Hausverwaltung: Miete, WEG, Abrechnung, Messdienst, Versammlung

Hausverwaltung öffnen

Öffnen Sie „Alle Apps“ und wählen Sie „Hausverwaltung“. Die Übersicht zeigt alle Liegenschaften mit der Zahl der Einheiten, vermieteten und leeren Einheiten; oben filtern Sie nach Österreich oder Deutschland.

Liegenschaft anlegen

Klicken Sie auf „Liegenschaft anlegen“. Der Assistent fragt nacheinander Stammdaten und Land, das Gebäude mit seinen Rechtsmerkmalen (etwa Datum der Baubewilligung oder Förderung), die Einheiten und die Konten ab. Das Land bestimmt, welches Recht später gilt.

Einheiten in Serie anlegen

Im Schritt „Einheiten“ legen Sie viele Tops auf einmal an, zum Beispiel Top 1 bis 24, mit gemeinsamer Nutzungsart und Fläche. Einzelne Einheiten ändern Sie danach in ihrer Akte; die Fläche wird mit Gültigkeitsdatum versioniert.

Eigentum und Anteile erfassen

Im Reiter „Eigentümer“ tragen Sie die Eigentümer mit ihrem Anteil ein. Bei Wohnungseigentum erfassen Sie in Österreich die Nutzwerte aus dem Nutzwertgutachten, in Deutschland die Miteigentumsanteile und die Gemeinschaftsordnung. Die Summe wird geprüft.

Mietverhältnis anlegen

Unter „Nutzungsverhältnisse“ klicken Sie auf „Neu“. Der Assistent führt durch Einheit, Vertrag und Befristung, Mieter aus Ihren Kontakten, Mietzins-Bestandteile mit Umsatzsteuer je Zeile, Kaution und Mietanpassung (Wertsicherung, Index- oder Staffelmiete) sowie die Rechtsmerkmale.

Rechtliche Einstufung prüfen

Im letzten Schritt sehen Sie, welches Mietrecht gilt — Schritt für Schritt begründet, mit Fundstelle und Link zum Gesetzestext. Fehlen Angaben, steht die Einstufung auf „unbestimmt“ und die fehlenden Felder sind als Liste verlinkt. Die Einstufung wird mit dem Mietverhältnis gespeichert.

Einstufung bestätigen oder übersteuern

In der Akte des Mietverhältnisses können Sie die Einstufung neu berechnen, bestätigen oder mit einer Begründung von mindestens 20 Zeichen übersteuern. Jede Fassung bleibt im Verlauf sichtbar.

Startseite „Meine Häuser heute“

Nach der Anmeldung öffnet „Meine Häuser heute“. Sie sehen, was heute in Ihren Häusern ansteht: Notfälle, fällige Prüfungen, Fristen, Rückstände und neue Meldungen aus der Kundenmappe. Oben führen „Liegenschaften“, „Schäden“ und „Kontoauszug einlesen“ direkt weiter.

Häuser, für die Sie zuständig sind

Die Karten zeigen die Häuser, für die Sie zuständig sind, jeweils mit Ampel. Ist Ihnen noch kein Haus zugeordnet, sehen Sie alle Häuser. „Alles zeigen“ öffnet die ganze Liste unter „Objekt & Büro“.

Objekt & Büro

Im Menü „Objekt & Büro“ stehen dieselbe Tagesliste und darunter die Eingänge aus der Kundenmappe (Schaden, Zählerstand, Rückmeldung eines Handwerkers). Oben führen „Schäden“ und „Prüfungen & Fristen“ weiter; Inhaber und Administratoren sehen zusätzlich „Vorgaben“.

Vorgaben Ihrer Verwaltung

Unter „Vorgaben“ legen Inhaber und Administratoren Reaktionszeiten, Vorläufe und Grenzen fest – getrennt von den gesetzlichen Fristen: etwa „Vier-Augen-Freigabe ab (€, netto)“ für Aufträge, „Fristen zusätzlich als Termin im Kalender“ und das Firmenpostfach für den E-Mail-Versand. Es wird nie automatisch versendet, immer erst nach Freigabe.

Reiter „Abrechnung“ öffnen

Öffnen Sie die Liegenschaft und wählen Sie den Reiter „Abrechnung“. Die Übersicht zeigt offene Kosten, fehlende Ablesungen, Fristen mit Ampel und fällige Anpassungen.

Kreise und Schlüssel festlegen

Unter „Kreise & Schlüssel“ legt „Kreise vorschlagen“ den Betriebskosten-Kreis an, bei zentraler Versorgung zusätzlich Heizung/Warmwasser und bei Lift oder Waschküche einen eigenen Kreis. Ein abweichender Verteilungsschlüssel braucht Rechtsgrund und Beleg; gültig setzen ihn Inhaber oder Administratoren. Am Heizkreis tragen Sie die Angaben zur Heizkostenabrechnung ein (Österreich: Trennung Heizung/Warmwasser, Vereinbarung über den Verbrauchsanteil; Deutschland: Warmwasser-Methode, CO2-Gebäudeart). Kostenarten, die nur mit belegter Voraussetzung umlegbar sind, haken Sie am Kreis ab, sobald der Nachweis vorliegt.

