Gastro a pohostinství

• MHD / FEFO: Zásoby seřazené podle data expirace — odepsat nebo nechat doobjednat systémem AIRIS.
• Vlastní kontrola HACCP: Zaznamenávání teplot chladicích/mrazicích zařízení; odchylky jsou okamžitě hlášeny červeně.
• Evidence docházky a kniha směn: Zaměstnanci zaznamenávají příchody/odchody podle stanice — skutečné sledování času.
• Razítkování na místě: Vedoucí, správci a manažeři nastaví v mapě „Razítkovat pouze na místě“ pravidlo pro každou pobočku a určí „Poloměr v metrech“. Poté je razítkování možné pouze tehdy, je-li mobilní telefon v dosahu poloměru – v aplikaci i na webu.

• Kniha rezervací: Denní pohled s časovou osou pod Kniha rezervací — Stoly × čas, kliknutím na volné pole vytvoříte rezervaci (osoby, doba trvání, stůl automaticky nebo pevně).
• Stoly a zóny: pod „Spravovat stoly“ vytvoříte stoly s místy k sezení a přiřadíte je přímo k zóně (např. jídelna nebo terasa) — nové zóny vytvoříte ve stejném dialogu.
• Přání hostů a alergie: skutečná pole u rezervace a u CRM kontaktu — Upozornění na alergie se zobrazují červeně v denním pohledu a u stálých hostů se automaticky přebírají.
• Potvrzení hostu: WhatsApp potvrzení přímo z rezervačního kalendáře zatím neexistuje (bude k dispozici po schválení společností Meta) – potvrzení posílá váš tým sám.
• Telefonická rezervace: Přijměte hovor a zadejte rezervaci do rezervačního kalendáře. Telefonní příjem pomocí AI není momentálně aktivován.

• V části Akce nastavíte příležitost, termín, počet osob, místnost či stoly, menu z pokladních položek (cena za osobu), nápojový balíček, harmonogram a alergie.
• Možnost „Vytvořit nabídku“ vygeneruje nabídku v prémiovém PDF přes standardní modul nabídek. Po odsouhlasení volba „Potvrdit“ zablokuje stoly v knize rezervací — při kolizi s jinou rezervací vás systém upozorní a nic nezarezervuje.
• Následuje zálohová faktura (např. 30 %, rozepsaná dle sazeb DPH) a konečná faktura dle skutečného počtu osob — záloha se automaticky odečte. Banketní list (PDF) slouží jako podklad pro kuchyni a obsluhu.
• Kuchyně a tým obdrží připomínku dva dny předem a v den akce v 08:00 (místního času) s počtem osob, menu a alergiemi.

• V Pekárna → „Nastavení“ určíte, která provozovna je pekárna, které pobočky objednávají, do kdy (uzávěrka objednávek pro následující den, místní čas provozu) a jakou trasou jsou zaváženy. U každé položky nastavíte těsto, pec, dobu pečení a velikost plechu.
• Objednávka pobočky: Každá pobočka vidí ráno předvyplněný návrh objednávky a odešle jej do uzávěrky – na pokladně v sekci „Pobočka“ nebo na webu v „Objednávky poboček“. Poté již může upravovat pouze pekárna/vedení; tyto dodatečné změny jsou označeny.
• Výrobní list: součet všech odeslaných objednávek poboček a předobjednávek, seskupený podle těsta, pece a doby pečení, včetně plechů – také v PDF. „Zaúčtovat jako upečené“ naskladní zboží do skladu pekárny.
• Rozvoz: „Odjezd“ vygeneruje dodací list pro každou pobočku (převodka ve skladu); pobočka potvrdí příjem a zaznamená případné odchylky s uvedením důvodu.
• Večerní vratky: u každé položky množství, které zbylo, a kam směřuje (odpis, sociální supermarket, Too Good To Go, personál, vrácení do pekárny) a čas vyprodání. Z toho se počítá míra vratek podle pobočky, položky a dne.
• Předpověď: návrh počítá transparentně a srozumitelně – stejné dny v týdnu, trend, počasí, svátky, čas vyprodání a bezpečnostní přirážka z vaší marže. „Postup výpočtu“ zobrazuje každý krok; zpětný přehled porovnává předpověď a realitu. Samostatně odeslat smí AIRIS pouze tehdy, povolíte-li to v tlačítku autonomie.
• Předpis pro pobočku: Na kartě „Prognóza“ vyberte pod „Návrh doporučení objednávky“ mezi „vyvážený“ (co nejméně vratky, aniž by došlo k častému vyprodání) a „úsporný“ (ještě méně vratky, ale častější vyprodání). Níže je uvedeno, jak by vratky a vyprodání dopadly s jiným předpisem ve stejném období. Stejnou volbu najdete v „Nastavení“ ve sloupci „Návrh“; platí od dalšího doporučení objednávky pro tuto pobočku.
• Předobjednávky: dorty a mísy s časem vyzvednutí, pobočkou a zákazníkem z CRM; záloha je standardní zálohová faktura. Množství se v den vyzvednutí objeví na výrobním listu, tým obdrží připomínku v 07:00.

