Mějte pod kontrolou zásoby, skladové pohyby a doobjednávky.
Typický postup
Vytvořit položku jako produkt → Zaúčtovat počáteční zásobu/příjem zboží → Prodeje/spotřeba snižují zásobu → Pravidla pro doobjednávky spustí objednávku při poklesu pod minimální množství.
Modul Sklad se dělí na čtyři sekce — Přehled, Zásoby, Nákup a Expedice. Níže je popsána každá funkce zvlášť, ve stejném pořadí jako v postranním panelu.
Přehled
Přehled – Sklad na první pohled
Přehled skladu shrnuje všechna místa a okamžitě ukazuje, kde je potřeba jednat. Klíčové ukazatele, jako je nedostatek zásob a brzy expirující šarže, pulzují červeně, jakmile nastane problém – kliknutím se dostanete přímo na příslušnou detailní stránku.
- Klíčové ukazatele v reálném čase: Počet skladů, produktů a celkové zásoby napříč všemi místy.
- Upozornění na nedostatek zásob: Položky pod minimální zásobou jsou zvýrazněny červeně.
- Expirující šarže (60 dní), seřazené podle data spotřeby – oranžová pod 45, červená pod 14 dny (FEFO).
- Poslední pohyby: deset nejnovějších transakcí se směrem (+/−) a časovým razítkem.
Zásoba
Sklady a místa
Spravujte všechna fyzická skladová místa a jejich vlastnosti – od standardního skladu po teplotně řízený chladicí řetězec. Standardní sklad (označený hvězdičkou) se použije, pokud při transakci není vybrán žádný sklad.
Vytvořit nový sklad
Klikněte na 'Nový sklad', zadejte kód skladu (např. BERLIN-01) a název.
Typ a adresa
Vyberte typ skladu (Standardní, Chladicí řetězec, BtM, Tranzitní, Virtuální, Konsignační); u chladicího řetězce zadejte min./max. teplotu a volitelně adresu.
Uložit a spravovat
Uložte vytvořením. Sklady lze později upravovat; smazání je možné pouze v případě, že zásoba je 0.
Zásoby
Přehled zásob zobrazuje pro každý produkt množství v reálném čase pro každý sklad – včetně rezervovaného a skutečně dostupného množství (Dostupné = Zásoba − Rezervováno). Filtrujte podle skladu nebo jedním kliknutím zobrazte pouze položky pod minimální zásobou.
- Barevný kód: červený řádek = prázdné (0), oranžový = nedostatek zásob, zelený = normální.
- Hledání podle názvu produktu, SKU nebo čárového kódu; filtr pro každý sklad.
- Minimální zásoba (bod objednání) a nejbližší datum spotřeby pro každou položku viditelné.
- Více šarží pro každý produkt je uvedeno s počtem šarží.
Transakce – Příjem a výdej
Rychle ručně přijímejte nebo vydávejte zásoby – optimalizováno pro čtečku čárových kódů. Po každé transakci se fokus vrátí do skenovacího pole, takže můžete pokračovat ve skenování bez přerušení.
Vybrat režim
Nahoře vyberte 'Příjem zboží +' nebo 'Výdej zboží −'.
Skenovat položku
Naskenujte čárový kód nebo zadejte SKU/název a stiskněte Enter – aktuální zásoba se okamžitě zobrazí.
Zaznamenat množství
Zadejte množství, sklad a volitelně šarži/datum spotřeby (pouze příjem) a důvod a proveďte příjem nebo výdej.
Pohyby – Kompletní historie
Každá změna stavu zásob se protokoluje. Seznam pohybů je váš kompletní auditní záznam — lze v něm vyhledávat podle produktu a filtrovat podle typu pohybu.
- Typy pohybů se symbolem: Příjem, Výdej, Korekce, Inventura, Přesun, Vrácení, Počáteční zásoba.
- Zásoba před a po každé transakci je zobrazena.
- Reference, sklad, uživatel a časové razítko pro každou položku; číslo šarže, pokud je relevantní.
- Filtr podle typu a hledání podle názvu produktu/SKU; po stránkách (50 na stránku).
Inventura
Provádějte fyzické sčítání a porovnejte skutečné zásoby se systémovými (očekávanými). Rozdíly jsou zaznamenány jako korekce stisknutím tlačítka – s vyhodnocením přebytků a nedostatků v eurech.
Spustit inventuru
Klikněte na 'Nová inventura', zadejte název a volitelně omezte na kategorii.
