Hotel a penzion: pokoje, rezervace, kniha hostů, místní poplatek

Pokoje, rezervace, účet hosta a vyúčtování — s kalendářem obsazenosti na dva týdny jako centrálním bodem.

• Denní čísla nahoře: dnešní příjezdy a odjezdy, obsazené pokoje, snídaně na zítra ráno, pokoje k úklidu.
• Kalendář obsazenosti pokojů podle dnů: kliknutí na volné pole otevře rezervaci s předvyplněným pokojem a datem; barva ukazuje stav.
• Spravovat rezervaci: potvrdit, přihlásit se, odhlásit se; dále zrušit nebo označit jako nedostaveného.
• Účet hosta: ubytování, rezervované položky a místní poplatek; v hotelu lze na pokoj rezervovat služby s množstvím a sazbou daně.
• Vyúčtování: odhlášení s hromadnou fakturou, zálohová faktura na 30 procent, hostovský list jako PDF.
• Jednorázové nastavení: pokoje s kategorií a cenou, sezóny s cenovým faktorem, místní poplatek, kalendář portálu přes iCal a veřejný rezervační odkaz.
• Příjemce faktury: V rezervaci vyberte kontakt z CRM nebo zadejte firmu/jméno, adresu a DIČ. U částek nad 400 € (AT) nebo 250 € (DE) brutto systém vyžaduje jméno a adresu.
• Sazby daně pocházejí ze země společnosti (AT ubytování 10 %, položky 20 %; DE 7 % / 19 %). Pokud je snídaně zahrnuta v ceně pokoje, je na faktuře uvedena jako samostatná položka (DE: jídlo 7 %, nápoje 19 %).
• Místní poplatek nastavte v Nastavení – neexistuje žádná výchozí hodnota. Předloha Vídeň stanovuje 5 % z ubytování bez snídaně a DPH (od 01.07.2027 8 %), se zdrojem; děti do určitého věku jsou osvobozeny.
• Ceny platí za noc: Pokud pobyt zasahuje do sezóny, každá noc má svou vlastní sezónní cenu – v modulu, na rezervační stránce a v AIRIS.
• iCal: Pokud se rezervace z portálu překrývá s vlastní rezervací, nic se nezarezervuje dvakrát – zobrazí se jako požadavek s konfliktem v kalendáři a zvonek a e-mail to oznámí.
• Rezervační stránka: Konečné ceny vč. DPH, upozornění na místní poplatek, upozornění na ochranu osobních údajů a storno podmínky; zapněte a vypněte v Nastavení. Nové dotazy oznamuje zvonek a e-mail; host obdrží potvrzovací e-mail ve svém jazyce.
• Hostovský list: v Rakousku evidenční list hosta dle přílohy A vyhlášky o evidenci hostů, v Německu zvláštní registrační formulář (pouze zahraniční hosté) – s pořadovým číslem.

• „Na pokoj“ u pokladny: Host podepíše na obrazovce pokladny. Podpis je soukromě uložen u položky na účtu hosta a objeví se na „Příloze s podpisy“ (PDF) k faktuře.
• Zaplatit fakturu na recepci (Karta hosta → Faktury): „Hotově (pokladna)“ nebo „Kartou (pokladna)“ se inkasuje přes vaši registrační pokladnu – s pokladním dokladem a podpisem tam; faktura je poté označena jako zaplacená.
• Záloha: Ze schválené zálohové faktury se vytvoří platební odkaz. Host platí na samostatné stránce přes účet Mollie vašeho podniku. Koncept nebo podnik bez poskytovatele plateb odkaz neobdrží.
• Stravování na rezervaci (pouze pokoj, snídaně, polopenze, plná penze): vlastní řádky faktury pro sazbu jídla, seznam snídaní a počet večeří na den (tlačítko „Seznam snídaní“).
• Housekeeping v mobilu: Check-out přepne pokoj na „k úklidu“ a zvonek oznámí „Pokoj … je volný — prosím uklidit“. „Uklizeno“ uloží jméno a čas, „Blokováno“ odebere pokoj i z rezervační stránky.
• Reporty: Obsazenost, ADR, RevPAR, přenocování podle země původu a měsíční seznam místních poplatků jako PDF pro obec. Registrační číslo (VO (EU) 2024/1028) je uvedeno na rezervační stránce a faktuře; AIRIS může potvrdit, přihlásit/odhlásit, zaúčtovat položky, hostovský list a zálohu – zápis pouze přes tlačítko autonomie.
• Místní poplatek na pokladně: Vybírá-li registrační pokladna místní poplatek, je na dokladu uveden jako samostatná položka „průběžná položka“ s 0 %. Polopenze a plná penze s nápoji rozdělí účet na jídlo a nápoje; poměr si nastavíte sami.
• AIRIS bez schválení: zkontrolovat volné pokoje, zobrazit den v podniku a vytvořit poptávku. Pokud odpovídá více rezervací, AIRIS se doptá.

• Čas domu: Přehled, kalendář obsazenosti, „dnes“ při synchronizaci iCal a denní přehled AIRIS počítají v časovém pásmu vašeho domu (z údajů firmy nebo země firmy) — ne v časovém pásmu serveru. Příjezd, odjezd a „snídaně na zítra“ se proto mění o půlnoci místního času.
• Zadat registrační číslo (NAŘÍZENÍ (EU) 2024/1028, krátkodobé pronájmy): Hotel › „Nastavení“ › „Registrační číslo objektu“ a „Vydáno od / Stavu“. Pokud má apartmán vlastní číslo, zadejte ho pod „Spravovat pokoje“ › Pokoje › „Reg. č. (pouze pokud se liší)“. Číslo se zobrazí na rezervační stránce a na fakturách; zda vaše obec nebo země má registrační postup, ověřte tam.
• Podpisy jsou soukromé: Podpis „na pokoj“ u pokladny není veřejně dostupný — pouze prostřednictvím podepsaného, časově omezeného odkazu z účtu hosta nebo v „Příloze s podpisy“. Prázdný nebo poškozený podpis bude odmítnut, tlačítko „na pokoj“ je aktivní až po podpisu a lze vybírat pouze hosty, kteří jsou v domě.
• Jazyky: Rozhraní a veřejná rezervační stránka jsou k dispozici ve 30 jazycích; vstupní a potvrzovací e-mail obdrží host ve svém jazyce. Channel manager (synchronizace cen a kapacit s rezervačními portály) DivineMind neobsahuje — synchronizace s portály probíhá přes iCal (pouze obsazeno/volno).