Bestände, Lagerbewegungen und Nachbestellung im Griff.
Typischer Ablauf
Artikel als Produkt anlegen → Anfangsbestand/ Wareneingang buchen → Verkäufe/Verbräuche reduzieren den Bestand → Nachbestellregeln lösen bei Unterschreiten der Meldemenge eine Bestellung aus.
Das Lager-Modul gliedert sich in vier Bereiche — Übersicht, Bestand, Einkauf und Auslieferung. Nachfolgend ist jede Funktion einzeln beschrieben, in derselben Reihenfolge wie in der Seitenleiste.
Übersicht
Dashboard — Lager auf einen Blick
Das Lager-Dashboard fasst alle Standorte zusammen und zeigt sofort, wo Handlungsbedarf besteht. Kennzahlen wie Unterbestand und bald ablaufende Chargen pulsieren rot, sobald ein Problem vorliegt — ein Klick führt direkt zur passenden Detailseite.
- Kennzahlen in Echtzeit: Anzahl Lager, Produkte und Gesamtbestand über alle Standorte.
- Unterbestand-Warnung: Artikel unter dem Meldebestand werden rot hervorgehoben.
- Ablaufende Chargen (60 Tage), sortiert nach MHD — orange unter 45, rot unter 14 Tagen (FEFO).
- Letzte Bewegungen: die zehn jüngsten Buchungen mit Richtung (+/−) und Zeitstempel.
Bestand
Lager & Standorte
Verwalten Sie alle physischen Lagerstandorte und deren Eigenschaften — vom Standardlager bis zur temperaturüberwachten Kühlkette. Das Standardlager (mit Stern markiert) wird verwendet, wenn bei einer Buchung kein Lager gewählt ist.
Neues Lager anlegen
Auf 'Neues Lager' klicken, einen Lagercode (z. B. BERLIN-01) und einen Namen vergeben.
Typ & Adresse
Lagertyp wählen (Standard, Kühlkette, BtM, Transit, Virtuell, Konsignation); bei Kühlkette die Min-/Max-Temperatur sowie optional die Adresse erfassen.
Speichern & pflegen
Mit Erstellen speichern. Lager lassen sich später bearbeiten; das Löschen ist nur möglich, wenn der Bestand 0 ist.
Bestand
Die Bestandsübersicht zeigt für jedes Produkt die Echtzeitmengen je Lager — inklusive reservierter und tatsächlich verfügbarer Menge (Verfügbar = Bestand − Reserviert). Filtern Sie nach Lager oder blenden Sie mit einem Klick nur Artikel unter dem Meldebestand ein.
- Farbcode: rote Zeile = leer (0), orange = Unterbestand, grün = normal.
- Suche nach Produktname, SKU oder Barcode; Filter je Lager.
- Meldebestand (Reorder-Point) und nächstes MHD je Artikel sichtbar.
- Mehrere Chargen je Produkt werden mit Chargen-Anzahl ausgewiesen.
Buchungen — Ein- & Ausbuchen
Buchen Sie Bestand schnell manuell ein oder aus — optimiert für den Barcode-Scanner. Nach jeder Buchung springt der Fokus zurück ins Scanfeld, sodass Sie ohne Unterbrechung weiterscannen können.
Modus wählen
Oben 'Wareneingang +' oder 'Warenausgang −' auswählen.
Artikel scannen
Barcode scannen oder SKU/Name eingeben und Enter drücken — der aktuelle Bestand wird sofort angezeigt.
Menge buchen
Menge, Lager und optional Charge/MHD (nur Eingang) sowie einen Grund erfassen und ein- bzw. ausbuchen.
Bewegungen — Lückenloser Verlauf
Jede Bestandsänderung wird protokolliert. Die Bewegungsliste ist Ihr vollständiger Audit-Trail — durchsuchbar nach Produkt und filterbar nach Bewegungsart.
