Správa nemovitostí: nájemné, SVJ, vyúčtování, odečty, schůze

Otevřít správu nemovitostí

Otevřete „Všechny aplikace“ a vyberte „Správa nemovitostí“. Přehled zobrazuje všechny nemovitosti s počtem jednotek, pronajatých a prázdných jednotek; nahoře filtrujete podle Rakouska nebo Německa.

Vytvořit nemovitost

Klikněte na „Vytvořit nemovitost“. Asistent se postupně dotazuje na kmenová data a zemi, budovu s jejími právními charakteristikami (např. datum stavebního povolení nebo dotace), jednotky a účty. Země určuje, jaké právo bude později platit.

Vytvořit jednotky v sérii

V kroku „Jednotky“ vytvoříte mnoho jednotek najednou, například jednotky 1 až 24, se společným typem užívání a plochou. Jednotlivé jednotky poté změníte v jejich záznamu; plocha je verzována s datem platnosti.

Zaznamenat vlastnictví a podíly

Na záložce „Vlastníci“ zadáte vlastníky s jejich podílem. V případě bytového vlastnictví zaznamenáte v Rakousku užitné hodnoty z posudku užitné hodnoty, v Německu spoluvlastnické podíly a společenskou smlouvu. Součet je kontrolován.

Vytvořit nájemní vztah

Pod „Užívací vztahy“ klikněte na „Nový“. Asistent vás provede jednotkou, smlouvou a dobou trvání, nájemci z vašich kontaktů, složkami nájemného s DPH za řádek, kaucí a úpravou nájemného (valorizace, indexové nebo stupňovité nájemné) a právními charakteristikami.

Zkontrolovat právní klasifikaci

V posledním kroku uvidíte, jaké nájemní právo platí — krok za krokem odůvodněné, s odkazem na právní předpis a odkazem na text zákona. Pokud chybí údaje, je klasifikace „neurčená“ a chybějící pole jsou propojena jako seznam. Klasifikace je uložena s nájemním vztahem.

Potvrdit nebo přepsat klasifikaci

V záznamu nájemního vztahu můžete klasifikaci přepočítat, potvrdit nebo přepsat s odůvodněním o minimálně 20 znacích. Každá verze zůstává viditelná v historii.

Domovská stránka „Moje domy dnes“

Po přihlášení se otevře „Moje domy dnes“. Zde vidíte, co se dnes ve Vašich domech děje: nouzové situace, čekající kontroly, termíny, nedoplatky a nové zprávy z klientské složky. Nahoře Vás „Nemovitosti“, „Škody“ a „Načíst výpis z účtu“ dovedou přímo dál.

Domy, za které jste zodpovědní

Karty zobrazují domy, za které jste zodpovědní, vždy s indikátorem stavu. Pokud Vám ještě nebyl přiřazen žádný dům, vidíte všechny domy. „Ukázat vše“ otevře celý seznam v části „Objekt & Kancelář“.

Objekt & Kancelář

V menu „Objekt & Kancelář“ naleznete stejný denní seznam a pod ním příchozí zprávy z klientské složky (škoda, stav měřiče, zpětná vazba od řemeslníka). Nahoře Vás „Škody“ a „Kontroly & Termíny“ dovedou dál; majitelé a správci vidí navíc „Předpisy“.

Předpisy Vaší správy

V části „Předpisy“ majitelé a správci stanoví reakční doby, lhůty a limity – odděleně od zákonných termínů: například „Schválení čtyř očí od (€, netto)“ pro zakázky, „Termíny navíc jako událost v kalendáři“ a firemní poštovní schránka pro odesílání e-mailů. Nikdy se neodesílá automaticky, vždy až po schválení.

Otevřít záložku „Vyúčtování“

Otevřete nemovitost a vyberte záložku „Vyúčtování“. Přehled zobrazuje otevřené náklady, chybějící odečty, termíny s indikátorem a splatné úpravy.

Stanovit okruhy a klíče

V části „Okruhy a klíče“ vytvoří „Navrhnout okruhy“ okruh provozních nákladů, v případě centrálního zásobování navíc vytápění/teplou vodu a v případě výtahu nebo prádelny vlastní okruh. Odchylný rozúčtovací klíč vyžaduje právní základ a doklad; platnost mu udělují vlastníci nebo administrátoři. V okruhu vytápění zadáte údaje pro vyúčtování nákladů na vytápění (Rakousko: oddělení vytápění/teplé vody, dohoda o podílu spotřeby; Německo: metoda teplé vody, typ budovy CO2). Typy nákladů, které lze rozúčtovat pouze s doloženou podmínkou, zaškrtněte v okruhu, jakmile je důkaz k dispozici.

