TZB: pohotovost, plánovací tabule, údržba, revizní zprávy, chladiva

• Servis & SHK › Výjezdy: všechny pohotovostní, opravné a servisní výjezdy s profesí, místem a PSČ, naléhavostí, termínem, montérem, zařízením a stavem. Filtry „Dnes“, „Tento týden“, „Otevřené“, „Hotové“, „Pouze moje“ a „Bez montéra“; vyhledávání najde místo, PSČ, zákazníka a profesi. „Termín překročen“ a „Pohotovost otevřená“ jsou barevně označeny.
• Jedním kliknutím se otevře výjezd: Zákazník a místo výjezdu, zařízení s „Dříve u tohoto zařízení“, termín a montér („Změnit místo výjezdu / termín“), stav pohotovostního alarmu, „Nahlásit cestu“ a „Informovat zákazníka“, servisní zpráva a pod „Zpráva a faktura“ faktura. Historie ukazuje, kdo kdy co na výjezdu změnil.

Naléhavý výjezd zalarmuje pohotovost podle plánu pohotovostí (viz výše). Kdo stiskne „Přebírám“, je okamžitě uveden jako montér u výjezdu a na svém řádku v plánovací tabuli.

• Informování zákazníka: Technik v aplikaci AIRIS nahlásí „Jsem na cestě“ s příjezdem za cca 15–60 minut. Zákazník obdrží e-mail „Váš technik je na cestě — příjezd cca …“ (čas v časovém pásmu vaší firmy). Zda se zpráva odešle automaticky, závisí na nastavení autonomie; jinak ji technik nebo kancelář odešle tlačítkem „Informovat zákazníka nyní“.
• Během zásahu technik vidí, co se na zařízení dělalo a instalovalo naposledy a jaké vhodné díly má ve svém voze. Při vyhledávání materiálu se u každé položky zobrazuje stav zásob ve voze.
• Pohotovostní příplatek: V nabídce Zásahy › Pohotovostní příplatek nastavíte cenová pravidla — procenta z pracovní doby nebo paušál, noční rozmezí, sobota od, neděle a svátky. Faktura ze servisního listu pak automaticky vytvoří samostatnou položku; rozhodující je začátek zásahu (převzetí, resp. „na cestě“).
• Ráno je v denním přehledu každý noční pohotovostní zásah: kdy byl nahlášen, kdo jej převzal, kdy byl hotov, jaký servisní list — a faktura, která čeká jako koncept na vaše schválení.

• Montér dnes pracuje ve webové aplikaci airis.divinemind.ai/app: „Moje dnešní výjezdy“ zobrazí jeho výjezdy dne. V rámci výjezdu vidí zařízení s „Dříve u tohoto zařízení“ (poslední zprávy a použitý materiál) a pod „Ve vlastním voze“ odpovídající díly z jeho skladového vozidla. Odtud hlásí „Jsem na cestě“, píše servisní zprávu a nechává podepsat.
• Servisní vozy ve vozovém parku: Vytvořit vozy s SPZ a řidičem; přehled zobrazuje další §57a-posouzení (Rakousko) nebo STK (Německo) a označuje vozy, u kterých se brzy blíží. Materiál ve voze spravujete pod Sklad vozidel.

Pod Plánovací tabule nasazení vidíte své techniky v řádcích a den nebo týden ve sloupcích. Výjezdy z telefonátů, helpdesku a splatné údržby přetáhnete na technika a čas — technik obdrží výjezd okamžitě v aplikaci.

• Barvy: Modrá naplánováno, Žlutá na cestě/na místě (hlásí technik v aplikaci), Fialová čeká, Zelená hotovo, Červená pohotovostní služba. Čárkovaný červený rámeček značí konflikt, čárkovaný žlutý upozornění.
• Konflikty: schválená nebo požadovaná nepřítomnost, dva výjezdy ve stejný čas, událost v kalendáři, PSČ mimo oblast, výjezd mimo pracovní dobu bez pohotovosti a příliš krátká doba odpočinku po nočním výjezdu (pravidlo podle země vaší firmy, se zdrojem a stavem k datu).
• Osvědčení: Pokud technikovi chybí potřebné oprávnění nebo vypršela jeho platnost (např. plynařské oprávnění), plánovací tabule přiřazení nedovolí. Ostatní červené konflikty můžete vědomě potvrdit; tato akce se zaprotokoluje u výjezdu.
• Naplánovat údržbu: Přetažením splatné údržby na tabuli se vytvoří výjezd se zařízením a zákazníkem a uzavře se otevřená připomínka pro zákazníka, aby nevznikl duplicitní termín.
• Bez myši: Klepněte na kartu, vyberte technika, datum, čas a trvání, uložte. Plánovat smí vedení (vlastník, správce, manažer); zaměstnanci tabuli vidí.
• Doba odpočinku po nočním výjezdu: Pokud plánovací tabule naplánuje někoho příliš brzy po výjezdu mimo pracovní dobu, objeví se upozornění s pravidlem vaší země — Rakousko 11 hodin (AZG § 12), jinak v EU 11 hodin (Směrnice o pracovní době 2003/88/ES čl. 3), vždy s uvedením zdroje a stavu. Jedná se o upozornění, nikoli právní poradenství; kolektivní smlouva a podniková dohoda mají přednost.