- Bewegungsarten mit Symbol: Eingang, Ausgang, Korrektur, Inventur, Umlagerung, Rückgabe, Anfangsbestand.
- Bestand vor und nach jeder Buchung wird angezeigt.
- Referenz, Lager, Benutzer und Zeitstempel je Eintrag; Chargennummer, falls relevant.
- Filter nach Typ und Suche nach Produktname/SKU; seitenweise (50 pro Seite).
Inventur
Führen Sie physische Zählungen durch und gleichen Sie den IST-Bestand mit dem System (SOLL) ab. Differenzen werden auf Knopfdruck als Korrekturen verbucht — mit Auswertung der Über- und Fehlmengen in Euro.
Inventur starten
Auf 'Neue Inventur' klicken, eine Bezeichnung vergeben und optional auf eine Kategorie beschränken.
Zählen
Für jeden Artikel die gezählte IST-Menge eintragen — wird automatisch alle 60 Sekunden zwischengespeichert.
Differenzen buchen
Zählung abschließen, Abweichungen in der Überprüfung kontrollieren und mit 'Differenzen buchen' bestätigen.
Etiketten & Barcodes drucken
Drucken Sie Preisschilder und Barcode-Etiketten direkt aus dem Lager — fertig für Regal oder Wareneingang. Dieselben Barcodes funktionieren mit dem Kamera-Scanner für die Inventur.
Produkte wählen
Im Reiter „Etiketten" Artikel per Name oder Artikelnummer suchen und hinzufügen.
Format & Menge
Etikettenformat wählen (klein, standard oder groß) und Kopien je Produkt festlegen.
Auf „Drucken (PDF)" klicken — DivineMind erzeugt einen Bogen mit Name, Preis und scannbarem Barcode je Etikett.
Einkauf
Bestellung an Lieferant senden
Unter Einkauf öffnen Sie eine Bestellung, prüfen Lieferant und Positionen und senden sie mit einem Klick — DivineMind erzeugt das PDF und mailt es direkt an den Lieferanten. AIRIS kann Bestellungen aus den Nachbestellregeln auch automatisch entwerfen.
Bestellung öffnen
Aus der Liste die Bestellung wählen — Lieferant, Eckdaten, Positionen und Summen auf einen Blick.
An Lieferant senden
Auf 'An Lieferant senden' klicken — die Bestellung wird als PDF erzeugt und per E-Mail versendet (Status wechselt auf 'Versandt').
Verfolgen
Bestätigung und Wareneingang per Status-Übergang nachhalten; das gesendete PDF bleibt archiviert.
Wareneingänge
Prüfen und buchen Sie eingehende Lieferungen zu Ihren Bestellungen. Jeder Wareneingang zeigt die zugehörige Bestellung, den Lieferanten, das Lager und seinen Prüfstatus.
Wareneingang öffnen
In der Liste den passenden Eingang wählen oder mit 'Neuer Wareneingang' einen neuen anlegen; Filter nach Status (offen, akzeptiert, teilweise, abgelehnt).
Positionen prüfen
Gelieferte Mengen mit der Bestellung abgleichen und optional die Lieferschein-Nummer erfassen.
Annehmen oder ablehnen
Den Status auf akzeptiert, teilweise akzeptiert oder abgelehnt setzen — der Bestand wird entsprechend eingebucht.
Reorder-Regeln
Legen Sie je Produkt fest, ab welchem Bestand nachbestellt werden soll. Aus Meldebestand, Bestellmenge und bevorzugtem Lieferanten entscheidet die automatische Nachbestellung, wann eine Bestellung entsteht.
Regel finden
Produkt suchen oder mit 'Nur Auto-Reorder' auf bereits aktivierte Artikel filtern.
Schwellen setzen
Meldebestand (Reorder-Point), Bestellmenge, Lieferant und Lieferzeit werden je Produkt auf der Bestands-Detailseite gepflegt.