• V každé kartě kontaktu je záložka „Ochrana údajů“: přístup k údajům dle čl. 15 v PDF a kompletní kopie údajů dle čl. 20 ve formátu JSON — včetně rezervací, hovorů, e-mailů, dokladů a souhlasů.
• Žádosti se evidují jako případy s datem přijetí a lhůtou (1 měsíc); majitel a administrátoři jsou upozorněni 7 dní před vypršením.
• Výmaz dle čl. 17: zkušební běh nejprve zobrazí, co bude smazáno, anonymizováno nebo ponecháno z důvodu zákonné archivační povinnosti. Faktury a účtenky zůstávají beze změny (pseudonymizované); provádět smějí pouze majitelé a administrátoři, protokol o výmazu je k dispozici v PDF.

• Export auditu: pod HACCP-Kontrolní seznamy v záložce „Historie“ stáhněte kompletní historii kontrolních seznamů jako CSV nebo PDF pro kontrolu potravin (období volitelné, odchylky označeny).
• Propojení chladicích zařízení: Kontrolní body teploty lze přiřadit k zařízením spravovaným pod Chladicí jednotky — Název zařízení se zobrazí při záznamu, v historii a v exportu auditu.
• Zapomenuté kontroly: Každé ráno v 7:00 systém kontroluje, které kontrolní seznamy jsou otevřené nebo po splatnosti. Odpovědné osoby obdrží úkol s počtem otevřených a prošlých kontrol a zprávu v notifikační liště – nemusíte nic zapínat.

• Obě položky menu otevřou hotovou šablonu v editoru pracovních postupů – nic ještě neběží. Zkontrolujte název, spouštěč a kroky, uložte pomocí „Uložit“ a poté aktivujte pracovní postup. Pomocí „Testovat“ si jej předem vyzkoušíte (nejprve uložte).
• Pracovní postup No-Show (Gastro › Pracovní postup No-Show): Spouštěč „manuální“ pro kontakt, tedy hosta. Krok 1 mu pošle přátelské připomenutí dnešní rezervace s prosbou o krátké potvrzení (text od AI), krok 2 počká jeden den, krok 3 vám nahlásí „Zkontrolovat No-Show a případně navázat“.
• Objednávky (Gastro › Objednávky): Šablona „Spustit doplňující objednávku“ s časovým plánem týdně v pondělí ráno (lze změnit ve spouštěči). Nahlásí „Zkontrolovat potřebu objednávky – položky pod minimálním skladem“ a vytvoří úkol „Spustit objednávku u dodavatele“, splatný následující den. Samotnou objednávku nevytvoří – to provede denní doporučení objednávky ve skladu (viz níže).
• E-maily hostům odcházejí automaticky pouze v rozsahu, který umožňuje vaše tlačítko pro autonomii automatizací – jinak e-mail čeká na vaše schválení. Spuštěné běhy uvidíte na Automatizace › Spuštění.