• Faktury vystavuje kancelář s oprávněním „Zapisovat finance“; technik toto tlačítko nevidí.
• Pro soukromé zákazníky v Německu faktura uvádí mzdové náklady včetně DPH pro § 35a EStG; zákazníkům v Rakousku se tento údaj neuvádí.
• V denním přehledu najdete noční pohotovost, fakturu čekající na vaše schválení a splatné údržby s odkazem na zařízení.

V sekci Zařízení vidíte všechna zařízení Vašich zákazníků a splatné údržby. Několik týdnů před splatností obdrží zákazník připomenutí se třemi volnými termíny z časů Vašich techniků v dané oblasti; zvolený termín se okamžitě stane zakázkou.

• Připomenutí: AIRIS odešle pouze tehdy, pokud to tlačítko autonomie agenta helpdesku dovolí — jinak se dostane do schvalování. Pomocí „Připomenout zákazníkovi“ odešlete sami, „Zkontrolovat nyní“ spustí proces okamžitě.
• Uzavření: Technik dokončí servisní zprávu — tím je údržba zaznamenána (kdo, kdy) a další termín se posune o interval.
• Smlouva o údržbě: „Vytvořit smlouvu“ převede smluvní cenu zařízení na předplatitelskou fakturu (ročně, čtvrtletně nebo měsíčně).
• Import: Převezměte zařízení a smlouvy pomocí CSV — nejprve zkontrolujte, poté importujte; stávající zařízení nebudou nikdy přepsána.
• Import CSV krok za krokem: Zařízení › záložka „Import“ › vybrat soubor › „Zkontrolovat“ zobrazí řádek po řádku, co by se převzalo a co chybí — teprve „Importovat … zařízení“ zapíše. Existující zařízení se nikdy nepřepíší.
• Servisní smlouva: V seznamu zařízení nebo u zařízení „Vytvořit smlouvu“ — z ceny smlouvy vznikne opakovaná faktura („Servisní smlouva vytvořena — opakovaná faktura … € od …“), kterou vidíte pod Opakující se a můžete ji změnit. Zařízení se smlouvou nesou „Se servisní smlouvou“.
• AIRIS odpoví na dotaz „Které údržby jsou po termínu?“, vypíše zařízení a na pokyn zaeviduje provedenou údržbu — i technikovi v chatu AIRIS ve webové aplikaci.

V sekci QR zařízení tisknete štítky pro Vaše zařízení — 24 nebo 10 na arch A4, i od určité pozice u načatých archů. Ve výjezdu vytiskne „Vytisknout QR štítek“ štítek přesně pro toto zařízení.

• Váš zákazník naskenuje štítek na zařízení. Stránka zobrazuje pouze název Vaší firmy a typ zařízení — žádná jména, žádnou adresu, žádný model zařízení.
• „Nahlásit poruchu“ okamžitě vytvoří výjezd ke správnému zařízení (zákazník a adresa z Vašich kmenových dat). Pokud je požadavek urgentní a pohotovostní alarm je zapnutý, je zalarmována pohotovostní služba. Druhé hlášení ke stejnému zařízení doplní otevřený výjezd.
• „Objednat údržbu“ zobrazí volné termíny z cyklu údržby; výběr se převede na výjezd s technikem a termínem. V sekci „Požadavky přes štítek“ vidíte všechna hlášení; „Nový kód“ zneplatní ztracené nebo staré štítky.

• Vytvoření rezervační stránky: Kalendář › Rezervační stránky › „Nová rezervační stránka“, např. „Servis kotle“ na 60 minut, časová rezerva a vaše provozní doba. Zákazník rezervuje bez účtu a vidí pouze volné termíny.
• Upozornění na servisní cyklus obsahuje odkaz na rezervační stránku. Která stránka se propojí, nastavíte v Zařízení › „Nastavení“ › „Rezervační stránka v odkazu“; volba „Automaticky“ vybere stránku s výrazem „Údržba“ v názvu.
• Ve stejné záložce nastavíte, kolik „Týdnů před termínem“ se připomínka odešle. Pomocí QR kódu na štítku zákazník rezervuje přímo přes „Rezervovat údržbu“.

