SHK: Notdienst, Plantafel, Wartung, Prüfprotokolle, Kältemittel

• Service & SHK › Einsätze: alle Notdienst-, Reparatur- und Wartungseinsätze mit Gewerk, Ort und PLZ, Dringlichkeit, Frist, Monteur, Anlage und Status. Filter „Heute“, „Diese Woche“, „Offen“, „Erledigt“, „Nur meine“ und „Ohne Monteur“; die Suche findet Ort, PLZ, Kunde und Gewerk. „Frist überschritten“ und „Notdienst offen“ sind farbig markiert.
• Ein Klick öffnet den Einsatz: Kunde und Einsatzort, Anlage mit „Bisher an dieser Anlage“, Termin und Monteur („Einsatzort / Termin ändern“), Status des Notdienst-Alarms, „Unterwegs melden“ und „Kunde informieren“, der Servicebericht und unter „Bericht & Rechnung“ die Rechnung. Der Verlauf zeigt, wer wann was am Einsatz geändert hat.

Ein dringender Einsatz alarmiert die Bereitschaft laut Bereitschaftsplan (siehe oben). Wer „Ich übernehme“ drückt, steht sofort als Monteur am Einsatz und in seiner Zeile auf der Plantafel.

• Kunde informieren: Der Monteur meldet in der AIRIS-App „Ich bin unterwegs“ mit der Ankunft in ca. 15–60 Minuten. Der Kunde bekommt „Ihr Techniker ist unterwegs — Ankunft ca. …“ per E-Mail (Uhrzeit in der Zeitzone Ihrer Firma). Ob die Nachricht von selbst rausgeht, entscheidet Ihr Autonomie-Knopf; sonst sendet der Monteur oder das Büro mit „Kunde jetzt informieren“.
• Im Einsatz sieht der Monteur, was an der Anlage zuletzt gemacht und verbaut wurde, und welche passenden Teile in seinem eigenen Wagen liegen. Bei der Materialsuche steht neben jedem Artikel der Bestand im Wagen.
• Notdienstzuschlag: Unter Einsätze › Notdienstzuschlag legen Sie Ihre Preisregel fest — Prozent auf die Arbeitszeit oder Pauschale, Nachtfenster, Samstag ab, Sonn- und Feiertage. Die Rechnung aus dem Servicebericht setzt dann automatisch eine eigene Position; maßgeblich ist der Einsatzbeginn (Übernahme bzw. „unterwegs“).
• Am Morgen steht im Tagesbrief jeder Notdienst der Nacht: wann gemeldet, wer übernommen hat, wann erledigt, welcher Bericht — und die Rechnung, die als Entwurf auf Ihre Freigabe wartet.

• Der Monteur arbeitet heute in der Web-App airis.divinemind.ai/app: „Meine Einsätze heute“ zeigt seine Einsätze des Tages. Im Einsatz sieht er die Anlage mit „Bisher an dieser Anlage“ (letzte Berichte und verbautes Material) und unter „Im eigenen Wagen“ die passenden Teile aus seinem Fahrzeuglager. Von dort meldet er „Ich bin unterwegs“, schreibt den Servicebericht und lässt unterschreiben.
• Servicewagen im Fuhrpark: Wagen mit Kennzeichen und Fahrer anlegen; die Übersicht zeigt die nächste §57a-Begutachtung (Österreich) bzw. HU (Deutschland) und markiert Wagen, bei denen sie bald fällig ist. Das Material im Wagen verwalten Sie unter Fahrzeuglager.

Unter Einsatz-Plantafel sehen Sie Ihre Monteure als Zeilen und den Tag oder die Woche als Spalten. Einsätze aus dem Telefon, dem Helpdesk und fällige Wartungen ziehen Sie auf einen Monteur und eine Uhrzeit — der Monteur bekommt den Einsatz sofort in der App.