Počítat
Zadejte spočítané skutečné množství pro každou položku – automaticky se ukládá každých 60 sekund.
Zaznamenat rozdíly
Dokončete sčítání, zkontrolujte odchylky v přezkumu a potvrďte 'Zaznamenat rozdíly'.
Tisk štítků a čárových kódů
Tiskněte cenovky a štítky s čárovými kódy přímo ze skladu — připravené pro regál nebo příjem zboží. Stejné čárové kódy fungují s kamerovým skenerem pro inventuru.
Výběr produktů
Na záložce „Štítky" vyhledejte a přidejte položky podle názvu nebo čísla artiklu.
Formát a množství
Zvolte formát štítku (malý, standardní nebo velký) a určete počet kopií na produkt.
Tisk
Klikněte na „Tisk (PDF)" — DivineMind vygeneruje list s názvem, cenou a skenovatelným čárovým kódem pro každý štítek.
Nákup
Odeslat objednávku dodavateli
V Nákup otevřete objednávku, zkontrolujte dodavatele a položky a odešlete ji jedním kliknutím — DivineMind vygeneruje PDF a odešle jej e-mailem přímo dodavateli. AIRIS může také automaticky vytvářet objednávky na základě pravidel pro doobjednání.
Otevřít objednávku
Ze seznamu vyberte objednávku — Dodavatel, klíčové údaje, položky a součty na první pohled.
Odeslat dodavateli
Klikněte na 'Odeslat dodavateli' — objednávka bude vygenerována jako PDF a odeslána e-mailem (stav se změní na 'Odesláno').
Sledovat
Sledujte potvrzení a příjem zboží prostřednictvím změny stavu; odeslané PDF zůstává archivováno.
Příjmy zboží
Zkontrolujte a zaznamenejte příchozí dodávky k vašim objednávkám. Každý příjem zboží zobrazuje související objednávku, dodavatele, sklad a jeho stav kontroly.
Otevřít příjem zboží
V seznamu vyberte příslušný příjem nebo vytvořte nový pomocí 'Nový příjem zboží'; filtr podle stavu (otevřený, přijatý, částečný, odmítnutý).
Zkontrolovat položky
Porovnejte dodaná množství s objednávkou a volitelně zadejte číslo dodacího listu.
Přijmout nebo odmítnout
Nastavte stav na přijato, částečně přijato nebo odmítnuto – zásoba bude odpovídajícím způsobem zaznamenána.
Pravidla pro doobjednávání
Nastavte pro každý produkt, od jakého stavu zásob se má doobjednávat. Automatické doobjednávání rozhoduje o vytvoření objednávky na základě minimálního stavu zásob, objednacího množství a preferovaného dodavatele.
Najít pravidlo
Vyhledejte produkt nebo filtrujte podle 'Pouze automatické doobjednávání' pro již aktivované položky.
Nastavit prahové hodnoty
Minimální stav zásob (Reorder-Point), objednací množství, dodavatel a dodací lhůta se spravují pro každý produkt na stránce detailu zásob.
Zapnout automatiku
Aktivujte automatické doobjednávání pomocí přepínače 'Auto' u každého řádku; režim (návrh, schválení, autonomní) řídí, jak samostatně se objednává.
Katalog dodavatelů
Centrálně porovnejte, který dodavatel dodává jaký produkt za jakou cenu. Katalog je vaším základem pro rozhodování o objednávkách — s cenou, minimálním objednacím množstvím, dodací lhůtou a spolehlivostí.
- Pro každé propojení: Produkt, dodavatel, jednotková cena a číslo položky dodavatele.
- Minimální objednací množství (MOQ) a dodací lhůta ve dnech.
- Hodnota spolehlivosti 0–100 % (zelená ≥ 90, oranžová ≥ 70, červená pod).
- Datum poslední objednávky pro každou kombinaci dodavatel-produkt.
Automatické doobjednávání — Protokol
Protokol automatického doobjednávání ukazuje, kdy bylo automatické doobjednávání aktivní a co rozhodlo — od vytvořeného návrhu objednávky až po eskalovanou výjimku.
- Tři klíčové ukazatele nahoře: vytvořené objednávky, návrhy a eskalované případy.
- Pro každý záznam: Produkt, stav zásob při spuštění, minimální stav zásob, objednací množství a dodavatel.
- Důvod spuštění (např. překročení minimálního stavu zásob) a stav akce barevně označeny.