Přiřadit náklady

V části „Náklady“ jsou uvedeny přijaté faktury s důvodem shody (nákladové středisko, dodavatel, měřicí bod, adresa). „Přiřadit“ rozdělí fakturu na okruh a typ nákladů, v případě potřeby na několik částí. Rozhodnutí, vlastní výkony a příjmy zaznamenáte s dokladem.

Odečíst měřiče

V části „Měřiče“ zaznamenáte stavy k datu ukončení období – na mobilním telefonu pomocí „Odečíst na mobilu“ s fotografií – nebo načtete soubor měřicí služby. Oprava vytvoří nový řádek s důvodem.

Vytvořit vyúčtování

„Nové vyúčtování“ otevře asistenta. Vyberte období a rozsah: v Rakousku odděleně provozní náklady a náklady na vytápění, v Německu společné vyúčtování.

Zkontrolovat a vypočítat

V kroku „Zkontrolovat“ stiskněte „Vypočítat“. Uvidíte položky, jednotlivá vyúčtování s rozpisem DPH a náhled ve formátu PDF. Kliknutím na blokátor se dostanete k příslušnému kroku.

Potvrdit

Vlastníci nebo administrátoři vyúčtování potvrdí. Obdrží číslo dokladu a poté je neměnné; chyby se opravují opravou jako novou verzí.

Odeslat a zaznamenat doručení

V Rakousku vyvěsíte vyúčtování provozních nákladů a zaznamenáte datum vyvěšení. V Německu zaznamenáte doručení každému nájemci – to stanoví splatnost a lhůtu pro námitky.

Zaúčtovat

„Zaúčtovat“ zapíše nedoplatky jako předpis a přeplatky jako dobropis na účet nájemce. Otevřené zálohy za období jsou v Německu odepsány; neobsazenost je pouze vykázána.

Nové zálohy

V posledním kroku se z výsledku generují návrhy nových záloh – s dopisem a převodem do nájemného.

Otevřít předpis

Otevřete nemovitost, záložku „Peníze / Seznam zůstatků“ a klikněte na „Předpis“. Zvolte měsíc, nemovitost a co má být předepsáno. Nájemné pochází z částí nájemného, zálohy SVJ z nastaveného plánu záloh; pokud splatnost připadne na sobotu nebo svátek, posune se na následující pracovní den.

Zkontrolovat náhled (suchý běh)

„Vypočítat náhled“ nic nezapíše. Vidíte, co bude zaúčtováno, co je zablokováno (s chybějícími údaji) a co bude přeskočeno. Pokud se od náhledu něco změnilo, systém nic nezapíše a vyžádá si nový náhled.

Zaúčtovat

„Zaúčtovat nyní“ přidělí čísla dokladů a zaúčtuje na konta nájemníků, resp. vlastníků; konto nájemníka vznikne při prvním zaúčtování. Druhý běh pro stejný měsíc nezapíše nic dvakrát. Účtovat mohou majitelé, správci a manažeři.

Stornovat místo přepsat

Nesprávný předpis zrušíte „Stornováním“ protizápisem – nikdy se nepřepisuje; již uhrazené částky zůstávají jako kredit. Platby se uhrazují podle zákona: Rakousko § 1415/§ 1416 ABGB, Německo §§ 366, 367 BGB. Seznam zůstatků v záložce „Peníze / Seznam zůstatků“ ukazuje pro každé konto debet, kredit a zůstatek; kliknutím se otevře výpis konta.

Upomínkový běh

V menu „Upomínky“ zvolte nemovitost a rozhodné datum. „Náhled“ vypočítá pro každé konto další stupeň upomínky s blokacemi, lhůtami a úroky; „Vytvořit návrhy“ vytvoří upomínkové návrhy k přezkoumání.

Úroky z prodlení a upomínkové náklady

Při schvalování zvolíte, zda se „Úroky z prodlení do rozhodného data“ a „Upomínkové náklady“ započítají. Předběžné období (základní úroková sazba ještě nebyla oznámena) se nezapočítávají; upomínkové náklady pouze tehdy, jsou-li dohodnuté, resp. přípustné.

