Ihre Kunden sehen ihre eigenen Belege in der AIRIS-App und bestellen direkt bei Ihnen. Kostenlos im Preis enthalten.
Was der Kunde bekommt
- Seine Aufträge, Rechnungen (mit Zahlungsstatus) und Lieferscheine — nur die eigenen, nie die eines anderen Kunden.
- Sein Pfandkonto: wie viele Kisten und Flaschen noch bei ihm stehen.
- Verträge und Dokumente, die Sie ihm freigeben; er kann auch selbst Unterlagen nachreichen.
- Bestellen bei Ihnen: Ihr Katalog zu SEINEN Preisen, Warenkorb, Lieferstelle wählen — die Bestellung landet sofort als Auftrag in Ihrem CRM.
- Seine Erreichbarkeit selbst pflegen (Telefon, Mobil, E-Mail). Stammdaten bleiben bei Ihnen.
So vergeben Sie den Zugang (2 Schritte)
- 1. Am Kunden: CRM → Kontakt öffnen → Menüpunkt „Kundenzugang“ → „Zum AIRIS-Kundenbereich einladen“. Sie bekommen einen Einladungslink, den Sie dem Kunden schicken.
- 2. Beim ersten Mal fragt AIRIS, ob der Kundenzugang für Ihre Firma eingeschaltet werden soll — einmal bestätigen, danach gilt das für alle Kunden.
- Der Kunde öffnet den Link, meldet sich mit seinem eigenen AIRIS-Konto an und ist verknüpft. Ab dann sieht er seine Mappe.
- Zugang wieder entziehen: Einstellungen → Firmenprofil → Liste der Kundenzugänge.
TIPP: Kunde oder Mitarbeiter? Zwei verschiedene Zugänge
Nicht bei den Mitarbeitern suchen: Mitarbeiter bekommen einen Firmen-Zugang (Kundennummer + PIN) und sehen die Firma. Kunden bekommen ihren Zugang am Kontakt im CRM und sehen ausschließlich ihre eigenen Belege.
Wenn Ihr Kunde bestellt
- Aus der Bestellung entsteht bei Ihnen sofort ein angenommener Auftrag mit Auftragsbestätigungsnummer — dieselbe Kette wie bei einer Bestellung über das Back-Office.
- Preise rechnet immer der Server aus Ihrer Preisliste für diesen Kunden. Was der Kunde in der App sieht, kann er nicht verändern.
- Lieferstelle, Wunschtermin und die Anmerkung des Kunden stehen im Beleg — dort, wo der Lagerist beim Kommissionieren hinsieht.
- Hat der Kunde mehrere Filialen, wählt er beim Bestellen aus. Für eine Veranstaltung kann er einmalig einen abweichenden Lieferort angeben.
- Sie finden den Auftrag unter Aufträge; er ist dem Firmeninhaber zugeordnet und in der Team-Ansicht für alle sichtbar.
Hausverwaltung: Mieter, Eigentümer und Handwerker in der Kundenmappe
- Mieter, Eigentümer und Handwerker bekommen keinen eigenen Zugang, sondern genau diese Kundenmappe. Sie melden sich mit E-Mail und Passwort in der AIRIS-App oder im Browser unter airis.divinemind.ai an.
- Einladen: Hausverwaltung → Nutzungsverhältnis → Reiter „Parteien“, Liegenschaft → Eigentum bzw. Aufträge → Dienstleister → „Kundenmappe“ aufklappen → „Zum AIRIS-Kundenbereich einladen“. Dort sehen Sie auch, ob der Zugang aktiv ist, und können ihn widerrufen. Einem Dienstleister verknüpfen Sie vorher seinen Kontakt aus dem CRM.
- Was die Person sieht, ergibt sich bei jedem Aufruf aus Mietvertrag, Eigentumsanteil bzw. Auftrag: Mieter sehen ihr Konto, Vorschreibungen und Abrechnungen; Eigentümer Hausgeld, Wirtschaftsplan, Abrechnungen, Rücklage, Einladungen, Protokolle und die Beschluss-Sammlung; Handwerker nur ihre eigenen Aufträge. Endet der Mietvertrag oder das Eigentum, endet auch die Sicht.
- Was aus der Mappe kommt – Schadensmeldungen mit Foto, Zählerstände, Nachrichten, Terminvorschläge, Berichte und Rechnungen von Handwerkern – steht unter Hausverwaltung → Meine Häuser heute im Block „Aus der Kundenmappe“. „Übernehmen“ legt den Schaden, die Ablesung oder den Termin auf dem üblichen Weg an; „Ablehnen“ verlangt einen Grund, den die Person sieht.
- Stimmen zu Umlaufbeschlüssen zählen sofort und stehen im jeweiligen Umlauf mit dem Kanal „Umlauf im Portal“; eine zweite Abgabe ändert nichts.
- Rechtswirksam zugestellt wird über die Kundenmappe nur, wenn am Eigentumsanteil bzw. an der Partei der Zustellweg „Portal“ mit Einwilligung eingetragen ist (Österreich: die Eigentümerin oder der Eigentümer hat es verlangt). Sonst bleibt es bei Post oder E-Mail; die Mappe zeigt dann eine Kopie.
TIPP: Widerruf wirkt sofort
Ein widerrufener Zugang sperrt die Kundenmappe für diese Verwaltung beim nächsten Aufruf. Bereits geöffnete Download-Links laufen spätestens nach einer Stunde ab.
Sicherheit
- Ein Kunde sieht ausschließlich Belege, die auf seinen Kontakt laufen — geprüft bei jedem einzelnen Aufruf, nie anhand dessen, was die App schickt.
- Entwürfe bleiben unsichtbar. Nur versendete, bezahlte, überfällige oder stornierte Rechnungen erscheinen.
- Ändert der Kunde seine Kontaktdaten, wird das bei Ihnen protokolliert — mit altem und neuem Wert.