- Propojené číslo objednávky — kliknutím se otevře vygenerovaná objednávka.
Expedice
Vychystávání a expedice
V sekci Kompletace uvidíte všechny otevřené objednávky k vychystávání — se sledováním částečných dodávek a zpětných objednávek.
Otevřené objednávky
Pracovní seznam zobrazuje pro každou objednávku objednané, dodané a otevřené množství pro každý produkt.
Rezervovat zásoby
Kliknutím rezervujte zásoby pro zákazníka — tak se nic neprodá dvakrát.
Vychystávací a balicí seznam
Vygenerujte vychystávací a balicí seznam jako PDF — zásoby jsou přidělovány podle nejbližšího data spotřeby (FEFO).
Expedice
Sledujte všechny odchozí zásilky — od návrhu přes odeslané a na cestě až po doručené. Číslo zásilky, přepravce a sledovací číslo jsou kdykoli k dispozici.
- Hledání podle čísla zásilky, příjemce nebo sledovacího čísla.
- Filtr stavu (Návrh, vychystáno, zabaleno, odesláno, na cestě, doručeno, stornováno, vráceno).
- Pro každou zásilku: Přepravce, sledování, zdrojový sklad, místo příjemce, počet položek a datum odeslání.
Vrácení zboží (RMA)
Zpracovávejte zákaznické vratky strukturovaně prostřednictvím procesu RMA — od žádosti přes kontrolu a vrácení peněz až po uzavření.
Zkontrolovat vrácení
Hledat podle čísla RMA nebo zákazníka; zobrazit a schválit otevřené žádosti pomocí filtru stavu (žádáno).
Zkontrolovat zboží
Zkontrolovat přijaté položky a důvod vrácení a nastavit stav na 'přijato' nebo 'zkontrolováno'.
Vrátit peníze a uzavřít
Zaznamenat částku a metodu vrácení peněz, spustit vrácení peněz a uzavřít případ.
Rezervace
Rezervace blokují zásoby pro otevřené nabídky a objednávky, aby se stejné zboží neprodalo dvakrát. Vidíte, která nabídka nebo objednávka kolik zásob váže.
Najít rezervaci
Hledat podle produktu, SKU nebo reference (číslo nabídky/objednávky); filtr je standardně nastaven na 'aktivní'.
Spotřebovat
Při dodání označte aktivní rezervaci zelenou fajfkou jako spotřebovanou.
Uvolnit
Pokud nabídka vyprší, uvolněte rezervaci červeným křížkem — zásoby se opět stanou dostupnými.
Farma a compliance
V Lékárnictví spravujete stažení šarží a zákaznické licence (povolení k provozování lékárny/velkoobchodní distribuci) — s kompletní sledovatelností napříč všemi dodávkami.
Zákaznické licence
U každého zákazníka uložte povolení k provozování lékárny, velkoobchodní distribuci nebo potravinářské povolení. Vypršelé licence jsou označeny červeně a automaticky blokují výdej.
Sledování šarže
Při stažení DivineMind kontroluje, které dodávky obdržely dotčenou šarži — napříč všemi dodacími listy.
Zahájit stažení
Založte stažení jako kvalitativní událost (CAPA); dotčení zákazníci jsou připraveni a po kliknutí upozorněni.
Exportovat report o stažení produktu
Na záložce „Report o stažení produktu“ vyberte produkt a šarži — uvidíte všechny zákazníky a dodávky, které obdržely zboží z této šarže, a seznam exportujete jako CSV pro úřady a dokumentaci.
Stažení z trhu a sledovatelnost (potraviny, nápoje, obchodní zboží)
Pod Stahování produktů naleznete stažení z trhu, report o stažení a sledovatelnost bez farmaceutických licencí — pro velkoobchod s potravinami, nápoji a všeobecný velkoobchod. Základem je sledovatelnost „krok vpřed, krok zpět“ (nařízení (ES) č. 178/2002, čl. 18/19). Data jsou stejná jako v sekci Pharma & Compliance.
Vytvořit stažení z trhu
Vyhledejte položku, zadejte šarži, klikněte na „Betroffene prüfen“: Uvidíte, kolik dodávek tuto šarži obsahovalo — a kolik dodávek bez šarže činí stažení neúplným.
Uvědomit zákazníky
Oznámení o stažení se odešlou až po vašem kliknutí — jeden e-mail na zákazníka, i když měl více dodávek.