Schválit a odeslat

„Schválit“ přidělí upomínce číslo dokladu – nic se přitom neodesílá. „Odeslat“ ji pošle „Odeslat e-mailem“ jako PDF; poštu, doporučeně nebo osobní předání vyřídíte sami a poznamenáte je jako „Označit jako odeslané“. Poté zadáte pomocí „Zaznamenat doručení“ den doručení a v případě potřeby přiložíte doklad (např. dodejku).

Důvod výpovědi pouze jako oznámení

Upomínka ukazuje, zda a od kdy může existovat důvod k výpovědi z důvodu prodlení s platbou (Německo § 543 BGB, Rakousko § 30 MRG). Toto je pouze oznámení: Výpověď systém nikdy nespustí – o tom rozhoduje správa.

Vytvořit SEPA mandát

V části „SEPA inkaso“ (také v záložce „Peníze / Seznam zůstatků“) zvolte nemovitost. Potřebuje aktivní účet s IBAN a věřitelskou ID majitele účtu. „Vytvořit mandát“ zaznamená mandát pro každé osobní konto – základní inkaso (CORE) nebo firemní inkaso (B2B) – se skenem podepsaného mandátu.

Vytvořit inkasní běh

„Nový inkasní běh“ vezme zaúčtované předpisy se způsobem platby inkaso a aktivním mandátem; „Vytvořit běh“ jej vytvoří. Pokud již není možné dosáhnout termínu, posunete jej pomocí „Změnit datum“; „Zrušit běh“ uvolní předpisy.

Bankovní soubor (pain.008) a odeslání

„Vytvořit soubor“ vygeneruje SEPA inkasní soubor (pain.008) ke stažení. Odeslání provedete v internetovém bankovnictví a poté jej oznámíte pomocí „Označit jako odeslané“.

Bankovní výpis (EBICS)

Pokud je pro společnost nastaveno připojení EBICS (Příchozí faktury → Nastavení → Bankovní výpis), výpisy z účtů nemovitostí přicházejí denně automaticky. Dostávají se pouze do správy nemovitostí, nikdy do firemního bankovnictví – peníze nájemníků a vlastníků jsou svěřenecké peníze.

Načíst výpis z účtu jako soubor

Bez EBICS otevřete „Výpis z účtu a příchozí platby“ a načtete pomocí „Načíst výpis z účtu“ soubor Vaší banky (CAMT.053 nebo MT940). IBAN určí účet objektu; druhé načtení stejného výpisu nic nezapíše dvakrát.

Přiřadit platby

V části „Výpis z účtu a příchozí platby“ je u každé platby návrh se semaforem: platební reference, známé IBAN (i u částečných, přeplatků nebo hromadných plateb) nebo jméno plátce. Pokud účel platby uvádí jiný účet, účet IBAN nebude navržen. Automaticky se účtuje pouze jednoznačné – a pouze, pokud to umožňuje nastavení autonomie.

Dodržujte pokyny

Reference jiné nemovitosti, uzavřeného účtu nebo „kauce“ na účtu nemovitosti nebude nikdy zaúčtována jako nájem – pokyn říká, co je třeba udělat (zpětný převod nebo převod na účet kauce).

Přetáhnout výpis z účtu do chatu AIRIS

Výpisový soubor můžete také přetáhnout do chatu AIRIS. AIRIS jej načte a nahlásí účet, období a pohyby; jednoznačné položky budou zaúčtovány až po Vašem „Ano, zaúčtovat“, zbytek zůstane v části „Výpis z účtu a příchozí platby“ k ručnímu přiřazení. Druhé načtení nic nezapíše dvakrát. Údaje z výpisu (jména, IBAN, účel platby) nebudou v tomto případě předány žádnému jazykovému modelu.

Navrhnout převod

V části „Odchozí platby“ jsou otevřené faktury dodavatelů, zůstatky a kauce ukončených smluv. „Návrh“ vytvoří převod z účtu nemovitosti – peníze ještě neplynou.

Schválit (čtyři oči)

Schvalovat mohou majitelé a administrátoři. Nad limit kompetence smlouvy o správě (bez hodnoty: 1 000 €) musí schválit dvě různé osoby; platby na účet správy vždy.

Bankovní soubor nebo EBICS

„Vytvořit bankovní soubor“ vytvoří pro každý účet nemovitosti soubor SEPA převodu (pain.001). Nahrajte jej do bankovnictví a poznamenejte si to – nebo jej přímo odešlete přes připojení EBICS.