Kosten zuordnen

Unter „Kosten“ stehen die Eingangsrechnungen mit Treffergrund (Kostenstelle, Lieferant, Zählpunkt, Adresse). „Zuordnen“ verteilt eine Rechnung auf Kreis und Kostenart, bei Bedarf in mehrere Teile. Bescheide, Eigenleistungen und Einnahmen erfassen Sie mit Beleg.

Zähler ablesen

Unter „Zähler“ erfassen Sie die Stände zum Periodenende — am Handy über „Ablesen am Handy“ mit Foto — oder lesen die Datei des Messdienstes ein. Eine Korrektur legt eine neue Zeile mit Grund an.

Abrechnung anlegen

„Neue Abrechnung“ öffnet den Assistenten. Wählen Sie Periode und Umfang: in Österreich Betriebskosten und Heizkosten getrennt, in Deutschland eine gemeinsame Abrechnung.

Prüfen und berechnen

Im Schritt „Prüfen“ drücken Sie „Berechnen“. Sie sehen Positionen, Einzelabrechnungen mit USt-Aufstellung und eine Vorschau als PDF. Ein Klick auf einen Blocker führt zum passenden Schritt.

Festsetzen

Inhaber oder Administratoren setzen die Abrechnung fest. Sie erhält eine Belegnummer und ist danach unveränderlich; Fehler korrigiert eine Berichtigung als neue Version.

Versenden und Zugang erfassen

In Österreich hängen Sie die Betriebskostenabrechnung aus und erfassen das Legungsdatum. In Deutschland erfassen Sie den Zugang je Mieter — er setzt Fälligkeit und Einwendungsfrist.

Buchen

„Buchen“ schreibt Nachzahlungen als Vorschreibung und Guthaben als Gutschrift auf das Mieterkonto. Offene Vorauszahlungen der Periode werden in Deutschland ausgebucht; Leerstand wird nur ausgewiesen.

Neue Vorauszahlungen

Im letzten Schritt entstehen aus dem Ergebnis Vorschläge für neue Vorauszahlungen — mit Schreiben und Übernahme in den Mietzins.

Vorschreibung öffnen

Öffnen Sie die Liegenschaft, Reiter „Geld / Saldenliste“, und klicken Sie auf „Vorschreibung“. Wählen Sie Monat, Liegenschaft und was vorgeschrieben wird. Die Miete kommt aus den Mietzins-Bestandteilen, WEG-Vorschüsse aus dem festgesetzten Vorschussplan; fällt die Fälligkeit auf Samstag oder Feiertag, wird sie auf den nächsten Werktag verschoben.

Vorschau prüfen (Trockenlauf)

„Vorschau rechnen“ bucht nichts. Sie sehen, was gebucht wird, was blockiert ist (mit den fehlenden Angaben) und was übersprungen wird. Hat sich seit der Vorschau etwas geändert, bucht das System nichts und verlangt eine neue Vorschau.

Buchen

„Jetzt buchen“ vergibt Belegnummern und bucht auf die Mieter- bzw. Eigentümerkonten; ein Mieterkonto entsteht beim ersten Buchen. Ein zweiter Lauf für denselben Monat bucht nichts doppelt. Buchen dürfen Inhaber, Administratoren und Manager.

Stornieren statt überschreiben

Eine falsche Vorschreibung heben Sie mit „Stornieren“ per Gegenbuchung auf – sie wird nie überschrieben; bereits getilgte Beträge bleiben als Guthaben. Zahlungen tilgen nach Gesetz: Österreich § 1415/§ 1416 ABGB, Deutschland §§ 366, 367 BGB. Die Saldenliste im Reiter „Geld / Saldenliste“ zeigt je Konto Soll, Haben und Saldo; ein Klick öffnet das Kontoblatt.

Mahnlauf

Im Menü „Mahnwesen“ wählen Sie Liegenschaft und Stichtag. „Vorschau“ rechnet je Konto die nächste Mahnstufe mit Sperren, Fristen und Zinsen; „Vorschläge anlegen“ legt die Mahnvorschläge zur Prüfung an.

Verzugszinsen und Mahnkosten

Beim Freigeben wählen Sie, ob „Verzugszinsen bis zum Stichtag buchen“ und „Mahnkosten buchen“ mitlaufen. Vorläufige Zeiträume (Basiszinssatz noch nicht bekanntgemacht) werden nicht gebucht; Mahnkosten nur, wenn sie vereinbart bzw. zulässig sind.