Zpětná sledovatelnost
V záložce „Rückverfolgung“ zadejte číslo dodacího listu nebo faktury a zobrazte šarži, příjem zboží a dodavatele.
Plánování tras a obrazovka řidiče
V nabídce Sklad › Plánování tras plánujete na jednotlivé dny, které vozidlo s kterým řidičem doručí jaké otevřené dodací listy a v jakém pořadí. Řidič svou trasu zpracovává v aplikaci AIRIS v sekci „Trasy“.
Vytvoření trasy
Vyberte den, „Nová trasa“, vozidlo z vozového parku, řidiče a místo nakládky. Varování se zobrazí okamžitě: termín STK, vozidlo přiřazené jinde, nepřítomnost řidiče, druhá trasa v tentýž den.
Naplánování dodacích listů
Otevřené dodací listy přetáhněte vlevo na trasu nebo zvolte „Přiřadit na trasu…“. Na trase změňte pořadí přetažením nebo ↑/↓, pomocí × odeberte. Dodací list může být vždy pouze na jedné trase.
Navrhnout pořadí
Funkce „Navrhnout pořadí“ vyhledá dodací adresy na mapě a spočítá nejkratší trasu vzdušnou čarou od místa nakládky. Nenalezené adresy se seřadí podle PSČ. Teprve volba „Převzít“ trasu změní.
U zákazníka (aplikace)
Řidič vidí zastávky, navigaci a dodací list se šarží. Nechá zákazníka podepsat na mobilu (nebo zaznamená „Dodací list zanechán“ / „Zboží složeno“), zaúčtuje vrácené obaly na zálohový účet a nahlásí odchylky (chybějící množství, poškozeno) – z toho vznikne návrh vratky.
Výběr hotovosti
Přebírá-li řidič peníze, zadá částku a způsob jako poznámku. Nic se neúčtuje – platbu zaeviduje účtárna. Neastižen nebo odmítnuto převzetí: dodací list se znovu zobrazí v části „Otevřené dodací listy“.
Fotografie jako doklad o doručení
Na zastávce připojte pomocí „+ Foto“ až pět fotografií (např. vyložené zboží, paleta, poškození). Fotografie jsou chráněny a přístupné pouze po přihlášení.
Vozidlo ve vozovém parku obsazeno
Trasa s vozidlem blokuje vůz od odjezdu do další trasy, popř. do konce dne. Vozový park a stavební plánovací tabule trasu zobrazují; pokud je vůz již přidělen jinak, plánování tras na to upozorní.
Zásilka k dodacímu listu
V části Sklad › Zásilky vytváříte zásilku vždy k dodacímu listu. Zákazník, příjemce a položky se šarží se přebírají z dodacího listu; zásoby jsou již odepsány, stav „Odesláno“ je znovu neodepisuje.
Vytvořit zásilku
„Vytvořit zásilku“, vyhledejte dodací list (číslo nebo zákazník), zvolte balíkového dopravce, zadejte sledovací číslo. K jednomu dodacímu listu existuje pouze jedna otevřená zásilka.
Sledovat zásilku
Pro DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS a Canada Post se odkaz pro sledování vygeneruje automaticky. Štítek balíkového dopravce DivineMind netiskne.
Posunout stav
Na stránce zásilky vpravo: vyskladněno, zabaleno, odesláno, doručeno. Vratky k této zásilce jsou uvedeny dole.
Vratka s blokovanou zásobou
Vratka vždy patří k dodacímu listu: vrátit lze pouze to, co bylo dodáno, a s dodanou šarží. Při příjmu zboží jde bezvadné zboží na sklad, zničené se odepíše — poškozené nebo nezkontrolované zboží jde do blokované zásoby a neprodává se ani nevyskladňuje.
Vytvořit vratku
Sklad › Vratky › „Vytvořit vratku“, vyberte dodací list, zaškrtněte položky, uveďte množství a stav.
Zboží přijato
Schválit, poté „Zboží přijato“. K vratce se jako obvykle vytvoří návrh dobropisu.
Rozhodnout o blokované zásobě
U každé položky: znovu prodejné (jde na sklad), zlikvidovat nebo dodavateli. Rozhodnutí se řídí nastavením přepínače autonomie pro sklad — dle nastavení okamžitě nebo ke schválení. Dokončení je možné až poté, co není nic blokováno.