Provedení a zaúčtování

Pokud se převod objeví v dalším výpisu z účtu, je označen jako „provedený“. „Zaúčtovat“ zaznamená platbu nákladů, vyplacení zůstatku nebo vrácení kauce. Vrácený převod bude nahlášen.

Otevřít splatné úpravy

V záložce „Vyúčtování“ pod „Zajištění hodnoty“ (Rakousko) nebo „Index & Staffel“ (Německo) jsou uvedeny smlouvy se splatnou úpravou, s indexovou hodnotou a blokovací lhůtou.

Vypočítat

„Vypočítat“ vytvoří protokol: starý a nový index s pramenem a verzí, změna, strop, zaokrouhlení a datum účinnosti.

Schválit a vytvořit dopis

Po schválení vlastníky nebo administrátory je dopis k dispozici ve formátu PDF.

Odeslání a doručení

Odešlete dopis a zaznamenejte doručení. Účinek se přepočítá s doručením; v Německu asistent zobrazuje roční blokaci indexovaného nájemného.

Převzít

„Převzít“ ukončí dosavadní částku a vytvoří novou složku nájemného. Předpis ji použije od dalšího období.

Příprava zvýšení nájemného (Německo)

V souboru smlouvy otevře záložka „Zvýšení“ asistenta „Příprava zvýšení nájemného (§ 558 BGB)“: výchozí situace, blokovací a čekací lhůta, odůvodnění srovnávací tabulkou nájemného, posudkem nebo srovnatelnými byty, limit navýšení, nové nájemné a kontrola. Výpočet probíhá v modulu; každé číslo má svou výpočetní cestu.

Schválit, odeslat, zaznamenat doručení

Majitelé nebo administrátoři schválí dopis – spisová značka a stav jsou zmrazeny. DivineMind nic neodesílá samo: stáhnout PDF, odeslat, zaznamenat odeslání a zaznamenat doručení. Teprve s doručením začínají běžet lhůty pro souhlas a žalobu.

Odpověď a převzetí

Zaznamenat souhlas (i částečný nebo platbou), odmítnutí, žalobu a rozsudek. „Převzít do nájemného“ ukončí dosavadní částku den předem a novou částku nastaví od data účinnosti; příplatky za modernizaci jsou uvedeny jako samostatná položka.

Modernizace a regulace nájemného

Záložka „Modernizace“ u nemovitosti vede od záměru přes oznámení a dokončení ke zvýšení nájemného pro každého nájemce. V jednotce záložka „Nájemné“ kontroluje přípustné nájemné při novém pronájmu a vytváří informace před prohlášením smlouvy.

Rakousko: Stanovení nájemného a vyúčtování hlavního nájemného

V záložce „Nájemné“ jednotky vznikne horní limit podle § 16 MRG (směrná cena nebo kategorie) s přirážkami a srážkami, polohou, dobou trvání a dokladem, jako PDF. Zvýšení § 45, vstup § 46, § 46a, § 12a a sanace § 16 odst. 10 se spustí v záložce „Zvýšení“ smlouvy; hlavní nájemné vyúčtování podle § 20 MRG vznikne v záložce „Hlavní nájemné“ nemovitosti, rovněž jako PDF.

Lhůty a srovnávací tabulky nájemného

Pod „Nájemné a převzetí“ jsou uvedeny všechny lhůty s indikátorem a srovnávací tabulky nájemného (vždy se zdrojem). Úvodní stránka zobrazuje otevřené procesy, lhůty, stížnosti a chybějící podklady, jako je stav oblasti nebo nové referenční hodnoty.

Převzetí dat

V části „Převzetí dat“ stáhnete vzor Excelu, nahrajete vyplněný soubor, přiřadíte sloupce a spustíte suchý běh. Ten nic nezapíše a zobrazí seznam chyb pro každý řádek. Po porovnání osob a kontrolních součtech převezmou majitelé nebo správci dávku, zkontrolují ji ve výrobku a stanoví zůstatky.

Otevřít správu SVJ

Přes menu „Správa SVJ“ nebo záložku „SVJ“ u nemovitosti s bytovým vlastnictvím. Nahoře jsou otevřené lhůty všech domů se semaforem, pod nimi podzáložky Přehled, Rozpočet, Roční vyúčtování, Rezerva, Shromáždění, Usnesení a Správa.

Rozpočet nebo výhled

Asistent Vás provede obdobím, položkami, rozúčtovacími klíči, údaji, individuálními plány pro každou jednotku a stanovením. Zálohy jsou poté předepsány prostřednictvím peněžního oběhu.