Automatik schalten
Mit dem Auto-Schalter je Zeile die automatische Nachbestellung aktivieren; der Modus (Vorschlag, Genehmigung, autonom) steuert, wie selbstständig bestellt wird.
Lieferantenkatalog
Vergleichen Sie zentral, welcher Lieferant welches Produkt zu welchem Preis liefert. Der Katalog ist Ihre Entscheidungsgrundlage für Bestellungen — mit Preis, Mindestbestellmenge, Lieferzeit und Zuverlässigkeit.
- Je Verknüpfung: Produkt, Lieferant, Einzelpreis und Lieferanten-Artikelnummer.
- Mindestbestellmenge (MOQ) und Lieferzeit in Tagen.
- Zuverlässigkeitswert 0–100 % (grün ≥ 90, orange ≥ 70, rot darunter).
- Datum der letzten Bestellung je Lieferant-Produkt-Kombination.
Auto-Reorder — Protokoll
Das Auto-Reorder-Protokoll zeigt, wann die automatische Nachbestellung aktiv wurde und was sie entschieden hat — vom erstellten Bestellvorschlag bis zur eskalierten Ausnahme.
- Drei Kennzahlen oben: erstellte Bestellungen, Vorschläge und eskalierte Fälle.
- Je Eintrag: Produkt, Bestand bei Auslösung, Meldebestand, Bestellmenge und Lieferant.
- Auslösegrund (z. B. Meldebestand unterschritten) und Aktionsstatus farblich markiert.
- Verknüpfte Bestellnummer — ein Klick öffnet die erzeugte Bestellung.
Auslieferung
Kommissionierung & Versand
Unter Kommissionierung sehen Sie alle offenen Aufträge zur Kommissionierung — mit Teillieferung und Backorder-Verfolgung.
Offene Aufträge
Die Worklist zeigt je Auftrag bestellte, gelieferte und offene Mengen je Produkt.
Bestand reservieren
Per Klick den Bestand für den Kunden reservieren — so wird nichts doppelt verkauft.
Pick- & Packliste
Pick-/Packliste als PDF erzeugen — Bestand wird nach frühestem Verfallsdatum zugeteilt (FEFO).
Versand
Behalten Sie alle ausgehenden Sendungen im Blick — vom Entwurf über versendet und unterwegs bis zugestellt. Sendungsnummer, Versanddienstleister und Tracking-Nummer sind jederzeit auffindbar.
- Suche nach Sendungsnummer, Empfänger oder Tracking-Nummer.
- Statusfilter (Entwurf, kommissioniert, verpackt, versendet, unterwegs, zugestellt, storniert, retour).
- Je Sendung: Versanddienstleister, Tracking, Quelllager, Empfängerort, Positionsanzahl und Versanddatum.
Retouren (RMA)
Wickeln Sie Kundenretouren strukturiert über den RMA-Prozess ab — von der Anfrage über Prüfung und Erstattung bis zum Abschluss.
Retoure prüfen
Nach RMA-Nummer oder Kunde suchen; offene Anfragen über den Statusfilter (angefragt) einsehen und genehmigen.
Ware prüfen
Eingegangene Artikel und Rückgabegrund kontrollieren und den Status auf 'erhalten' bzw. 'geprüft' setzen.
Erstatten & abschließen
Erstattungsbetrag und -methode erfassen, die Rückerstattung auslösen und den Fall schließen.
Reservierungen
Reservierungen sperren Bestand für offene Angebote und Aufträge, damit dieselbe Ware nicht doppelt verkauft wird. Sie sehen, welches Angebot oder welcher Auftrag wie viel Bestand gebunden hat.
Reservierung finden
Nach Produkt, SKU oder Referenz (Angebots-/Auftragsnummer) suchen; der Filter steht standardmäßig auf 'aktiv'.
Verbrauchen
Bei Auslieferung die aktive Reservierung mit dem grünen Haken als verbraucht markieren.
Freigeben
Läuft ein Angebot aus, die Reservierung mit dem roten X freigeben — der Bestand wird wieder verfügbar.