Číslo výrobce, jednotky, cenové hladiny v odkazu objednávky
U položky je k dispozici číslo výrobce (MPN) jako samostatné pole vedle čísla položky a EAN. Vyhledávání, skenování v aplikaci a skenování štítků najdou položku i podle něj; import DATANORM jej vyplní z referenčního čísla věty B, aniž by přepsal existující hodnoty. Jednotky jako „piece“ se zobrazují ve vašem jazyce. Odkaz na objednávku zobrazuje množstevní odstupňování vašeho ceníku a košík počítá s odstupňovanou cenou — závazná zůstává cena při odeslání.
Přesuny zásob
Přesuňte zásoby mezi svými sklady a sledujte převod od návrhu přes na cestě až po dokončení.
Vytvořit přesun zásob
Klikněte na 'Nový přesun zásob' a vyberte zdrojový a cílový sklad.
Zaznamenat položky
Přidejte položky a množství pro převod a spusťte přesun zásob.
Sledovat a dokončit
Sledujte převod prostřednictvím stavu 'na cestě' a po přijetí v cílovém skladu označte jako dokončený.
Související funkce
EDI: Načtení objednávek, odeslání avíza o odeslání
V nabídce Sklad › Rozhraní EDI načtete objednávky svých zákazníků ve formátu EDIFACT ORDERS (D.96A) nebo openTRANS ORDER. Z nich se vytvoří návrh zakázky ke schválení — s cenami z vašeho ceníku a s kontrolou úvěrového limitu, blokace dodávky a marže. Faktury (INVOIC, Peppol) probíhají přes DivineFinance, nikoli zde.
Zadání vlastního GLN
Vaše 13místné GLN je uvedeno jako odesílatel v avízu o odeslání. GLN zákazníka se při prvním načtení uloží, jakmile jej jednou vyberete.
Kontrola a vytvoření objednávky
Vyberte soubor, zvolte „Zkontrolovat“: uvidíte každou položku s přiřazeným zbožím (pomocí GTIN nebo vašeho čísla položky) a cenu podle ceníku. „Vytvořit jako návrh zakázky“ — zakázka vznikne po schválení v sekci Automatizace › Schválení. Stejné číslo objednávky zákazníka se podruhé jako zakázka nevytvoří.
Generování avíza o odeslání
Ke každému dodacímu listu si stáhnete DESADV (EDIFACT) nebo DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — s šarží a DMT u každé položky a s číslem objednávky zákazníka.
Přes rozhraní
Systémy vašich zákazníků odesílají objednávky na Objednávkové rozhraní (API) s API klíčem vaší společnosti (Nastavení › API klíče, oprávnění orders:write). Avízo o odeslání si vyzvednou pomocí orders:read.
Hlídač marže
Pokud je prodejní cena nižší než pořizovací cena položky nebo pod vaším minimálním příspěvkem na krytí, zakázka čeká na schválení — u odkazu na objednávku, ze složky zákazníka, v terénu, přes EDI i při přijetí zakázky přes AIRIS. Ceny se nikdy nemění. Nastavte v Sklad › Vyskladnění › Postup (výchozí: zapnuto, 0 % = pouze pod pořizovací cenou). Zda bude zakázka propuštěna bez schválení, určuje vaše nastavení autonomie skladu.
Pořizovací cena a Intrastat u položky
V položce spravujete pořizovací cenu a údaje Intrastat: kód zboží (KN, 8místný), vlastní hmotnost netto v kg, zemi původu (kód ISO) a — pokud to KN vyžaduje — doplňkovou měrnou jednotku s množstvím na jednotku. Při importu z CSV/Excelu jsou rozpoznány sloupce jako „Nákupní cena“, „Kód zboží“, „Čistá hmotnost“ a „Země původu“.
Objednávkový odkaz pro zákazníky
Poskytněte stálým zákazníkům osobní objednávkový odkaz: Otevřou jej bez přihlášení, uvidí váš katalog s jejich dohodnutými cenami a objednají přímo — u vás se automaticky vytvoří objednávka.
Vytvořit odkaz
V sekci Podmínky vytvořte pro každého zákazníka objednávkový odkaz (ceník, minimální hodnota objednávky, platnost).
Sdílet odkaz
Osobní odkaz zašlete zákazníkovi — nepotřebuje účet.
Zákazník objednává
Zákazník vybere z katalogu a odešle — vznikne potvrzení objednávky s jeho podmínkami.
Uložte minimální zásoby a dodavatele pro každou položku. Automatické doobjednávání zabraňuje nedostatku dodávek bez nutnosti ručního sledování.