Vom Zimmerplan bis zur Rechnung — in einem System.

↳ Wer wann in welchem Zimmer schläft, steht im Buch, im Portal und im Kopf. Saisonpreise rechnet man von Hand.

→ Ein Belegungskalender über alle Zimmer: Klick auf einen freien Tag legt die Reservierung an. Jede Reservierung läuft von Anfrage über bestätigt und eingecheckt bis ausgecheckt. Ein Zimmer kann nicht zweimal für dieselbe Nacht bestätigt werden. Der Preis gilt je Nacht aus der Saison, in der die Nacht liegt; Zimmerkategorien von Einzelzimmer bis Apartment.

↳ Direktbuchungen kommen per Telefon und Mail. Gäste sehen nicht, was frei ist, und jede Rückfrage kostet Zeit.

→ Ein Buchungslink ohne Anmeldung: Der Gast sieht den freien Monat je Kategorie mit Preis, das System schlägt das kleinste passende Zimmer vor. Die Anfrage steht sofort im Belegungskalender; Sie bekommen eine Mail und eine Meldung, der Gast eine Eingangsbestätigung in seiner Sprache. Erst wenn Sie bestätigen, ist das Zimmer belegt und der Gast erhält die Bestätigung. Die Seite nennt den Preis inklusive USt, die Ortstaxe, den Datenschutz- und den Stornohinweis.

↳ Booking.com, Airbnb und die eigene Reservierung wissen nichts voneinander. Doppelbuchungen fallen erst bei der Anreise auf.

→ Je Zimmer ein Export-Kalender für das Portal und ein Import des Portal-Kalenders, stündlich abgeglichen. Überschneidet sich eine Portalbuchung mit einer eigenen, legt DivineMind sie nur als Anfrage mit Konfliktmarke an und meldet sich per Glocke und Mail. iCal überträgt nur belegt oder frei: keine Preise, keine Kontingente, keine Gastdaten. Ein Channel-Manager ist das nicht.

↳ Der Geschäftsreisende braucht eine Rechnung auf seine Firma, mit Anschrift und UID. Die Rechnung aus dem Notizblock reicht dafür nicht.

→ Beim Check-out wählen Sie einen Kontakt aus dem CRM oder tragen Firma, Anschrift und UID ein. Über der Betragsgrenze für Kleinbetragsrechnungen verlangt DivineMind die Anschrift. Die Rechnung enthält Übernachtung, Verpflegung, Posten vom Gastkonto und Ortstaxe und zieht eine Anzahlung automatisch ab. Sie entsteht als Entwurf im Rechnungsmodul und wird dort freigegeben.

↳ Logis, Frühstück und Getränke haben verschiedene Steuersätze, und die sind in Österreich andere als in Deutschland.

→ Die Sätze kommen aus dem Land Ihrer Firma: in Österreich Übernachtung 10 % und Normalsatz 20 %, in Deutschland 7 % und 19 %. Das Frühstück steht als eigene Zeile auf der Rechnung, in Deutschland aufgeteilt in Speisen 7 % und Getränke 19 %. Halbpension mit Getränken wird ebenso in Speisen und Getränke aufgeteilt; den Anteil stellen Sie selbst ein.

↳ Je Person und Nacht oder in Prozent, Kinder befreit oder nicht, mit oder ohne Frühstück: Die Ortstaxe ist in jeder Gemeinde anders.

→ Sie stellen Modus, Satz und Altersgrenze für Kinder ein, für Wien gibt es eine Vorlage. Auf der Rechnung steht die Ortstaxe als eigene Zeile mit Herleitung, in Österreich als durchlaufender Posten ohne USt. In Deutschland wählen Sie, ob laut Satzung der Gast die Abgabe schuldet. Für die Abrechnung mit der Gemeinde gibt es die Ortstaxe-Monatsliste als PDF; gemeldet und abgeführt wird wie bisher von Ihnen.

↳ Abendessen, Bar und Minibar landen auf Zetteln. Beim Check-out fehlt die Hälfte, und der Gast fragt, was er unterschrieben hat.

→ In der Registrierkasse (RKSV) bucht die Bedienung den Bon mit „Aufs Zimmer“ auf das Gastkonto. Der Knopf ist erst frei, wenn der Gast am Gerät unterschrieben hat. Minibar und Extras buchen Sie direkt im Gastkonto. Zur Rechnung gibt es eine Beilage mit allen Unterschriften als PDF. Bar oder Karte am Empfang laufen über die Kasse: Beleg mit Signatur, Rechnung bezahlt, Ortstaxe als eigene Kassenposition.

↳ Anzahlungen werden per Überweisung erbeten, nachverfolgt und bei der Schlussrechnung händisch abgezogen.

→ Die Anzahlungsrechnung (30 % oder ein freier Betrag) entsteht aus der Reservierung. Mit „An Gast senden (PDF + Zahlungslink)“ bekommt der Gast die Rechnung und einen Link zum Bezahlen über Ihr Zahlungskonto bei Mollie. Bei der Schlussrechnung wird die Anzahlung als eigene Zeile abgezogen.

↳ Die Küche weiß morgens nicht, wie viele Gäste frühstücken und wer abends Halbpension hat.

→ Je Reservierung: ohne Verpflegung, Frühstück, Halbpension oder Vollpension. Die Frühstücksliste zeigt nur Gäste mit Frühstück, die Übersicht zählt „Frühstück morgen früh“ und „Abendessen heute (HP/VP)“. Auf der Rechnung steht die Verpflegung als eigene Zeile zum passenden Steuersatz.

↳ Das Gästeblatt wird aus einer Vorlage abgeschrieben, Nummern und Pflichtfelder fehlen.

→ Für Österreich das Gästeverzeichnisblatt nach Anlage A der Gästeverzeichnis-Verordnung mit laufender Nummer, Geschlecht, Reisedokument und Mitreisenden. Für Deutschland der besondere Meldeschein nach § 30 BMG. Beides als PDF zum Ausfüllen und Unterschreiben. Eine elektronische Meldung an Gemeinde oder Behörde macht DivineMind nicht.

↳ Nach dem Check-out weiß niemand, welches Zimmer gereinigt werden muss. Wie gut das Haus belegt war, zeigt erst die Steuerberatung.

→ Beim Check-out wird das Zimmer automatisch „zu reinigen“, das Team bekommt eine Meldung. Auf der Seite Housekeeping, auch im Browser am Handy, tippt man auf „Sauber“; Name und Uhrzeit werden gespeichert, Zimmer lassen sich sperren. Die Berichte zeigen je Monat Auslastung, durchschnittlichen Zimmerpreis (ADR), RevPAR, Nächtigungen nach Herkunftsland und die Ortstaxe-Monatsliste.

↳ Eine Verfügbarkeitsanfrage am Abend bleibt bis morgen liegen.

→ Mit dem KI-Assistenten AIRIS (im Paket zu 999 €) fragen Sie im Chat, was frei ist, lassen eine Reservierung als Anfrage anlegen oder sich den Tag im Haus zeigen. Bestätigen, Check-in, Check-out, Posten buchen, Gästeblatt und Anzahlung führt AIRIS nur aus, wenn Sie das über den Autonomie-Knopf freigegeben haben; sonst legt es Ihnen den Schritt vor. Ist unklar, welche Reservierung gemeint ist, fragt AIRIS nach.