Plánovať úlohy, prideľovať ich a zaznamenávať časy.
Práca s úlohami
Otvoriť Divine Tasks
Sekcia Úlohy.
Vytvoriť úlohu
Nastavte názov, popis, termín splatnosti, prioritu a zodpovednú osobu.
Priradiť a sledovať
Priradiť úlohy osobám; sledovať stav cez nástenku/zoznam.
Zaznamenať čas
Dokumentovať vynaložené úsilie — vyhodnotenie cez Časové výkazy.
Vytvorenie projektu a priradenie zákazníkov
Vytvoriť nový projekt
V Divine Tasks vyberte „Nový projekt“ a definujte názov, časové obdobie, farbu a popis.
Prepojiť zákazníkov
V projekte priraďte kontakt z CRM ako zákazníka — projekt sa potom zobrazí priamo u zákazníka a všetky dokumenty zostanú priradené.
Otvoriť projekt
Kliknutím na projekt sa otvorí projektový súbor s prehľadom, časovým plánom, rizikami, rozpočtom, podprojektmi a súbormi.
Podprojekty a úlohy
- Štruktúra v troch úrovniach: Projekt → Podprojekt → Úloha. Takto zostane prehľadná aj veľká zákazka.
- V projektovom súbore zobrazuje záložka „Podprojekty“ každý podprojekt so stavom, prioritou, pokrokom a počtom dokončených úloh.
- Kliknutím na podprojekt sa otvorí jeho vlastný súbor — s rovnakými záložkami, vrátane vlastných úloh a súborov.
- Každá úloha môže mať vlastné prílohy/PDF (napr. plán, špecifikácia) — viditeľné priamo v dialógovom okne úlohy pod „Prílohami“.
Prepojenie súborov a cloudových priečinkov
Vytvoriť cloudový priečinok
V záložke projektu „Súbory“ vytvorte jedným kliknutím priečinok DivineCloud pre projekt — bude trvalo prepojený s projektom.
Uložiť PDF a dokumenty
Súbory nahrávajte priamo; zobrazia sa v projekte a zároveň budú v DivineCloud — s možnosťou stiahnutia pre celý tím.
Vybrať úroveň
Priečinky a súbory je možné ukladať na úrovni projektu, podprojektu a úlohy — každá úroveň spravuje svoje vlastné dokumenty.
Prepojenie e-mailov s projektmi a úlohami
- V DivineMail je možné každý e-mail priradiť k projektu, podprojektu alebo úlohe — manuálne alebo na základe návrhu.
- Ak e-mail obsahuje dôležité PDF, príloha sa automaticky uloží do cloudového priečinka projektu — a zostane prepojená s projektom a úlohou.
- Podpísaná zmluva alebo plán sa tak dostane z poštovej schránky bez obchádzok do správneho projektového súboru — nič sa nestratí, nič netreba ukladať dvakrát.
Správa portfólia a projektov
- Portfolio kokpit: všetky projekty na prvý pohľad — stav rozpočtu, semafor termínov, otvorené riziká a pokrok.
- Zdroje a vyťaženie: Týždenné hodiny na zamestnanca naprieč všetkými projektmi — preťaženie nad 100 % okamžite rozpoznateľné.
- Súlad s predpismi a schvaľovanie: Schvaľovacie brány a história zmien (kto, čo a kedy zmenil).
- Scenár „čo ak“: Vplyv na rozpočet, termín a riziko jedným kliknutím — AIRIS odhaduje a odporúča.
- Šablóny metodiky: Fázy, brány a úlohy stlačením tlačidla — prostredníctvom rovnakého workflow enginu ako zvyšok spoločnosti.
Viac
- Opakujúce sa úlohy pre pravidelné rutiny.
- Časové výkazy ako základ pre fakturáciu a vyťaženie.
- Prepojenie s CRM procesmi a „Môj pracovný priestor“.
Pravidelné úlohy nastavte ako opakujúce sa — automaticky sa objavia v ďalšom termíne, namiesto toho, aby boli manuálne vytvárané znova.