Svolat shromáždění

V části „Shromáždění“ nastavíte termín, místo nebo online místnost a program. Pozvánka se zadá s cestou doručení a lhůtami pro každého vlastníka a odešle se až po kliknutí na tlačítko. Online účastníci přicházejí přes čekárnu DivineMeet; záznam není k dispozici. Zápis je možný pouze se souhlasem všech přítomných (viz „Shromáždění živě“).

Hlasování a zápis

Vedení shromáždění zaznamenává přítomnost a plné moci a hlasy pro každý bod programu. Výsledek je určen výpočtem podle práva dané země. Následuje zápis, podpisy a – v Německu – sbírka usnesení.

Usnesení v oběhu

Usnesení bez shromáždění zahájíte v části „Shromáždění“ pomocí „Zahájit oběh“; hlasy jsou zaznamenány pro každého vlastníka s lhůtou a vyhodnoceny jako na shromáždění.

Roční vyúčtování

V části „Roční vyúčtování“ vypočítáte vyúčtování společenství a individuální vyúčtování pro každého vlastníka, stanovíte je, odešlete je a zaúčtujete doplatky a přeplatky na účet vlastníka – každý krok stisknutím tlačítka.

Rezerva a správa

„Rezerva“ zobrazuje stav, příspěvky a výběry; tam vzniká také zpráva o majetku (Německo) nebo účetní závěrka rezerv při změně správce (Rakousko). V části „Správa“ spravujete jmenování správce, výbor, změnu vlastníka, doručovací údaje a hlasovací jednotky.

Řídit shromáždění

V den shromáždění otevřete v části „Správa SVJ“ → „Shromáždění“ shromáždění a kliknete na „Řídit shromáždění“. Pokud ještě neexistuje online místnost, „Vytvořit online místnost“ ji vytvoří; „Otevřít jako hostitel“ spustí DivineMeet, „Zkopírovat odkaz pro vlastníky“ poskytne odkaz pro online účast.

Přiřadit hosty Meet k jednotce

Vlastníci přicházejí přes čekárnu. Po vpuštění zkontrolujete jako předseda totožnost, zvolíte zástupce k hlasování a kliknete „Totožnost ověřena – přiřadit“. Teprve poté může host hlasovat; pro zástupce třetích stran je hlasování zablokováno.

Hlasování živě

Pro každý bod programu spustí „Otevřít hlasování“ hlasování. Online hlasují hosté Meet a samotná klientská složka; hlasy v místnosti zadáte do hlasovací karty. Průběžně vidíte odevzdané hlasy, účast, online účast a usnášeníschopnost.

Zaznamenat výsledek

V Německu „Zavřít, oznámit a zapsat do sbírky usnesení“ uzavře bod a zapíše usnesení přímo do sbírky usnesení. V Rakousku „Zavřít a zaznamenat výsledek“ zaznamená výsledek; poté následuje vyvěšení v domě a odeslání (§ 24 odst. 5 WEG 2002), od kterých běží lhůta pro napadení. Zaznamenávat mohou majitelé a správci.

Zápis pouze se souhlasem všech

V části „Přepis pro zápis“ zapnete pomocí „Zapnout přepis“ zápis – ten běží pouze po dobu, dokud všichni přítomní souhlasili. Pokud se připojí někdo bez souhlasu, okamžitě se zastaví. Záznam není k dispozici. Zápis provádí správa; výsledky pocházejí vždy z počítání.

Export DATEV/BMD za nemovitost

V sekci „Export DATEV/BMD“ vyberte nemovitost, účet a období (kalendářní rok). Náhled zobrazuje všechny zaúčtované položky s účtem, protiúčtem a upozorněními; „Stáhnout export“ vygeneruje soubor ZIP s dávkou zaúčtování, osobními účty a přiřazením účtů a archivuje jej s kontrolním součtem. Export tvoří samostatnou firmu/klienta pro daňového poradce vlastníka – nájemné a příspěvky na správu se v exportu pro daňového poradce vaší firmy nikdy neobjeví.

Účtová osnova a přiřazení účtů

Na kartě „Nastavení“ určíte formát (DATEV nebo BMD), účtovou osnovu, číslo poradce a číslo klienta. Účty jsou návrhy z účtové osnovy; každou kategorii lze změnit na vlastní účet – koordinujte prosím s daňovým poradcem.