• V chatu AIRIS: Pošlete fakturu jako fotografii nebo PDF, AIRIS se zeptá „Mám to zaúčtovat do skladu?“. Zda AIRIS zaúčtuje přímo, nebo počká na vaše schválení, určuje vaše tlačítko pro autonomii skladu.
• Denní doporučení objednávky: Pod Automatické doobjednání systém každé ráno kontroluje aktivní pravidla doplňujících objednávek a pro každého dodavatele vytvoří návrh objednávky; vedoucí, správci a manažeři obdrží oznámení. „Zkontrolovat nyní“ spustí kontrolu okamžitě. Prošlé šarže se nepočítají jako zásoby. Zda je návrh pouze doporučen, předložen ke schválení, nebo přímo odeslán dodavateli, rozhoduje tlačítko pro autonomii.

Pravidla doplňujících objednávek, objednávky a FEFO jsou podrobně popsány v kapitole Sklad a zásoby.

Nastavení, rozložení stolů, pokladna, kuchyňský displej a tiskárna jsou podrobně popsány v kapitole DivinePOS — pokladní systém. Zde je popsáno, co se přidává do gastro provozu.

• Více provozů: Pokud vlastníte více firem s pokladnou, po přihlášení vyberte firmu na pos.divinemind.ai/firmenwahl. Volba zůstane zapamatována; můžete ji kdykoli změnit v backoffice přes menu profilu → „Změnit firmu“. Aktivovaná pokladna každé firmy si pamatuje zařízení – při návratu stačí PIN.
• Spropitné: V dialogu platby vyberte pod „Spropitné“ „Žádné“, „Zaokrouhlit“ nebo „Vlastní částka“ – i u „Rozdělená platba“ (hotově a kartou). Spropitné není obrat a nezahrnuje se do podepsané částky. V sekci Zprávy ukazuje „Obrat na číšníka“ obrat a spropitné na osobu; Z-účetnikazujespropitné na číšníka, s údajem „z toho bezhotovostní, k výplatě“. Jak vyplatíte bezhotovostní spropitné (v hotovosti z pokladny nebo přes výplatní pásku), rozhodujete sami – automaticky se neúčtuje.
• Otevřená faktura u pultu: Pokladna → tlačítko „Faktura“, vyhledejte fakturu a zaplaťte v hotovosti nebo kartou. Částka pochází z faktury, vytvoří se podepsaný pokladní doklad, faktura je poté zaplacena. V Z-účtu se platba objeví ve vlastním bloku „Platby na faktury“ a nepočítá se podruhé jako obrat.
• Zobrazení připraveno k odběru: V kuchyňském displeji otevře tlačítko „Odběr“ zobrazení pro zákazníka na obrazovce u pultu – „Ve výrobě“ a „Připraveno k odběru“ s číslem odběru, pro odvoz a pult. Pokud kuchyně nahlásí objednávku jako hotovou, číslo se přepne na „Připraveno k odběru“.
• Denní uzávěrka: Z-účet se vytvoří každé ráno v 5:00 místního času vašeho provozu automaticky pro uplynulý obchodní den – s obratem podle sazby DPH a způsobu platby a spropitným na číšníka. Uzávěrku ručně můžete stále spustit; žádná objednávka se nepočítá dvakrát.

• Zkratky se objeví na dlaždici pokladny, na kuchyňském účtu a v kuchyňském displeji. Na zákaznickém účtu, u doplňků a v online jídelním lístku se alergeny nezobrazují – k tomu slouží allergenová karta.
• Marže na pokrm: V sekci Zprávy → karta „Marže na pokrm“ pokladna vypočítá čistou marži z receptury a poslední nákupní ceny – s náklady na zboží a podílem nákladů na potraviny na pokrm. Pokud některé složce chybí nákupní cena, objeví se to u pokrmu místo vymýšlení čísla. Receptury spravujete pod Sklad › Přiřazení.

• Hodnotové poukazy: U pokladny tlačítko „Poukazy“ → „Prodat“ nebo „Zkontrolovat zůstatek“. Kód s QR kódem je na účtu a lze jej uplatnit v jakékoli pobočce, i ve více krocích – v dialogu platby pod „Uplatnit poukaz“. Prodáné a otevřené poukazy uvidíte v backoffice na kartě „Poukazy“.
• Na kartě „Zpráva“ vidíte členy, razítka, odměny a poukazy na pobočku. Propagace SMS nebo WhatsApp držitelům karet pouze tehdy, pokud s tím host výslovně souhlasil.

