Organisation, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Recruiting.
Wichtigste Bereiche
- Organisation — Struktur & Hierarchie.
- Personal — Mitarbeiterprofile & Stammdaten.
- Zeiterfassung — Arbeitszeiten & Stundensätze.
- Abwesenheiten — Urlaub & Fehlzeiten, Schicht-Tausch.
- Onboarding — Checklisten & Vorlagen für neue Kollegen.
- Reviews & Performance — Beurteilungen.
- Recruiting — Stellen & Bewerbungen.
- Reisekosten — Spesen & Erstattung.
Mitarbeiter anlegen & einarbeiten
Jeder Mitarbeiter wird einmal unter Mitarbeiter angelegt — Stammdaten, Vertrag und Zugänge stehen danach allen HR-Bereichen zur Verfügung. Mit einer Onboarding-Vorlage startet jede neue Einstellung sofort vollständig.
Mitarbeiter anlegen
Unter Mitarbeiter auf „Neuer Mitarbeiter“ — Name, Position, Abteilung und Eintrittsdatum erfassen.
Stammdaten vervollständigen
Im Profil die Reiter durchgehen: Bankverbindung, Notfallkontakt, Qualifikationen, Steuer- und Vertragsdaten.
Onboarding-Vorlage zuweisen
Eine Vorlage aus Onboarding-Vorlagen auswählen — die Checkliste mit allen Aufgaben wird automatisch erstellt.
Fortschritt verfolgen
Erledigte Schritte abhaken; der Status zeigt, bis wann der Mitarbeiter vollständig eingearbeitet ist.
AIRIS-Zugang vergeben
Bei Bedarf unter AIRIS-Zugang einladen — der Mitarbeiter erfasst dann Zeiten und Abwesenheiten selbst.
Zeiterfassung & Freigabe
Arbeitszeiten werden in Zeiterfassung erfasst, von der Führungskraft freigegeben und fließen automatisch in Auswertungen und die Lohnvorbereitung.
Zeit erfassen
Mitarbeiter stempeln über Kommen/Gehen ein oder tragen Zeiten manuell nach — mit Pausen und Projekt/Tätigkeit.
Team-Übersicht prüfen
Die Führungskraft sieht alle erfassten Zeiten im Team und erkennt fehlende oder auffällige Buchungen.
Freigeben
Korrekte Einträge freigeben — erst freigegebene Zeiten zählen für Auswertungen und Abrechnung.
Auswerten
Über die Berichte Stunden, Überstunden und Salden je Mitarbeiter oder Zeitraum exportieren.
Bei Schichtbetrieb planen Sie im Dienstplan (Roster) ganze Wochen vor — die Soll-Zeiten dienen dann als Vorlage für die Erfassung.
Für Nacht- und Wochenend-Bereitschaft (z. B. SHK-Notdienst) gibt es in der Zeiterfassung den Reiter „Bereitschaft“: Rotation über die gewählten Monteure erzeugen, Bereitschaft übertragen oder mit Begründung stornieren — der Plan bleibt als Nachweis erhalten.
Meldet ein Kunde über den QR-Aufkleber an seiner Anlage eine dringende Störung, wird die Person alarmiert, die laut Bereitschaftsplan Dienst hat. Mit „Ich übernehme“ steht sie am Einsatz; ohne Übernahme geht der Alarm nach der eingestellten Frist an die nächste Person, zuletzt an die Betriebsleitung. Das Büro sieht den Stand im Einsatz („Bereitschaft alarmiert“, „Bereitschaft hat übernommen“). Den Schalter „Alarm aktiv“ und die Frist stellen Sie im Reiter „Bereitschaft“ auf der Karte „Notdienst-Alarm“ ein; unter „Letzte Alarme“ steht je Stufe, was zugestellt oder übersprungen wurde. Notfälle am Telefon nimmt DivineMind derzeit nicht automatisch an — Einzelheiten im Kapitel SHK.
Auto-Dienstplan: aus Bedarf & Verfügbarkeit
AIRIS erstellt den Wochen-Dienstplan automatisch: aus dem Personalbedarf je Standort, den Öffnungszeiten und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Genehmigte Abwesenheiten (Urlaub/Krankheit) und bereits geplante Schichten werden dabei berücksichtigt.
Öffnungszeiten & Bedarf hinterlegen
Einstellungen → Standorte → Zahnrad am Standort → Reiter „Dienstplan“: Öffnungszeiten je Wochentag und die Mindestbesetzung (Tag, Zeitfenster, Rolle, Anzahl) erfassen.
Verfügbarkeit & Wünsche je Mitarbeiter
Im Mitarbeiterprofil unter „HR-Einstellungen“ die Verfügbarkeit je Wochentag (Zeitfenster) und optionale Wünsche eintragen. Leer = an dem Tag nicht verfügbar.
Automatisch erstellen
Im Schichtplan die Woche wählen und „Automatisch erstellen“ klicken. AIRIS zeigt eine Vorschau mit Abdeckung in %, wer besetzt ist und wo offene Schichten bleiben — mit „Übernehmen“ wird der Plan geschrieben.
