba položky pod minimálnym stavom.
- Farebný kód: červený riadok = prázdne (0), oranžové = podlimitný stav, zelené = normálny stav.
- Vyhľadávanie podľa názvu produktu, SKU alebo čiarového kódu; filter podľa skladu.
- Minimálny stav (Reorder-Point) a najbližší dátum spotreby pre každú položku sú viditeľné.
- Viaceré šarže pre každý produkt sú zobrazené s počtom šarží.
Účtovanie — Príjem a výdaj
Rýchlo manuálne zaúčtujte príjem alebo výdaj zásob — optimalizované pre snímač čiarových kódov. Po každom zaúčtovaní sa fokus vráti do poľa skenovania, takže môžete pokračovať v skenovaní bez prerušenia.
Vyberte režim
Hore vyberte 'Príjem tovaru +' alebo 'Výdaj tovaru −'.
Skenovať položku
Naskenujte čiarový kód alebo zadajte SKU/názov a stlačte Enter — aktuálny stav zásob sa okamžite zobrazí.
Zaúčtovať množstvo
Zaznamenajte množstvo, sklad a voliteľne šaržu/DMT (len príjem) a dôvod a zaúčtujte príjem alebo výdaj.
Pohyby — Nepretržitá história
Každá zmena stavu zásob sa zaznamenáva. Zoznam pohybov je váš kompletný auditný záznam — s možnosťou vyhľadávania podľa produktu a filtrovania podľa typu pohybu.
- Typy pohybov so symbolom: Príjem, Výdaj, Korekcia, Inventúra, Preskladnenie, Vrátenie, Počiatočný stav.
- Zobrazuje sa stav zásob pred a po každom zaúčtovaní.
- Referencia, sklad, používateľ a časová pečiatka pre každý záznam; číslo šarže, ak je relevantné.
- Filter podľa typu a vyhľadávanie podľa názvu produktu/SKU; po stranách (50 na stranu).
Inventúra
Vykonajte fyzické sčítania a porovnajte skutočný stav zásob so systémovým (predpokladaný). Rozdiely sa jedným kliknutím zaúčtujú ako korekcie — s vyhodnotením prebytkov a nedostatkov v eurách.
Spustiť inventúru
Kliknite na 'Nová inventúra', zadajte názov a voliteľne obmedzte na kategóriu.
Sčítať
Pre každú položku zadajte spočítané SKUTOČNÉ množstvo — automaticky sa ukladá každých 60 sekúnd.
Zaúčtovať rozdiely
Dokončite sčítanie, skontrolujte odchýlky pri overovaní a potvrďte 'Zaúčtovať rozdiely'.
Tlač etikiet a čiarových kódov
Vytlačte cenovky a etikety s čiarovými kódmi priamo zo skladu — pripravené pre regál alebo príjem tovaru. Rovnaké čiarové kódy fungujú s kamerovým skenerom pre inventúru.
Vybrať produkty
Na záložke „Etikety" vyhľadajte a pridajte položky podľa názvu alebo čísla položky.
Formát a množstvo
Vyberte formát etikety (malý, štandardný alebo veľký) a určite počet kópií pre každý produkt.
Tlačiť
Kliknite na „Tlačiť (PDF)" — DivineMind vygeneruje hárok s názvom, cenou a skenovateľným čiarovým kódom pre každú etiketu.
Nákup
Odoslať objednávku dodávateľovi
V časti Nákup otvorte objednávku, skontrolujte dodávateľa a položky a odošlite ju jedným kliknutím — DivineMind vygeneruje PDF a odošle ho priamo dodávateľovi. AIRIS môže tiež automaticky navrhovať objednávky na základe pravidiel pre doobjednanie.
Otvoriť objednávku
Zo zoznamu vyberte objednávku — dodávateľ, kľúčové údaje, položky a súčty na prvý pohľad.
Odoslať dodávateľovi
Kliknite na 'Odoslať dodávateľovi' — objednávka sa vygeneruje ako PDF a odošle e-mailom (stav sa zmení na 'Odoslané').
Sledovať
Sledujte potvrdenie a príjem tovaru prostredníctvom zmeny stavu; odoslané PDF zostáva archivované.