• Farben: Blau geplant, Gelb unterwegs/vor Ort (meldet der Monteur in der App), Violett wartet, Grün erledigt, Rot Notdienst. Ein gestrichelter roter Rahmen ist ein Konflikt, ein gestrichelter gelber ein Hinweis.
• Konflikte: genehmigte oder beantragte Abwesenheit, zwei Einsätze zur selben Zeit, Kalendertermin, PLZ außerhalb des Gebiets, Einsatz außerhalb der Arbeitszeit ohne Bereitschaft und zu kurze Ruhezeit nach einem Nachteinsatz (Regel nach dem Land Ihrer Firma, mit Quelle und Stand).
• Zertifikat: Fehlt dem Monteur die nötige Zulassung oder ist sie abgelaufen (z. B. Gas-Zulassung), lässt die Plantafel die Zuweisung nicht zu. Andere rote Konflikte können Sie bewusst bestätigen; das wird am Einsatz protokolliert.
• Wartung einplanen: Eine fällige Wartung auf die Tafel ziehen legt den Einsatz mit Anlage und Kunde an und schließt die offene Kunden-Erinnerung, damit kein zweiter Termin entsteht.
• Ohne Maus: Karte antippen, Monteur, Datum, Uhrzeit und Dauer wählen, Speichern. Verplanen darf die Leitung (Inhaber, Admin, Manager); Mitarbeiter sehen die Tafel.
• Ruhezeit nach einem Nachteinsatz: Plant die Tafel jemanden zu früh nach einem Einsatz außerhalb der Arbeitszeit ein, erscheint ein Hinweis mit der Regel Ihres Firmenlandes — Österreich 11 Stunden (AZG § 12), sonst in der EU 11 Stunden (Arbeitszeit-Richtlinie 2003/88/EG Art. 3), jeweils mit Quelle und Stand. Das ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung; Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarung gehen vor.

• Rechnungen erzeugt das Büro mit dem Recht „Finanzen schreiben“; der Monteur sieht den Knopf nicht.
• Für Privatkunden in Deutschland weist die Rechnung die Arbeitskosten inklusive USt für § 35a EStG aus; Kunden in Österreich bekommen diesen Ausweis nicht.
• Im Tagesbrief stehen der Notdienst der Nacht, die Rechnung, die auf Ihre Freigabe wartet, und die fälligen Wartungen mit Link auf die Anlage.

Unter Anlagen sehen Sie alle Anlagen Ihrer Kunden und die fälligen Wartungen. Einige Wochen vor der Fälligkeit bekommt der Kunde eine Erinnerung mit drei freien Terminen aus den Zeiten Ihrer Monteure im Gebiet; der gewählte Termin wird sofort zum Einsatz.

• Erinnerung: verschickt AIRIS nur, wenn der Autonomie-Knopf des Helpdesk-Agenten es erlaubt — sonst landet sie in der Freigabe. Mit „Kunde erinnern“ senden Sie selbst, „Jetzt prüfen“ startet den Lauf sofort.
• Abschluss: Der Monteur schließt den Servicebericht ab — damit ist die Wartung eingetragen (wer, wann) und der nächste Termin rückt um das Intervall vor.
• Wartungsvertrag: „Vertrag anlegen“ macht aus dem Vertragspreis der Anlage eine Abo-Rechnung (jährlich, quartalsweise oder monatlich).
• Import: Anlagen und Verträge per CSV übernehmen — erst prüfen, dann importieren; vorhandene Anlagen werden nie überschrieben.
• CSV-Import Schritt für Schritt: Anlagen › Reiter „Import“ › Datei wählen › „Prüfen“ zeigt Zeile für Zeile, was übernommen würde und was fehlt — erst „… Anlagen importieren“ schreibt. Vorhandene Anlagen werden nie überschrieben.
• Wartungsvertrag: In der Anlagenliste bzw. an der Anlage „Vertrag anlegen“ — aus dem Vertragspreis entsteht eine Abo-Rechnung („Wartungsvertrag angelegt — Abo-Rechnung … € ab …“), die Sie unter Wiederkehrend sehen und ändern. Anlagen mit Vertrag tragen „Mit Wartungsvertrag“.
• AIRIS beantwortet „Welche Wartungen sind fällig?“, listet Anlagen auf und trägt eine erledigte Wartung auf Zuruf ein — auch als Monteur im AIRIS-Chat der Web-App.

