Vom Suchauftrag bis zur Honorarrechnung in einem System.

↳ Position, Gehaltsband, Honorar und Garantie stehen in Mails und Word-Dateien. Wer welchen Auftrag zu welchen Bedingungen hat, weiß nur der zuständige Berater.

→ Jeder Suchauftrag hat Position, Ort, Gehaltsband, Honorar in Prozent vom Bruttojahresgehalt oder als Pauschale, Retainer-Raten, Exklusivität und Garantie in Monaten. In der Kundenakte zeigt der Reiter „Suchaufträge“ alle Aufträge dieses Kunden mit Status.

↳ Bis ein Auftrag unterschrieben zurückkommt, vergehen Tage mit Drucken, Scannen und Nachfragen.

→ Aus dem Suchauftrag entsteht ein Angebot mit Retainer und Erfolgshonorar. Ihr Kunde nimmt es per Link an, der Auftrag steht dann auf „aktiv“. Den Auftrag selbst unterschreibt er am Bildschirm: Er liest die Konditionen, auch als PDF, und unterschreibt. Gespeichert werden Name, Zeitpunkt, Gerät und eine Prüfsumme des Inhalts. Ändert sich der Auftrag, braucht es einen neuen Link. Das ist eine einfache elektronische Signatur.

↳ Lebensläufe kommen als PDF, Word-Datei oder Foto. Kontaktdaten und Fähigkeiten werden von Hand abgetippt.

→ Stelle wählen, Lebenslauf hochladen (PDF, Word, JPG oder PNG). Die KI füllt Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Ort und Fähigkeiten vor, ein Mensch prüft und speichert. Die Einwilligung ist Pflicht, an den Bewerber geht dabei keine Mail.

↳ Gute Kandidaten, die heute nicht passen, gehen verloren, weil niemand sie später wiederfindet.

→ Kandidaten ohne aktuelle Stelle bleiben im Talentpool, mit Fähigkeiten, aktueller Position, Gehaltswunsch, „verfügbar ab“ und Kündigungsfrist. Sie filtern nach Fähigkeit, Ort und Gehaltswunsch und ordnen einen Kandidaten mehreren Suchaufträgen zu. Ohne Einwilligung gilt eine Löschfrist von 6 Monaten, mit Talentpool-Einwilligung 24 Monate — als Vorgabe, die Sie anpassen, keine Rechtsberatung.

↳ Bei vielen Kandidaten und Aufträgen fällt der passende Kandidat erst auf, wenn der Auftrag schon an die Konkurrenz gegangen ist.

→ Für jeden Suchauftrag schlägt die KI Kandidaten aus dem Talentpool vor, mit Punktwert von 0 bis 100, Begründung und einer Liste „passt“ und „fehlt“. Die KI sieht keine Namen, kein Alter, kein Geschlecht und keine Herkunft. Ein Mensch übernimmt den Vorschlag in die Pipeline oder verwirft ihn mit Grund. Jede Bewertung und jede Entscheidung steht im Protokoll.

↳ Kandidatenprofile werden von Hand anonymisiert, als Word-Datei verschickt, und die Rückmeldung kommt irgendwann per Telefon.

→ Aus der Bewerberakte entsteht ein Exposé als Link (60 Tage gültig) und als PDF im Premium-Layout, ohne Namen, Kontaktdaten, Foto und Arbeitgebernamen. Ihr Kunde meldet ohne Anmeldung „interessant“, „Gespräch gewünscht“ oder „kein Interesse“ mit Kommentar zurück. Sie bekommen eine Benachrichtigung, die Akte zeigt die Rückmeldung.

↳ Was im Gespräch gesagt wurde, steht in Notizbüchern, die niemand sonst lesen kann.

→ Aus der Bewerberakte starten Sie die Aufnahme eines Interviews. Transkript und Zusammenfassung erscheinen danach in der Akte des Bewerbers, daneben eine interne Notiz, die nur Ihr Team sieht. Termine buchen Kandidaten selbst über Ihre Buchungsseite.

↳ Nach der Zusage wird das Honorar von Hand gerechnet, die Garantiefrist steht im Kalender oder nirgends.

→ Ist der Kandidat vermittelt, erfassen Sie Arbeitsbeginn und Jahresgehalt. DivineMind legt die Honorarrechnung als Entwurf an, in Prozent vom tatsächlichen Gehalt oder als Pauschale; verschickt wird sie von einem Menschen. Zum Ende der Garantie entsteht eine Aufgabe. Tritt ein Garantiefall ein, kommt die Aufgabe „Gutschrift prüfen“.

↳ Wie viele Vermittlungen, welches Honorar, aus welcher Quelle kamen die Kandidaten? Die Zahlen stehen in keiner Liste.

→ Die Auswertung zeigt Vermittlungen, Honorar netto, durchschnittliche Besetzungsdauer, Garantiefälle, Honorar je Recruiter, Quellen der Kandidaten, Suchaufträge nach Status und die offene Pipeline, mit Zeitraumfilter und nur aus echten Daten. Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid, Einladung und Absage öffnen DivineMail mit Vorlage; abgeschickt wird von Hand.