DivinePOS — Kassensystem

Der kürzeste Weg von einem leeren Konto bis zur ersten kassierten Bestellung. Jeder Schritt dauert wenige Minuten; Sie brauchen dafür kein Zusatzgerät — ein Tablet oder Rechner mit Browser genügt.

• Die Zahl der Kassen ist nicht begrenzt. Eine Kasse, die Sie nicht mehr brauchen, legen Sie mit „Stilllegen“ still und mit „Wieder aktivieren“ zurück in Betrieb. Stilllegen beendet keine Registrierkasse nach RKSV — dafür gibt es den Schlussbeleg.
• Die Web-Kasse läuft auf jedem Gerät mit Browser — Tablet, Laptop oder Kassen-PC. Eine App für Android-Kassengeräte (Sunmi) kommt mit dem nächsten App-Update.
• Unter Einstellungen wählen Sie den Geschäftstyp: Gastronomie (mit Tischen) oder Einzelhandel (Verkauf über die Theke). Die Wahl steuert, welche Funktionen an der Kasse überhaupt erscheinen.
• Die Betriebsart lässt sich später umstellen. Wechseln Sie auf Einzelhandel, verschwindet der Tischplan aus der Kasse; Ihre Bereiche und Tische bleiben gespeichert und sind nach einem Wechsel zurück auf Gastronomie sofort wieder da.

Es gibt genau einen Artikelstamm, und der liegt in DivineMind. Was Sie dort pflegen, verkaufen Sie an der Kasse — mit demselben Preis, demselben Steuersatz und demselben Lagerbestand. In der Kasse selbst legen Sie keine Artikel an.

• Ein Bestand für alles: Verkauft die Kasse einen Artikel, sinkt derselbe Bestand wie bei einem Lieferschein. Ein Storno bucht zurück. Dienstleistungen — etwa eine Reparaturstunde — werden nicht abgebucht.
• Preisänderung an einer Stelle: Der neue Preis in DivineMind gilt sofort an jeder Kasse, ohne zweite Pflege.
• Ist am Artikel kein Steuersatz hinterlegt, greift der Satz der Kassenkategorie. Für echte Nullsatz-Artikel legen Sie eine Kategorie mit 0 % an.
• Artikel, die Sie nicht mehr führen, nehmen Sie von der Kasse oder stellen sie inaktiv. Alte Bons bleiben vollständig lesbar, weil jeder Beleg Name und Preis zum Verkaufszeitpunkt festhält.

Dieser Abschnitt gilt für die Betriebsart Gastronomie. Im Einzelhandel gibt es keinen Tischplan — wie die Kasse dort arbeitet, steht im nächsten Abschnitt „Kasse im Handel“.

• Zuerst legen Sie Bereiche an — Gastraum, Terrasse, Stüberl. Danach die Tische je Bereich, mit Name, Sitzplätzen und Form (rund, eckig, länglich).
• Im Tischplan positionieren Sie die Tische so, wie sie im Lokal stehen. Die Kasse zeigt denselben Plan, damit Ihr Personal die Tische wiedererkennt.
• Belegt oder frei: Ein Tisch gilt als belegt, sobald eine offene Bestellung darauf läuft — die Kasse zeigt dazu Bestellnummer und laufende Summe. Antippen öffnet die Rechnung.
• Ein Tisch mit offener Bestellung lässt sich nicht löschen. Erst kassieren oder stornieren, dann entfernen.
• Im Einzelhandels-Betrieb schalten Sie den Tischplan in den Einstellungen ab; die Kasse arbeitet dann als reiner Thekenverkauf.

Der Tischplan ist mehr als eine Liste von Tischen: Sie bilden Ihren Gastraum so nach, wie er wirklich aussieht. Ihr Personal erkennt den Raum dann wieder, statt Tischnummern auswendig zu lernen. Sie finden den Plan im Backoffice unter Restaurant → Tische, Ansicht „Layout“.