Pharma & Compliance
Unter Pharma verwalten Sie Chargen-Rückrufe und Kunden-Lizenzen (Apotheken-/Großhandelserlaubnis) — mit lückenloser Rückverfolgung über alle Lieferungen.
Kunden-Lizenzen
Hinterlegen Sie je Kunde die Apotheken-, Großhandels- oder Lebensmittel-Erlaubnis. Abgelaufene Lizenzen werden rot markiert und sperren die Abgabe automatisch.
Charge zurückverfolgen
Beim Rückruf prüft DivineMind, welche Lieferungen die betroffene Charge erhalten haben — über alle Lieferscheine hinweg.
Rückruf auslösen
Legen Sie den Rückruf als Qualitäts-Ereignis (CAPA) an; die betroffenen Kunden werden vorbereitet und auf Klick benachrichtigt.
Rückruf-Report exportieren
Im Reiter „Rückruf-Report“ wählen Sie Produkt und Charge — Sie sehen alle Kunden und Lieferungen, die Ware aus dieser Charge erhalten haben, und exportieren die Liste als CSV für Behörde und Dokumentation.
Rückruf & Rückverfolgung (Lebensmittel, Getränke, Handelsware)
Unter Rückrufe finden Sie Rückruf, Rückruf-Report und Rückverfolgung ohne Pharma-Lizenzen — für Lebensmittel-, Getränke- und allgemeinen Großhandel. Grundlage ist die Rückverfolgbarkeit „ein Schritt vor, ein Schritt zurück“ (VO (EG) 178/2002, Art. 18/19). Die Daten sind dieselben wie unter Pharma & Compliance.
Rückruf anlegen
Artikel suchen, Charge eintragen, „Betroffene prüfen“: Sie sehen, wie viele Lieferungen die Charge erhalten haben — und wie viele Lieferungen ohne Charge den Rückruf unvollständig machen.
Kunden benachrichtigen
Die Rückruf-Schreiben gehen erst auf Ihren Klick hinaus — je Kunde eine Mail, auch wenn er mehrere Lieferungen hatte.
Rückwärts verfolgen
Im Reiter „Rückverfolgung“ geben Sie eine Lieferschein- oder Rechnungsnummer ein und sehen Charge, Wareneingang und Lieferanten.
Tourenplanung und Fahrer-Bildschirm
Unter Lager › Tourenplanung planen Sie je Tag, welches Fahrzeug mit welchem Fahrer welche offenen Lieferscheine in welcher Reihenfolge ausliefert. Der Fahrer arbeitet seine Tour in der AIRIS-App unter „Touren“ ab.
Tour anlegen
Tag wählen, „Neue Tour“, Fahrzeug aus dem Fuhrpark, Fahrer und Ladestelle wählen. Warnungen erscheinen sofort: Hauptuntersuchung (Pickerl/HU) fällig, Fahrzeug anderweitig vergeben, Fahrer abwesend, zweite Tour am selben Tag.
Lieferscheine einplanen
Offene Lieferscheine links auf eine Tour ziehen oder „Auf Tour …“ wählen. In der Tour mit Ziehen oder ↑/↓ umsortieren, mit × herausnehmen. Ein Lieferschein steht immer nur auf einer Tour.
Reihenfolge vorschlagen
„Reihenfolge vorschlagen“ ermittelt die Lieferadressen auf der Karte und rechnet ab der Ladestelle die kürzeste Luftlinien-Reihenfolge. Adressen ohne Treffer werden nach Postleitzahl einsortiert. Erst „Übernehmen“ ändert die Tour.
Beim Kunden (App)
Der Fahrer sieht Stopps, Navigation und Lieferschein mit Charge. Er lässt den Kunden auf dem Handy unterschreiben (oder vermerkt „Lieferschein hinterlassen“/„Ware abgestellt“), bucht zurückgenommenes Leergut aufs Pfandkonto und meldet Abweichungen (Fehlmenge, beschädigt) — daraus entsteht ein Retoure-Entwurf.
