Zu viele Tools ohne zentrale Datenbasis
Informationen liegen verteilt in CRM, E-Mail-Systemen, Dokumenten und Buchhaltungstools.
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Intelligente Business-Automatisierung
Bringen Sie Ihre Prozesse
in einen Flow - mit KI
DivineMind verbindet CRM, KI-Telefonie, E-Mail, Angebote & Rechnungen, Eingangsrechnungen (OCR) und Automationen in einer Plattform. Von der Angebotserstellung bis zur Mahnung – inkl. DATEV/BMD/RZL Export, Steuerberater-Zugang und AI-Compliance-Schulung.
Sparen Sie bis zu 30–80 % Verwaltungszeit. Mit KI-gestützter Rechnungsverarbeitung kann DivineMail eingehende Rechnungen vollständig automatisch erfassen.
divinemind.ai/dashboard
DMAI
Typische Auswirkungen im B2B-Alltag
Der operative Engpass: Manuelle Arbeit in getrennten Systemen
Viele Unternehmen arbeiten mit isolierten Tools für CRM, Kommunikation, Dokumente und Finanzen. Das führt zu Zeitverlust, Fehlern und mangelnder Transparenz.
Verwaltungsaufwand
Hoch
Mehrfache Dateneingabe und manuelle Abstimmung
Prozessgeschwindigkeit
Langsam
Angebot → Rechnung → Mahnung in getrennten Systemen
Fehleranfälligkeit
Erhöht
Manuelle Rechnungs- und PDF-Verarbeitung
Transparenz
Begrenzt
Keine durchgehende Nachverfolgbarkeit
Abhängig von Teamgröße, Prozessvolumen und eingesetzten Tools.
Telefonate werden nicht konsistent dokumentiert
Wichtige Informationen aus Gesprächen gehen verloren oder werden nicht strukturiert im CRM gespeichert.
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E-Mail-Kommunikation bindet Zeit
E-Mails müssen gelesen, eingeordnet und beantwortet werden – häufig ohne automatische CRM-Verknüpfung.
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PDFs und Rechnungen werden manuell verarbeitet
Eingehende Rechnungen müssen manuell gelesen, geprüft und ins System übertragen werden.
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Der Quote-to-Cash Prozess ist fragmentiert
Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen in mehreren Systemen und erfordern doppelte Arbeit.
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Compliance und Nachvollziehbarkeit sind schwer sicherzustellen
Ohne einheitliche Protokollierung und Rollenmodelle steigt das Risiko bei Audits.
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Solution
Die Lösung: Eine Plattform, ein durchgängiger Workflow
DivineMind verbindet CRM, Kommunikation, Dokumente und Finanzprozesse in einer Plattform und automatisiert wiederkehrende Aufgaben mit KI – nachvollziehbar, effizient und compliance-konform.
So arbeitet DivineMind: ein durchgängiger Workflow statt isolierter Tools
DivineMind verbindet Kommunikation, CRM, Dokumente und Finance in einer Plattform. Die KI automatisiert wiederkehrende Schritte und sorgt für Nachvollziehbarkeit über den gesamten Prozess.
Kommunikation
- • KI-Telefonassistent (Inbound/Outbound, Kampagnen)
- • E-Mail mit KI (Zusammenfassung, Antwortvorschläge, CRM-Verknüpfung)
- • Meetings mit Transkripten und Follow-ups
Operations & Dokumente
- • PDF- und Dokumentenverarbeitung mit KI
- • Template- & Feldlogik (strukturierte Daten statt Copy-Paste)
- • Automationen und Workflows über Ereignisse
Finance
- • Angebote → Rechnungen → Mahnungen
- • Eingangsrechnungen mit KI-OCR und Validierung
- • Exports für DATEV, BMD, RZL, XRechnung / ebInterface
Sichere Google-Integrationen
DivineMind.AI ermöglicht auf Wunsch die sichere Verbindung mit Google Kalender und Google Mail. So lassen sich Termine, Verfügbarkeiten und Kommunikationsprozesse direkt in Ihre Workflows integrieren.
