Von der Baustellen-Akte über den Bauplan bis zur digitalen Einreichung bei der Behörde — welcher Weg gilt in welchem Bundesland, welche Unterlagen gehören dazu, und was das System für Sie prüft.
Das Menü „Baustelle“ — was wo liegt
- Baustellen: je Baustelle die Akte mit den Reitern Übersicht, Sprachnachricht, Soll-Ist, Bauzeitplan, Behinderung, Genehmigung, Meldepflichten, Crew, Stunden, Subunternehmer, Bauherren-Portal, Abnahmen, Mängel, Geräte, Fahrzeuge, Material, Fotos, Plan & Pins, Pläne/CAD, Bautagebuch und Regie.
- Bauzeitplan (Reiter „Bauzeitplan“): Vorgänge mit Gewerk, Zeitraum und Fortschritt anlegen und mit „Abhängigkeit hinterlegen“ verketten („Hängt ab von“, Wartezeit in Tagen). Rutscht ein Vorgang, rechnet DivineMind die Folgevorgänge mit und zeigt „Fertigstellung verschiebt sich um … Kalendertage“ bzw. „Im Plan — der Fertigstellungstermin hält“. Ohne Abhängigkeiten wird kein Verzug weitergerechnet — das steht dann ausdrücklich da. Aus dem Verzug entsteht im Reiter „Behinderung“ ein Entwurf (siehe unten).
- Subunternehmer: „Neuer Subunternehmer“ zentral anlegen und Baustellen zuweisen (hier oder in der Baustelle im Reiter „Subunternehmer“). Unter „Compliance-Dokumente“ hinterlegen Sie Nachweise mit „Gültig ab“/„Gültig bis“ und Datei; die Liste zeigt „Dokumente gültig“, „laufen bald ab“ oder „abgelaufen“. Der Block „Vor der Zahlung“ führt zur Abfrage: in Österreich die HFU-Liste (§ 67a ASVG) — heute abfragen, Ergebnis wählen, Beleg anhängen —, in Deutschland die Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) mit Steuernummer laut Bescheinigung.
- Bau-Angebote: Liste aller Bau-Angebote mit „LV importieren“ (ÖNORM, GAEB) und „GAEB“-Export. Aus einem Angebot öffnen Sie das Aufmaß; dort erstellen Sie „Abschlagsrechnung erstellen“ aus den offenen Mengen und am Ende „Schlussrechnung erstellen“ — die Schlussrechnung rechnet alle offenen Aufmaße ab und zieht die bisherigen Abschläge ab.
- Konditionen & Steuer (im Aufmaß des Angebots): „Bauleistung — Reverse Charge“, Skonto % mit Skonto-Frist und unter „Einbehalte“ die Rücklässe mit „Einbehalt bis (Monate)“ — in Österreich Deckungs- und Haftrücklass, in Deutschland Sicherheitseinbehalt für Vertragserfüllung und Mängelansprüche; dort wählen Sie zusätzlich die Vertragsart (BGB-Werkvertrag oder VOB/B-Vertrag), nach der sich die Vorgabe-Laufzeit richtet. Reverse Charge ist für Firmen in Österreich und Deutschland hinterlegt und braucht beide UIDs (Ihre im Firmenprofil, die des Kunden in der Kundenakte) — sonst entsteht keine Rechnung. Der Rechnungsbetrag bleibt gleich; einbehalten wird beim Zahlbetrag, der als eigene Zeile auf der Rechnung steht. Fällige Einbehalte markieren Sie mit „Als ausbezahlt markieren“.
- Kalkulation und Großhändler-Katalog: Mittellohn und K7 je Position wie unten unter „Leistungsverzeichnis, Großhändler und Kalkulation“ beschrieben; der Großhändler-Katalog liest DATANORM 4/5 ein, die Preise stehen danach in der Material-Suche der Kalkulation. IDS-Connect: Baustelle › Reiter „Material“ › „Beim Großhändler bestellen“; der Warenkorb kommt als Baustellenmaterial zurück.
- Bestellanfrage mit Baustelle: Wählt ein Mitarbeiter in der App bei der Bestellanfrage eine Baustelle, landen die Positionen nach Ihrer Freigabe einmal — nicht doppelt — als Material im Reiter „Material“ dieser Baustelle und zählen im Soll-Ist.