Príjmy tovaru
Skontrolujte a zaúčtujte prichádzajúce dodávky k vašim objednávkam. Každý príjem tovaru zobrazuje príslušnú objednávku, dodávateľa, sklad a jeho stav kontroly.
Otvoriť príjem tovaru
V zozname vyberte príslušný príjem alebo vytvorte nový pomocou 'Nový príjem tovaru'; Filtrujte podľa stavu (otvorený, prijatý, čiastočný, zamietnutý).
Skontrolovať položky
Porovnajte dodané množstvá s objednávkou a voliteľne zadajte číslo dodacieho listu.
Prijať alebo zamietnuť
Nastavte stav na prijaté, čiastočne prijaté alebo zamietnuté — zásoby budú zodpovedajúcim spôsobom zaúčtované.
Pravidlá pre doobjednanie
Pre každý produkt definujte, od akej úrovne zásob sa má doobjednávať. Na základe minimálnych zásob, objednávaného množstva a preferovaného dodávateľa automatické doobjednanie rozhodne, kedy vznikne objednávka.
Nájsť pravidlo
Vyhľadajte produkt alebo filtrujte podľa už aktivovaných položiek pomocou 'Len automatické doobjednanie'.
Nastaviť prahy
Minimálne zásoby (Reorder-Point), objednávané množstvo, dodávateľ a dodacia lehota sa spravujú pre každý produkt na stránke detailov zásob.
Zapnúť automatiku
Aktivujte automatické doobjednanie pre každý riadok pomocou prepínača 'Auto'; režim (návrh, schválenie, autonómny) riadi, ako samostatne sa objednáva.
Katalóg dodávateľov
Centrálne porovnajte, ktorý dodávateľ dodáva aký produkt za akú cenu. Katalóg je Vaším podkladom pre rozhodovanie o objednávkach — s cenou, minimálnym množstvom objednávky, dodacou lehotou a spoľahlivosťou.
- Pre každé prepojenie: Produkt, dodávateľ, jednotková cena a číslo položky dodávateľa.
- Minimálne objednávkové množstvo (MOQ) a dodacia lehota v dňoch.
- Hodnota spoľahlivosti 0–100 % (zelená ≥ 90, oranžová ≥ 70, červená pod).
- Dátum poslednej objednávky pre každú kombináciu dodávateľ-produkt.
Auto-Reorder — Protokol
Protokol Auto-Reorder zobrazuje, kedy sa aktivovalo automatické doobjednávanie a čo rozhodlo — od vytvoreného návrhu objednávky až po eskalovanú výnimku.
- Tri kľúčové ukazovatele hore: vytvorené objednávky, návrhy a eskalované prípady.
- Pre každú položku: Produkt, zásoby pri spustení, minimálne zásoby, objednané množstvo a dodávateľ.
- Dôvod spustenia (napr. prekročenie minimálnych zásob) a stav akcie farebne označené.
- Prepojené číslo objednávky — kliknutím sa otvorí vytvorená objednávka.
Doručenie
Vychystávanie a expedícia
V časti Vybavovanie uvidíte všetky otvorené objednávky na vychystávanie — s čiastočnými dodávkami a sledovaním nedodržaných objednávok (backorder).
Otvorené objednávky
Pracovný zoznam zobrazuje pre každú objednávku objednané, dodané a otvorené množstvá pre každý produkt.
Rezervovať zásoby
Jedným kliknutím rezervujte zásoby pre zákazníka — aby sa nič nepredalo dvakrát.
Zoznam na vychystávanie a balenie
Vygenerujte zoznam na vychystávanie/balenie ako PDF — zásoby sa prideľujú podľa najskoršieho dátumu exspirácie (FEFO).
Expedícia
Majte prehľad o všetkých odchádzajúcich zásielkach — od návrhu cez odoslané a na ceste až po doručené. Číslo zásielky, prepravca a sledovacie číslo sú kedykoľvek dostupné.
- Vyhľadávanie podľa čísla zásielky, príjemcu alebo sledovacieho čísla.
- Filter stavu (Návrh, vychystané, zabalené, odoslané, na ceste, doručené, stornované, vrátené).
- Na zásielku: Prepravca, sledovanie, zdrojový sklad, miesto príjemcu, počet položiek a dátum odoslania.