V Protokoly o zkouškách — nebo přímo v zásahu a servisní zprávě — zaznamenáváte protokoly o zkoušce s naměřenými hodnotami. Každá naměřená hodnota má jednotku a limit; semafor ihned ukáže, zda je v pořádku (zelená), v hraničním pásmu (žlutá) nebo nevyhovující (červená).

• Šablony: Těsnost plynu (AT/DE), kontrola vytápění pro Vídeň, Dolní Rakousko, Horní Rakousko a Štýrsko, údržba vytápění DE, kontrola tepelného čerpadla § 60a GEG, uvedení do provozu, pitná voda a UK Gas Safety Record (CP12). Nastaví se to, co odpovídá zemi vaší firmy.
• Každá šablona uvádí citaci a stav zdroje, nikoli však text normy. Mezní hodnoty jsou návrhy — upravte je v kontrolních seznamech; uzavřený protokol si zachová tehdejší hodnoty.
• Dokončení: Podpis technika (povinný) a na přání zákazníka. PDF ve firemním layoutu se bezpečně uloží a odešle zákazníkovi jako odkaz; termín další kontroly vychází z intervalu.
• V mobilu: V aplikaci AIRIS technik vyplní protokol přímo při zásahu — stejná pole, stejný semafor.

V sekci Chladiva — nebo přímo ze servisního zásahu — zaevidujete pro každé zařízení jeden či více chladicích okruhů: chladivo, náplň v kg, GWP a z toho vypočtený ekvivalent v tunách CO₂. Interval kontrol se automaticky vypočítá podle země sídla vaší společnosti.

• EU/EHP (VO (EU) 2024/573): od 5 t CO₂e každých 12 měsíců, od 50 t každých 6, od 500 t každé 3 měsíce — se systémem detekce úniků se interval zdvojnásobuje. Hermeticky uzavřené pod 10 t: bez kontroly. Spojené království dle britského nařízení o F-plynech, Kanada dle pravidel pro halokarbon (nutno zohlednit provinční právo).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): žádný pevný interval — při každém doplnění se dopočítává míra úniku; při překročení prahové hodnoty (komfortní chlazení 10 %, komerční chlazení 20 %, průmyslové chlazení 30 %) vzniká lhůta na opravu 30 dní.
• Záznamy (plnění, doplnění, rekuperace, kontrola těsnosti, oprava úniku, vyřazení z provozu) lze provést pouze s technikem, který má v den činnosti platný certifikát na chladiva / F-plyny s odpovídající kategorií (Osobní spis → Certifikáty). Certifikát se ukládá spolu se záznamem; záznamy lze pouze přidávat.
• Termíny kontrol se zobrazují v denním přehledu a na dispečerské tabuli pod „K naplánování“. Zpráva pro provozovatele (PDF ve firemním designu, uloženo neveřejně) obsahuje pravidlo, právní předpis, stav a evidenční knihu za posledních 5 let.

V sekci Sklad vozidel nastavíte sklad pro každý servisní vůz a přiřadíte vozidlo a technika. U každé položky definujete minimální a cílový stav.

• Jakmile technik uzavře servisní zprávu, materiál z katalogu se automaticky odepíše z jeho vozu. Pokud něco ve voze chybí, odepíše se to z hlavního skladu; co není nikde, je ve zprávě uvedeno jako chybějící množství.
• Klesne-li položka pod minimální stav, vytvoří se návrh na doplnění: naskladnění z hlavního skladu na cílový stav, zbytek jako požadavek na objednávku. O tom, zda to AIRIS vytvoří automaticky, rozhoduje vaše nastavení autonomie; jinak návrh čeká na vaše schválení.
• Jakmile je zboží ve voze, kliknutím na „Zboží je ve voze — zaúčtovat“ se provede naskladnění. Technik vidí svůj vůz v aplikaci AIRIS pod položkou Zásahy.

V sekci Varianty nabídek — nebo ve výjezdu přes „Nová nabídka variant“ — porovnáte dvě nebo tři varianty vedle sebe, např. nový plynový kotel, tepelné čerpadlo nebo tepelné čerpadlo s ohřevem vody. Položky se přebírají z katalogu (s cenou a druhem nákladů) nebo se zadávají ručně.

