Vykonávajte procesy na základe pravidiel — so schváleniami a dohľadom.
AIRIS vykonáva úlohy naživo — so schválením v chate
Poviete AIRIS, čo má robiť, a sledujete: AIRIS vytvorí kontakt, vytvorí ponuku z vašej šablóny a pripraví sprievodný e-mail. Odošle sa až vtedy, keď v chate ťuknete na „Schváliť a odoslať“ — rovnako na webe aj v aplikácii AIRIS.
Úloha v jednej vete
Napríklad: „Vytvorte zákazníčku a pripravte ponuku z našej šablóny so sprievodným e-mailom.“ Jasný príkaz ako „vytvorte“ sa vykoná bez otázok. „Pripravte“ zostane ako návrh.
Sledovať
Pásik „AIRIS pracuje“ zobrazuje kroky (Kontakt, Ponuka, Sprievodný e-mail). Na webe AIRIS otvorí príslušný zoznam a krátko označí nový riadok. „Zastaviť“ zastaví úlohu.
Zmena následným príkazom
„Urobte ponuku platnou 14 dní“ — AIRIS ju prispôsobí. Schválenie platí vždy pre naposledy skontrolovanú verziu; ak sa dokument potom zmení, schválenie zanikne a AIRIS predloží novú kartu.
Schváliť a odoslať
Karta v chate zobrazuje príjemcu, predmet, sumu a prílohu. Ťuknutie na „Schváliť a odoslať“ vykoná akciu okamžite; „Vykonané“ sa zobrazí až po potvrdení odoslania. „Nie“ zamietne, nič sa neodošle.
Opätovné načítanie nič nepreruší
Úloha beží na serveri. Po opätovnom načítaní, zmene karty alebo zariadenia sa pásik ohlási s „Znovu pripojené — nič sa nestratilo“. Ten istý príkaz sa do 10 minút nevykoná druhýkrát.
Ak sa niečo spýtate („Koľko faktúr je otvorených?“), dostanete odpoveď v chate a na webe navyše zoznam s príslušným filtrom. Zamestnanci bez oprávnenia na schválenie vidia na karte „čaká na vlastníka alebo správcu“.
Mobilné zariadenie hovorí, počítač reaguje
Zadajte AIRIS objednávku v aplikácii AIRIS — textom alebo hlasom. Ak je na počítači prihlásený rovnaký účet v tej istej firme, počítač sa pridá: otvorí príslušný zoznam, označí nový riadok a zobrazí ponuku a kartu schválenia v okne AIRIS. Žiadne párovanie, žiadny kód — iba váš účet.
Obe zariadenia prihlásené
Otvorte DivineMind na počítači, aplikáciu AIRIS na mobilnom zariadení. Počítač sa každých pár sekúnd prihlasuje ako aktívne zariadenie. Ak je otvorených viacero počítačov, reaguje iba posledný použitý.
Opýtajte sa alebo zadajte pokyn na mobilnom zariadení
„Koľko faktúr je otvorených?“ — odpoveď príde na mobilné zariadenie, počítač otvorí zoznam faktúr s filtrom „otvorené“. Celá objednávka („Vytvor zákazníka a priprav ponuku s sprievodným emailom“) prebieha na počítači ako pruh „AIRIS pracuje · z mobilného zariadenia“.
Otvorené na počítači
Hneď ako počítač otvorí zoznam, v aplikácii sa zobrazí „Otvorené na počítači“. Karta schválenia sa zobrazí na oboch zariadeniach.
Schváliť tam, kde sa práve nachádzate
Na mobilnom zariadení klepnite na „Schváliť a odoslať“ — karta na počítači krátko potom zobrazí „vykonané“. Aj naopak: čo spustíte na počítači, zobrazí mobilné zariadenie s odpoveďou a kartou, označené ako „z počítača“.
Vypnutie
V okne AIRIS na počítači prepínač mobilného zariadenia vypína alebo zapína riadenie z mobilného zariadenia. Po vypnutí objednávky pokračujú, iba počítač na ne už nereaguje.
Reaguje iba počítač, na ktorom ste prihlásený vy v tej istej firme — nikdy obrazovka iného používateľa. Schválenie platí pre presne overenú verziu, bez ohľadu na to, na ktorom zariadení klepnete.
Kontakt z fotografie, snímky obrazovky, podpisu alebo PDF
Pošlite AIRIS fotografiu vizitky, snímku obrazovky (napr. profil alebo tiráž), vložený e-mailový podpis alebo PDF so hlavičkovým papierom. AIRIS načíta meno, spoločnosť, pozíciu, e-mail, telefón, webovú stránku, adresu a odvetvie a zobrazí kartu v chate — rovnako vo webovej verzii aj v aplikácii AIRIS.
Priložiť alebo vložiť
V chate AIRIS priložte fotografiu, snímku obrazovky alebo PDF (v aplikácii aj priamo pomocou fotoaparátu) alebo vložte podpis do správy. Pridajte vetu ako „vytvoriť ako zákazníka“ alebo „poznačiť ako záujemcu“.
Skontrolovať kartu
Každé pole zobrazuje svoj pôvod („z fotografie“, „z vašej vety“). Chýbajúce údaje sú uvedené ako prázdne miesto a dajú sa priamo v karte doplniť. Ak kontakt už existuje, AIRIS vás na to upozorní a ponúkne „Prepojiť“ alebo „Napriek tomu vytvoriť nový“.