Freigeben und versenden

„Freigeben“ gibt der Mahnung eine Belegnummer – verschickt wird dabei nichts. „Versenden“ schickt sie „Per E-Mail senden“ als PDF; Post, Einschreiben oder persönliche Übergabe erledigen Sie selbst und vermerken sie mit „Als versendet vermerken“. Danach erfassen Sie mit „Zugang erfassen“ den Tag des Zugangs und hinterlegen bei Bedarf einen Nachweis (z. B. Rückschein).

Kündigungsgrund nur als Anzeige

Die Mahnung zeigt, ob und ab wann ein Kündigungsgrund wegen Zahlungsverzugs vorliegen kann (Deutschland § 543 BGB, Österreich § 30 MRG). Das ist nur eine Anzeige: Eine Kündigung löst das System nie aus – darüber entscheidet die Verwaltung.

SEPA-Mandat anlegen

Unter „SEPA-Lastschrift“ (auch im Reiter „Geld / Saldenliste“) wählen Sie die Liegenschaft. Sie braucht ein aktives Konto mit IBAN und Gläubiger-ID des Kontoinhabers. „Mandat anlegen“ erfasst das Mandat je Personenkonto – Basislastschrift (CORE) oder Firmenlastschrift (B2B) – mit dem Scan des unterschriebenen Mandats.

Lastschriftlauf anlegen

„Neuer Lastschriftlauf“ nimmt gebuchte Vorschreibungen mit Zahlungsweise Lastschrift und aktivem Mandat; „Lauf anlegen“ legt ihn an. Ist ein Termin nicht mehr erreichbar, verlegen Sie ihn mit „Umdatieren“; „Lauf verwerfen“ gibt die Vorschreibungen wieder frei.

Bankdatei (pain.008) und Einreichung

„Datei erstellen“ erzeugt die SEPA-Lastschriftdatei (pain.008) zum Herunterladen. Einreichen erledigen Sie im Online-Banking und melden es danach mit „Eingereicht melden“.

Bankabruf (EBICS)

Ist für die Firma eine EBICS-Verbindung eingerichtet (Eingangsrechnungen → Einstellungen → Bankabruf), kommen die Kontoauszüge der Objektkonten täglich automatisch. Sie landen nur in der Hausverwaltung, nie im Firmen-Banking – Mieter- und Eigentümergeld ist Treuhandgeld.

Kontoauszug als Datei einlesen

Ohne EBICS öffnen Sie „Kontoauszug & Zahlungseingänge“ und lesen mit „Kontoauszug einlesen“ die Datei Ihrer Bank ein (CAMT.053 oder MT940). Die IBAN bestimmt das Objektkonto; ein zweites Einlesen desselben Auszugs bucht nichts doppelt.

Zahlungen zuordnen

Unter „Kontoauszug & Zahlungseingänge“ steht zu jeder Zahlung ein Vorschlag mit Ampel: Zahlungsreferenz, bekannte IBAN (auch bei Teil-, Über- oder Sammelzahlung) oder Name des Zahlers. Nennt der Verwendungszweck ein anderes Konto, wird das Konto der IBAN nicht vorgeschlagen. Automatisch gebucht wird nur Eindeutiges – und nur, wenn die Autonomie-Einstellung es erlaubt.

Hinweise beachten

Eine Referenz einer anderen Liegenschaft, eines geschlossenen Kontos oder „Kaution“ auf dem Objektkonto wird nie als Miete gebucht – der Hinweis sagt, was zu tun ist (Rücküberweisung bzw. Umbuchung auf das Kautionskonto).

Kontoauszug an AIRIS im Chat übergeben

Sie können die Auszugsdatei auch in den AIRIS-Chat ziehen. AIRIS liest sie ein und meldet Konto, Zeitraum und Bewegungen; Eindeutiges wird erst nach Ihrem „Ja, buchen“ gebucht, der Rest bleibt unter „Kontoauszug & Zahlungseingänge“ zur Zuordnung von Hand. Ein zweites Einlesen bucht nichts doppelt. Die Auszugsdaten (Namen, IBAN, Verwendungszweck) gehen dabei an kein Sprachmodell.

Überweisung vorschlagen

Unter „Zahlungsausgang“ stehen offene Lieferantenrechnungen, Guthaben und Kautionen beendeter Verträge. „Vorschlag“ legt eine Überweisung aus dem Objektkonto der Liegenschaft an – es fließt noch kein Geld.

Freigeben (Vier-Augen)

Freigeben dürfen Inhaber und Administratoren. Über der Kompetenzgrenze des Verwaltungsvertrags (ohne Wert: 1.000 €) müssen zwei verschiedene Personen freigeben; Zahlungen an ein Konto der Verwaltung immer.

