Gastro & Hospitality

• MHD / FEFO: Bestand nach Ablaufdatum sortiert — abschreiben oder von AIRIS nachbestellen lassen.
• HACCP-Eigenkontrolle: Kühl-/Tiefkühl-Temperaturen erfassen; Abweichungen werden sofort rot gemeldet.
• Stempeln & Schichtbuch: Mitarbeiter stempeln nach Station ein/aus — echtes Time-Tracking.
• Stempeln am Standort: Unter Zeiterfassung schalten Inhaber, Admins und Manager in der Karte „Einstempeln nur am Standort“ die Regel je Filiale ein und legen den „Radius in Metern“ fest. Dann geht Einstempeln nur, wenn das Handy innerhalb des Radius ist — in der App und im Web.

• Reservierungsbuch: Tagesansicht mit Zeitachse unter Reservierungsbuch — Tische × Uhrzeit, Klick auf ein freies Feld legt eine Reservierung an (Personen, Dauer, Tisch automatisch oder fix).
• Tische & Bereiche: unter „Tische verwalten“ legen Sie Tische mit Sitzplätzen an und ordnen sie direkt einem Bereich zu (z. B. Gastraum oder Terrasse) — neue Bereiche erstellen Sie im selben Dialog.
• Gastwünsche & Allergien: echte Felder an der Reservierung und am CRM-Kontakt — Allergie-Hinweise erscheinen rot in der Tagesansicht und werden bei Stammgästen automatisch übernommen.
• Bestätigung an den Gast: Eine WhatsApp-Bestätigung direkt aus dem Reservierungsbuch gibt es noch nicht (sie folgt erst nach der Freigabe durch Meta) — die Bestätigung schickt Ihr Team selbst.
• Telefonische Reservierung: Nehmen Sie den Anruf an und tragen Sie die Reservierung im Reservierungsbuch ein. Eine Telefonannahme durch KI ist derzeit nicht freigeschaltet.

• Unter Veranstaltungen legen Sie Anlass, Termin, Personenzahl, Raum oder Tische, Menü aus Ihren Kassenartikeln (Preis je Person), Getränkepauschale, Ablauf und Allergien an.
• „Angebot erstellen“ erzeugt das Angebot als Premium-PDF über die normale Angebotsfunktion. Nach der Zusage sperrt „Bestätigen“ die Tische im Reservierungsbuch — überschneidet sich eine Reservierung, wird sie genannt und nichts gebucht.
• Danach Anzahlungsrechnung (z. B. 30 %, je Steuersatz ausgewiesen) und Schlussrechnung mit der tatsächlichen Personenzahl — die Anzahlung wird automatisch abgezogen. Die Bankettmappe (PDF) ist das Blatt für Küche und Service.
• Küche und Team werden zwei Tage vorher und am Tag um 08:00 Uhr (Ortszeit Ihres Betriebs) mit Personenzahl, Menü und Allergien erinnert.

• Unter Backstube → „Einrichtung“ legen Sie fest, welcher Standort die Backstube ist, welche Standorte bestellen, bis wann (Bestellschluss für den Folgetag, Ortszeit Ihres Betriebs) und mit welcher Tour sie beliefert werden. Je Artikel stellen Sie Teig, Ofen, Backzeit und Blechgröße ein.
• Filialbestellung: Jede Filiale sieht morgens einen vorausgefüllten Bestellvorschlag und schickt ihn bis zum Bestellschluss ab — in der Kasse unter „Filiale“ oder im Web unter „Filialbestellungen“. Danach ändert nur noch die Backstube/Leitung; solche Nachträge sind gekennzeichnet.
• Backliste: die Summe aller abgeschickten Filialbestellungen plus Vorbestellungen, gruppiert nach Teig, Ofen und Backzeit, mit Blechen — auch als PDF. „Als gebacken buchen“ legt die Ware ins Lager der Backstube.
• Auslieferung: „Abfahrt“ erzeugt je Filiale den Lieferschein (eine Umlagerung im Lager); die Filiale bestätigt den Empfang und trägt Abweichungen mit Grund ein.
• Retouren am Abend: je Artikel, was übrig ist und wohin es geht (Abschrift, Sozialmarkt, Too Good To Go, Personal, Rücknahme Backstube) und wann ein Artikel ausverkauft war. Daraus entsteht die Retourenquote je Filiale, Artikel und Tag.
• Prognose: der Vorschlag rechnet offen nachvollziehbar — gleiche Wochentage, Trend, Wetter, Feiertage, Ausverkauft-Zeitpunkt und ein Sicherheitszuschlag aus Ihrer Marge. „So gerechnet“ zeigt jeden Schritt; der Rückblick vergleicht Prognose und Ist. Selbst abschicken darf AIRIS nur, wenn Sie das im Autonomie-Knopf erlauben.
• Vorgabe je Filiale: Im Reiter „Prognose“ wählen Sie unter „Vorgabe des Bestellvorschlags“ zwischen „ausgewogen“ (so wenig Retoure wie möglich, ohne öfter ausverkauft zu sein) und „sparsam“ (noch weniger Retoure, dafür häufiger ausverkauft). Darunter steht, wie Retoure und Ausverkauft mit der anderen Vorgabe im selben Zeitraum ausgefallen wären. Dieselbe Wahl finden Sie in der „Einrichtung“ in der Spalte „Vorschlag“; sie gilt ab dem nächsten Bestellvorschlag dieser Filiale.
• Vorbestellungen: Torten und Platten mit Abholtermin, Filiale und Kunde aus dem CRM; die Anzahlung ist eine normale Anzahlungsrechnung. Die Menge steht am Abholtag auf der Backliste, das Team wird um 07:00 Uhr erinnert.

