Případ použití · Finanční agent
Automatizace fakturace pomocí AI — od vystavení po odsouhlasení
AI finanční agent připravuje celý životní cyklus faktur: sestavuje faktury z dat obchodů nebo výkazů práce, volí správný formát e-faktury (XRechnung, ZUGFeRD nebo EN 16931), kontroluje je, navrhuje upomínky 3., 14., 28. a 42. den při nezaplacení, páruje příchozí platby s otevřenými fakturami a každý krok zapisuje do protokolu změn. Faktury a upomínky se odesílají po schválení člověkem — podle nastavení autonomie vaší firmy (EU AI Act čl. 14).
Proč je ruční fakturace drahá
Náklady na fakturaci nejsou samotná faktura — ale vše kolem ní.
Jak to finanční agent dělá — 5 kroků
Každá faktura prochází stejným cyklem, ať už jde o opakované prodloužení SaaS nebo jednorázový poradenský mandát.
- 01
Spouštěč
Obchod uzavřen v CRM, odeslána evidence času, splatné prodloužení předplatného, nebo přímý příkaz: „Prodloužení pro Acme, 12.400 €".
- 02
Návrh
Finanční agent načítá daňové údaje zákazníka, aplikuje cenová pravidla a daňové kódy a navrhuje fakturu ve správném formátu (XRechnung pro B2G, ZUGFeRD pro B2B, EN 16931 pro přeshraniční EU).
- 03
Schválení
Agent předloží návrh ke schválení jedním kliknutím. Nad vaší prahovou hodnotou (výchozí: 1.000 €) vždy schvaluje člověk; zda smí být pod ní odesíláno bez potvrzení, určuje vaše firma v nastavení autonomie.
- 04
Odeslání
Po schválení odešle Mail agent fakturu se zdvořilým průvodním dopisem. Doručení je sledováno; potvrzení o přijetí uloženo.
- 05
Odsouhlasení
Denně agent kontroluje bankovní výpisy přes OAuth proti otevřeným fakturám. Spolehlivost shody nad 90% → označeno jako zaplaceno. Pod ní → zařazeno k revizi.
Podporované formáty e-faktur
Správná volba formátu již není volitelná. Povinnost B2B e-fakturace v Německu vstoupí v platnost v letech 2026–2027; Rakousko již vyžaduje XRechnung pro veřejné zakázky.
XRechnung 3.0
DE · AT Veřejný sektorPovinnost pro německé a rakouské B2G faktury. Agent generuje XML přímo — žádný konvertor třetí strany.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHybridní formát PDF+XML. Akceptováno většinou německých B2B příjemců. Agent automaticky vkládá XML.
EN 16931
EU standardZákladní evropský standard pro e-faktury. Všechny formáty XRechnung a ZUGFeRD z něj vycházejí.
Sekvence upomínek — připravená agentem, odeslání po schválení
Agent připravuje každou upomínku zdvořile a konzistentně. Vy nastavujete prahy a schvalujete; on provádí podle vašeho nastavení autonomie.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Den +3 | E-mail (přátelská připomínka) | Zdvořilý, předpokládá přehlédnutí. Naznačuje, že faktura mohla být přehlédnuta. |
| Den +14 | E-mail (druhá upomínka) | Důraznější. Opakuje podmínky, splatnost a možnosti platby. |
| Den +28 | E-mail (formální upomínka + náklady na prodlení) | Formální jazyk, odkazuje na smluvní podmínky, aplikuje nakonfigurovaný poplatek za upomínku. |
| Den +42 | Telefonát (Call-Agent) | Hovor s lidským hlasem. Kontroluje, zda faktura dorazila, nabízí platební plán, v případě potřeby předává vám. |
Prahové hodnoty (dny, částky, procento poplatků za upomínky, tonalita) jsou konfigurovatelné pro každého zákazníka nebo segment zákazníků. Každá akce je dokumentována v auditním záznamu.
Příklad nákladů — 10členná poradenská firma, ~80 faktur/měsíc
Čísla založená na rakouských/německých benchmarkách pro malé a střední podniky, stav k dubnu 2026.
Měsíčně vystavíte 80 odchozích faktur. 18 % se stane po splatnosti a dostane se do upomínkového cyklu. 3 z nich vyžadují telefonát ve dni 42.