• Sechs Tischformen: rund, eckig, länglich, oval, Sitznische und Stehtisch. Die Form wählen Sie beim Anlegen des Tisches oder ändern sie später jederzeit.
• Um jeden Tisch werden so viele Stühle gezeichnet, wie Sitzplätze hinterlegt sind. Damit sieht Ihr Personal auf einen Blick, ob ein Tisch für die Gesellschaft reicht.
• „Am Raster ausrichten“ lässt Objekte einrasten, damit Wände und Tische bündig stehen. Für Feinarbeit schalten Sie es aus.
• Der Zoom reicht von 50 bis 160 Prozent — hilfreich bei großen Räumen mit vielen Tischen.
• Jeder Bereich hat seinen eigenen Plan. Gastraum, Terrasse und Stüberl richten Sie also nacheinander ein.
• Tische löschen Sie in der Listenansicht, nicht im Plan — der Plan ordnet die Tische nur an.

Zwei Dinge, die im Service oft zusammen vorkommen, aber verschiedene Sachen bedeuten — die Kasse hält sie deshalb auseinander. „Zusammenstellen“ betrifft die Möbel, „Zusammenlegen“ die Rechnungen.

• Eine Tafel wird oft aufgebaut, bevor die Gesellschaft überhaupt da ist. Deshalb braucht das Zusammenstellen keine offene Bestellung — es beschreibt nur, wie die Tische stehen.
• Zu einer Tafel gehören nur Tische aus demselben Bereich. Tische aus Gastraum und Terrasse lassen sich nicht zusammenstellen.
• Das Auflösen einer Tafel rührt keine Rechnung an. Offene Bons bleiben, wo sie sind.
• Beim Zusammenlegen wandern nur unbezahlte Bestellungen. Bereits signierte Belege bleiben unangetastet — der Beleg bleibt der Beleg.

In einem größeren Betrieb arbeiten mehrere Kräfte gleichzeitig an derselben Kasse. Damit dabei niemand versehentlich auf einen fremden Tisch bucht oder eine fremde Rechnung kassiert, gehört jeder Tisch dem Kellner, der ihn geöffnet hat.

• Kassieren darf immer nur der Hauptuser des Tisches. Das ist der Kellner, der ihn geöffnet hat — oder die Person, an die übergeben wurde.
• Inhaber und Geschäftsleitung dürfen alles: fremde Tische bebuchen, kassieren und Schichten für andere übergeben.
• Der zuständige Kellner steht auf dem Tisch im Plan. Sie können die Anzeige unter „Auf den Tischen anzeigen“ auch abschalten.
• Im Backoffice gelten diese Sperren nicht — dort arbeitet die Leitung, nicht der Service.

Statt Bonzetteln kann die Küche auf einem Bildschirm mitlesen. Sie öffnen ihn im Menü unter „Küchenbildschirm“ — am besten auf einem Gerät, das dauerhaft in der Küche steht. Er aktualisiert sich alle paar Sekunden von selbst.

• Die Wartezeit steht auf jeder Karte und färbt sie ein: ab zehn Minuten gelb, ab zwanzig rot. So sieht die Küchenleitung ohne Suchen, welcher Bon zu lange steht.
• Der Küchenbildschirm ersetzt die Bondrucker nicht, sondern ergänzt sie. Sie können beides parallel betreiben.
• Der Eintrag im Menü erscheint nur in der Betriebsart Gastronomie.

Speisen zum Mitnehmen werden anders besteuert als Speisen im Haus. An der Kasse schalten Sie deshalb oben im Bestellbereich zwischen „Im Haus“ und „Zum Mitnehmen“ um — die Kasse rechnet den Bon dann mit dem jeweils richtigen Steuersatz.

Sie kaufen ein Fass Bier und verkaufen Gläser. Damit der Bestand trotzdem stimmt, hinterlegen Sie einmalig, wie viel ein Verkaufsartikel vom Einkaufsartikel verbraucht — danach rechnet die Kasse von selbst.

