Hausverwaltung, die das Recht kennt.
16 Seiten · 4,9 MB
Bestand, Geld, Betriebskostenabrechnung, Wohnungseigentum (WEG) und Mieterhöhung für Österreich und Deutschland, mit dem ganzen Büro und der Kundenmappe für Mieter und Eigentümer in einem System. Das Land der Liegenschaft bestimmt das Recht, das DivineMind anwendet. Die Software ermittelt das geltende Recht, rechnet nach und nennt jeweils die Fundstelle. Die Entscheidung treffen Sie als Hausverwaltung.
Zwei Rechtsordnungen, viele Fristen und keine Abrechnung ohne Begründung.
Von der Vorschreibung bis zur Eigentümerversammlung.
Fünf Säulen in einem System: Bestand und Recht, Geld, Abrechnen, Wohnungseigentum (WEG) sowie Objekt und Büro, dazu die Kundenmappe für Mieter und Eigentümer und der KI-Assistent AIRIS für die Tagesarbeit.
Bestand und Rechts-Weiche
↳ Welches Recht gilt für dieses Mietverhältnis? Vollanwendung, Teilanwendung oder BGB mit Mietpreisbremse: Die Einstufung entscheidet über Mietzinsart, Betriebskosten und Fristen und wird oft aus dem Gedächtnis getroffen.
→ Liegenschaft, Gebäude, Einheit und Mietverhältnis, Eigentümer mit Anteilen (Nutzwerte AT, MEA DE). Für jedes Mietverhältnis ermittelt DivineMind den Anwendungsbereich, die zulässige Mietzinsart, den Betriebskosten-Katalog, Erhöhungsarten und Fristen, jeder Schritt mit Paragraf und Link zum Gesetzestext. Sie bestätigen, rechnen neu oder übersteuern mit Begründung. Jede Fassung bleibt im Verlauf.
Geldkreislauf ohne Medienbruch
↳ Vorschreibung, Kontoauszug, Mieterkonto und Mahnung liegen in verschiedenen Programmen. Jede Zahlung wird von Hand gesucht, Korrekturen überschreiben alte Buchungen.
→ Monatliche Vorschreibung bzw. Sollstellung mit Vorschau: Der Trockenlauf bucht nichts, unvollständige Fälle werden blockiert statt falsch gebucht. Kontoauszüge als Datei einlesen (CAMT.053, MT940), Zuordnung per Vorschlag, Doppel-Erkennung, Rücklastschrift. Buchungen werden nie überschrieben, Korrekturen laufen als Storno. SEPA-Lastschrift mit Bankdatei (pain.008) zum Hochladen ins Online-Banking.
Betriebs- und Heizkostenabrechnung
↳ Die Abrechnung entsteht einmal im Jahr unter Zeitdruck: Kosten werden doppelt erfasst, Verteilungsschlüssel lassen sich schwer begründen, Zwischenablesungen gehen verloren.
→ Abrechnungskreise und Verteilungsschlüssel (Fläche, Nutzwert/MEA, Personen, Einheiten, Verbrauch) mit Rechtsgrund, unzulässige Schlüssel werden erkannt. Kosten direkt aus den Eingangsrechnungen, Zähler und Zwischenablesung beim Mieterwechsel. Heizkosten nach HeizKG bzw. HeizkostenV, CO2-Kostenaufteilung (DE) nach dem Stufenmodell. Ergebnis: Einzelabrechnung je Mieter als PDF, Nachzahlung oder Guthaben auf dem Mieterkonto, Ausweis nach § 35a EStG.
Mieterhöhung, Mietzins und Wertsicherung
↳ Sperrfristen, Kappungsgrenze, Mietspiegel, Richtwerte: Eine Mieterhöhung ist schnell geschrieben und ebenso schnell angreifbar.