DivineCall
DivineMail
Documents
AI Core
Zentrale KI-Schicht für Automatisierung, Strukturierung und Kontext: erkennt Inhalte, verknüpft Daten mit CRM/Finance und erstellt nachvollziehbare Prozessschritte.
Finance
Automation
CRM
DivineCall
DivineMail
Documents
Finance
Automation
CRM
AI Core
Zentrale KI-Schicht für Automatisierung, Strukturierung und Kontext: erkennt Inhalte, verknüpft Daten mit CRM/Finance und erstellt nachvollziehbare Prozessschritte.
Ein System. Eine Datenbasis. Klare Prozesse.
Weniger Tools, weniger Schnittstellen, weniger manuelle Arbeit – mit voller Transparenz für Management und Teams.
Messbare Ergebnisse
Klare Zeit- und Effizienzgewinne durch durchgängige Automatisierung mit KI – über Kommunikation, Dokumente und Finance hinweg.
Vorher
Fragmentierte Prozesse
- Manuelles Copy/Paste zwischen CRM, E-Mail, Dokumenten und Finanzsystemen
- Rechnungen werden geprüft, ausgelesen und händisch erfasst
- Telefonate, Notizen und Follow-ups sind nicht konsistent dokumentiert
- Exports für Buchhaltung und Compliance erfordern manuelle Vorbereitung
Mit DivineMind
Ein Workflow + KI Automatisierung
- Eine zentrale Prozessschicht für CRM, Kommunikation, Dokumente und Finance
- KI erfasst Eingangsrechnungen und strukturiert Daten automatisch
- Anrufe und E-Mails werden mit CRM verknüpft – inklusive nachvollziehbarer Ergebnisse
- Exports und Audit-Trails entstehen aus einer einheitlichen Datenbasis
30–60%
Weniger Verwaltungsaufwand
Reduktion durch Automatisierung wiederkehrender Backoffice-Aufgaben.
Bis zu 100%
Automatisierte Rechnungserfassung
DivineMail kann eingehende Rechnungen vollständig automatisch erfassen (abhängig von Format und Regeln).
Highspeed
Vom Anruf zur nächsten Aktion
Strukturierte Ergebnisse, Follow-ups und CRM-Verknüpfung – ohne manuelle Nacharbeit.
Audit-ready
Nachvollziehbarkeit & Compliance
Zentrale Protokolle, Rollenrechte und exportfähige Dokumentation für Audits.
Unsere Produkte
Modulare Lösungen für jeden Geschäftsbereich
Live
DivineCall
KI-Telefonassistent für Inbound- und Outbound-Anrufe, Kampagnen, Terminbuchungen sowie Kalender- und CRM-Integrationen. Unterstützt 24 Sprachen mit über 30 HD-Stimmen und erkennt automatisch die gesprochene Sprache während eines Gesprächs.
MultilingualInbound / OutboundCRM + Calendar
Live
DivineOCR
Benutzerfreundliches Einlesen von Rechnungen und Visitenkarten
Live
DivineCompliance
E-learning für KI gemäß EU AI Act – Schulung, Test & Zertifikat
Live
DivineMeet
Videokonferenzen mit Live-Transkription
Live
DivineMail
Intelligenter E-Mail-Client mit KI-Funktionen
Vollständige Compliance
Entwickelt für regulierte Branchen mit umfassender Zertifizierungsabdeckung
DSGVO-konform
Vollständige Datenschutz-Compliance mit Auftragsverarbeitungsverträgen
ISO 27001 Standards
Best Practices für Informationssicherheits-Management implementiert
NIS2-konform
Erfüllt die EU-Cybersicherheitsrichtlinie mit integriertem Incident Management
GoBD-zertifiziert
Deutsche revisionssichere Archivierung mit kryptografischer Verifizierung
SOC 2 Type II
Enterprise-Sicherheitskontrollen unabhängig auditiert
EU-Datenhaltung
Alle Daten ausschließlich in europäischen Rechenzentren gehostet
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