• Nicht jeder Verkaufsartikel braucht einen Einkaufsartikel. Ein Glas Leitungswasser für 0,50 € hat keinen Verbrauch und keinen Lagerbezug — es wird schlicht nichts abgezogen, und nichts schlägt fehl.
• Mehrere Positionen desselben Lagerartikels auf einem Bon — ein 0,3er und ein 0,5er aus demselben Fass — ergeben eine einzige Lagerbuchung statt vieler kleiner.
• Beim Storno fragt die Kasse nach: Ist die Ware zurück ins Lager zu buchen, oder war das Bier bereits gezapft? Nur bei „zurück ins Lager“ wird der Verbrauch rückgängig gemacht.
• Entfernen Sie eine Position von einer nie bezahlten Bestellung, obwohl sie schon ausgeschenkt war, buchen Sie den Verbrauch trotzdem ab — der Schwund bleibt sichtbar.
• Dienstleistungen werden nie abgebucht. Eine Arbeitsstunde in der Werkstatt hat keinen Bestand.

Manchmal geht nur ein Teil der Bestellung zurück — ein falsch gebrachtes Gericht, ein Glas, das umgefallen ist. Dafür stornieren Sie einzelne Positionen statt der ganzen Rechnung. Sie finden das im Backoffice unter Bestellungen.

• Sie wählen die Positionen und, bei mehrfacher Menge, wie viele Stück zurückgehen. Ein Grund ist Pflicht — er steht später im Beleg.
• Für jede Position beantworten Sie die Ausschank-Frage: zurück ins Lager oder verbraucht. Danach richtet sich, ob der Bestand wieder steigt.
• War die Bestellung bereits bezahlt, entsteht ein eigener signierter Storno-Beleg. Der ursprüngliche Beleg bleibt vollständig erhalten — gelöscht wird nichts.
• Der Restbetrag wird neu gerechnet. Stornieren Sie am Ende alle Positionen, steht die Bestellung auf erstattet und der Umsatz ist wieder null.

Im Einzelhandel, im Großhandel und in der Werkstatt wird nicht am Tisch bestellt, sondern an der Theke kassiert. Dafür gibt es die Betriebsart Einzelhandel: Der Tischplan ist abgeschaltet, die Kasse öffnet sofort einen leeren Bon, und Sie erfassen die Ware per Barcode statt über Verkaufstasten. Alles andere — Preise, Steuer, Fiskalisierung, Bondruck und Tagesabschluss — arbeitet genau wie in der Gastronomie.

• Kein Tischplan, keine Küchenbons: In der Betriebsart Einzelhandel entfallen Tische, Bereiche und das Küchen-Display. Bondrucker und Belegdruck bleiben unverändert.
• Kassenkategorien dienen im Handel als Warengruppen — sie steuern Steuersatz und die Reihenfolge der Verkaufstasten für Ware ohne Barcode (Obst, Ware ab Waage, Dienstleistungen).
• Rückgabe und Umtausch laufen über den QR-Code auf dem Bon: Die Kasse erstellt einen eigenen signierten Rückgabebeleg, der ursprüngliche Bon bleibt erhalten, und die zurückgenommene Ware kommt in den Sperrbestand.
• In der Werkstatt und im Autohaus mischen Sie Teile und Arbeitszeit auf einem Bon. Teile werden vom Bestand abgezogen, Dienstleistungen wie eine Arbeitsstunde nicht.
• Im Großhandel kassieren Sie über die Kasse den Abhol- und Barverkauf; die klassische Bestellung auf Rechnung läuft weiterhin über Lieferschein und Rechnung in DivineMind.