• In jeder Kontaktakte gibt es den Reiter „Datenschutz“: Auskunft nach Art. 15 als PDF und eine vollständige Datenkopie nach Art. 20 als JSON-Datei — mit Reservierungen, Anrufen, Mails, Belegen und Einwilligungen.
• Anträge werden als Vorgang mit Eingangsdatum und Frist (1 Monat) erfasst; Inhaber und Admins werden 7 Tage vor Ablauf erinnert.
• Löschung nach Art. 17: zuerst zeigt ein Trockenlauf, was gelöscht, anonymisiert oder wegen Aufbewahrungspflicht behalten wird. Rechnungen und Kassenbelege bleiben unverändert (pseudonymisiert); ausführen dürfen nur Inhaber und Admins, das Löschprotokoll gibt es als PDF.

• Audit-Export: unter HACCP-Checklisten im Reiter „Verlauf“ die komplette Checklisten-Historie als CSV oder PDF für die Lebensmittelaufsicht herunterladen (Zeitraum wählbar, Abweichungen markiert).
• Kühlgeräte-Verknüpfung: Temperatur-Prüfpunkte lassen sich unter Kühlgeräte gepflegten Geräten zuordnen — Gerätename erscheint bei der Erfassung, im Verlauf und im Audit-Export.
• Vergessene Checks: Jeden Morgen um 07:00 Uhr prüft das System, welche Checklisten offen oder überfällig sind. Die Verantwortlichen bekommen eine Aufgabe mit der Zahl der offenen und überfälligen Checks und eine Meldung in der Glocke — Sie müssen dafür nichts einschalten.

• Beide Menüpunkte öffnen eine fertige Vorlage im Workflow-Editor — es läuft noch nichts. Prüfen Sie Name, Auslöser und Schritte, speichern Sie mit „Speichern“ und schalten Sie den Workflow danach aktiv. Mit „Testen“ probieren Sie ihn vorher aus (vorher speichern).
• No-Show-Workflow (Gastro › No-Show-Workflow): Auslöser „manuell“ für einen Kontakt, also den Gast. Schritt 1 schreibt ihm eine freundliche Erinnerung an die heutige Reservierung mit der Bitte um kurze Bestätigung (Text von der KI), Schritt 2 wartet einen Tag, Schritt 3 meldet Ihnen „No-Show prüfen und ggf. nachfassen“.
• Bestellungen (Gastro › Bestellungen): Vorlage „Nachbestellung auslösen“ mit Zeitplan wöchentlich am Montagmorgen (im Auslöser änderbar). Sie meldet „Bestellbedarf prüfen — Artikel unter Mindestbestand“ und legt die Aufgabe „Bestellung beim Lieferanten auslösen“ an, fällig am nächsten Tag. Die Bestellung selbst erzeugt sie nicht — das macht der tägliche Bestellvorschlag im Lager (siehe unten).
• Mails an Gäste gehen nur so selbstständig hinaus, wie es Ihr Autonomie-Knopf für Automationen erlaubt — sonst wartet die Mail auf Ihre Freigabe. Ausgeführte Läufe sehen Sie unter Automatisierung › Läufe.