Vyúčtování vlastníka

V sekci „Vyúčtování vlastníka“ vyberte smlouvu o správě (nájemní správa nebo správa jednotky) a měsíc. Náhled zobrazuje přijaté nájemné, uhrazené náklady popř. příspěvky na správu, odměnu za správu dle smlouvy, fond oprav, zůstatek a návrh na výplatu. Zvolte „Vytvořit jako koncept“, poté „Závazně stanovit“ – poté je vyúčtování neměnné a uloženo jako PDF.

Odeslání a výplata

Odešlete vyúčtování e-mailem nebo jej zpřístupněte v klientské složce vlastníka. „Zadat výplatu“ vytvoří v odchozích platbách převod z účtu objektu; schvalování, princip čtyř očí a bankovní soubor probíhají tam.

E-faktura k předpisům plateb

V sekci „E-faktura“ jsou uvedeny všechny zaúčtované předpisy s DPH a informace, zda je e-faktura povinná (Německo: § 14 UStG s přechodnými lhůtami; Rakousko: dobrovolně se souhlasem). „Zkontrolovat“ zobrazí chybějící údaje, „Vygenerovat“ vytvoří XRechnung, ZUGFeRD nebo ebInterface a archivuje originál.

Měsíční informace o spotřebě (§ 6a HeizkostenV)

U dálkově odečitatelných měřičů načtěte měsíční hodnoty od odečtové služby přes import odečtů. V sekci „Informace o spotřebě“ uvidíte u každého uživatele spotřebu v kWh v porovnání s předchozím měsícem, stejným měsícem minulého roku a průměrným uživatelem. „Vytvořit“ hodnoty uzamkne, „Odeslat“ je zašle e-mailem nebo zpřístupní v klientské složce. Chybějící hodnoty se uvádějí jmenovitě, nikdy se neodhadují.

Zahájit den vyúčtování

V sekci „Zúčtovací den“ zvolte nemovitost, rok a rozsah (provozní náklady, náklady na vytápění nebo obojí). Případně řekněte AIRIS „Udělej vyúčtování provozních nákladů 2025 pro L-003“ – asistent i konverzace sdílejí stejný mezistav.

Faktury z doručené pošty

Funkce „Přečíst doručenou poštu“ předá e-maily s přílohou faktury rozpoznávání dokladů DivineFinance. Pokud rozpozná číslo objektu nebo adresu domu, přiřadí faktuře nákladové středisko nemovitosti. Volba „Převzít jednoznačné jako nákladové doklady“ vytvoří nákladové doklady; faktury bez jednoznačného druhu nákladů přiřadíte ve vyúčtování sami. E-maily od nájemníků a vlastníků se nikdy nečtou.

Vyžádat chybějící odečty

Pokud na konci období chybí stav měřidla, funkce „Vyžádat od nájemníků“ požádá aktuální uživatele o odečet: v klientské složce (push a oznámení) nebo e-mailem, jinak dopisem k tisku. Nájemnice nahlásí stav v klientské složce pod „Nahlásit stav měřidla“; stav převezmete jako obvykle v sekci „Z klientské složky“.

Návrh a protokol o kontrole

Funkce „Vypočítat návrh“ využívá výpočetní jádro správy nemovitostí. Volba „Zkontrolovat“ uloží protokol o kontrole se semaforem: blokátory, položky bez dokladu, nepřevzaté faktury, chybějící odečty, meziroční srovnání podle druhu nákladů (od 20 % a 100 €), nápadné nedoplatky a lhůta. Protokol je k dispozici v PDF; odpovídá pouze návrhu, se kterým byla kontrola provedena.

Schválení a odeslání

Bez červené kontrolky vlastníci nebo správci vyúčtování schválí: Vyúčtování se finalizuje (Rakousko: vyvěšení/Legung dnes) a odešle do klientské složky, popř. e-mailem. Příjemci se způsobem doručení poštou jsou uvedeni k tisku. AIRIS odesílá vyúčtování pouze po Vašem výslovném schválení.

Nájemník se ptá, AIRIS vysvětluje

V klientské složce se nájemnice může na své vyúčtování zeptat, například: „Proč je můj nedoplatek tak vysoký?“. AIRIS odpovídá výhradně z protokolu výpočtu tohoto konkrétního vyúčtování (podíl, zálohy, největší položky, předchozí rok), zobrazí doklady k jejím položkám a uvede lhůtu pro námitky s odkazem. AIRIS nepočítá: Každé číslo v odpovědi je ověřeno vůči protokolu, údaje ostatních nájemníků AIRIS nezná.

