Organizace, evidence docházky, absence a nábor.
Nejdůležitější oblasti
- Organizace — Struktura a hierarchie.
- Personál — Profily zaměstnanců a kmenová data.
- Evidence docházky — Pracovní doba a hodinové sazby.
- Absence — Dovolená a absence, výměna směn.
- Onboarding — Kontrolní seznamy a šablony pro nové kolegy.
- Hodnocení a výkon — Posudky.
- Nábor — Pozice a žádosti.
- Cestovní náklady — Diety a náhrady.
Vytvoření a zaškolení zaměstnanců
Každý zaměstnanec je jednou vytvořen pod Zaměstnanci – kmenová data, smlouva a přístupy jsou poté k dispozici všem HR oddělením. S šablonou pro onboarding začne každé nové přijetí okamžitě plně fungovat.
Vytvořit zaměstnance
Pod Zaměstnanci klikněte na „Nový zaměstnanec“ – zadejte jméno, pozici, oddělení a datum nástupu.
Doplnit kmenová data
V profilu projděte záložky: bankovní údaje, nouzový kontakt, kvalifikace, daňové a smluvní údaje.
Přiřadit šablonu pro onboarding
Vyberte šablonu z Šablony pro onboarding – kontrolní seznam se všemi úkoly se automaticky vytvoří.
Sledovat pokrok
Označte dokončené kroky; stav ukazuje, do kdy bude zaměstnanec plně zaškolen.
Udělit přístup k AIRIS
V případě potřeby pozvěte pod Přístup k AIRIS – zaměstnanec pak sám zaznamenává časy a absence.
Evidence a schvalování času
Pracovní doba je zaznamenávána v Sledování času, schválena vedoucím a automaticky se promítá do vyhodnocení a přípravy mezd.
Zaznamenat čas
Zaměstnanci se přihlašují/odhlašují pomocí „Příchod/Odchod“ nebo zadávají časy ručně – včetně přestávek a projektu/činnosti.
Zkontrolovat přehled týmu
Vedoucí vidí všechny zaznamenané časy v týmu a rozpozná chybějící nebo nápadné záznamy.
Schválit
Schvalte správné záznamy – pouze schválené časy se počítají pro vyhodnocení a fakturaci.
Vyhodnotit
Exportujte hodiny, přesčasy a zůstatky na zaměstnance nebo období prostřednictvím zpráv.
V případě směnného provozu plánujte celé týdny v rozvrhu směn (Roster) – cílové časy pak slouží jako šablona pro záznam.
Pro noční a víkendovou pohotovost (např. nouzová služba instalatérů) je v evidenci pracovní doby záložka „Pohotovost“: Vytvořte rotaci mezi vybranými techniky, převeďte pohotovost nebo ji zrušte s odůvodněním – plán zůstane zachován jako doklad.
Nahlásí-li zákazník přes QR nálepku na svém zařízení naléhavou poruchu, je zalarmována osoba, která má podle plánu pohotovost. Pomocí „Přebírám“ je přiřazena k zásahu; bez převzetí přejde poplach po nastavené lhůtě na další osobu, nakonec na vedení provozu. Kancelář vidí stav v zásahu („Pohotovost zalarmována“, „Pohotovost převzala“). Přepínač „Poplach aktivní“ a lhůtu nastavíte v záložce „Pohotovost“ na kartě „Havarijní poplach“; pod „Poslední poplachy“ je pro každý stupeň uvedeno, co bylo doručeno nebo přeskočeno. Telefonické nouzové případy DivineMind v současnosti nepřijímá automaticky — podrobnosti v kapitole TZB.
Automatický rozvrh směn: z potřeb a dostupnosti
AIRIS automaticky vytváří týdenní rozvrh směn: z personálních potřeb pro každou pobočku, otevíracích dob a dostupnosti zaměstnanců. Schválené absence (dovolená/nemoc) a již naplánované směny jsou zohledněny.
Zadat otevírací doby a potřeby
Nastavení → Pobočky → Ozubené kolo u pobočky → Záložka „Rozvrh směn“: Zadejte otevírací doby pro každý den v týdnu a minimální obsazení (Den, Časové okno, Role, Počet).
Dostupnost a přání pro každého zaměstnance
V profilu zaměstnance pod „HR nastavení“ zadejte dostupnost pro každý den v týdnu (časové okno) a volitelná přání. Prázdné = v daný den nedostupný.
Vytvořit automaticky
V rozvrhu směn vyberte týden a klikněte na „Vytvořit automaticky“. AIRIS zobrazí náhled s pokrytím v %, kdo je obsazen a kde zůstávají volné směny — s „Převzít“ se plán uloží.