- Plantafel und Geräte: siehe Kapitel „Weitere Tools“ — Kolonnen, Geräte und Fahrzeuge disponieren, Gerätestamm mit Prüfterminen.
- DivineBuild 3D: Bei einem Vektor-PDF oder einer DXF-Datei liest DivineMind den Maßstab aus dem Plankopf, je Blatt entsteht ein Geschoss. Fehlt der Maßstab, kalibrieren Sie über eine bekannte Referenzstrecke. Wirkt die Erkennung unstimmig, steht „Bitte ansehen“ mit den Gründen da — prüfen Sie das Ergebnis immer selbst; den Plan verantwortet der Planer.
- Nachtrag-Workflow: öffnet die Vorlage „Nachtrag-Workflow“ im Workflow-Editor — Schritt 1 bereitet eine sachliche Mail an den Bauherrn zum Nachtrag bzw. zu Mehrkosten vor, Schritt 2 legt die Aufgabe „Nachtragsangebot erstellen“ (fällig in 2 Tagen) an. Gestartet wird von Hand. Passen Sie die Schritte an und speichern Sie; ob die Mail selbst rausgeht oder zur Freigabe kommt, entscheidet Ihr Autonomie-Knopf. Das Nachtragsangebot selbst (NA-Nummer am Hauptauftrag) erstellen Sie im Bau-Angebot.
- AIRIS auf der Baustelle: rund 15 Bau-Werkzeuge — Soll-Ist abfragen, Aufmaß, Nachträge, Mängel, Regie, Geräte, Sprachnachricht auswerten, Plan-Pins und Behinderungen. Alles, was schreibt, läuft über den Autonomie-Knopf; die Abschlagsrechnung erstellt immer ein Mensch.
Der Ablauf in Kürze
- Baustelle anlegen → Reiter „Genehmigung“ → Akte für das Bundesland anlegen. Das System kennt den Einreichweg und die Unterlagenliste des jeweiligen Landes.
- Unterlagen sammeln: jeder Punkt der Checkliste bekommt eine Datei und auf Wunsch eine Notiz. Der Zähler oben zeigt jederzeit „x von y vollständig“.
- Einreichmappe erzeugen: ein PDF mit Deckblatt, Checklistenstand und allen Anhängen — die Grundlage für die Einreichung.
- Einreichen tun Sie selbst beim Amt: in Wien über mein.wien.gv.at, signiert mit Ihrer qualifizierten Signatur. Wir bereiten vor und dokumentieren — unterschreiben können nur Sie.
- Status pflegen bis zum Bescheid: eingereicht am, Aktenzeichen, Bescheid am. Behörden können den Stand über einen Verifikations-Link maschinenlesbar abfragen.
Wien: das Digitale Bauverfahren (MA 37)
1 · Zugang einrichten (einmalig, vor der ersten Einreichung)
Sie brauchen eine ID Austria, die mit Ihrem Stadt-Wien-Konto verknüpft ist, und müssen Administrator*in in der „Mein Wien“-Gruppe des Projekts sein. Die Gruppe ist verpflichtend, weil die fachlich Beteiligten zwischen Planung und Ausführung wechseln: beliebig viele Mitglieder, absenden dürfen nur Administratoren. Außerdem müssen Bauwerber*in oder Bevollmächtigte über die gesamte Verfahrensdauer an der elektronischen Zustellung teilnehmen (MeinPostkorb bzw. USP) — Bescheid und Pläne kommen ausschließlich elektronisch.
2 · Unterlagen in der Akte sammeln
Legen Sie in der Baustellen-Akte unter „Genehmigung“ eine Akte mit Bundesland Wien an. Sie bekommen die 11-Punkte-Liste der MA 37, hängen an jeden Punkt die Datei und sehen oben den Fortschritt. Was noch fehlt und von welchem Fachplaner es kommt, steht damit an einer Stelle statt in fünf Mail-Verläufen.
3 · Pläne aus Ihrer Planungssoftware als PDF
Die Stadt Wien verlangt wörtlich: „Pläne müssen immer direkt aus der Autoren-Software (CAD-Programm) als PDF abgespeichert und anschließend digital signiert werden.“ Ein eingescannter Ausdruck wird nicht akzeptiert. Format: PDF, empfohlen PDF/A-1b. Höchstens 50 MB je Datei, 1 GB je Einreichung, kein Passwort- und kein Schreibschutz.