Zadání výpovědi

V části „Změna nájemce“ → „Nová změna nájemce“ vyberte nemovitost a jednotku a zadejte, kdo podal výpověď, kdy byla doručena a v jaké formě (se skenem dopisu). Konec smlouvy spočítá výpočetní modul včetně postupu výpočtu a právního odkazu: Německo § 573c BGB (3. pracovní den, lhůty pronajímatele po 5 a 8 letech, písemná forma § 568 BGB), Rakousko § 560 ZPO a § 33 MRG. Výpověď e-mailem se zobrazí jako neplatná z důvodu nedodržení formy. „Zapsat konec smlouvy do nájemní smlouvy“ nastaví datum až po vašem kliknutí.

Předání

„Vytvořit předávací protokol“ otevře známý protokol o předání: místnosti, závady s fotografiemi, stavy měřičů, klíče a podpisy obou stran. Stavy měřičů se při dokončení přenesou do vyúčtování.

Inzerát a uchazeči

Inzerát se vytváří v modulu realitního makléře, propojený s jednotkou. Po zveřejnění získá odkaz; poptávky se ukládají jako kontakty v CRM a pomocí „Převzít poptávky z inzerátu“ se změní na uchazeče. U každého uchazeče zadáte prohlídku a dotazník – pouze přípustné otázky, odstupňované podle fáze řízení.

Souhlas a bonita

Před prověřením bonity udělí uchazeč souhlas (text s kontrolním součtem, podpis na obrazovce, na papíře nebo e-mailem; kdykoli odvolatelný). Dotaz na KSV1870 (Rakousko) resp. SCHUFA (Německo) vyžaduje smlouvu s poskytovatelem – do té doby běží v předváděcích firmách v testovacím režimu, zřetelně označený jako „nejde o skutečnou informaci“. Využitelné bez smlouvy: nahrát výpis předložený uchazečem a zadat výsledek. Ukládá se pouze semafor; po odmítnutí se údaje po uplynutí lhůty anonymizují.

Nájemní smlouva s podpisem

Po schválení se smlouva vytvoří ze šablony s vašimi částkami; kauci zkontroluje DivineMind vůči maximální částce (§ 551 BGB). Smlouva na dobu neurčitou je bez předepsané formy: nájemce podepisuje na obrazovce nebo přes odkaz v mobilu, správa podepisuje rovněž. Vyžaduje-li smlouva písemnou formu (doba určitá, dlouhé vzdání se práva na výpověď), je možný pouze papír s vlastnoručním podpisem nebo kvalifikovaný elektronický podpis. „Uzavřít smlouvu“ založí nový nájemní vztah.

Kauce a nastěhování

Kauce se zaeviduje u nové smlouvy – v penězích pouze na zvláštním účtu kaucí nemovitosti, odděleně od provozního účtu objektu. K nastěhování: předávací protokol se stavy měřičů, „Vypočítat náhled“ a „Zaúčtovat předpis“ pro první měsíc (tím se založí osobní účet nájemce) a „Nahlásit změnu uživatele“ jako soubor ARGE pro odečtovou službu. Jakmile jsou všechny kroky hotové, změnu nájemce uzavřete. AIRIS má o stavu neustálý přehled.

Zadat odečtovou službu

V sekci „Odečtová služba“ vyberte pro každou nemovitost poskytovatele, formát výměny dat (ARGE-HeiWaKo 3.10 nebo soubor odečtů) a své zákaznické číslo a číslo nemovitosti u odečtové služby.

Načíst soubory

Nahrajte soubor od odečtové služby a spusťte zkušební běh. Soubory ARGE: stavy měřidel se převedou do odečtů, výsledky vyúčtování za jednotlivé uživatele se uloží pro kontrolu. Soubory odečtů (CSV/Excel) jsou rozpoznány podle názvů sloupců – přiřazení uvidíte před převzetím. Profily poskytovatelů nejsou bez smlouvy ověřeny vůči originálním souborům.

Nahlásit změnu uživatele

Možnost „Stáhnout“ resp. „Vytvořit a uložit do spisu“ vygeneruje soubor ARGE se všemi uživateli a obdobími užívání v zúčtovacím období včetně neobsazených jednotek. Z modulu Změna nájemce nahlásí volba „Nahlásit změnu uživatele“ pouze dotčený byt.

Dálkový odečet

Vlastníci a administrátoři aktivují rozhraní: Rádiová brána nebo odečtová služba odesílá stavy měřidel s klíčem do DivineMind; procházejí stejnou kontrolou jako každý import. Klíč se zobrazí pouze jednou.