Unter Anlagen-QR drucken Sie Aufkleber für Ihre Anlagen — 24 oder 10 je A4-Bogen, auch ab einem bestimmten Feld für angebrochene Bögen. Im Einsatz druckt „QR-Aufkleber drucken“ den Aufkleber genau dieser Anlage.

• Ihr Kunde scannt den Aufkleber am Gerät. Die Seite zeigt nur Ihren Firmennamen und den Anlagentyp — keine Namen, keine Adresse, kein Gerätemodell.
• „Störung melden“ legt sofort einen Einsatz zur richtigen Anlage an (Kunde und Adresse aus Ihrem Stamm). Ist die Anfrage dringend und der Notdienst-Alarm eingeschaltet, wird die Bereitschaft alarmiert. Eine zweite Meldung zur selben Anlage ergänzt den offenen Einsatz.
• „Wartung buchen“ zeigt freie Termine aus dem Wartungskreis; die Wahl wird ein Einsatz mit Monteur und Termin. Unter „Anfragen über den Aufkleber“ sehen Sie alle Meldungen; „Neuer Code“ macht verlorene oder alte Aufkleber ungültig.

• Buchungsseite anlegen: Kalender › Buchungsseiten › „Neue Buchungsseite“, z. B. „Thermenwartung“ mit 60 Minuten, Puffer und Ihren Zeiten. Der Kunde bucht ohne Konto und sieht nur freie Zeiten.
• Die Erinnerung des Wartungskreises enthält den Link zur Buchungsseite. Welche Seite verlinkt wird, legen Sie unter Anlagen › „Einstellungen“ › „Buchungsseite im Link“ fest; „Automatisch“ nimmt die Seite mit „Wartung“ im Namen.
• Im selben Reiter stellen Sie ein, wie viele „Wochen vor der Fälligkeit“ erinnert wird. Über den QR-Aufkleber bucht der Kunde direkt mit „Wartung buchen“.

Unter Prüfprotokolle — oder direkt im Einsatz und im Servicebericht — erfassen Sie Prüfprotokolle mit Messwerten. Jeder Messwert hat Einheit und Grenzwert; die Ampel zeigt sofort, ob er in Ordnung (grün), im Grenzbereich (gelb) oder nicht in Ordnung (rot) ist.

• Vorlagen: Gas-Dichtheit (AT/DE), Heizungsüberprüfung für Wien, Niederösterreich, Oberösterreich und Steiermark, Heizungswartung DE, Wärmepumpen-Check § 60a GEG, Inbetriebnahme, Trinkwasser und UK Gas Safety Record (CP12). Eingerichtet wird, was zum Land Ihrer Firma passt.
• Jede Vorlage nennt Fundstelle und Stand der Quelle, aber keinen Normtext. Grenzwerte sind Vorschläge — passen Sie sie unter Checklisten an; ein abgeschlossenes Protokoll behält die Werte von damals.
• Abschluss: Unterschrift des Prüfers (Pflicht) und auf Wunsch des Kunden. Das PDF im Firmenlayout wird privat gespeichert und geht als Link an den Kunden; die nächste Prüfung ergibt sich aus dem Intervall.
• Am Handy: In der AIRIS-App erfasst der Monteur das Protokoll im Einsatz — dieselben Felder, dieselbe Ampel.

Unter Kältemittel — oder aus dem Einsatz heraus — erfassen Sie je Anlage einen oder mehrere Kältekreise: Kältemittel, Füllmenge in kg, GWP und daraus die Tonnen CO₂-Äquivalent. Das Prüfintervall rechnet sich automatisch nach dem Land Ihrer Firma.