4 · Qualifiziert elektronisch signieren
Baupläne, Baubeschreibungen und Berechnungen müssen von der verfassenden Person mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein — Baumeister*in, Ziviltechniker*in oder gewerberechtlich Befugte. Nach dem Signieren darf die Datei nicht mehr verändert werden. Unterlagen, die im Original handschriftlich unterschrieben wurden (z. B. Zustimmung der Grundmiteigentümer*innen), dürfen eingescannt hochgeladen werden.
5 · Über mein.wien.gv.at einreichen
Ein Bauverfahren wird nur dann digital geführt, wenn der Antrag über die Plattform gestellt wird. Wer die Unterlagen per E-Mail schickt, dessen Verfahren läuft analog weiter. Verfahrensarten: allgemeine Baubewilligung (§ 70), Verfahren nach § 70a/70b, Bauanzeige, Abbruchbewilligung.
6 · Status in der Akte nachführen
Tragen Sie Aktenzeichen, Einreichdatum und später das Bescheiddatum ein. Der Status wandert von „in Vorbereitung“ über „eingereicht“ bis zum Bescheid — und bleibt als Nachweis am Projekt, auch Jahre später.
Wer digital eingereicht hat, muss das gesamte Verfahren digital führen — ein Wechsel zurück ins analoge Verfahren ist zu keinem Zeitpunkt möglich. Das gilt auch für Nachreichungen, Bauführerbekanntgabe, Baubeginn- und Fertigstellungsmeldung. Beachten Sie außerdem: elektronische Eingaben außerhalb der Amtsstunden (Mo–Fr 8–15 Uhr) gelten erst mit Wiederbeginn der Amtsstunden als eingebracht — das ist bei Fristen entscheidend.
Die 11 Punkte der Wiener Checkliste
- Bauansuchen-Formular
- Baupläne inkl. Lageplan — qualifiziert e-signiert durch die Planverfasser*in
- Zustimmung aller Grundeigentümer*innen
- Energieausweis inkl. Schallschutznachweis
- Nachweis der Erneuerbaren-Verpflichtung (Wiener Bauordnung)
- Nachweis Barrierefreiheit
- Stellplatznachweis (Wiener Garagengesetz)
- Statische Vorbemessung
- Erklärung über Anliegerleistungen
- Löschwasser-Nachweis
- Müllplatz-Nachweis
§ 63 der Bauordnung für Wien nennt je nach Vorhaben weitere Beilagen: Bauplatzbewilligung, Seveso-Risikounterlage, Baumschutzkonzept bei Straßenbaumbestand, rechtskräftige Abbruchbewilligung, Gestaltungskonzept für gärtnerisch auszugestaltende Flächen, Standort und Leistung verpflichtender Fotovoltaikanlagen sowie tabellarische Bestandsangaben (Brutto- und Nettogrundfläche). Einen Grundbuchsauszug verlangt Wien seit 2014 nicht mehr, und ein eigenes Anrainerverzeichnis gibt es nicht — die Nachbarn stehen mit Namen und Anschrift im Lageplan.
Vorgaben an den Plan selbst (Wiener Bauplanverordnung)
- Maßstäbe: Lageplan 1:200 oder 1:500; Grundrisse, Schnitte und Ansichten 1:100. Der jeweilige Maßstab ist anzugeben, im Lageplan zusätzlich die Nordrichtung.
- Farben im Lageplan: Neubau rot, Bestand grau, Abbruch gelb; wird an derselben Stelle abgetragen und neu gebaut, rot-gelb schraffiert.
- Baustoff-Farben in Grundrissen und Schnitten: Ziegel rot, Beton grün, Stahlbeton schwarz, Stahl blau, Holz braun — andere Baustoffe in eigener Farbe mit Legende.
- Neue Raumwidmungen und Raumflächen rot unterstreichen, aufgelassene gelb. Abweichungen von einem bereits bewilligten Vorhaben zur Gänze gelb durchkreuzen.