→ Deutschland: Mieterhöhung auf die Vergleichsmiete (§ 558 BGB) mit Assistent für Sperrfristen, Kappungsgrenze über drei Jahre, Schreiben und Zustimmungsfrist; Modernisierungsumlage (§§ 559 ff.); zulässige Höchstmiete bei Neuvermietung (§ 556g). Österreich: Richtwert- und Kategoriemietzins mit den Werten 2026, Hauptmietzinsabrechnung nach § 20 MRG. Wertsicherung (AT) sowie Index- und Staffelmiete (DE) mit Rechenweg im Protokoll und Übernahme ab Wirkungsdatum.
WEG-Verwaltung vom Plan bis zum Beschluss
↳ Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rücklage und Versammlung laufen in Tabellen und Ordnern. Wer wie abgestimmt hat, lässt sich später kaum nachvollziehen.
→ Wirtschaftsplan (DE) bzw. Vorausschau (AT) mit Einzelplänen je Einheit; nach dem Beschluss werden die Vorschüsse vorgeschrieben. Jahresabrechnung je Eigentümer, Vermögensbericht (DE), Rücklage mit Prüfung der Mindestrücklage (AT § 31 WEG 2002). Eigentümerversammlung mit Fristprüfung, Vollmachten und Abstimmung nach dem Stimmprinzip der Gemeinschaftsordnung, Niederschrift als PDF, Beschluss-Sammlung (DE), Anschlag mit Anfechtungsfrist (AT), Umlaufbeschluss in Textform.
Schäden, Handwerker und Prüffristen je Liegenschaft
↳ Schadensmeldungen, Handwerkerangebote, Prüffristen von Aufzug und Rauchwarnmelder: Vieles hängt an einzelnen Personen und an Zetteln.
→ „Meine Häuser heute“ zeigt Fristen, fällige Prüfungen, offene Schäden und Notfälle. Schadensmeldungen mit Reaktionsfristen, Angebotsvergleich unter Handwerkern und Vergabe mit Auftragsschreiben, Prüfpflichten mit gesetzlichen Intervallen für die hinterlegten Länder Österreichs und Deutschlands (für andere zeigt das System „nicht hinterlegt“). Fristenregister, Rundschreiben und Aushang, Übergabeprotokoll am Handy mit Unterschrift beider Seiten.
Kundenmappe für Mieter, Eigentümer und Handwerker
↳ Mieter rufen wegen jeder Abrechnung an, Eigentümer fragen nach Protokollen, Handwerker nach Aufträgen. Jede Auskunft kostet das Büro Zeit.
→ Die Verwaltung lädt eine Person mit einem Klick zur Kundenmappe ein, die Anmeldung läuft in der AIRIS-App oder im Browser. Mieter sehen ihr Mieterkonto, Vorschreibungen und Abrechnungen und melden Schäden mit Foto und Zählerstände. Eigentümer sehen Hausgeld, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rücklage, Protokolle und Beschlüsse. Handwerker sehen nur die eigenen Aufträge. Wer was sieht, ergibt sich aus Mietvertrag, Eigentum und Auftrag.
AIRIS übernimmt die Tagesarbeit per Chat
↳ Der Tag beginnt mit Postfach, Kontoauszug und offenen Posten, bevor die eigentliche Verwaltungsarbeit losgeht.
→ Mit dem KI-Assistenten AIRIS (im Paket zu 999 €) erledigen Sie die Routine im Gespräch: Morgen-Briefing, Zahlungen zuordnen, Mahnvorschläge, Betriebskostenabrechnung als Entwurf, Antwortentwürfe, Kontakte und Aufgaben. Gerechnet wird von den Rechenwerken der Hausverwaltung, nicht von der KI. Versendet wird nur nach Ihrer Bestätigung, eine Mahnung geht nie ohne Freigabe hinaus, und eine Kündigung löst das System nie selbst aus.
Ein Preis je Nutzer. Die Hausverwaltung ist enthalten.
DivineMind kostet 749 € je Nutzer und Monat, mit dem KI-Assistenten AIRIS 999 €, jeweils zzgl. USt. Das Modul Hausverwaltung ist ohne Aufpreis enthalten. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen.