Bankdatei oder EBICS

„Bankdatei erzeugen“ erstellt je Objektkonto eine SEPA-Überweisungsdatei (pain.001). Laden Sie sie im Banking hoch und vermerken Sie das – oder reichen Sie sie über die EBICS-Verbindung direkt ein.

Ausführung und Verbuchen

Kommt die Überweisung im nächsten Kontoauszug, steht sie auf „ausgeführt“. „Verbuchen“ erfasst die Kostenzahlung, die Auszahlung des Guthabens bzw. die Kautionsrückzahlung. Eine zurückgekommene Überweisung wird gemeldet.

Fällige Anpassungen öffnen

Im Reiter „Abrechnung“ unter „Wertsicherung“ (Österreich) bzw. „Index & Staffel“ (Deutschland) stehen die Verträge mit fälliger Anpassung, mit Indexstand und Sperrfrist.

Berechnen

„Berechnen“ legt ein Protokoll an: Index alt und neu mit Quelle und Version, Veränderung, Deckel, Rundung und Wirkungsdatum.

Freigeben und Schreiben

Nach der Freigabe durch Inhaber oder Administratoren steht das Schreiben als PDF bereit.

Versand und Zugang

Versenden Sie das Schreiben und erfassen Sie den Zugang. Die Wirkung wird mit dem Zugang neu gerechnet; in Deutschland zeigt der Assistent die Jahressperre der Indexmiete.

Übernehmen

„Übernehmen“ beendet den bisherigen Betrag und legt den neuen Mietzins-Bestandteil an. Die Vorschreibung verwendet ihn ab dem nächsten Zeitraum.

Mieterhöhung vorbereiten (Deutschland)

In der Vertragsakte öffnet der Reiter „Erhöhungen“ den Assistenten „Mieterhöhung vorbereiten (§ 558 BGB)“: Ausgangslage, Sperr- und Wartefrist, Begründung mit Mietspiegel, Gutachten oder Vergleichswohnungen, Kappungsgrenze, neue Miete und Prüfung. Gerechnet wird im Motor; jede Zahl hat einen Rechenweg.

Freigeben, versenden, Zugang erfassen

Inhaber oder Administratoren geben das Schreiben frei — Aktenzeichen und Stand werden eingefroren. DivineMind verschickt nichts selbst: PDF laden, versenden, Versand vermerken und den Zugang erfassen. Erst mit dem Zugang laufen Zustimmungs- und Klagefrist.

Antwort und Übernahme

Zustimmung (auch teilweise oder durch Zahlung), Ablehnung, Klage und Urteil erfassen. „In die Miete übernehmen“ beendet den bisherigen Betrag am Vortag und legt den neuen ab der Wirkung an; Modernisierungszuschläge stehen als eigene Zeile.

Modernisierung und Mietpreisbremse

Der Reiter „Modernisierung“ der Liegenschaft führt vom Vorhaben über Ankündigung und Abschluss zur Erhöhung je Mieter. In der Einheit prüft der Reiter „Mietzins“ die zulässige Miete bei Neuvermietung und erstellt die Auskunft vor der Vertragserklärung.

Österreich: Mietzinsbildung und Hauptmietzinsabrechnung

Im Reiter „Mietzins“ der Einheit entsteht die Obergrenze nach § 16 MRG (Richtwert oder Kategorie) mit Zu- und Abstrichen, Lage, Befristung und Nachweis, als PDF. Anhebung § 45, Eintritt § 46, § 46a, § 12a und Sanierung § 16 Abs 10 starten im Reiter „Erhöhungen“ des Vertrags; die Hauptmietzinsabrechnung nach § 20 MRG entsteht im Reiter „Hauptmietzins“ der Liegenschaft, ebenfalls als PDF.

Fristen und Mietspiegel

Unter „Miete & Übernahme“ stehen alle Fristen mit Ampel und die Mietspiegel (immer mit Quelle). Die Startseite zeigt offene Vorgänge, Fristen, Rügen und fehlende Grundlagen wie den Gebietsstand oder neue Richtwerte.

Datenübernahme

Unter „Datenübernahme“ laden Sie die Excel-Vorlage, laden die ausgefüllte Datei hoch, ordnen Spalten zu und starten den Trockenlauf. Er bucht nichts und zeigt eine Fehlerliste je Zeile. Nach Personenabgleich und Kontrollsummen übernehmen Inhaber oder Administratoren die Charge, prüfen sie im Produkt und schreiben die Salden fest.

WEG-Verwaltung öffnen

Über das Menü „WEG-Verwaltung“ oder den Reiter „WEG“ einer Liegenschaft mit Wohnungseigentum. Oben stehen die offenen Fristen aller Häuser mit Ampel, darunter die Unterreiter Übersicht, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rücklage, Versammlungen, Beschlüsse und Verwaltung.