• EU/EWR (VO (EU) 2024/573): ab 5 t CO₂e alle 12 Monate, ab 50 t alle 6, ab 500 t alle 3 Monate — mit Leckage-Erkennungssystem doppelt so lang. Hermetisch geschlossen unter 10 t: keine Kontrolle. UK nach der britischen F-Gas-Verordnung, Kanada nach den Halocarbon-Regeln (Provinzrecht beachten).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): kein festes Intervall — bei jeder Nachfüllung wird die Leckrate hochgerechnet; über der Schwelle (Komfortkühlung 10 %, Gewerbekälte 20 %, Industriekälte 30 %) entsteht eine Reparaturfrist von 30 Tagen.
• Einträge (Befüllung, Nachfüllung, Rückgewinnung, Dichtheitskontrolle, Leck-Reparatur, Außerbetriebnahme) gehen nur mit einem Prüfer, der am Tag der Tätigkeit ein gültiges Kälte-/F-Gas-Zertifikat mit passender Kategorie hat (Personalakte → Zertifikate). Das Zertifikat wird mitgespeichert; Einträge werden nur angehängt.
• Fällige Kontrollen stehen im Tagesbrief und auf der Plantafel unter „Zu verplanen“. Der Betreiber-Bericht (PDF im Firmenlayout, privat gespeichert) zeigt Regel, Fundstelle und Stand sowie das Logbuch der letzten 5 Jahre.

Unter Fahrzeuglager richten Sie je Servicewagen ein Lager ein und ordnen Fahrzeug und Monteur zu. Je Artikel legen Sie Mindest- und Sollbestand fest.

• Schließt der Monteur den Servicebericht ab, wird das Material aus dem Katalog automatisch aus seinem Wagen abgebucht. Fehlt etwas im Wagen, wird aus dem Hauptlager gebucht; was nirgends liegt, steht als Fehlmenge am Bericht.
• Fällt ein Artikel unter den Mindestbestand, entsteht ein Nachschub-Vorschlag: Umlagerung aus dem Hauptlager auf den Sollbestand, der Rest als Bestellanfrage. Ob AIRIS das selbst anlegt, entscheidet Ihr Autonomie-Knopf; sonst wartet der Vorschlag auf Ihre Freigabe.
• Ist die Ware im Wagen, bucht ein Klick auf „Ware ist im Wagen — buchen“ die Umlagerung. Der Monteur sieht seinen Wagen in der AIRIS-App unter Einsätze.

Unter Angebots-Varianten — oder im Einsatz über „Neues Varianten-Angebot“ — stellen Sie zwei oder drei Varianten nebeneinander, z. B. neue Gastherme, Wärmepumpe oder Wärmepumpe mit Warmwasser. Positionen kommen aus dem Katalog (mit Preis und Kostenart) oder frei.

• Jede Variante wird ein eigenes Angebot mit eigener Nummer; Steuersatz und Reverse Charge Bauleistung richten sich nach Ihrem Firmenland und dem Kunden. Eine Variante markieren Sie als Empfehlung.
• „Am Tablet zeigen“ öffnet die Kundenseite: Der Kunde vergleicht Preise, Vorteile und Leistungen, wählt eine Variante und unterschreibt mit dem Finger. Alternativ schicken Sie den Link per E-Mail.
• Mit der Unterschrift wird die gewählte Variante angenommen und zum Auftrag: Auftragsbestätigung an den Kunden, Benachrichtigung an Sie, die anderen Varianten gelten als ersetzt. Unterschrift und ein PDF „Auftrag — gewählte Variante“ werden privat gespeichert.

Enthält ein Angebot eine Wärmepumpe, eine Holz- oder Pelletheizung oder einen Fernwärmeanschluss, öffnet sich in der Angebotsbearbeitung die Karte „Förder-Check“. Eine Übersicht aller solchen Angebote und des hinterlegten Regelwerks finden Sie unter Förderung.