Upravit hlášení nemoci
Pokud někdo onemocní: „Upravit hlášení nemoci“ → vyberte zaměstnance a období. AIRIS označí směny jako „nemoc“ a hledá náhradu; pokud se žádná nenajde, vznikne volná směna k převzetí.
Pokud zůstane směna neobsazená, AIRIS ji vytvoří jako „volnou směnu“ — viditelnou napříč pobočkami, aby ji mohli převzít dostupní kolegové.
V profilu zaměstnance v části „Nastavení HR“ → „Pobočky“ určíte kmenovou pobočku, další pobočky, kde daná osoba může pracovat, nebo přepínač „Záskok“ (jakákoli pobočka). Automatický rozpis směn, žádosti o záskok a přebírání volných směn v aplikaci toto pravidlo dodržují — stejně jako dobu odpočinku (EU/UK 11 hodin, Kanada 8), týdenní úvazek a kvalifikaci.
Pokud se někdo nahlásí jako nemocný (přes aplikaci, AIRIS nebo nepřítomnosti), jeho směna se uvolní a systém hledá náhradu: nejprve na vlastní pobočce, poté na sousedních schválených pobočkách, následně mezi záskoky — podle dostupnosti, kvalifikace a volných hodin. Vedení pobočky obdrží okamžitě push oznámení a upozornění se zvonkem s návrhem a v rozpisu směn stiskne „Odeslat žádost“; pokud to povolíte v nastavení autonomie (HR · Poptat náhradu), systém se dotáže automaticky. Kolega obdrží push oznámení a zprávu na WhatsApp s možnostmi „Převezmu to“ / „Nemohu“ — aniž by se dozvěděl, kdo a proč chybí. Bez odpovědi přejde žádost po uplynutí limitu (10 až 60 minut podle začátku směny) na další osobu.
Žádost a schválení absence
Dovolená a absence probíhají přes Absence jako žádost → schválení → záznam v kalendáři. Zbývající dovolená a kvóty se přitom automaticky započítávají.
Podat žádost
Zaměstnanec vybere typ (dovolená, nemoc, zvláštní dovolená), období a v případě potřeby přidá poznámku.
Zkontrolovat kvótu
Systém zobrazí zbývající nárok a varuje před překrýváním v týmu.
Schválit nebo zamítnout
Vedoucí rozhoduje v doručené poště pro schvalování; zaměstnanec je automaticky informován.
Kalendář a zůstatek
Schválené absence se objeví v týmovém kalendáři, zbývající dovolená se okamžitě aktualizuje.
Zaměstnanci si mohou směny vyměňovat přímo mezi sebou – výměna je předána vedoucímu k potvrzení.
Nábor: od pozice k přijetí
Pod Nábor inzerujete pozice a vedete uchazeče po celou dobu náborového procesu až k přijetí – strukturovaně a sledovatelně.
Vytvořit pozici
Pomocí asistenta pro pozice zadejte název, oddělení, požadavky a text inzerátu.
Zveřejnit
Aktivujte pozici a sdílejte odkaz na přihlášku – příchozí přihlášky se automaticky dostanou do první fáze náborového procesu.
Přesunout uchazeče
Přesouvejte kandidáty na Kanban tabuli pomocí Drag & Drop přes jednotlivé fáze (např. Posouzení → Pohovor → Nabídka).
Hodnotit a rozhodnout
Zaznamenejte hodnocení a poznámky ke každému kandidátovi; výsledek (přijetí/zamítnutí) uzavírá přihlášku.
Přijetí do týmu
Při přijetí vytvořte kandidáta jako zaměstnance pod Zaměstnanci a spusťte onboarding.
Podání a proplacení cestovních nákladů
Služební cesty jsou v Cestovní náklady zaznamenávány jako cesta s jednotlivými položkami, kontrolovány a propláceny – včetně kilometrovného a paušálů.
Vytvořit cestu
Zaznamenejte důvod, cíl a období cesty.
Položky a doklady
Přidejte jednotlivé výdaje (hotel, vlak, pohoštění) s dokladem; jízdy přes kalkulačku kilometrů, denní sazby přes tabulku paušálů.
Podat
Podejte kompletní cestu ke kontrole – součet se automaticky vypočítá.
Zkontrolovat a proplatit
Vedoucí schvaluje v doručené poště; schválená částka je připravena k proplacení.
Hodnocení a výkon
- Hodnocení – strukturované rozhovory se zaměstnanci a cykly hodnocení.
- Cíle a OKR – stanovení cílů, měření pokroku, zaznamenávání výsledků.
- Rozhovory 1:1 – dokumentace pravidelných schůzek s agendou a poznámkami.
- 360° zpětná vazba – získávání zpětné vazby z více perspektiv.
Jednou pečlivě definujte šablony onboardingu — každé nové přijetí tak okamžitě začne kompletně a jednotně.