Häufige Fragen
Für welche Länder ist DivineMind Hausverwaltung gebaut?+
Für Österreich und Deutschland. Das Land der Liegenschaft bestimmt das Recht: In Österreich sind MRG, WGG, ABGB, WEG 2002, HeizKG, MieWeG und RichtWG hinterlegt, in Deutschland BGB-Mietrecht, WEG 2020, BetrKV, HeizkostenV, das CO2-Kostenaufteilungsgesetz und die Landesverordnungen zu Mietpreisbremse und Kappungsgrenze. Eine Verwaltung mit Häusern in Wien und Berlin arbeitet in einem System.
Ist die rechtliche Einstufung verbindlich?+
Nein. Die Einstufung ist ein begründeter Vorschlag mit Paragraf und Link zum Gesetzestext. Die rechtliche Entscheidung trifft die Verwaltung: Sie bestätigen, rechnen neu oder übersteuern mit Begründung, und jede Fassung bleibt im Verlauf.
Wie kommen Kontoauszüge und Lastschriften zur Bank?+
Kontoauszüge lesen Sie als Datei ein (CAMT.053 oder MT940). DivineMind schlägt die Zuordnung zu den Mieter- und Eigentümerkonten vor und erkennt Doppel und Rücklastschriften. Für SEPA-Lastschriften erzeugt DivineMind die Bankdatei (pain.008), die Sie in Ihr Online-Banking hochladen.
Gehen Mahnungen automatisch hinaus?+
Nein. DivineMind ermittelt Mahnstufe, Fristen und Verzugszinsen (Basiszins OeNB bzw. Bundesbank) und schlägt die Mahnung vor. Nichts geht ohne Ihre Freigabe hinaus, der Zugang wird mit Nachweis festgehalten. Eine Kündigung löst das System nie selbst aus.
Wie kommt unser Bestand hinein?+
Über Excel-Vorlagen für Liegenschaften, Einheiten, Personen, Mietverhältnisse, Eigentum, Zähler und Eröffnungssalden. Vor der Übernahme läuft ein Trockenlauf mit Fehlerliste je Zeile. Eine Übernahme lässt sich zurücknehmen, solange noch nichts darauf gebucht ist.
Was sehen Mieter und Eigentümer in der Kundenmappe?+
Nur, was sie betrifft. Mieter sehen ihr Mieterkonto, Vorschreibungen, Betriebs- und Heizkostenabrechnung und Dokumente und melden Schäden mit Foto und Zählerstände. Eigentümer sehen Hausgeld, Wirtschaftsplan bzw. Vorausschau, Jahresabrechnung, Rücklage, Einladungen, Protokolle und Beschlüsse. Endet der Mietvertrag, endet die Sicht. Zugriffe auf fremde Daten werden abgewiesen.
Was macht AIRIS, und was nicht?+
AIRIS übernimmt im Chat die Tagesarbeit: Morgen-Briefing, Zahlungen zuordnen, Mahnvorschläge, Betriebskostenabrechnung als Entwurf, Antwortentwürfe, Kontakte finden und Aufgaben anlegen. Gerechnet wird von den Rechenwerken der Hausverwaltung, nicht von AIRIS. Versendet wird nur nach Ihrer Bestätigung.
Was kostet DivineMind Hausverwaltung?+
DivineMind kostet 749 € je Nutzer und Monat, mit dem KI-Assistenten AIRIS 999 €, jeweils zzgl. USt. Das Modul Hausverwaltung ist ohne Aufpreis enthalten. Optional nimmt die Telefon-KI DivineCall Anrufe und Schadensmeldungen rund um die Uhr an, ab 149 € je Firma und Monat zzgl. USt.
Wo liegen unsere Daten?+
In der EU, in Frankfurt und Berlin. Die Oberfläche gibt es in 30 Sprachen, für das Büro und für die Kundenmappe.
Branchen-spezifische KI-Insights — wöchentlich
Jeden Mittwoch ein Case aus Ihrer Branche: was funktioniert, was nicht, was es wirklich kostet.
Jede Abrechnung nachgerechnet. Jede Frist begründet.
Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen DivineMind Hausverwaltung an den Demo-Häusern in Wien und Berlin und klären, wie Ihr Bestand übernommen wird.
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