• Každá varianta se stává samostatnou nabídkou s vlastním číslem; sazba daně a Reverse Charge pro stavební práce se řídí zemí Vaší firmy a zákazníkem. Jednu variantu označíte jako doporučení.
• „Zobrazit na tabletu“ otevře stránku pro zákazníka: Zákazník porovná ceny, výhody a rozsah plnění, vybere variantu a podepíše se prstem. Případně můžete odkaz odeslat e-mailem.
• Podpisem je vybraná varianta přijata a stává se zakázkou: potvrzení zakázky zákazníkovi, oznámení Vám, ostatní varianty se považují za nahrazené. Podpis a PDF „Zakázka — vybraná varianta“ se bezpečně uloží.

Pokud nabídka obsahuje tepelné čerpadlo, vytápění dřevem či peletami nebo přípojku dálkového vytápění, otevře se při úpravě nabídky karta „Kontrola dotací“. Přehled všech těchto nabídek a uložených pravidel naleznete na Podpora.

• Programy: Rakousko — spolková dotace Kesseltausch (dříve „Raus aus Öl und Gas“), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) a Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Německo — dotace na vytápění KfW 458 s bonusem za rychlost a příjmovým bonusem. Rozhodující je země zákazníka, bez adresy zákazníka země Vaší firmy; spolková země se určí z PSČ a lze ji změnit.
• Výše dotace je vždy odhadem včetně postupu výpočtu. Chybějící údaje (staré vytápění, vlastní užívání, příjem, obytná plocha) karta vyžádá; každá změna se okamžitě přepočítá. Co může vědět pouze zákazník, je uvedeno v sekci „ověřit u zákazníka“.
• Lhůty: U KfW musí být žádost podána před zahájením prací, po uzavření smlouvy s rozvazovací podmínkou — karta varuje a na přání nabídka tuto smluvní podmínku vytiskne s předpokládaným datem realizace.
• Po uložení se v PDF nabídky vytiskne odhad, lhůty, kontrolní seznam dokladů a zdroje. Faktura k nabídce obsahuje povinné údaje dotačního orgánu (např. adresu nemovitosti, způsobilé výdaje, lhůtu pro podání žádosti Wien).
• Každé pravidlo uvádí zdroj a datum načtení. Dotační orgány průběžně mění rozpočty a podmínky — uvedené informace představují odborný průzkum, nikoli dotační či právní poradenství. Při čerpání dotace KfW nelze na stejné opatření uplatnit odpočet na dani podle § 35a/§ 35c EStG.

V části Produkty → Vytvořit produkt → „Velkoobchod“ načtete soubory DATANORM vašeho velkoobchodu (verze 4 nebo 5, jednotlivě nebo jako ZIP): položky s ceníkovou cenou, vaše slevové skupiny, produktové skupiny a změny cen. Náhled nejprve zobrazí, co se stane – k zápisu dojde až kliknutím na „Importovat nyní“.

• Duplicity import rozpozná podle čísla položky velkoobchodu, kmenového čísla položky a kódu EAN. Nic se nemaže: pokud velkoobchod položku vyřadí z nabídky, označí se pouze její podmínka jako vyřazená.
• Vaše nákupní cena (NC) vychází z netto ceny v souboru nebo z ceníkové ceny a slevové skupiny. Prodejní cenu (PC) import nastaví na ceníkovou cenu – při pozdějších změnách cen pouze tehdy, pokud jste ji sami neupravili. Na přání zůstanou prodejní ceny beze změny.
• Soubory se změnami cen (DATPREIS) vytvoří přehled cen: které položky zdražují či zlevňují, o kolik procent, a možnost stažení v CSV.
• IDS-Connect: V poptávkách objednávek uložíte IDS adresu a přístupové údaje velkoobchodu (šifrovaně). „Sestavit v e-shopu“ otevře e-shop s přihlášením; „Předat do e-shopu velkoobchodu“ tam odešle poptávku jako košík. Zpět se vrátí čísla položek, množství a vaše netto ceny – při kliknutí na „Objednat“ v e-shopu se poptávka označí jako objednaná.
• Pro vyzkoušení je k dispozici testovací e-shop (simulátor) – nejedná se o skutečného velkoobchodníka. Ukázkové firmy mohou používat pouze testovací e-shop.

Větší zakázky jako rekonstrukce koupelny nebo výměna topení realizujete pomocí funkcí pro stavbu: stavba pod Stavby s posádkou, hodinami, materiálem a stavebním deníkem, zprávou o režii s podpisem, výkazem výměr s dílčí a konečnou fakturací v nabídce stavby. Cesta výjezdu (servisní zpráva → faktura) zůstává pro zákaznický servis a údržbu. Do kapitoly Stavba