Záložka „Provoz“ a „Kancelář“

V nemovitosti sdružuje záložka „Provoz“ škody, zakázky, „Zařízení a kontroly“ a termíny domu, záložka „Kancelář“ oběžníky, dodavatele, seznam nájemníků a klíče. Napříč všemi domy se dostanete ke stejným seznamům z části „Objekt & Kancelář“.

Hlášení škody z e-mailu

V části „Škody & Hlášení“ zobrazuje blok „Z telefonu a e-mailu“ hlášení škod z e-mailů na Vaši propojenou poštovní schránku. Ohlašovatel je rozpoznán podle Vašeho adresáře kontaktů a přiřazen ke správné jednotce; pokud sedí pouze jméno, nedohaduje se – přiřadíte sami. Vytvoření proběhne podle Vašeho nastavení autonomie nebo pomocí „Vytvořit jako hlášení“; na přání obdrží ohlašovatel potvrzení o přijetí.

Řemeslníci: Nabídky a zadání

V části „Zakázky“ se spustí „Zadat zakázku“ – ze škody nebo přímo. „Vyžádat si dodavatele“ a „Odeslat poptávky“ získají nabídky, „Zadat nabídku“ je zadá; porovnání ukáže rozdíl oproti nejlevnější. Od Vašeho limitu částky schvaluje druhá osoba („Schválit tento stav“), poté následuje „Objednat“. V části „Údaje pro řemeslníka“ stanovíte, co se předá dál. Po „Zaznamenat převzetí“ zadá registr termínů záruku.

Povinné kontroly zařízení

V části „Zařízení a kontroly“ zadáte výtah, topení, hlásiče kouře a další zařízení. Systém vypočítá termíny kontrol ze zákona, normy a smlouvy – s odkazem na zdroj: povinnost hlásičů kouře a odpovědnost pro všech 16 německých a 9 rakouských spolkových zemí, výtah pro všechny rakouské spolkové země. Pokud pro zemi není pravidlo uloženo, stojí tam „není uloženo“ místo vymyšleného termínu. Zákonnou povinnost kontroly vypnete pouze z důvodu.

Registr termínů

„Kontroly & Termíny“ zobrazuje „Čekající kontroly“ a „Termíny“ s označením Zákon, Smlouva, Norma nebo Předpis Vaší správy. Každý termín má zodpovědnou osobu; pokud je v části „Předpisy“ zapnuto „Termíny navíc jako událost v kalendáři“, objeví se také v kalendáři. „Okamžitě synchronizovat“ aktualizuje registr; termín zrušíte pouze s odůvodněním.

Státní svátky na místě

Termíny a reakční doby zohledňují zákonné státní svátky podle spolkové země a obce. Které platí, vidíte v záložce „Přehled“ nemovitosti v části „Státní svátky na místě“. Pokud obec chybí, je dotčený termín „neurčitý“.

Protokol o předání

„Nové předání“ → „Vytvořit a spustit“ otevře protokol o předání; místnosti, měřiče a klíče se předvyplní z jednotky a posledního protokolu. Vady s fotografiemi a podpisy obou stran budou následně v PDF.

Oběžník a oznámení

V záložce „Kancelář“ v části „Oběžníky“ kliknete na „Napsat oběžník“, zvolíte v části „Komu?“ role a „Vyhledat příjemce“. „Zkontrolovat“ ukáže, co je třeba změnit; po „Schválit“ vznikne dopis pro každého příjemce, hromadný dopis a oznámení jako PDF. E-maily se posílají pro každého příjemce zvlášť, pošta se tiskne jako hromadný dopis. Výpovědi a jiná písemná prohlášení se neposílají jako oběžník.

Seznam nájemníků

V záložce „Kancelář“ zobrazuje „Seznam nájemníků“ přehled nájemníků nemovitosti – „Stáhnout jako Excel“ nebo „Stáhnout jako PDF“.

Otevřít katalog pravidel

V menu „Katalog pravidel“ naleznete všechna pravidla, podle kterých DivineMind klasifikuje a počítá. Filtrujte podle Rakouska nebo Německa, podle zákona a podle typu.

Porozumět pravidlu

Každé pravidlo zobrazuje podmínku, výsledek, odkaz na zdroj, zdroj s aktuálním stavem, platnost a jeho testovací případy. Nahrazené verze zůstávají viditelné; otevřené otázky právníkovi jsou označeny.