Záujemca alebo zákazník, potom vytvoriť
Vyberte možnosť Záujemca alebo Zákazník a klepnite na „Vytvoriť kontakt“. Ak vete už je jasný príkaz ako „vytvor … ako zákazníka“, AIRIS ho vytvorí okamžite — bez ďalšej otázky. „Vytvorené“ sa zobrazí až po uložení kontaktu; vo webovej verzii sa zoznam kontaktov presunie na nový riadok.
Obrázok len na požiadanie
Obrázok sa načíta iba na účely rozpoznania. Pomocou možnosti „Priložiť obrázok k záznamu“ AIRIS dodatočne priloží vizitku ako dokument ku kontaktu — inak nie.
Rovnaký návrh nikdy nevytvorí dva kontakty: druhé klepnutie poskytne rovnaký kontakt. V demo spoločnostiach sú povolené iba vzorové údaje (napr. max@firma.example).
Vytvoriť pracovný postup
Otvoriť automatizáciu
Sekcia Automatizácia — Dashboard so stavom a šablónami.
Vytvoriť nový pracovný postup
Cez Nový pracovný postup definujte spúšťače (udalosť/časový plán) a akcie.
Podmienky a kroky
Zostavte pravidlá, vetvenia a akcie.
Aktivovať a sledovať
Aktivujte pracovný postup; priebeh sledujte pod Automatizácia › Spustenia.
Riadenie a kontrola
- Šablóny pre časté procesy.
- Plány pre opakované vykonávanie.
- Schválenia — kritické kroky vyžadujú potvrdenie.
- Dohľad a štatistiky — úplná sledovateľnosť.
Štartovacie šablóny podľa odvetvia
Niektoré menu odvetví otvárajú priamo hotovú šablónu v editore pracovných postupov. Je spočiatku neaktívna — prispôsobte texty a časy a aktivujte ju až potom.
- Gastronómia: Pracovný postup pre nedostavenie sa (pripomienka pred rezerváciou) a spustenie doobjednávky (kontrola potreby objednávky v pondelok).
- Veľkoobchod a farmácia: Pracovný postup pre stiahnutie šarže z obehu.
- Maloobchod: Pracovný postup pre vrátenie tovaru. Stavebníctvo: Pracovný postup pre dodatok k viacnákladom.
- Upratovanie budov: Kontrola kvality v objekte — týždenná kontrolná úloha a následná žiadosť o spätnú väzbu od zákazníka.
- Lekárska prax: Pripomienka na opakovaný recept — pripomienka pacientovi bez zdravotných údajov v e-maile, vystavenie sa objaví ako úloha pre tím praxe.
- Daňové poradenstvo: Pripomienka termínov — klientovi sa pripomenú chýbajúce podklady, po piatich dňoch príde úloha na následné preverenie.
Uložiť a aktivovať
Šablónu uložte, potom kliknite na „Aktivovať teraz“ → „Áno, aktivovať“. Ak automatizácia vašej spoločnosti ešte nie je zapnutá, zapne sa pri tomto kroku.
Spustiť pre kontakt
V editore pracovného toku kliknite na „Test“: Otvorí sa okno „Spustiť pracovný postup pre kontakt“. Vyhľadajte kontakt (meno alebo e-mail), kliknite na „Spustiť teraz“. E-mail napíše AIRIS podľa cieľa pracovného toku.
Schváliť e-mail
Ak je zapnutý režim schvaľovania, e-mail sa najprv zobrazí v časti Schválenia. Až po vašom „Schváliť“ sa odošle kontaktu; úloha sa vytvorí okamžite.
Pamäť AIRIS & Skills
AIRIS si pamätá k zákazníkovi poznámky, ponuky, faktúry, e-maily a konverzácie z chatu. Z toho AIRIS rozpoznáva postupy, ktoré sa u viacerých zákazníkov opakujú, a navrhuje ich ako Skill.
Zobraziť návrh
V časti Automatizácia › AIRIS Skills: Spúšťač, každý krok a pri koľkých zákazníkoch postup prebehol. Nové návrhy hlási zvonček.
Potvrdiť alebo odmietnuť
Skill sa aktivuje až po vašom potvrdení — potom beží ako Workflow. Odmietnuté návrhy sa už neobjavia.
Sledovať & pozastaviť
AIRIS počíta úspešné a neúspešné spustenia; pozastavenie je kedykoľvek možné.
- E-maily zákazníkom sa pri Skills vždy posielajú až po vašom schválení.
- AIRIS odpovedá z pamäte iba so zdrojmi, ktoré smie čítať — cudzie poštové schránky a súkromné konverzácie zostávajú skryté.
- Rozhodnite sa priamo v konverzácii s AIRIS: Opýtajte sa „Aké zručnosti ste pre nás identifikovali?“ — AIRIS odpovie kartou s tlačidlami Prijmite, Prispôsobte a Odmietnite. Výsledok bude okamžite zobrazený na karte.
- Pomocou „Hľadať postupy teraz“ spustíte rozpoznávanie okamžite; inak AIRIS kontroluje raz týždenne.
Nechajte dôležité akcie najprv prejsť schváleniami. Zvýšte autonómiu až vtedy, keď je proces overený (pozri „Onboarding — Autonómia“).