Wirtschaftsplan bzw. Vorausschau

Der Assistent führt durch Periode, Positionen, Verteilungsschlüssel, Angaben, Einzelpläne je Einheit und Festsetzen. Die Vorschüsse werden danach über den Geldkreislauf vorgeschrieben.

Versammlung einberufen

Unter „Versammlungen“ legen Sie Termin, Ort oder Online-Raum und Tagesordnung an. Die Einladung wird mit Zustellweg und Fristen je Eigentümer erfasst und erst per Knopf versendet. Online-Teilnehmer kommen über den Wartesaal von DivineMeet; eine Aufzeichnung gibt es nicht. Eine Mitschrift ist nur mit Einwilligung aller Anwesenden möglich (siehe „Versammlung live“).

Abstimmen und Niederschrift

In der Versammlungsleitung erfassen Sie Anwesenheit und Vollmachten und die Stimmen je Tagesordnungspunkt. Das Ergebnis wird mit Rechenweg nach dem Recht des Landes ermittelt. Danach folgen Niederschrift, Unterschriften und — in Deutschland — die Beschluss-Sammlung.

Umlaufbeschluss

Beschlüsse ohne Versammlung starten Sie unter „Versammlungen“ mit „Umlauf starten“; die Stimmen werden je Eigentümer mit Frist erfasst und wie in der Versammlung ausgewertet.

Jahresabrechnung

Unter „Jahresabrechnung“ berechnen Sie die Abrechnung der Gemeinschaft und die Einzelabrechnungen je Eigentümer, setzen sie fest, versenden sie und buchen Nachschüsse und Guthaben auf das Eigentümerkonto — jeder Schritt per Knopf.

Rücklage und Verwaltung

„Rücklage“ zeigt Stand, Zuführungen und Entnahmen; dort entstehen auch der Vermögensbericht (Deutschland) bzw. die Rücklagenrechnung beim Verwalterwechsel (Österreich). Unter „Verwaltung“ pflegen Sie Verwalterbestellung, Beirat, Eigentümerwechsel, Zustellangaben und Abstimmungseinheiten.

Versammlung leiten

Am Tag der Versammlung öffnen Sie unter „WEG-Verwaltung“ → „Versammlungen“ die Versammlung und klicken auf „Versammlung leiten“. Gibt es noch keinen Online-Raum, legt „Online-Raum anlegen“ ihn an; „Als Gastgeber öffnen“ startet DivineMeet, „Link für Eigentümer kopieren“ liefert den Link für die Online-Teilnahme.

Meet-Gäste der Einheit zuordnen

Eigentümer kommen über den Wartesaal. Nach dem Einlass prüfen Sie als Vorsitz die Identität, wählen den Stimmträger und klicken „Identität geprüft – zuordnen“. Erst danach kann der Gast abstimmen; für fremde Stimmträger ist die Stimmabgabe gesperrt.

Abstimmung live

Je Tagesordnungspunkt startet „Abstimmung öffnen“ die Abstimmung. Online stimmen Meet-Gäste und die Kundenmappe selbst; Stimmen im Raum erfassen Sie in der Stimmkarte. Sie sehen laufend abgegebene Stimmen, Präsenz, Online-Teilnahme und Beschlussfähigkeit.

Ergebnis festhalten

In Deutschland schließt „Schließen, verkünden und in die Beschluss-Sammlung“ den Punkt und trägt den Beschluss direkt in die Beschluss-Sammlung ein. In Österreich hält „Schließen und Ergebnis festhalten“ das Ergebnis fest; danach folgen Anschlag im Haus und Übersendung (§ 24 Abs 5 WEG 2002), ab denen die Anfechtungsfrist läuft. Festhalten dürfen Inhaber und Administratoren.

Mitschrift nur mit Einwilligung aller

Unter „Transkript für die Niederschrift“ schalten Sie mit „Transkript einschalten“ eine Mitschrift ein – sie läuft nur, solange alle Anwesenden eingewilligt haben. Kommt jemand ohne Einwilligung hinzu, stoppt sie sofort. Eine Aufzeichnung gibt es nicht. Die Niederschrift schreibt die Verwaltung; die Ergebnisse kommen immer aus der Auszählung.

DATEV/BMD-Export je Liegenschaft

Unter „DATEV/BMD-Export“ wählen Sie Liegenschaft, Konto und Zeitraum (ein Kalenderjahr). Die Vorschau zeigt alle Buchungen mit Konto, Gegenkonto und Hinweisen; „Export herunterladen“ liefert eine ZIP-Datei mit Buchungsstapel, Personenkonten und Kontenzuordnung und archiviert sie mit Prüfsumme. Der Export ist ein eigener Mandant für den Steuerberater des Eigentümers – Mieten und Hausgeld erscheinen nie im Steuerberater-Export Ihrer Firma.