Krankmeldung anpassen
Wird jemand krank: „Krankmeldung anpassen“ → Mitarbeiter und Zeitraum wählen. AIRIS markiert die Schichten als „krank“ und sucht Ersatz; findet sich keiner, entsteht eine offene Schicht zum Übernehmen.
Bleibt eine Schicht unbesetzt, legt AIRIS sie als „offene Schicht“ an — standortübergreifend sichtbar, sodass verfügbare Kollegen sie übernehmen können.
Im Mitarbeiterprofil unter „HR-Einstellungen“ → „Filialen“ legen Sie die Stammfiliale fest, weitere Filialen, in denen die Person arbeiten darf, oder den Schalter „Springer“ (jede Filiale). Auto-Dienstplan, Einspring-Anfragen und die Übernahme offener Schichten in der App halten sich an diese Regel — ebenso an Ruhezeit (EU/UK 11 Stunden, Kanada 8), Wochenstunden und Qualifikation.
Meldet sich jemand krank (App, AIRIS oder Abwesenheiten), wird seine Schicht offen und das System sucht Ersatz: zuerst die eigene Filiale, dann Nachbarfilialen mit Freigabe, dann Springer — wer verfügbar und qualifiziert ist und noch Stunden frei hat. Die Filialleitung bekommt sofort Push und Glocke mit dem Vorschlag und drückt im Schichtplan „Anfrage senden“; erlauben Sie es im Autonomie-Setup (HR · Ersatz anfragen), fragt das System selbst. Die Kollegin bekommt Push und WhatsApp mit „Ich übernehme“ / „Ich kann nicht“ — ohne zu erfahren, wer warum ausfällt. Ohne Antwort geht die Anfrage nach der Frist (10 bis 60 Minuten, je nach Schichtbeginn) an die nächste Person.
Abwesenheit beantragen & genehmigen
Urlaub und Fehlzeiten laufen über Abwesenheiten als Antrag → Genehmigung → Kalendereintrag. Resturlaub und Kontingente werden dabei automatisch verrechnet.
Antrag stellen
Mitarbeiter wählt Art (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub), Zeitraum und ergänzt bei Bedarf eine Notiz.
Kontingent prüfen
Das System zeigt den verbleibenden Anspruch und warnt bei Überschneidungen im Team.
Genehmigen oder ablehnen
Die Führungskraft entscheidet in der Genehmigungs-Inbox; der Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt.
Kalender & Saldo
Genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Team-Kalender, der Resturlaub wird sofort aktualisiert.
Mitarbeiter können Schichten direkt untereinander tauschen — der Tausch wird zur Bestätigung an die Führungskraft weitergeleitet.
Recruiting: von der Stelle zur Einstellung
Unter Recruiting schreiben Sie Stellen aus und führen Bewerber entlang einer Pipeline bis zur Einstellung — strukturiert und nachvollziehbar.
Stelle anlegen
Über den Stellen-Assistenten Titel, Abteilung, Anforderungen und Ausschreibungstext erfassen.
Veröffentlichen
Stelle aktiv schalten und den Bewerbungslink teilen — eingehende Bewerbungen landen automatisch in der ersten Pipeline-Stufe.
Bewerber bewegen
Kandidaten im Kanban-Board per Drag & Drop durch die Stufen ziehen (z. B. Sichtung → Interview → Angebot).
Bewerten & entscheiden
Bewertungen und Notizen je Kandidat festhalten; ein Outcome (Einstellung/Absage) schließt die Bewerbung ab.
Übernahme ins Team
Bei Einstellung den Kandidaten als Mitarbeiter unter Mitarbeiter anlegen und das Onboarding starten.
Reisekosten einreichen & erstatten
Geschäftsreisen werden in Reisekosten als Reise mit einzelnen Positionen erfasst, geprüft und erstattet — inklusive Kilometergeld und Pauschalen.
Reise anlegen
Anlass, Ziel und Zeitraum der Reise erfassen.
Positionen & Belege
Einzelne Ausgaben (Hotel, Bahn, Bewirtung) mit Beleg hinzufügen; Fahrten über den Kilometer-Rechner, Tagessätze über die Pauschalen-Tabelle.
Einreichen
Vollständige Reise zur Prüfung einreichen — die Summe wird automatisch berechnet.
Prüfen & erstatten
Die Führungskraft genehmigt in der Inbox; der freigegebene Betrag steht für die Erstattung bereit.
Beurteilungen & Performance
- Reviews — strukturierte Mitarbeitergespräche und Beurteilungszyklen.
- Ziele & OKR — Ziele setzen, Fortschritt messen, Ergebnisse festhalten.
- 1:1-Gespräche — regelmäßige Termine mit Agenda und Notizen dokumentieren.
- 360°-Feedback — Rückmeldungen aus mehreren Perspektiven einholen.
Onboarding-Vorlagen einmal sauber definieren — jede neue Einstellung startet damit sofort vollständig und einheitlich.