Vrátenie tovaru (RMA)
Spracujte vrátenie tovaru od zákazníkov štruktúrovane prostredníctvom procesu RMA — od žiadosti cez kontrolu a vrátenie peňazí až po uzavretie.
Skontrolovať vrátenie
Vyhľadávajte podľa čísla RMA alebo zákazníka; prezerajte a schvaľujte otvorené žiadosti pomocou filtra stavu (žiadané).
Skontrolovať tovar
Skontrolujte prijaté položky a dôvod vrátenia a nastavte stav na 'prijaté' alebo 'skontrolované'.
Vrátiť & uzavrieť
Zaznamenajte sumu a metódu vrátenia peňazí, spustite vrátenie a uzavrite prípad.
Rezervácie
Rezervácie blokujú zásoby pre otvorené ponuky a objednávky, aby sa rovnaký tovar nepredal dvakrát. Vidíte, ktorá ponuka alebo objednávka viaže koľko zásob.
Nájsť rezerváciu
Vyhľadávajte podľa produktu, SKU alebo referencie (číslo ponuky/objednávky); filter je štandardne nastavený na 'aktívne'.
Spotrebovať
Pri dodaní označte aktívnu rezerváciu zelenou fajkou ako spotrebovanú.
Uvoľniť
Ak ponuka vyprší, uvoľnite rezerváciu červeným X — zásoby budú opäť dostupné.
Farmácia a súlad
V časti Pharma spravujete stiahnutia šarží a zákaznícke licencie (povolenie pre lekárne/veľkoobchod) — s kompletnou sledovateľnosťou všetkých dodávok.
Zákaznícke licencie
Pre každého zákazníka uložte povolenie pre lekáreň, veľkoobchod alebo potraviny. Expirované licencie sú označené červenou farbou a automaticky blokujú výdaj.
Sledovať šaržu
Pri stiahnutí DivineMind skontroluje, ktoré dodávky dostali dotknutú šaržu — naprieč všetkými dodacími listami.
Spustiť stiahnutie
Vytvorte stiahnutie ako udalosť kvality (CAPA); dotknutí zákazníci budú pripravení a po kliknutí upozornení.
Exportovať správu o stiahnutí produktu
Na karte „Správa o stiahnutí produktu“ vyberte produkt a šaržu — uvidíte všetkých zákazníkov a dodávky, ktoré prijali tovar z tejto šarže, a zoznam exportujte ako CSV pre úrady a dokumentáciu.
Stiahnutie z trhu & Sledovateľnosť (potraviny, nápoje, obchodný tovar)
Pod Stiahnutia z predaja nájdete stiahnutie z trhu, správu o stiahnutí a sledovateľnosť bez farmaceutických licencií — pre veľkoobchod s potravinami, nápojmi a všeobecný veľkoobchod. Základom je sledovateľnosť „jeden krok vpred, jeden krok vzad“ (nariadenie (ES) č. 178/2002, čl. 18/19). Údaje sú rovnaké ako v sekcii Pharma & Compliance.
Vytvoriť stiahnutie z trhu
Vyhľadajte položku, zadajte šaržu, kliknite na „Skontrolovať dotknuté“: Uvidíte, koľko dodávok obsahovalo danú šaržu — a koľko dodávok bez šarže robí stiahnutie neúplným.
Upozorniť zákazníkov
Oznámenia o stiahnutí z trhu sa odošlú až po vašom kliknutí — jeden e-mail na zákazníka, aj keď mal viacero dodávok.
Spätná sledovateľnosť
Na karte „Sledovateľnosť“ zadajte číslo dodacieho listu alebo faktúry a uvidíte šaržu, príjem tovaru a dodávateľa.
Plánovanie trás a obrazovka vodiča
V ponuke Sklad › Plánovanie trás plánujete na jednotlivé dni, ktoré vozidlo s ktorým vodičom doručí aké otvorené dodacie listy a v akom poradí. Vodič trasu vybavuje v aplikácii AIRIS v sekcii „Trasy“.
Vytvoriť trasu
Zvoľte deň, „Nová trasa“, vyberte vozidlo z vozového parku, vodiča a miesto nakládky. Upozornenia sa zobrazia okamžite: expirácia STK/EK, vozidlo pridelené inde, neprítomnosť vodiča, druhá trasa v ten istý deň.
