Od plánku pokojů po fakturu — v jednom systému.

↳ Kdo, kdy a na kterém pokoji spí, je v knize, v portálu i v hlavě. Sezónní ceny se počítají ručně.

→ Kalendář obsazenosti pro všechny pokoje: Kliknutím na volný den se vytvoří rezervace. Každá rezervace prochází od požadavku přes potvrzenou a odbavenou až po odhlášenou. Jeden pokoj nemůže být potvrzen dvakrát na stejnou noc. Cena platí za noc v sezóně, ve které se noc nachází; kategorie pokojů od jednolůžkového po apartmán.

↳ Přímé rezervace přicházejí telefonicky a e-mailem. Hosté nevidí, co je volné, a každý dotaz stojí čas.

→ Odkaz na rezervaci bez přihlášení: Host vidí volný měsíc dle kategorie s cenou, systém navrhne nejmenší vhodný pokoj. Požadavek se okamžitě objeví v kalendáři obsazenosti; obdržíte e-mail a oznámení, host potvrzení o přijetí ve svém jazyce. Teprve když potvrdíte, je pokoj obsazen a host obdrží potvrzení. Stránka uvádí cenu včetně DPH, místní poplatek, upozornění na ochranu osobních údajů a storno podmínky.

↳ Booking.com, Airbnb a vlastní rezervace o sobě nevědí. Dvojité rezervace se zjistí až při příjezdu.

→ Pro každý pokoj exportní kalendář pro portál a import kalendáře portálu, synchronizováno každou hodinu. Pokud se rezervace z portálu překrývá s vlastní, DivineMind ji vytvoří pouze jako požadavek se značkou konfliktu a upozorní vás zvonkem a e-mailem. iCal přenáší pouze obsazeno nebo volno: žádné ceny, žádné kvóty, žádná data hostů. Toto není Channel Manager.

↳ Firemní cestující potřebuje fakturu na svou firmu s adresou a DIČ. Faktura z poznámkového bloku na to nestačí.

→ Při odhlášení vyberete kontakt z CRM nebo zadáte firmu, adresu a DIČ. Nad limit pro faktury za drobné vyžaduje DivineMind adresu. Faktura obsahuje ubytování, stravování, položky z účtu hosta a místní poplatek a automaticky odečte zálohu. Vznikne jako návrh v modulu fakturace a tam se schválí.

↳ Ubytování, snídaně a nápoje mají různé daňové sazby a v Rakousku jsou jiné než v Německu.

→ Sazby pocházejí ze země vaší firmy: v Rakousku ubytování 10 % a standardní sazba 20 %, v Německu 7 % a 19 %. Snídaně je na faktuře jako samostatná položka, v Německu rozdělená na jídlo 7 % a nápoje 19 %. Polopenze s nápoji se rovněž rozdělí na jídlo a nápoje; podíl si nastavíte sami.

↳ Na osobu a noc nebo v procentech, děti osvobozeny nebo ne, s snídaní nebo bez: Místní poplatek se v každé obci liší.

→ Nastavíte režim, sazbu a věkovou hranici pro děti, pro Vídeň existuje šablona. Na faktuře je místní poplatek jako samostatná položka s odůvodněním, v Rakousku jako průběžná položka bez DPH. V Německu zvolíte, zda dle vyhlášky poplatek platí host. Pro vyúčtování s obcí existuje měsíční seznam místních poplatků ve formátu PDF; hlášení a odvod provádíte jako dosud vy.

↳ Večeře, bar a minibar končí na účtenkách. Při odhlášení polovina chybí a host se ptá, co podepsal.

→ V registrační pokladně (RKSV) obsluha zaúčtuje účtenku „Na pokoj“ na účet hosta. Tlačítko je aktivní až po podepsání hosta na zařízení. Minibar a doplňky rezervujete přímo v účtu hosta. K faktuře je příloha se všemi podpisy ve formátu PDF. Platba v hotovosti nebo kartou na recepci probíhá přes pokladnu: účtenka s podpisem, faktura zaplacena, místní poplatek jako samostatná pokladní položka.

↳ Zálohy se požadují bankovním převodem, sledují se a při konečné faktuře se ručně odečtou.

→ Zálohová faktura (30 % nebo volná částka) vzniká z rezervace. Pomocí „Odeslat hostu (PDF + platební odkaz)“ host obdrží fakturu a odkaz k platbě přes váš platební účet u Mollie. Při konečné faktuře se záloha odečte jako samostatná položka.

↳ Kuchyně ráno neví, kolik hostů snídá a kdo má večer polopenzi.

→ Na rezervaci: bez stravování, snídaně, polopenze nebo plná penze. Seznam snídaní zobrazuje pouze hosty se snídaní, přehled počítá „Snídaně zítra ráno“ a „Večeře dnes (HP/VP)“. Na faktuře je stravování jako samostatná položka s příslušnou daňovou sazbou.

↳ Seznam hostů se přepisuje z šablony, chybí čísla a povinná pole.

→ Pro Rakousko formulář seznamu hostů dle přílohy A nařízení o seznamu hostů s průběžným číslem, pohlavím, cestovním dokladem a spolucestujícími. Pro Německo zvláštní přihlašovací formulář dle § 30 BMG. Obě varianty jako PDF k vyplnění a podpisu. Elektronické hlášení obci nebo úřadu DivineMind neprovádí.

↳ Po odhlášení nikdo neví, který pokoj je třeba uklidit. Jak dobře byl penzion obsazen, ukáže až daňový poradce.

→ Při odhlášení se pokoj automaticky označí „k úklidu“, tým obdrží oznámení. Na stránce Úklid, i v prohlížeči na mobilu, klepnete na „Čistý“; jméno a čas se uloží, pokoje lze zamknout. Zprávy ukazují za měsíc obsazenost, průměrnou cenu pokoje (ADR), RevPAR, přenocování dle země původu a měsíční seznam místních poplatků.

↳ Žádost o dostupnost večer zůstane ležet do rána.

→ S AI asistentem AIRIS (v balíčku za 999 €) se v chatu zeptáte, co je volné, necháte vytvořit rezervaci jako požadavek nebo si necháte ukázat den v penzionu. Potvrzení, Check-in, Check-out, účtování položek, seznam hostů a zálohu provede AIRIS pouze tehdy, pokud jste to schválili tlačítkem autonomie; jinak vám připraví krok. Pokud není jasné, o jakou rezervaci se jedná, AIRIS se zeptá.