Hotel & Pension: Zimmer, Buchung, Gästeblatt, Ortstaxe

Zimmer, Reservierungen, Gastkonto und Abrechnung — mit einem Belegungskalender über zwei Wochen als Zentrale.

• Tageszahlen oben: Anreisen und Abreisen heute, belegte Zimmer, Frühstück für morgen früh, zu reinigende Zimmer.
• Belegungskalender Zimmer mal Tag: Klick auf ein freies Feld öffnet die Reservierung mit vorbelegtem Zimmer und Datum; die Farbe zeigt den Status.
• Reservierung führen: bestätigen, einchecken, auschecken; dazu stornieren oder als nicht erschienen markieren.
• Gastkonto: Übernachtung, gebuchte Posten und Ortstaxe; im Haus lassen sich Leistungen mit Menge und Steuersatz aufs Zimmer buchen.
• Abrechnung: Check-out mit Sammelrechnung, Anzahlungsrechnung über 30 Prozent, Gästeblatt als PDF.
• Einmalig einrichten: Zimmer mit Kategorie und Preis, Saisonen mit Preisfaktor, Ortstaxe, Portal-Kalender per iCal und der öffentliche Buchungslink.
• Rechnungsempfänger: In der Reservierung einen CRM-Kontakt wählen oder Firma/Name, Anschrift und UID eintragen. Über 400 € (AT) bzw. 250 € (DE) brutto verlangt das System Name und Anschrift.
• Steuersätze kommen aus dem Firmenland (AT Logis 10 %, Posten 20 %; DE 7 % / 19 %). Ist Frühstück im Zimmerpreis enthalten, steht es als eigene Zeile auf der Rechnung (DE: Speisen 7 %, Getränke 19 %).
• Ortstaxe unter Einstellungen einrichten — es gibt keinen Standardwert. Die Vorlage Wien setzt 5 % vom Logis ohne Frühstück und USt (ab 01.07.2027 8 %), mit Quelle; Kinder unter einer Altersgrenze sind befreit.
• Preise gelten je Nacht: Reicht ein Aufenthalt in eine Saison hinein, bekommt jede Nacht ihren eigenen Saisonpreis — im Modul, auf der Buchungsseite und bei AIRIS.
• iCal: Überschneidet sich eine Portal-Buchung mit einer eigenen, wird nichts doppelt gebucht — sie steht als Anfrage mit Konflikt im Kalender, und Glocke und Mail melden es.
• Buchungsseite: Endpreise inkl. USt, Ortstaxe-Hinweis, Datenschutz- und Stornohinweis; unter Einstellungen ein- und ausschalten. Neue Anfragen melden Glocke und Mail; der Gast bekommt Eingangs- und Bestätigungsmail in seiner Sprache.
• Gästeblatt: in Österreich das Gästeverzeichnisblatt nach Anlage A der Gästeverzeichnis-Verordnung, in Deutschland der besondere Meldeschein (nur ausländische Gäste) — mit laufender Nummer.

• „Aufs Zimmer“ an der Kasse: Der Gast unterschreibt am Kassen-Bildschirm. Die Unterschrift liegt privat am Posten im Gastkonto und erscheint auf der „Beilage mit Unterschriften“ (PDF) zur Rechnung.
• Rechnung am Empfang bezahlen (Gast-Akte → Rechnungen): „Bar (Kasse)“ oder „Karte (Kasse)“ kassiert über Ihre Registrierkasse — mit Kassenbeleg und Signatur dort; die Rechnung steht danach auf bezahlt.
• Anzahlung: Aus der freigegebenen Anzahlungsrechnung entsteht ein Zahlungslink. Der Gast zahlt auf einer eigenen Seite über das Mollie-Konto Ihres Hauses. Ein Entwurf oder ein Haus ohne Zahlungsanbieter bekommt keinen Link.
• Verpflegung je Reservierung (nur Zimmer, Frühstück, Halbpension, Vollpension): eigene Rechnungszeilen zum Speisen-Satz, Frühstücksliste und Abendessen-Zahl je Tag (Knopf „Frühstücksliste“).
• Housekeeping am Handy: Der Check-out setzt das Zimmer auf „zu reinigen“ und die Glocke meldet „Zimmer … ist frei — bitte reinigen“. „Sauber“ speichert Name und Uhrzeit, „Gesperrt“ nimmt das Zimmer auch von der Buchungsseite.
• Berichte: Auslastung, ADR, RevPAR, Nächtigungen nach Herkunftsland und die Ortstaxe-Monatsliste als PDF für die Gemeinde. Die Registrierungsnummer (VO (EU) 2024/1028) steht auf Buchungsseite und Rechnung; AIRIS kann bestätigen, ein-/auschecken, Posten buchen, Gästeblatt und Anzahlung — schreibend nur über den Autonomie-Knopf.
• Ortstaxe an der Kasse: Kassiert die Registrierkasse die Ortstaxe, steht sie als eigene Position „durchlaufender Posten“ mit 0 % auf dem Beleg. Halb- und Vollpension mit Getränken teilt die Rechnung in Speisen und Getränke auf; den Anteil stellen Sie selbst ein.
• AIRIS ohne Freigabe: freie Zimmer prüfen, den Tag im Haus zeigen und eine Anfrage anlegen. Passen mehrere Reservierungen, fragt AIRIS nach.

• Firmenzeit: Übersicht, Belegungskalender, das „heute“ beim iCal-Abgleich und die Tagesübersicht von AIRIS rechnen in der Zeitzone Ihres Hauses (aus den Firmendaten bzw. dem Firmenland) — nicht in der Zeitzone des Servers. Anreise, Abreise und „Frühstück für morgen“ wechseln deshalb um Mitternacht Ortszeit.
• Registrierungsnummer eintragen (VO (EU) 2024/1028, Kurzzeitvermietung): Hotel › „Einstellungen“ › „Registrierungsnummer des Objekts“ und „Vergeben von / Stand“. Hat ein Apartment eine eigene Nummer, tragen Sie sie unter „Zimmer verwalten“ › Zimmer › „Reg.-Nr. (nur wenn abweichend)“ ein. Die Nummer erscheint auf der Buchungsseite und auf Rechnungen; ob Ihre Gemeinde oder Ihr Land ein Registrierungsverfahren hat, prüfen Sie dort.
• Unterschriften liegen privat: Die Unterschrift „aufs Zimmer“ an der Kasse ist nicht öffentlich abrufbar — nur über einen signierten, zeitlich begrenzten Link aus dem Gastkonto bzw. in der „Beilage mit Unterschriften“. Eine leere oder beschädigte Unterschrift wird abgelehnt, der Knopf „aufs Zimmer“ ist erst nach der Unterschrift frei, und wählbar sind nur Gäste, die im Haus sind.
• Sprachen: Die Oberfläche und die öffentliche Buchungsseite gibt es in 30 Sprachen; Eingangs- und Bestätigungsmail bekommt der Gast in seiner Sprache. Einen Channel-Manager (Preise und Kontingente mit Buchungsportalen abgleichen) enthält DivineMind nicht — der Abgleich mit Portalen läuft über iCal (nur belegt/frei).