Kassieren
Nimmt der Fahrer Geld entgegen, trägt er Betrag und Art als Vermerk ein. Gebucht wird nichts — die Zahlung erfasst die Buchhaltung. Nicht angetroffen oder Annahme verweigert: der Lieferschein erscheint wieder unter „Offene Lieferscheine“.
Foto als Zustellnachweis
Am Stopp hängen Sie mit „+ Foto“ bis zu fünf Fotos an (z. B. abgestellte Ware, Palette, Schaden). Die Fotos liegen geschützt und sind nur angemeldet abrufbar.
Fahrzeug im Fuhrpark belegt
Eine Tour mit Fahrzeug belegt den Wagen ab der Abfahrt bis zur nächsten Tour bzw. bis Tagesende. Fuhrpark und Bau-Plantafel zeigen die Tour; ist der Wagen dort schon anderweitig vergeben, weist die Tourenplanung darauf hin.
Versand zum Lieferschein
Unter Lager › Versand legen Sie einen Versand immer zu einem Lieferschein an. Kunde, Empfänger und Positionen mit Charge kommen vom Lieferschein; der Bestand ist dort schon abgebucht, „Versendet“ bucht nicht noch einmal.
Versand anlegen
„Versand anlegen“, Lieferschein suchen (Nummer oder Kunde), Paketdienst wählen, Sendungsnummer eintragen. Zu einem Lieferschein gibt es nur einen offenen Versand.
Sendung verfolgen
Für DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS und Canada Post entsteht der Verfolgungs-Link automatisch. Ein Paketdienst-Etikett druckt DivineMind nicht.
Status weiterschalten
Auf der Versand-Seite rechts: kommissioniert, gepackt, versendet, zugestellt. Retouren zu diesem Versand stehen unten.
Retoure mit Sperrbestand
Eine Retoure gehört immer zu einem Lieferschein: zurück kann nur, was geliefert wurde, mit der gelieferten Charge. Beim Wareneingang geht einwandfreie Ware ins Lager, zerstörte wird ausgebucht — beschädigte oder ungeprüfte Ware kommt in den Sperrbestand und wird weder verkauft noch kommissioniert.
Retoure anlegen
Lager › Retouren › „Retoure anlegen“, Lieferschein wählen, Positionen ankreuzen, Menge und Zustand angeben.
Ware eingegangen
Freigeben, dann „Ware eingegangen“. Zur Retoure entsteht wie bisher ein Gutschrift-Entwurf.
Sperrbestand entscheiden
Je Position: wieder verkaufbar (geht ins Lager), vernichten oder an den Lieferanten. Die Entscheidung folgt Ihrem Autonomie-Knopf für das Lager — je nach Einstellung sofort oder als Freigabe. Abschließen geht erst, wenn nichts mehr gesperrt ist.
Herstellernummer, Einheiten, Staffeln im Bestell-Link
Am Artikel gibt es die Herstellernummer (MPN) als eigenes Feld neben Artikelnummer und EAN. Suche, Scan in der App und Etiketten-Scan finden den Artikel auch darüber; der DATANORM-Import füllt sie aus der Referenznummer des B-Satzes, ohne gepflegte Werte zu überschreiben. Einheiten wie „piece“ erscheinen in Ihrer Sprache. Der Bestell-Link zeigt die Mengenstaffeln Ihrer Preisliste, und der Warenkorb rechnet mit dem Staffelpreis — verbindlich bleibt der Preis beim Absenden.
Umlagerungen
Verschieben Sie Bestand zwischen Ihren Lagern und verfolgen Sie den Transfer vom Entwurf über unterwegs bis abgeschlossen.
Umlagerung anlegen
Auf 'Neue Umlagerung' klicken und Quell- sowie Ziellager wählen.