• Im AIRIS-Chat: Rechnung als Foto oder PDF schicken, AIRIS fragt „Soll ich das ins Lager buchen?“. Ob AIRIS direkt bucht oder auf Ihre Freigabe wartet, bestimmt Ihr Autonomie-Knopf für das Lager.
• Täglicher Bestellvorschlag: Unter Automatische Nachbestellung prüft das System jeden Morgen die aktiven Nachbestellregeln und legt je Lieferant einen Bestellentwurf an; Inhaber, Admin und Manager werden benachrichtigt. „Jetzt prüfen“ startet die Prüfung sofort. Abgelaufene Chargen zählen nicht als Bestand. Ob der Entwurf nur vorgeschlagen, zur Freigabe vorgelegt oder direkt an den Lieferanten geschickt wird, entscheidet der Autonomie-Knopf.

Nachbestellregeln, Bestellungen und FEFO stehen ausführlich im Kapitel Lager & Bestand.

Einrichtung, Tischplan, Kassieren, Küchenbildschirm und Drucker stehen ausführlich im Kapitel DivinePOS — Kassensystem. Hier steht, was im Gastro-Alltag dazukommt.

• Mehrere Betriebe: Gehören Ihnen mehrere Firmen mit Kasse, wählen Sie nach der Anmeldung unter pos.divinemind.ai/firmenwahl die Firma. Die Wahl bleibt gemerkt; wechseln können Sie jederzeit im Backoffice über das Profilmenü → „Firma wechseln“. Die aktivierte Kasse jeder Firma merkt sich das Gerät — beim Zurückwechseln genügt die PIN.
• Trinkgeld: Im Bezahlen-Dialog unter „Trinkgeld“ „Keins“, „Aufrunden“ oder „Eigener Betrag“ wählen — auch bei „Geteilte Zahlung“ (bar und Karte). Trinkgeld ist kein Umsatz und steht nicht im signierten Betrag. Unter Berichte zeigt „Umsatz je Kellner“ Umsatz und Trinkgeld je Person; der Z-Bon weist das Trinkgeld je Kellner aus, mit „davon unbar, auszuzahlen“. Wie Sie das unbare Trinkgeld auszahlen (bar aus der Lade oder über die Lohnverrechnung), entscheiden Sie selbst — gebucht wird es nicht automatisch.
• Offene Rechnung an der Theke: Kasse → Knopf „Rechnung“, Rechnung suchen und bar oder mit Karte kassieren. Der Betrag kommt aus der Rechnung, es entsteht ein signierter Kassenbeleg, die Rechnung ist danach bezahlt. Im Z-Bon steht die Zahlung im eigenen Block „Zahlungen auf Rechnungen“ und zählt nicht ein zweites Mal als Umsatz.
• Abholbereit-Anzeige: Im Küchenbildschirm öffnet der Knopf „Abholung“ die Kundenanzeige für einen Bildschirm an der Theke — „In Zubereitung“ und „Abholbereit“ mit der Abholnummer, für Mitnahme und Theke. Meldet die Küche eine Bestellung fertig, springt die Nummer auf „Abholbereit“.
• Tagesabschluss: Der Z-Bon entsteht jeden Morgen um 05:00 Uhr Ortszeit Ihres Betriebs von selbst für den abgelaufenen Geschäftstag — mit Umsatz je Steuersatz und Zahlart und Trinkgeld je Kellner. Einen Abschluss von Hand können Sie weiterhin auslösen; keine Bestellung wird doppelt gezählt.

• Die Kürzel erscheinen an der Kassen-Kachel, auf dem Küchenbon und im Küchenbildschirm. Auf dem Kundenbeleg, an Extras und auf einer Online-Speisekarte stehen keine Allergene — dafür ist die Allergenkarte da.
• Marge je Gericht: Unter Berichte → Reiter „Marge je Gericht“ rechnet die Kasse netto aus Rezeptur und letztem Einkaufspreis — mit Wareneinsatz und Food-Cost-Quote je Gericht. Fehlt einer Zutat der Einkaufspreis, steht das beim Gericht, statt eine Zahl zu erfinden. Rezepturen pflegen Sie unter Lager › Zuordnung.