- Blattformat: 210 × 297 mm (A4); größere Pläne sind entsprechend zu falten.
- Einen vorgeschriebenen Plankopf gibt es für die Wiener Einreichung nicht. Verbindlich sind nur Maßstabsangabe, Nordpfeil, Legende bei abweichenden Baustofffarben — und die Unterfertigung.
Andere Bundesländer
- Niederösterreich: Einreichung bei der Gemeinde als Baubehörde erster Instanz, in Papierform — Baupläne in dreifacher Ausfertigung, Baubeschreibung nach Landesmuster (§§ 18/19 NÖ BO 2014).
- Tirol: Einreichung bei der Gemeinde; viele Gemeinden bieten Online-Formulare an, die Landesplattform für die digitale Baueinreichung ist im Aufbau. Checkliste: Bauansuchen, Baupläne inkl. Lageplan, Baubeschreibung, Energieausweis, Grundbuchsauszug bzw. Zustimmung des Grundeigentümers, Bebauungs-/Widmungsnachweis, Nachbarverständigung.
- Vorarlberg und Linz haben eigene Einreichwege, die ebenfalls hinterlegt sind. Beim Anlegen der Akte wählen Sie das Bundesland — Einreichweg und Checkliste stellen sich danach.
Statusabfrage — unsere Schnittstelle, nicht die der Behörde
- Vorweg, damit es keine Missverständnisse gibt: Es gibt in Österreich KEINE Schnittstelle einer Baubehörde, über die man einreichen oder den Verfahrensstand abfragen könnte. Eingereicht wird immer im Portal der Behörde, von Hand. Die hier beschriebene Schnittstelle betreiben WIR — sie liefert unseren Stand, nicht den der Behörde, und sie ist mit keinem Behördensystem verbunden.
- Jede Genehmigungs-Akte hat einen Verifikations-Token. Wer ihn kennt — etwa die Behörde, der Sie ihn übermittelt haben —, kann den Stand der Einreichung maschinenlesbar abfragen, ohne ein Konto bei uns.
- Abgefragt werden Vorhaben, Bundesland, Status, Einreichdatum, Aktenzeichen und der Checklistenstand. Personenbezogene Daten werden nicht ausgeliefert, außer dem Firmennamen des Bauwerbers.
- Die Schnittstelle ist nach OpenAPI 3.0.3 beschrieben und unter OpenAPI-Beschreibung abrufbar — für die eigene IT oder einen Behörden-Partner zum Anbinden.
- Der Token ist die Berechtigung: Wer ihn nicht hat, bekommt nichts. Geben Sie ihn nur an Stellen weiter, die den Stand sehen sollen.
DivineBuild: aus einem Bauplan Dateien machen
1 · Plan hochladen
Unter Bau-Angebote → DivineBuild 3D legen Sie den Plan ab. Angenommen werden PDF, DXF, PNG und JPG. Ein Beispiel-Plan zum Ausprobieren liegt direkt daneben.
2 · Erkennung
Aus einem Vektor-PDF oder einer DXF-Datei werden Wände, Räume, Öffnungen und Maße unmittelbar gelesen. Bei gescannten Plänen und Fotos übernimmt die KI — das dauert länger und wird ungenauer. Mehrere Blätter werden zu Geschossen zusammengefasst.
3 · Prüfen, bevor Sie weiterarbeiten
Der Prüf-Reiter zeigt, was erkannt wurde. Wirkt das Ergebnis unstimmig — zu wenig Raumfläche für die Gebäudegröße, gar keine Öffnungen, Raumnamen die nach Maßtext aussehen —, erscheint der Hinweis „Bitte ansehen“ mit Begründung. Die Datei ist dann trotzdem technisch in Ordnung; unsicher ist die Erkennung, nicht der Export.
4 · Maßstab setzen, falls er fehlt
Steht im Plan kein Maßstab, muss vor dem Export kalibriert werden: eine bekannte Strecke angeben, den Rest rechnet das System. Ohne gesicherten Maßstab wird der Export bewusst gesperrt — lieber ein Zwischenschritt als eine Datei mit falschen Maßen.
