Für Personalberatungen und Personalvermittler: vom Suchauftrag des Kunden über Talentpool, KI-Abgleich und anonymes Exposé bis zur Honorarrechnung mit Garantie. Alles im Menü „Vermittlung“.
1. Suchauftrag anlegen und unterschreiben lassen
Neuer Suchauftrag
Unter Suchaufträge „Neuer Suchauftrag“: Kunde aus dem CRM, Position, Ort, Gehaltsband, Honorar in % vom Bruttojahresgehalt oder als Pauschale, Retainer-Raten, Exklusivität und Garantie in Monaten. Derselbe Auftrag steht auch in der Kundenakte im Reiter „Suchaufträge“.
Angebot erstellen
„Angebot erstellen“ legt einen Angebotsentwurf mit Retainer und Erfolgshonorar an. Bei Honorar in % rechnet das Angebot mit der Mitte des Gehaltsbands; abgerechnet wird später auf das tatsächliche Gehalt. Nimmt der Kunde per Link an, steht der Auftrag auf „aktiv“.
Per Link unterschreiben lassen
Unter „Unterschrift des Kunden“: „Link zur Unterschrift erstellen“ (14 Tage gültig): Der Kunde liest die Konditionen, auf Wunsch als PDF, und unterschreibt am Bildschirm. Gespeichert werden Name, Zeit, Gerät und die Prüfsumme des Inhalts. Ändern Sie den Auftrag danach, braucht es einen neuen Link. Den Link geben Sie selbst weiter.
2. Kandidaten sammeln: Talentpool und Lebenslauf
Lebenslauf importieren
Menü „Lebenslauf importieren“: Stelle bzw. Suchauftrag wählen und den Lebenslauf hochladen (PDF, JPG, PNG oder Word/DOCX). Die KI füllt Name, E-Mail, Telefon und Ort vor; Sie prüfen und speichern. Die Einwilligung ist Pflicht, an den Bewerber geht keine Mail.
Talentpool
Unter Talentpool stehen alle Kandidaten, auch ohne Stelle: Fähigkeiten, aktuelle Position, Gehaltswunsch, verfügbar ab, Kündigungsfrist. Suchen und filtern Sie nach Fähigkeit, Ort und Gehaltswunsch. Ein Kandidat kann mehreren Suchaufträgen zugeordnet werden („Zuordnen“).
Einwilligung und Löschfrist
Die Vorgabe ist 6 Monate Aufbewahrung ohne und 24 Monate mit Talentpool-Einwilligung. Die Übersicht finden Sie unter „Löschfristen“. Das ist eine Vorgabe, keine Rechtsberatung — prüfen Sie die Fristen für Ihr Land.
3. KI-Abgleich: passende Kandidaten vorschlagen
Im Suchauftrag unter „Passende Kandidaten (KI)“ startet „Kandidaten suchen“ einen Lauf über den Talentpool. Jeder Vorschlag hat einen Punktwert von 0 bis 100, eine Begründung und die Liste „passt“ / „fehlt“. Die KI sieht dabei keine Namen, kein Alter, kein Geschlecht und keine Herkunft. Übernehmen (der Kandidat kommt in die Pipeline) oder verwerfen entscheidet ein Mensch; Bewertung und Entscheidung werden protokolliert.
4. In der Bewerberakte
Interne Notiz und Interview
Die interne Notiz sieht nur Ihr Team. „Interview aufnehmen“ öffnet das Interview-Werkzeug mit dem Bewerber vorbelegt; Transkript und Zusammenfassung erscheinen danach in der Akte. Gesprächstermine zum Selbstbuchen legen Sie unter „Gesprächstermine“ (Buchungsseiten) an.
Nachricht aus Vorlage
„Nachricht an den Bewerber“: Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid, Einladung zum Gespräch oder Absage. Der Text öffnet sich in DivineMail mit Name und Stelle eingesetzt; Sie prüfen und schicken selbst ab.
Anonymes Exposé für den Kunden
„Exposé für den Kunden“ erstellt einen Link (60 Tage gültig) und ein PDF ohne Name, Kontaktdaten, Foto und Arbeitgebernamen, auf Wunsch mit Ihrer Einschätzung. Der Kunde meldet ohne Anmeldung „interessant“, „Gespräch gewünscht“ oder „kein Interesse“ mit Kommentar zurück; Sie bekommen eine Meldung in der Glocke.
5. Vermittlung, Honorarrechnung und Garantie
Vermittlung erfassen
Hat der Kandidat beim Kunden unterschrieben, wählen Sie im Suchauftrag unter „Vermittlung“ den Kandidaten, den Arbeitsbeginn und das Bruttojahresgehalt laut Vertrag.
Honorarrechnung als Entwurf
Die Rechnung an den Kunden des Suchauftrags entsteht als Entwurf in Finanzen: Prozent vom tatsächlichen Gehalt oder die Pauschale, mit Hinweis auf die Garantie. Prüfen und versenden machen Sie.
Garantie überwachen
Zum Garantieende bekommt der Berater eine Aufgabe. Fällt der Kandidat innerhalb der Garantie aus, melden Sie „Garantiefall“ mit Notiz; daraus entsteht die Aufgabe „Gutschrift prüfen“. Die Gutschrift selbst erstellen Sie in Finanzen.
Provision aufteilen
Unter jeder Vermittlung steht „Provisionsaufteilung“. Mit „Aufteilung ändern“ verteilen Sie das Honorar auf beliebig viele Mitarbeiter, mit frei benannter Rolle (z. B. Akquise, Kandidatensuche) und Anteil in %, zusammen 100 %. Die Regel bestimmt Ihre Firma; ohne eigene Aufteilung zählt 100 % für die Person, die die Vermittlung erfasst hat. Die Auswertung „Honorar je Recruiter“ rechnet mit diesen Anteilen.
6. Auswertung
Unter Auswertung: Vermittlungen, Honorar netto, durchschnittliche Besetzungsdauer, Garantiefälle, Honorar je Recruiter, Quellen der Kandidaten, Suchaufträge nach Status und offene Pipeline — mit Zeitraumfilter und nur aus Ihren echten Daten.
7. Mit AIRIS
AIRIS kennt Suchaufträge, Talentpool und Auswertung. Beispiele: „Welche Suchaufträge haben wir?“, „Such im Talentpool nach Lohnverrechnung“, „Mach einen KI-Abgleich für SA-0238“, „Erstelle ein anonymes Exposé von … für SA-0238“, „… hat unterschrieben, Arbeitsbeginn 1. Februar, 62.000 € — erfasse die Vermittlung“. Links und Rechnungsentwürfe gibt AIRIS nur Ihnen; verschickt wird nichts. Was AIRIS selbst tun darf, stellen Sie im Autonomie-Setup ein — auf „aus“ lehnt AIRIS ab.
Arbeitnehmerüberlassung (Stundenzettel der Überlassenen, Rechnung an den Entleiher, Equal-Pay- und Höchstdauer-Fristen) und Lohnverrechnung sind nicht enthalten. Die Unterschrift per Link ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte.
Stellenanzeigen, Karriereseite und Bewerber-Pipeline stehen im Kapitel Team & Personal.