Naplánovať dodacie listy
Presuňte otvorené dodacie listy vľavo na trasu alebo zvoľte „Na trasu…“. V rámci trasy meňte poradie presunutím alebo pomocou ↑/↓, odstráňte cez ×. Dodací list môže byť vždy len na jednej trase.
Navrhnúť poradie
„Navrhnúť poradie“ vyhľadá dodacie adresy na mape a vypočíta najkratšie poradie vzdušnou čiarou od miesta nakládky. Adresy bez zhody sa zoradia podľa PSČ. Trasa sa zmení až po kliknutí na „Prevziať“.
U zákazníka (aplikácia)
Vodič vidí zastávky, navigáciu a dodací list so šaržou. Zákazník sa podpíše na mobile (alebo vodič zaznamená „Dodací list zanechaný“ / „Tovar zložený“), zaeviduje vrátené vratné obaly na zálohový účet a nahlási nezrovnalosti (chýbajúce množstvo, poškodené) – z toho vznikne návrh vratky.
Inkasovanie
Ak vodič prevezme hotovosť, zadá sumu a spôsob ako poznámku. Nič sa neúčtuje – platbu zaeviduje účtáreň. Nezastihnutý alebo prevzatie odmietnuté: dodací list sa znova zobrazí v časti „Otvorené dodacie listy“.
Fotka ako potvrdenie o doručení
Na zastávke priložíte cez „+ Fotka“ až päť fotiek (napr. zložený tovar, paleta, poškodenie). Fotky sú chránené a dostupné iba po prihlásení.
Vozidlo vo vozovom parku obsadené
Trasa s vozidlom obsadzuje vozidlo od odchodu až po ďalšiu trasu, resp. do konca dňa. Vozový park a plánovacia tabuľa zobrazujú trasu; ak je vozidlo už pridelené inak, plánovanie trás na to upozorní.
Zásielka k dodaciemu listu
V časti Sklad › Zásielky vytvorte zásielku vždy k dodaciemu listu. Zákazník, príjemca a položky so šaržou sa preberajú z dodacieho listu; stav zásob je tam už odpísaný, stav „Odoslané“ ho znova neodpisuje.
Vytvoriť zásielku
„Vytvoriť zásielku“, vyhľadať dodací list (číslo alebo zákazník), vybrať balíkového dopravcu, zadať sledovacie číslo. K jednému dodaciemu listu môže existovať iba jedna otvorená zásielka.
Sledovať zásielku
Pre DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS a Canada Post sa odkaz na sledovanie vygeneruje automaticky. Štítok balíkového dopravcu DivineMind netlačí.
Zmeniť stav
Na stránke zásielky vpravo: vychystané, zabalené, odoslané, doručené. Vratky k tejto zásielke sú uvedené nižšie.
Vratka s karanténnou zásobou
Vratka vždy patrí k dodaciemu listu: vrátiť možno len to, čo bolo dodané, s dodanou šaržou. Pri príjme tovaru ide bezchybný tovar na sklad, zničený sa odpisuje — poškodený alebo neskontrolovaný tovar ide do karanténnej zásoby a nepredáva sa ani nevychystáva.
Vytvoriť vratku
Sklad › Vratky › „Vytvoriť vratku“, vybrať dodací list, zaškrtnúť položky, zadať množstvo a stav.
Tovar prijatý
Schváliť, potom „Tovar prijatý“. K vratke sa ako doteraz vytvorí koncept dobropisu.
Rozhodnúť o karanténnej zásobe
Pre každú položku: opäť predajné (ide na sklad), zlikvidovať alebo vrátiť dodávateľovi. Rozhodnutie sa riadi vaším prepínačom autonómie pre sklad — podľa nastavenia okamžite alebo ako schválenie. Uzavretie je možné až vtedy, keď už nie je nič blokované.
Číslo výrobcu, jednotky, cenové hladiny v odkaze na objednávku
Pri položke existuje číslo výrobcu (MPN) ako samostatné pole vedľa čísla položky a EAN. Vyhľadávanie, skenovanie v aplikácii a skenovanie štítkov nájdu položku aj podľa neho; import DATANORM ho vyplní z referenčného čísla záznamu B bez prepísania udržiavaných hodnôt. Jednotky ako „piece“ sa zobrazujú vo vašom jazyku. Objednávkový odkaz zobrazuje množstevné stupne vášho cenníka a nákupný košík počíta s odstupňovanou cenou — záväzná zostáva cena pri odoslaní.