Positionen erfassen
Artikel und Mengen für den Transfer hinzufügen und die Umlagerung anstoßen.
Verfolgen & abschließen
Den Transfer über den Status 'unterwegs' verfolgen und bei Eingang im Ziellager als abgeschlossen markieren.
Verwandte Funktionen
EDI: Bestellungen einlesen, Lieferavis senden
Unter Lager › EDI-Schnittstelle lesen Sie Bestellungen Ihrer Kunden als EDIFACT ORDERS (D.96A) oder openTRANS ORDER ein. Daraus entsteht ein Auftrag als Vorschlag zur Freigabe — zu den Preisen Ihrer Preisliste, mit Kreditlimit-, Liefersperre- und Margen-Prüfung. Rechnungen (INVOIC, Peppol) laufen über DivineFinance, nicht hier.
Eigene GLN eintragen
Ihre 13-stellige GLN steht als Absender im Lieferavis. Die GLN eines Kunden wird beim ersten Einlesen gemerkt, wenn Sie ihn einmal auswählen.
Bestellung prüfen und anlegen
Datei wählen, „Prüfen“: Sie sehen jede Position mit zugeordnetem Artikel (über GTIN oder Ihre Artikelnummer) und den Preis laut Preisliste. „Als Auftrags-Vorschlag anlegen“ — der Auftrag entsteht nach der Freigabe unter Automatisierung › Freigaben. Dieselbe Bestellnummer eines Kunden wird kein zweites Mal Auftrag.
Lieferavis erzeugen
Zu jedem Lieferschein laden Sie DESADV (EDIFACT) oder DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) herunter — mit Charge und MHD je Position und der Bestellnummer des Kunden.
Per Schnittstelle
Systeme Ihrer Kunden schicken Bestellungen an Bestell-Schnittstelle (API) mit einem API-Schlüssel Ihrer Firma (Einstellungen › API-Schlüssel, Berechtigung orders:write). Das Lieferavis holen sie mit orders:read ab.
Margen-Wächter
Liegt ein Verkaufspreis unter dem Einstandspreis des Artikels oder unter Ihrem Mindest-Deckungsbeitrag, wartet der Auftrag auf Freigabe — beim Bestell-Link, aus der Kundenmappe, im Außendienst, per EDI und wenn AIRIS einen Auftrag annimmt. Preise werden nie geändert. Einstellen unter Lager › Kommissionierung › Ablauf (Vorgabe: an, 0 % = nur unter Einstand). Ob ohne Freigabe durchgelassen wird, entscheidet Ihre Autonomie-Einstellung Lager.
Einstandspreis und Intrastat am Artikel
Im Artikel pflegen Sie den Einstandspreis und die Intrastat-Angaben: Warennummer (KN, 8-stellig), Eigenmasse netto in kg, Ursprungsland (ISO-Code) und — wo die KN es verlangt — die besondere Maßeinheit mit Menge je Einheit. Beim Import aus CSV/Excel werden Spalten wie „Einkaufspreis“, „Warennummer“, „Nettogewicht“ und „Ursprungsland“ erkannt.
Kunden-Bestell-Link
Geben Sie Stammkunden einen persönlichen Bestell-Link: Sie öffnen ihn ohne Login, sehen Ihren Katalog mit ihren vereinbarten Preisen und bestellen direkt — bei Ihnen entsteht automatisch ein Auftrag.
Link erstellen
Unter Konditionen je Kunde einen Bestell-Link anlegen (Preisliste, Mindestbestellwert, Gültigkeit).
Link teilen
Den persönlichen Link an den Kunden senden — er braucht kein Konto.
Kunde bestellt
Der Kunde wählt aus dem Katalog und sendet ab — es entsteht eine Auftragsbestätigung mit seinen Konditionen.
Hinterlegen Sie Mindestbestände und Lieferanten je Artikel. Die automatische Nachbestellung verhindert Lieferengpässe ohne manuelles Nachhalten.