Kontenrahmen und Kontenzuordnung

Im Reiter „Einstellungen“ legen Sie Format (DATEV oder BMD), Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer fest. Die Konten sind Vorschläge des Kontenrahmens; jede Kategorie lässt sich auf ein eigenes Konto ändern – bitte mit der Steuerberatung abstimmen.

Eigentümer-Abrechnung

Unter „Eigentümer-Abrechnung“ wählen Sie den Verwaltungsvertrag (Miet- oder Sondereigentumsverwaltung) und den Monat. Die Vorschau zeigt Mieteingänge, bezahlte Kosten bzw. Hausgeld, Verwaltungshonorar laut Vertrag, Rücklage, Saldo und den Auszahlungsvorschlag. „Als Entwurf anlegen“, dann „Festsetzen“ – danach ist die Abrechnung unveränderlich und als PDF abgelegt.

Versand und Auszahlung

Versenden Sie die Abrechnung per E-Mail oder stellen Sie sie in der Kundenmappe des Eigentümers bereit. „Auszahlung beauftragen“ legt im Zahlungsausgang eine Überweisung aus dem Objektkonto an; Freigabe, Vier-Augen-Prinzip und Bankdatei laufen dort.

E-Rechnung zu Vorschreibungen

Unter „E-Rechnung“ stehen alle gebuchten Vorschreibungen mit Umsatzsteuer und ob eine E-Rechnung Pflicht ist (Deutschland: § 14 UStG mit Übergangsfristen; Österreich: freiwillig mit Zustimmung). „Prüfen“ zeigt fehlende Angaben, „Laden“ erzeugt XRechnung, ZUGFeRD oder ebInterface und archiviert das Original.

Monatliche Verbrauchsinformation (§ 6a HeizkostenV)

Bei fernablesbaren Zählern lesen Sie die Monatswerte des Messdienstes über den Ablese-Import ein. Unter „Verbrauchsinformation“ sehen Sie je Nutzer den Verbrauch in kWh mit Vormonat, Vorjahresmonat und Durchschnittsnutzer. „Erstellen“ friert die Werte ein, „Versenden“ schickt sie per E-Mail oder stellt sie in der Kundenmappe bereit. Fehlende Werte werden genannt, nie geschätzt.

Abrechnungstag beginnen

Unter „Abrechnungstag“ wählen Sie Liegenschaft, Jahr und Umfang (Betriebskosten, Heizkosten oder beides). Alternativ sagen Sie AIRIS „Mach die Betriebskostenabrechnung 2025 für L-003“ – Assistent und Gespräch teilen denselben Zwischenstand.

Rechnungen aus dem Postfach

„Postfach lesen“ gibt Mails mit Rechnungsanhang an die Belegerkennung von DivineFinance. Erkennt sie Objektnummer oder Hausadresse, trägt die Rechnung die Kostenstelle der Liegenschaft. „Eindeutige als Kostenbelege übernehmen“ legt die Kostenbelege an; Rechnungen ohne eindeutige Kostenart ordnen Sie in der Abrechnung selbst zu. Mails von Mietern und Eigentümern werden nie gelesen.

Fehlende Ablesungen anfordern

Fehlt ein Zählerstand zum Periodenende, bittet „Bei den Mietern anfordern“ die heutigen Nutzer um den Stand: in der Kundenmappe (Push und Benachrichtigung) oder per E-Mail, sonst als Brief zum Drucken. Die Mieterin meldet in der Kundenmappe unter „Zählerstand melden“; Sie übernehmen den Stand wie gewohnt unter „Aus der Kundenmappe“.

Entwurf und Prüfprotokoll

„Entwurf rechnen“ nutzt das Rechenwerk der Hausverwaltung. „Prüfen“ speichert ein Prüfprotokoll mit Ampel: Blocker, Positionen ohne Beleg, nicht übernommene Rechnungen, fehlende Ablesungen, Vorjahresvergleich je Kostenart (ab 20 % und 100 €), auffällige Nachzahlungen und die Frist. Das Protokoll gibt es als PDF; es passt nur zum Entwurf, mit dem geprüft wurde.

Freigabe und Versand

Ohne roten Punkt geben Inhaber oder Administratoren frei: Die Abrechnung wird festgesetzt (Österreich: Legung heute) und in die Kundenmappe bzw. per E-Mail verschickt. Empfänger mit Zustellweg Post werden zum Drucken genannt. AIRIS verschickt nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.

Mieter fragt, AIRIS erklärt

In der Kundenmappe kann die Mieterin zu ihrer Abrechnung fragen, etwa „Warum ist meine Nachzahlung so hoch?“. AIRIS antwortet nur aus dem Rechenprotokoll dieser einen Abrechnung (Anteil, Vorauszahlungen, größte Posten, Vorjahr), zeigt die Belege ihrer Positionen und nennt die Einwendungsfrist mit Fundstelle. AIRIS rechnet nicht: Jede Zahl der Antwort wird gegen das Protokoll geprüft, Daten anderer Mieter kennt AIRIS nicht.