5 · Exportieren
DXF (R2018) für die Weiterbearbeitung im CAD, IFC4 oder IFC2X3 für BIM-Programme wie Revit oder ArchiCAD, und ein PDF/A-1b-Plansatz je Geschoss. Die Dateien liegen danach an der Baustelle unter „Pläne/CAD“ und lassen sich über einen zeitlich begrenzten Link herunterladen.
Der größte Nutzen liegt im Bestand: Dachgeschossausbau, Umbau, Sanierung — überall dort, wo alte Pläne nur auf Papier oder als PDF existieren und niemand sie im CAD hat. Wer ohnehin neu zeichnet, ist mit seiner eigenen Planungssoftware schneller.
Leistungsverzeichnis, Großhändler und Kalkulation
1 · LV einlesen: ÖNORM oder GAEB
Bau-Angebote → „LV importieren“ nimmt ÖNORM A 2063 (.onlv) und GAEB DA XML 3.1 bis 3.3 (.x81, .x83, .x86). Gliederung, Ordnungszahlen, Kurz- und Langtexte, Mengen, Einheiten sowie Eventual-, Wahl- und Pauschalpositionen werden übernommen. Eine Ausschreibung ohne Preise öffnet direkt die Kalkulation.
2 · Mittellohn und Zuschläge festlegen
Unter „Kalkulation“ legen Sie die Partie (Lohngruppen, Anzahl, Stundenlohn), Aufzahlungen und Lohnnebenkosten fest. Daraus entstehen Mittellohnkosten und – mit dem Gesamtzuschlag aus Baustellen- und Geschäftsgemeinkosten, Bauzinsen, Wagnis und Gewinn – der Mittellohnpreis. In Österreich nach ÖNORM B 2061 (K3), in Deutschland nach EFB-Preis 221, in anderen Ländern als allgemeine Zuschlagskalkulation. Die Vorgaben sind Beispielwerte; tragen Sie Ihre eigenen Sätze ein.
3 · Jede Position kalkulieren (K7 / EFB 223)
Je Position: Stunden je Einheit, Material, Gerät und Fremdleistung je Einheit. Das Material holen Sie per Lupe aus dem Großhändler-Katalog – mit dem Einkaufspreis aus DATANORM oder aus dem letzten IDS-Warenkorb. Der Einheitspreis entsteht sofort; „EP übernehmen“ schreibt ihn ins Angebot, solange es ein Entwurf ist.
4 · Antworten und vergeben
„GAEB“ in der Angebotsliste erzeugt auf eine GAEB-Ausschreibung die Angebotsabgabe X84 mit denselben Ordnungszahlen, sonst das Auftrags-LV X86. Für Nachunternehmer schicken Sie X83 hinaus und lesen deren X84 in der Kalkulation ein: Preise werden über die Ordnungszahl verglichen und auf Wunsch als Fremdleistung übernommen.
5 · Soll-Ist auf echten Kosten
Ist ein Auftrag der Baustelle kalkuliert, rechnet der Reiter „Kosten“ die Stunden mit den Mittellohnkosten statt mit einem Pauschalsatz und stellt Soll und Ist je Kostenart gegenüber – auch zum aktuellen Leistungsstand aus dem Aufmaß.
Im Reiter „Material“ der Baustelle öffnet „Beim Großhändler bestellen“ den Shop Ihres Großhändlers (IDS-Connect). Bestellen Sie dort, kommen die Positionen mit Netto-Preis als Baustellenmaterial zurück und zählen sofort im Soll-Ist. Den Zugang hinterlegen Sie einmal unter Bestellanfragen, den Katalog lesen Sie unter Produkte → Neu → Großhändler (DATANORM 4/5) ein.
GAEB 90 und GAEB 2000 (.d83, .p83) lesen wir nicht – bitte als GAEB DA XML ausgeben. Höchstens vier Gliederungsebenen. Die Dateien sind nicht vom BVBS zertifiziert. Preisanteile (Lohn, Stoffe …) stehen nur in der Datei, wenn der Angebotspreis dem kalkulierten Preis entspricht. Die Kalkulation ist eine Rechenhilfe, keine Tarif- oder Rechtsauskunft. Vorführfirmen öffnen nur den IDS-Testshop.
Was DivineMind NICHT tut
Diese Punkte sind Stand September 2026 bewusst offen. Wir schreiben sie hin, statt sie im Kleingedruckten zu verstecken.
