Pro personální agentury a náboráře: od zakázky klienta přes talentpool, KI-shodu a anonymní exposé až po fakturu s provizí a zárukou. Vše v menu „Zprostředkování“.
1. Vytvoření a podpis zakázky
Nová zakázka
V sekci Zakázky na vyhledávání „Nová zakázka“: Zákazník z CRM, pozice, lokalita, platové rozpětí, provize v % z hrubé roční mzdy nebo paušální částka, splátky retainer, exkluzivita a záruka v měsících. Stejná zakázka je k dispozici také v klientské složce na kartě „Zakázky“.
Vytvoření nabídky
„Vytvořit nabídku“ vytvoří návrh nabídky s retainerem a provizí za úspěch. Při provizi v % nabídka počítá s prostřední hodnotou platového rozpětí; skutečná fakturace proběhne později na základě skutečné mzdy. Pokud zákazník přijme prostřednictvím odkazu, zakázka se nastaví na „aktivní“.
Podpis prostřednictvím odkazu
V sekci „Podpis zákazníka“: „Vytvořit odkaz pro podpis“ (platný 14 dní): Zákazník si přečte podmínky, případně jako PDF, a podepíše na obrazovce. Ukládá se jméno, čas, zařízení a kontrolní součet obsahu. Pokud zakázku následně změníte, je nutné vytvořit nový odkaz. Odkaz předáte sami.
2. Shromažďování kandidátů: Talentpool a životopis
Import životopisu
Menu „Importovat životopis“: Vyberte pozici nebo zakázku a nahrajte životopis (PDF, JPG, PNG nebo Word/DOCX). KI předvyplní jméno, e-mail, telefon a lokalitu; vy zkontrolujete a uložíte. Souhlas je povinný, kandidátovi se neodesílá žádný e-mail.
Talentpool
V sekci Talentpool jsou všichni kandidáti, i bez pozice: dovednosti, aktuální pozice, platové očekávání, dostupnost od, výpovědní lhůta. Vyhledávejte a filtrujte podle dovedností, lokality a platového očekávání. Kandidáta lze přiřadit k více zakázkám („Přiřadit“).
Souhlas a lhůta pro výmaz
Standardní doba uchování je 6 měsíců bez souhlasu s talentpoolem a 24 měsíců s ním. Přehled najdete v sekci „Lhůty pro výmaz“. Toto je doporučení, nikoli právní poradenství – ověřte si lhůty pro vaši zemi.
3. KI-shoda: Návrh vhodných kandidátů
V zakázce pod „Vhodní kandidáti (KI)“ spustí „Hledat kandidáty“ proces přes talentpool. Každý návrh má bodové hodnocení od 0 do 100, zdůvodnění a seznam „pasuje“ / „chybí“. KI přitom nevidí jména, věk, pohlaví ani původ. Převzetí (kandidát jde do pipeline) nebo zamítnutí rozhoduje člověk; hodnocení a rozhodnutí jsou protokolovány.
4. Ve složce uchazeče
Interní poznámka a pohovor
Interní poznámku vidí pouze váš tým. „Zaznamenat pohovor“ otevře nástroj pro pohovor s předvyplněným uchazečem; přepis a shrnutí se následně objeví ve složce. Termíny pohovorů k samo-rezervaci vytvoříte v sekci „Termíny pohovorů“ (rezervační stránky).
Zpráva z šablony
„Zpráva uchazeči“: Potvrzení o přijetí, průběžná zpráva, pozvánka na pohovor nebo odmítnutí. Text se otevře v DivineMail s předvyplněným jménem a pozicí; vy zkontrolujete a odešlete sami.
Anonymní exposé pro klienta
„Exposé pro klienta“ vytvoří odkaz (platný 60 dní) a PDF bez jména, kontaktních údajů, fotografie a názvu zaměstnavatele, na přání s vaším hodnocením. Klient odpoví bez přihlášení „zajímavé“, „přání pohovoru“ nebo „žádný zájem“ s komentářem; vy obdržíte oznámení v notifikační ikonce.
5. Zprostředkování, fakturace a záruka
Zaznamenání zprostředkování
Pokud kandidát u klienta podepsal, vyberte v zakázce v sekci „Zprostředkování“ kandidáta, datum nástupu a hrubou roční mzdu dle smlouvy.
Návrh faktury s provizí
Faktura pro klienta ze zakázky se vytvoří jako návrh ve financích: procento ze skutečné mzdy nebo paušální částka, s odkazem na záruku. Zkontrolujete a odešlete.
Sledovat záruku
Ke konci záruky obdrží konzultant úkol. Pokud kandidát během záruky odejde, nahlásíte „Záruční případ“ s poznámkou; z toho vznikne úkol „Zkontrolovat dobropis“. Samotný dobropis vytvoříte ve financích.
Rozdělení provize
Pod každým zprostředkováním je „Rozdělení provize“. Pomocí „Změnit rozdělení“ rozdělíte odměnu mezi libovolný počet zaměstnanců s volně pojmenovanou rolí (např. Akvizice, Hledání kandidátů) a podílem v % tak, aby celkem činil 100 %. Pravidlo určuje Vaše firma; bez vlastního rozdělení činí 100 % pro osobu, která zprostředkování zadala. Vyhodnocení „Odměna na náboráře“ počítá s těmito podíly.
6. Vyhodnocení
V sekci Vyhodnocení: Zprostředkování, čistá provize, průměrná doba obsazení, záruční případy, provize na náboráře, zdroje kandidátů, zakázky podle stavu a otevřená pipeline – s filtrem období a pouze z vašich skutečných dat.
7. S AIRIS
AIRIS zná zakázky, talentpool a vyhodnocení. Příklady: „Jaké máme zakázky?“, „Hledej v talentpoolu pro účetnictví“, „Proveď KI-shodu pro SA-0238“, „Vytvoř anonymní exposé od … pro SA-0238“, „… podepsal, nástup 1. února, 62 000 € – zaznamenej zprostředkování“. Odkazy a návrhy faktur AIRIS poskytne pouze vám; nic neodesílá. Co smí AIRIS dělat sám, nastavíte v nastavení autonomie – při „vypnuto“ AIRIS odmítne.
Dočasné přidělení zaměstnanců (výkaz práce dočasně přidělených, fakturace odběrateli, lhůty pro rovné odměňování a maximální dobu) a mzdové účetnictví nejsou zahrnuty. Podpis prostřednictvím odkazu je jednoduché elektronické podepsání, nikoli kvalifikované.
Inzeráty, kariérní stránka a pipeline uchazečů jsou popsány v kapitole Tým a personalistika.