Manuální proces
- 80 faktur × 11 min návrh14,7 hodin / měsíc
- 14 po splatnosti × 20 min upomínkové e-maily4,7 hodin / měsíc
- 3 eskalace × 15 min telefonické sledování0,8 hodin / měsíc
- Bankovní odsouhlasení4,0 hodin / měsíc
- Údržba auditního záznamu2,0 hodin / měsíc
S finančním agentem
- Zpracování agentem (zahrnuto v předplatném 749 €/uživatel)0 € marginální
- Lidské schvalovací brány pro faktury > 1.000 €~30 min / měsíc
- Telefonické upomínky prostřednictvím Call-AgentaPouze hlasové kredity
~1.150 € měsíčně v práci přesměrované na fakturovatelné nebo růstové aktivity. Finanční agent je jedním z 28 v předplatném 749 €/uživatel — zbytek pracovní síly běží paralelně s CRM, e-mailem, hovory, kalendářem atd.
Předpoklad: 80 faktur/měsíc a interní náklady na práci 45 €/h (hrubé náklady na junior účetního). Proporčně škálujte pro váš objem. Hlasové minuty pro telefonické upomínky Call-Agenta jsou účtovány samostatně.
Sledovatelné od začátku
Každá faktura, upomínka a odsouhlasení je protokolováno. Vystavené faktury jsou uzamčeny, změny vznikají jako nová verze.
Každá faktura a každá změna je verzována, vystavené faktury jsou uzamčeny. Export pro daňového poradce vygenerujete stisknutím tlačítka.
Pro Rakousko platí stejný protokol: Každá změna zůstává sledovatelná.
Strukturovaný export (CSV, XML) pro DATEV Unternehmen Online — není nutné ruční opětovné zadávání vaším daňovým poradcem.
Obsah vašich faktur se nikdy nepoužívá k trénování modelů. Izolováno pro nájemce, šifrováno v klidu (AES-256) a při přenosu (TLS 1.3).
OAuth připojení k vaší bance v souladu s PSD2. Odvolatelné jedním kliknutím. Minimální rozsahy — standardně pouze čtení pro odsouhlasení.
Často kladené otázky
Zpracovává agent také přijaté faktury?+
Ano. Samostatný tok: Mailový agent rozpozná příchozí PDF faktury, Document-Agent provede OCR a extrahuje položky, Finanční agent předá ke schválení a zaplatí v den splatnosti.
Co se stane, když AI navrhne chybnou fakturu?+
Faktury nad vaší schvalovací hranicí (výchozí 1.000 €) vždy procházejí lidskou kontrolou před odesláním. Pod ní agent využívá vaše historické vzorce fakturace a data obchodů — i zde se odesílá po schválení, pokud vaše firma v nastavení autonomie výslovně nepovolila něco jiného. Všechny návrhy jsou před odesláním viditelné v dashboardu.
Může agent pracovat s mým stávajícím účetním softwarem?+
Ano. Nativní OAuth integrace dnes s QuickBooks, Xero, Stripe a Mollie. Export DATEV přes strukturované CSV/XML. HubSpot, Salesforce a další na roadmapě pro rok 2026.
Je hlasové upomínání (telefonáty ve dni 42) povinné?+
Ne. Telefonní fázi lze deaktivovat pro každého zákazníka nebo globálně. Hlasové minuty se prodávají samostatně jako balíčky kreditů — spotřebují se pouze, když Call-Agent skutečně volá.
Jak agent zachází se spornými fakturami?+
Pokud zákazník odpoví s námitkou nebo nesouhlasem, mailový agent označí fakturu a pozastaví upomínkový cyklus. Předá ji do vaší schránky pro lidské řešení — agent automaticky nediskutuje.
Funguje to pro opakovaná předplatná?+
Ano. Finance agent sestavuje opakované faktury podle plánu, zohledňuje změny v průběhu cyklu (upgrady, dobropisy, pauzy) a předkládá je ke schválení — nebo je odesílá podle vašeho nastavení autonomie. Postup je stejný jako u jednorázových faktur.
Co s fakturami ve více měnách?+
Podporováno. Agent aplikuje správná daňová a měnová pravidla pro každou jurisdikci zákazníka. Reverse-Charge pro přeshraniční EU je automaticky zpracováno.
Jak dlouho trvá nastavení?+
1–2 pracovní dny po ověření podnikatelského statusu. Agent importuje vaše faktury za posledních 12 měsíců, aby se naučil ceny, daňové kódy a zákaznické vzory, než začne fungovat.
Podívejte se, jak to funguje na vašich vlastních fakturačních datech
Zarezervujte si 30minutovou demo verzi. Přineste si své poslední PDF faktury. Sledujte, jak ji finanční agent živě reprodukuje a vylepšuje.