- Wir reichen nicht für Sie ein. Die Übermittlung an die Behörde und die qualifizierte Signatur bleiben bei der planverfassenden Person — das verlangt das Gesetz so.
- DWG können wir nicht lesen. Speichern Sie in Ihrem CAD als DXF, dann funktioniert der Weg. IFC-Dateien schreiben wir, lesen sie aber nicht ein.
- Der PDF-Plansatz ist nicht durchsuchbar: Alle Beschriftungen sind als Zeichnung hinterlegt, nicht als markierbarer Text.
- Erkannte Geometrie lässt sich derzeit nicht im Programm korrigieren. Liegt die Erkennung daneben, ist das Ergebnis nicht brauchbar — deshalb der Prüfschritt davor.
- Die Blattgröße des PDF-Plansatzes entspricht noch nicht den Formatvorgaben der Wiener Bauplanverordnung. Das PDF ist PDF/A-1b-konform und ohne Schreibschutz, für die Einreichung ist es aber noch nicht formatfertig.
- Das Layer-Profil „wien_2021“ im DXF-Export ist ein Vorschlag unseres Hauses, keine amtliche Norm. Gleichen Sie es mit Ihrem Bürostandard ab.
- Flächen sind geometrische Polygonflächen — keine Ermittlung nach ÖNORM B 1800 oder DIN 277, keine Brutto-/Nettogrundflächen, keine Bauteilmengen.
Was sonst in der Baustellen-Akte steckt
- Soll-Ist: Auftragssumme gegen Lohn- und Materialkosten, mit Ampel.
- Kalkulation je Auftrag: Soll und Ist je Kostenart, Lohn mit Mittellohnkosten.
- Bauzeitplan mit Verzugs-Warnung, Crew und erfasste Stunden je Baustelle.
- Subunternehmer mit Kosten und Compliance-Nachweisen, Mängel mit Fotos, Abnahmen.
- Geräte und Material, Fotodokumentation, Bautagebuch mit Regiebericht-PDF und Unterschrift am Handy.
- Pläne/CAD: alle erzeugten Dateien je Modell mit Größe, Prüfstand und Download.
Gebäudereinigung: Stempeln am Standort, Menü „Reinigung“
- Einstempeln nur am Standort: Zeiterfassung › Reiter „Stempeluhr“ › Karte „Einstempeln nur am Standort“ (sichtbar für Admin und Manager): Regel je Firmenstandort einschalten und den „Radius in Metern“ festlegen (Vorgabe 50 m). Danach stempeln Mitarbeiter nur ein, wenn ihr Handy innerhalb des Radius ist — in der App und im Web; am Desktop ohne Standortfreigabe wird abgelehnt. Die gemessene GPS-Genauigkeit wird bis 30 m gutgeschrieben. Hat der Standort noch keine Koordinaten, steht „Regel noch nicht wirksam“.
- Ein- und Ausstempeln im Web: im Benutzermenü oben rechts („Einstempeln“ / „Ausstempeln · seit …“). Reinigungskräfte ohne Büro-Zugang stempeln am Handy in der AIRIS-App. Die Standortregel gilt für Ihre Firmenstandorte; ein eigener Radius je Reinigungsobjekt ist für Gebäudereinigung nicht vorgesehen.
- Menü „Reinigung“ › QR-Check-In: öffnet den QR-Generator — damit erstellen Sie QR-Codes, z. B. mit einem Link für Ihre Objekte. Ein Check-in oder Stempeln per QR-Code am Objekt ist das nicht; gestempelt wird über die Stempeluhr.
- Menü „Reinigung“ › Quality-Check: öffnet die Vorlage „Qualitätskontrolle (Objekt)“ im Workflow-Editor. Jeden Montag um 7 Uhr legt sie die Aufgabe „Qualitätskontrolle im Objekt durchführen und Mängel festhalten“ an und bereitet danach eine freundliche Mail an den Kunden mit der Bitte um Rückmeldung vor. Schritte und Zeitplan passen Sie vor dem Speichern an; ob die Mail selbst rausgeht oder zur Freigabe kommt, entscheidet Ihr Autonomie-Knopf. Ein Bewertungssystem (z. B. nach INSTA 800) ist nicht enthalten.