• Bon splitten: Sie können den Betrag auf mehrere Personen aufteilen oder einzelne Positionen auswählen und getrennt kassieren. Beide Rechnungen werden neu gerechnet und einzeln abgeschlossen.
• Rabatt: Vor der Zahlung lässt sich ein Betrag in Euro abziehen. Die Steuer wird anteilig mitgekürzt, der Bon bleibt korrekt.
• Trinkgeld wird getrennt vom Umsatz erfasst. Es fließt nicht in die Steuerbemessung ein und verfälscht die Auswertung nicht.
• Preise und Steuer rechnet der Server, nicht das Gerät. Zwei Kassen kommen damit immer auf dieselbe Summe, auch bei Varianten, Extras und Rabatt.
• Storno: Eine Bestellung lässt sich mit Grund stornieren. War sie bereits bezahlt, entsteht eine Rückerstattung — der ursprüngliche Bon bleibt erhalten.
• Welche Zahlarten überhaupt angeboten werden, bestimmen Sie in den Einstellungen; mindestens eine muss aktiv bleiben.
• Küchen-Display: Offene Bestellungen laufen auf einem eigenen Bildschirm auf. Die Küche setzt jede Position von „in Arbeit“ auf „fertig“, der Status der Bestellung zieht automatisch nach.

• Druckaufträge laufen über eine Warteschlange. Ist ein Drucker gerade nicht erreichbar, wird der Auftrag mehrfach wiederholt statt verworfen.
• Einen Beleg können Sie jederzeit erneut drucken oder dem Gast per E-Mail schicken; zusätzlich lässt er sich am Bildschirm öffnen.
• Die Fußzeile des Belegs (Dank, Öffnungszeiten, Hinweis) hinterlegen Sie einmalig in den Einstellungen.

• Ausfallregelung: Ist die Signatureinheit nicht erreichbar, wird die Zahlung trotzdem abgeschlossen und der Beleg als Ausfallbeleg vermerkt. Steht die Signatureinheit wieder zur Verfügung, schließt ein Sammelbeleg den Ausfall ab — die Kette bleibt geschlossen.
• Stornos werden als eigene Belegart signiert; der Umsatzzähler wird entsprechend gegengerechnet.
• DEP-Export: Für die Finanzverwaltung exportieren Sie das vollständige Datenerfassungsprotokoll — alle Belege der Kasse in der vorgeschriebenen Struktur, als Datei zum Weitergeben.
• Demo-Modus: Für Schulung und Vorführung arbeitet die Kasse mit simulierter Signatur, aber identischem Belegaufbau. So üben Sie den kompletten Ablauf, ohne echte Belege zu erzeugen. Für den Echtbetrieb legen Sie danach eine Konfiguration mit Ihren echten Zugangsdaten an.

• Die Kasse im Browser kassiert weiter, wenn das Internet ausfällt: Bestellungen, Nachbuchungen, Rabatte, Zahlungen und Stornos werden auf dem Gerät gespeichert.
• Der Bondruck über den eingebauten Drucker funktioniert offline weiter — der Gast bekommt seinen Beleg.
• Sobald die Verbindung zurück ist, wird die Warteschlange in der ursprünglichen Reihenfolge übertragen. Eine offline angelegte Bestellung und alle späteren Buchungen darauf gehören zusammen und werden gemeinsam übernommen.
• Die Übertragung läuft von selbst und wird regelmäßig wiederholt; fehlgeschlagene Vorgänge werden erneut versucht, statt verloren zu gehen.
• Belege, die offline entstanden sind, werden beim Nachreichen ohne Doppelbuchung übertragen und mit dem echten Verkaufszeitpunkt signiert.
• Die Kasse zeigt an, wie viele Vorgänge noch auf Übertragung warten. Schalten Sie ein Gerät erst ab, wenn die Warteschlange leer ist.

• Gibt es im Zeitraum keine bezahlten Bestellungen, wird kein Abschluss erzeugt — es entstehen keine Leer-Z-Bons.
• Trinkgeld wird getrennt ausgewiesen und ist nicht Teil des Umsatzes.