• Stránka „Registrační pokladna (RKSV)“ v pokladním backoffice pod Nastavení: Stav každé pokladny, data pro FinanzOnline, seznam účtenek, „DEP-Export“ a „Kontrola řetězce“. Kontrola ověřuje podpisy, čísla účtenek, řetězení, počítadla obratu, počáteční účtenku, výpadky a QR kódy. Každá pokladna má svůj vlastní podpisový řetězec.
• Nulovou, měsíční, roční a závěrečnou účtenku vytvoříte na stejné stránce. Závěrečná účtenka definitivně vyřadí pokladnu z provozu – to nelze vzít zpět.
• Výpadek podpisové jednotky: Pokladna pokračuje v účtování; účtenky nesou označení „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Jakmile je jednotka opět funkční, vytvoří se podepsaná souhrnná účtenka o výpadku. Na demo pokladně to předvedete pomocí „Předvést výpadek“.
• Pokračovat v účtování bez internetu – i v prohlížeči: Pokud pokladna zobrazuje „Offline připraveno“, při výpadku sítě pokračuje v provozu, i po obnovení stránky. Objednávky a platby se ukládají do „Offline fronty“ na tomto zařízení; host obdrží náhradní účtenku bez QR kódu („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Když se síť obnoví, transakce se odešlou v pořadí zadání – nikdy dvakrát – a podepíší se označením „Nacherfassung“ a skutečným časem prodeje. Pomocí „Vytisknout podepsanou účtenku pro hosta“ host následně obdrží svou podepsanou účtenku. Pokud zařízení nemá tiskárnu, pokladna oznámí, že objednávka musí být ústně předána kuchyni – kuchyňský účet se znovu netiskne.

• Provoz poboček: Pokladny, ceny (v pokladním backoffice pod Produkty, sortiment pro pobočku) a pokladní knihu vedete pro každou pobočku. „Řetězové kokpity“ v pokladním backoffice porovnávají pobočky, včetně věrnostního programu.
• Pokladní kniha (Gastro & Hotel › Pokladní kniha): Hotovost z denní uzávěrky se automaticky ukládá do pokladní knihy pobočky s ověřeným řetězcem hashů.
• DATEV: Pod Daňový poradce exportujte dávku účetních záznamů DATEV jako CSV soubor – s pokladním obratem, v Rakousku v účtovém rámci SKR07, v Německu SKR03 nebo SKR04. Kartový obrat pokladny se účtuje jako peněžní tranzit. Jedná se o soubor, nikoli rozhraní.

• AIRIS odpovídá z vašich vlastních dat, například: „Kolik obratu a spropitného měl každý číšník dnes?“, „Kdo má dnes službu?“, „Které pokrmy neobsahují lepek?“ nebo „Kolik croissantů by si měla pobočka zítra objednat?“ – s výpočtem.
• Jednat (objednávat, účtovat, odesílat) smí AIRIS pouze v rozsahu, který umožňuje vaše tlačítko pro autonomii.

Všechny nástroje pro dané odvětví jsou uvedeny v kapitole Co AIRIS umí v jednotlivých odvětvích — všechny nástroje.

• 'Lieferant anlegen': Ruční zadávání dodavatelů potravin pod Dodavatelé.
• 'Mitarbeiter anlegen': Bez e-mailu → AIRIS-PIN, pomocí kterého se zaměstnanec přihlásí do aplikace.
• Oznámení o nemoci: Podání žádosti o absenci (nemoc) — okamžitě se objeví v seznamu týmu.
• Schválení objednávek: Zkontrolujte a schvalte požadavky zaměstnanců na objednávky pod Žádosti o objednávku a odešlete je přímo dodavateli e-mailem pomocí tlačítka „Bestellung senden“ (stav se automaticky změní na „objednáno“).