Kündigung erfassen

Unter „Mieterwechsel“ → „Neuer Mieterwechsel“ wählen Sie Liegenschaft und Einheit und tragen ein, wer gekündigt hat, wann die Kündigung zuging und in welcher Form (mit Scan des Schreibens). Das Vertragsende rechnet das Rechenwerk mit Rechenweg und Fundstelle: Deutschland § 573c BGB (3. Werktag, Vermieterfristen nach 5 und 8 Jahren, Schriftform § 568 BGB), Österreich § 560 ZPO und § 33 MRG. Eine E-Mail-Kündigung wird als formunwirksam angezeigt. „Vertragsende im Mietvertrag eintragen“ setzt das Ende erst auf Ihren Klick.

Übergabe

„Rücknahmeprotokoll anlegen“ öffnet das bekannte Übergabeprotokoll: Räume, Mängel mit Fotos, Zählerstände, Schlüssel und die Unterschrift beider Seiten. Die Zählerstände gehen beim Abschluss in die Abrechnung.

Inserat und Bewerber

Das Inserat entsteht im Makler-Modul, verknüpft mit der Einheit. Veröffentlicht bekommt es einen Link; Anfragen landen als Kontakte im CRM und werden mit „Anfragen aus dem Inserat übernehmen“ zu Bewerbern. Je Bewerber tragen Sie Besichtigung und Selbstauskunft ein – nur zulässige Fragen, gestuft nach dem Stand des Verfahrens.

Einwilligung und Bonität

Vor der Bonitätsprüfung willigt der Bewerber ein (Text mit Prüfsumme, Unterschrift am Bildschirm, Papier oder E-Mail; jederzeit widerrufbar). Die Abfrage bei KSV1870 (Österreich) bzw. SCHUFA (Deutschland) braucht einen Vertrag mit dem Anbieter – bis dahin läuft sie in Vorführfirmen im Testmodus, deutlich als „keine echte Auskunft“ gekennzeichnet. Ohne Vertrag nutzbar: die vom Bewerber vorgelegte Auskunft hochladen und das Ergebnis eintragen. Gespeichert wird nur die Ampel; nach einer Absage werden die Daten nach Fristablauf anonymisiert.

Mietvertrag mit Unterschrift

Nach der Zusage entsteht der Vertrag aus der Vorlage mit Ihren Beträgen; die Kaution prüft DivineMind gegen den Höchstbetrag (§ 551 BGB). Ein unbefristeter Vertrag ist formfrei: Der Mieter unterschreibt am Bildschirm oder über einen Link auf dem Handy, die Verwaltung unterschreibt ebenfalls. Braucht der Vertrag die Schriftform (befristet, langer Kündigungsverzicht), geht nur Papier mit eigenhändiger Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur. „Vertrag abschließen“ legt das neue Mietverhältnis an.

Kaution und Einzug

Die Kaution wird am neuen Vertrag eingetragen – als Geld nur auf einem Kautionskonto der Liegenschaft, getrennt vom Objektkonto. Zum Einzug: Einzugsprotokoll mit Zählerständen, „Vorschau rechnen“ und „Vorschreibung buchen“ für den ersten Monat (das legt das Personenkonto an) und „Nutzerwechsel melden“ als ARGE-Datei für den Messdienst. Sind alle Schritte erledigt, schließen Sie den Mieterwechsel ab. AIRIS kennt jederzeit den Stand.

Messdienst eintragen

Unter „Messdienst“ wählen Sie je Liegenschaft den Anbieter, das Austauschformat (ARGE-HeiWaKo 3.10 oder Ablesedatei) sowie Ihre Kunden- und Liegenschaftsnummer beim Messdienst.

Dateien einlesen

Laden Sie die Datei des Messdienstes hoch und starten Sie den Trockenlauf. ARGE-Dateien: Zählerstände gehen in die Ablesungen, Abrechnungsergebnisse je Nutzer werden zur Gegenprobe gespeichert. Ablesedateien (CSV/Excel) werden über die Spaltennamen erkannt – die Zuordnung sehen Sie, bevor Sie übernehmen. Die Profile der Anbieter sind ohne Vertrag nicht gegen Originaldateien geprüft.

Nutzerwechsel melden

„Herunterladen“ bzw. „Erstellen und in der Akte ablegen“ erzeugt die ARGE-Datei mit allen Nutzern und Wohnzeiträumen des Abrechnungszeitraums, Leerstände inklusive. Aus dem Mieterwechsel heraus meldet „Nutzerwechsel melden“ nur die betroffene Wohnung.

Fernablesung

Inhaber und Administratoren schalten die Schnittstelle ein: Ein Funk-Gateway oder der Messdienst schickt Zählerstände mit dem Schlüssel an DivineMind; sie laufen durch dieselbe Prüfung wie jeder Import. Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt.