• Wertgutscheine: An der Kasse Knopf „Gutschein“ → „Verkaufen“ oder „Restwert prüfen“. Der Code steht mit QR auf dem Beleg und lässt sich in jeder Filiale einlösen, auch in mehreren Schritten — im Bezahlen-Dialog unter „Gutschein einlösen“. Verkaufte und offene Gutscheine sehen Sie im Backoffice im Reiter „Gutscheine“.
• Im Reiter „Bericht“ sehen Sie Mitglieder, Stempel, Prämien und Gutscheine je Filiale. Werbung per SMS oder WhatsApp an Karteninhaber nur, wenn der Gast dem getrennt zugestimmt hat.

• Seite „Registrierkasse (RKSV)“ im Kassen-Backoffice unter Einstellungen: Status jeder Kasse, die Daten für FinanzOnline, die Belegliste, „DEP-Export“ und „Kette prüfen“. Die Prüfung kontrolliert Signaturen, Belegnummern, Verkettung, Umsatzzähler, Startbeleg, Ausfälle und QR-Codes. Jede Kasse hat ihre eigene Signaturkette.
• Null-, Monats-, Jahres- und Schlussbeleg erstellen Sie auf derselben Seite. Der Schlussbeleg nimmt die Kasse endgültig außer Betrieb — das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Ausfall der Signatureinheit: Die Kasse kassiert weiter; die Belege tragen den Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Ist die Einheit wieder da, entsteht ein signierter Sammelbeleg über den Ausfall. An einer Demo-Kasse führen Sie das mit „Ausfall vorführen“ vor.
• Ohne Internet weiterkassieren — auch im Browser: Zeigt die Kasse „Offline bereit“, läuft sie bei Netzausfall weiter, auch nach dem Neuladen der Seite. Bestellungen und Zahlungen landen in der „Offline-Warteschlange“ auf diesem Gerät; der Gast bekommt einen Ersatzbeleg ohne QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Kommt das Netz zurück, werden die Vorgänge in der Reihenfolge der Erfassung nachgereicht — nie doppelt — und mit dem Vermerk „Nacherfassung“ und dem echten Verkaufszeitpunkt signiert. Mit „Signierten Beleg für den Gast drucken“ erhält der Gast danach seinen signierten Beleg. Hat das Gerät keinen Drucker, sagt die Kasse an, dass die Bestellung mündlich an die Küche gehen muss — der Küchenbon wird nicht nachgedruckt.

• Filialbetrieb: Kassen, Preise (im Kassen-Backoffice unter Produkte, Sortiment je Filiale) und Kassenbuch führen Sie je Filiale. Das „Ketten-Cockpit“ im Kassen-Backoffice vergleicht die Filialen, inklusive Kundenbindung.
• Kassenbuch (Gastro & Hotel › Kassenbuch): Das Bargeld aus dem Tagesabschluss landet automatisch im Kassenbuch der Filiale, mit geprüfter Hash-Kette.
• DATEV: Unter Steuerberater exportieren Sie den DATEV-Buchungsstapel als CSV-Datei — mit der Kassenlosung, in Österreich im Kontenrahmen SKR07, in Deutschland SKR03 oder SKR04. Der Kartenumsatz der Kasse wird als Geldtransit gebucht. Es ist eine Datei, keine Schnittstelle.

• AIRIS antwortet aus Ihren eigenen Daten, zum Beispiel: „Wie viel Umsatz und Trinkgeld hat jeder Kellner heute?“, „Wer hat heute Dienst?“, „Welche Gerichte sind glutenfrei?“ oder „Wie viele Croissants soll die Filiale morgen bestellen?“ — mit Rechenweg.
• Handeln (bestellen, buchen, verschicken) darf AIRIS nur so weit, wie es Ihr Autonomie-Knopf erlaubt.

Alle Werkzeuge je Branche stehen im Kapitel Was AIRIS je Branche kann — alle Werkzeuge.

• Lieferant anlegen: Food-Lieferanten manuell unter Lieferanten erfassen.
• Mitarbeiter anlegen: ohne E-Mail → AIRIS-PIN, mit dem sich die Kraft in der App einloggt.
• Krankmeldung: Abwesenheits-Antrag (Krankheit) einreichen — erscheint sofort in der Team-Liste.
• Bestellanfragen freigeben: Bestellwünsche der Mitarbeiter unter Bestellanfragen prüfen und freigeben — und mit „Bestellung senden“ direkt als E-Mail an den Lieferanten schicken (Status wird automatisch „bestellt“).