• Programme: Österreich — Bundesförderung Kesseltausch (früher „Raus aus Öl und Gas“), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) und Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Deutschland — KfW 458 Heizungsförderung mit Klimageschwindigkeits- und Einkommensbonus. Das Land des Kunden entscheidet, ohne Kundenanschrift das Land Ihrer Firma; das Bundesland kommt aus der PLZ und lässt sich ändern.
• Die Förderhöhe ist immer eine Schätzung mit Rechenweg. Fehlende Angaben (alte Heizung, Selbstnutzung, Einkommen, Wohnfläche) fragt die Karte ab; jede Änderung rechnet sofort neu. Was nur der Kunde wissen kann, steht unter „vom Kunden prüfen“.
• Fristen: Bei der KfW muss der Antrag vor Beginn der Arbeiten gestellt werden, nachdem ein Vertrag mit aufschiebender Bedingung geschlossen wurde — die Karte warnt, und auf Wunsch druckt das Angebot diese Vertragsbedingung mit dem voraussichtlichen Umsetzungsdatum.
• Gespeichert druckt das Angebots-PDF die Schätzung, die Fristen, die Checkliste der Nachweise und die Quellen. Die Rechnung zum Angebot trägt die Pflichtangaben der Förderstelle (z. B. Adresse des Investitionsobjekts, förderfähige Kosten, Antragsfrist Wien).
• Jede Regel nennt Quelle und Abrufdatum. Förderstellen ändern Budgets und Bedingungen laufend — die Angaben sind fachliche Recherche, keine Förder- oder Rechtsberatung. Mit KfW-Förderung ist für dieselbe Maßnahme kein Steuerabzug nach § 35a EStG möglich.

Unter Produkte → Produkt anlegen → „Großhändler“ lesen Sie die DATANORM-Dateien Ihres Großhändlers ein (Version 4 oder 5, einzeln oder als ZIP): Artikel mit Listenpreis, Ihre Rabattgruppen, Warengruppen und Preisänderungen. Erst zeigt die Vorschau, was passieren würde — geschrieben wird erst mit „Jetzt importieren“.

• Dubletten erkennt der Import über die Artikelnummer des Großhändlers, die Artikelnummer im Stamm und die EAN. Gelöscht wird nichts: Listet der Großhändler einen Artikel aus, wird nur seine Kondition als ausgelistet markiert.
• Ihr Einkaufspreis ergibt sich aus dem Nettopreis der Datei oder aus Listenpreis und Rabattgruppe. Den Verkaufspreis setzt der Import auf den Listenpreis — bei späteren Preisänderungen nur, solange Sie ihn nicht selbst geändert haben. Auf Wunsch bleiben Verkaufspreise unberührt.
• Preisänderungsdateien (DATPREIS) ergeben einen Preisbericht: welche Artikel teurer oder billiger werden, um wie viel Prozent, und als CSV zum Herunterladen.
• IDS-Connect: Unter Bestellanfragen hinterlegen Sie die IDS-Adresse und Zugangsdaten Ihres Großhändlers (verschlüsselt). „Im Shop zusammenstellen“ öffnet den Shop mit Anmeldung; „An Großhändler-Shop übergeben“ schickt eine Bestellanfrage als Warenkorb dorthin. Zurück kommen Artikelnummern, Mengen und Ihre Netto-Preise — bei „Bestellen“ im Shop wird die Anfrage als bestellt markiert.
• Zum Ausprobieren gibt es einen Testshop (Simulator) — er ist kein echter Großhändler. Vorführfirmen können nur den Testshop nutzen.

Größere Aufträge wie eine Badsanierung oder einen Heizungstausch führen Sie mit den Bau-Funktionen: eine Baustelle unter Baustellen mit Crew, Stunden, Material und Bautagebuch, Regiebericht mit Unterschrift, Aufmaß mit Abschlags- und Schlussrechnung im Bau-Angebot. Der Einsatz-Weg (Servicebericht → Rechnung) bleibt für Kundendienst und Wartung. Zum Kapitel Bau