Reiter „Betrieb“ und „Büro“

In der Liegenschaft bündelt der Reiter „Betrieb“ Schäden, Aufträge, „Anlagen & Prüfungen“ und Fristen des Hauses, der Reiter „Büro“ Rundschreiben, Dienstleister, Mieterliste und Schlüssel. Über alle Häuser hinweg erreichen Sie dieselben Listen aus „Objekt & Büro“.

Schadensmeldung aus E-Mail

Unter „Schäden & Meldungen“ zeigt der Block „Aus Telefon & E-Mail“ Schadensmeldungen aus Mails an Ihr verbundenes Postfach. Der Melder wird über Ihren Kontaktstamm erkannt und der richtigen Einheit zugeordnet; passt nur der Name, wird nicht geraten – Sie ordnen selbst zu. Angelegt wird nach Ihrer Autonomie-Einstellung oder mit „Als Meldung anlegen“; auf Wunsch bekommt der Melder eine Eingangsbestätigung.

Handwerker: Angebote und Vergabe

Unter „Aufträge“ startet „Auftrag vergeben“ – aus einem Schaden oder direkt. „Dienstleister anfragen“ und „Anfragen senden“ holen Angebote ein, „Angebot erfassen“ trägt sie ein; der Vergleich zeigt die Differenz zum günstigsten. Ab Ihrer Betragsgrenze gibt eine zweite Person frei („Diesen Stand freigeben“), dann folgt „Beauftragen“. Unter „Angaben für den Handwerker“ legen Sie fest, was weitergegeben wird. Nach „Abnahme erfassen“ trägt das Fristenregister die Gewährleistung ein.

Prüfpflichten der Anlagen

Unter „Anlagen & Prüfungen“ erfassen Sie Aufzug, Heizung, Rauchwarnmelder und andere Anlagen. Das System rechnet die Prüftermine aus Gesetz, Norm und Vertrag – mit Fundstelle: die Rauchwarnmelder-Pflicht und Zuständigkeit für alle 16 deutschen und 9 österreichischen Länder, den Aufzug für alle österreichischen Länder. Ist für ein Land keine Regel hinterlegt, steht dort „nicht hinterlegt“ statt einer erfundenen Frist. Eine gesetzliche Prüfpflicht schalten Sie nur mit Grund aus.

Fristenregister

„Prüfungen & Fristen“ zeigt „Fällige Prüfungen“ und „Fristen“ mit Etikett Gesetz, Vertrag, Norm oder Vorgabe Ihrer Verwaltung. Jede Frist hat einen Zuständigen; ist unter „Vorgaben“ „Fristen zusätzlich als Termin im Kalender“ eingeschaltet, steht sie auch im Kalender. „Jetzt abgleichen“ bringt das Register auf den neuesten Stand; eine Frist verwerfen Sie nur mit Begründung.

Feiertage am Ort

Fristen und Reaktionszeiten berücksichtigen die gesetzlichen Feiertage je Bundesland und Gemeinde. Welche gelten, sehen Sie im Reiter „Übersicht“ der Liegenschaft unter „Feiertage am Ort“. Fehlt die Gemeinde, ist eine betroffene Frist „unbestimmt“.

Übergabeprotokoll

„Neue Übergabe“ → „Anlegen und starten“ öffnet das Übergabeprotokoll; Räume, Zähler und Schlüssel werden aus der Einheit und dem letzten Protokoll vorbelegt. Mängel mit Fotos und die Unterschriften beider Seiten stehen danach im PDF.

Rundschreiben und Aushang

Im Reiter „Büro“ unter „Rundschreiben“ klicken Sie „Rundschreiben schreiben“, wählen unter „An wen?“ die Rollen und „Empfänger ermitteln“. „Prüfen“ zeigt, was geändert werden muss; nach „Freigeben“ entstehen Brief je Empfänger, Serienbrief und Aushang als PDF. E-Mails gehen je Empfänger einzeln, Post wird als Serienbrief gedruckt. Kündigungen und andere schriftformpflichtige Erklärungen gehen nicht als Rundschreiben.

Mieterliste

Im Reiter „Büro“ zeigt „Mieterliste“ den Mieterspiegel der Liegenschaft – „Als Excel herunterladen“ oder „Als PDF herunterladen“.

Regelkatalog öffnen

Im Menü „Regelkatalog“ stehen alle Regeln, nach denen DivineMind einstuft und rechnet. Filtern Sie nach Österreich oder Deutschland, nach Gesetz und nach Art.

Regel nachvollziehen

Jede Regel zeigt Bedingung, Ergebnis, Fundstelle, Quelle mit Quellenstand, Gültigkeit und ihre Testfälle. Ersetzte Fassungen bleiben sichtbar; offene Fragen an den Anwalt sind markiert.