Presuny
Presúvajte zásoby medzi Vašimi skladmi a sledujte transfer od návrhu cez na ceste až po dokončené.
Vytvoriť presun
Kliknite na 'Nový presun' a vyberte zdrojový a cieľový sklad.
Zadať položky
Pridajte položky a množstvá pre transfer a spustite presun.
Sledovať a dokončiť
Sledujte transfer cez stav 'na ceste' a po prijatí v cieľovom sklade označte ako dokončené.
Súvisiace funkcie
EDI: Import objednávok, odoslanie avíza o dodaní
V ponuke Sklad › Rozhranie EDI importujete objednávky zákazníkov ako EDIFACT ORDERS (D.96A) alebo openTRANS ORDER. Z nich vznikne zákazka ako návrh na schválenie – s cenami podľa vášho cenníka, s kontrolou úverového limitu, blokovania dodávok a marže. Faktúry (INVOIC, Peppol) prebiehajú cez DivineFinance, nie tu.
Zadanie vlastného GLN
Vaše 13-miestne GLN je uvedené ako odosielateľ v avíze o dodaní. GLN zákazníka sa uloží pri prvom importe po jeho jednorazovom výbere.
Kontrola a vytvorenie objednávky
Vyberte súbor, „Skontrolovať“: Uvidíte každú položku s priradeným tovarom (cez GTIN alebo vaše číslo položky) a cenu podľa cenníka. „Vytvoriť ako návrh zákazky“ – zákazka vznikne po schválení v časti Automatizácia › Schvaľovania. Rovnaké číslo objednávky zákazníka nevytvorí zákazku druhýkrát.
Vytvorenie avíza o dodaní
Ku každému dodaciemu listu si stiahnete DESADV (EDIFACT) alebo DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) – so šaržou a dátumom spotreby pre každú položku a číslom objednávky zákazníka.
Cez rozhranie
Systémy vašich zákazníkov odosielajú objednávky na Objednávkové rozhranie (API) s API kľúčom vašej firmy (Nastavenia › API kľúče, oprávnenie orders:write). Avízo o dodaní si vyzdvihnú pomocou orders:read.
Strážca marže
Ak je predajná cena nižšia ako obstarávacia cena položky alebo váš minimálny príspevok na úhradu, zákazka čaká na schválenie – pri odkaze na objednávku, zo zložky zákazníka, v teréne, cez EDI aj pri prijatí zákazky systémom AIRIS. Ceny sa nikdy nemenia. Nastavenie v Sklad › Vychystávanie › Priebeh (predvolené: zapnuté, 0 % = iba pod obstarávacou cenou). O prepustení bez schválenia rozhoduje vaše nastavenie autonómie skladu.
Obstarávacia cena a Intrastat pri položke
V položke spravujete obstarávaciu cenu a údaje Intrastat: kód tovaru (KN, 8-miestny), vlastnú čistú hmotnosť v kg, krajinu pôvodu (kód ISO) a — tam, kde to KN vyžaduje — doplnkovú mernú jednotku s množstvom na jednotku. Pri importe z CSV/Excelu sa rozpoznávajú stĺpce ako „Nákupná cena“, „Kód tovaru“, „Čistá hmotnosť“ a „Krajina pôvodu“.
Odkaz na objednávku pre zákazníkov
Poskytnite stálym zákazníkom osobný odkaz na objednávku: Otvoria ho bez prihlásenia, uvidia váš katalóg s ich dohodnutými cenami a objednajú priamo — u vás sa automaticky vytvorí objednávka.
Vytvoriť odkaz
V časti Podmienky vytvorte pre každého zákazníka odkaz na objednávku (cenník, minimálna hodnota objednávky, platnosť).
Zdieľať odkaz
Odošlite osobný odkaz zákazníkovi — nepotrebuje účet.
Zákazník objednáva
Zákazník si vyberie z katalógu a odošle — vznikne potvrdenie objednávky s jeho podmienkami.
Nastavte minimálne zásoby a dodávateľov pre každú položku. Automatické doobjednávanie zabraňuje nedostatku dodávok bez manuálneho sledovania.