Maloobchodné funkcie v aplikácii AIRIS a v back-office — od skladu po pobočku.
V aplikácii AIRIS (pobočka)
- Skladové zásoby: Skontrolujte zásoby na jednotlivých miestach a dopytujte sa AIRIS hlasovým príkazom.
- Doobjednávka: Identifikujte položky pod minimálnou zásobou a nechajte ich doobjednať cez AIRIS.
- Príjem tovaru a štítky: Zaznamenajte dodávky a vytlačte cenové/regálové štítky.
V Back-Office (vedenie)
- Produkty a katalóg: Položky s EAN, cenou a DPH spravujte v Produkty (varianty podľa veľkosti alebo farby nie sú k dispozícii). Do pokladnice ich prevezmete v pokladničnom Backoffice v časti „Produkty“.
- Sklad a pobočky: Zásoby, presuny medzi miestami a inventúra pod Správa zásob.
- Dodávatelia: Zdroje nákupu a nákupné podmienky pod Dodávatelia.
Na pokladnici: Vrátenie tovaru, zálohy, inventúra hotovosti, zákaznícky displej
- Vrátenie tovaru: Tlačidlo „Vrátenie tovaru“, naskenujte doklad (QR) alebo zadajte číslo dokladu, zvoľte množstvo a stav pre každú položku, vráťte v hotovosti, na kartu alebo formou poukážky. Vytvorí sa samostatný doklad so zápornou sumou (podpísaný RKSV); pôvodný doklad zostáva nezmenený. Bezchybný tovar ide ihneď späť do skladu pobočky, otvorený, poškodený alebo chybný tovar do karanténnych zásob (Sklad → Vratky).
- Záloha: Ak má položka priradený typ zálohy (Sklad → Zálohy), pokladnica automaticky zaúčtuje zálohu ako samostatnú položku. Tlačidlo „Vratné obaly“: Prijatie prázdnych obalov podľa typu zálohy alebo uplatnenie lístka z výkupného automatu — započíta sa do nákupu. Množstvá sa zobrazujú vo výkaze zálohovaných množstiev (stĺpce „Pokladnica“).
- Inventúra pokladnice: Tlačidlo „Inventúra pokladnice“, zadajte počiatočný stav a počet kusov pre každú bankovku a mincu. Požadovaný stav (z hotovostného obratu, vratiek, vratných obalov, hotovosti z faktúr, poukážok, sprepitného) a rozdiel sa okamžite zobrazia a uložia ako protokol počítania. Rozdiel sa zaznamená ako položka „Rozdiel“ v pokladničnej knihe pobočky; ak sa spočíta pred uzávierkou Z, doúčtuje sa s dennou tržbou, nikdy nie dvakrát. Schodok, ktorý je vyšší ako hotovosť v pokladnici, zostáva evidovaný ako otvorená položka („Otvorené rozdiely pokladnice“ v prehľade).
- Zákaznícky displej: Tlačidlo „Zákaznícky displej“ otvorí okno pre druhú obrazovku. Zákazník vidí položky, zálohy a celkovú sumu, po zaplatení doklad ako QR kód pre svoj mobilný telefón (bez aplikácie, bez registrácie).
- Zoznam množstiev záloh: V Sklad › „Množstvá jednorazových záloh“ je pre každý mesiac uvedené „Položky podľa čiarového kódu — uvedené do obehu“ s nahlasovaným množstvom; stĺpce „Pokladňa predané“ a „Pokladňa prázdne obaly“ pochádzajú z pokladne. Export do CSV alebo PDF, potom „Označiť ako nahlásené“.
Pri pokladni: poukážka, zákaznícka karta, účtenka, offline, pravidlá vrátenia tovaru
- Predaj poukážky: Tlačidlo „Poukážka“ na lište pokladne otvorí „Hodnota poukážky“. Na karte „Predaj“ zadajte hodnotu poukážky — účtenka sa vytlačí; „Skontrolovať zostatok“ zobrazí, čo ešte zostáva na poukážke. Uplatnenie v dialógu platby pomocou „Uplatniť poukážku“ → „Uplatniť“, storno pomocou „Odstrániť poukážku“.
- Zákaznícka karta a vernostné body: V dialógu platby pod „Zákaznícka karta“ naskenujte kartu alebo zadajte telefónne číslo a kliknite na „Pridať“; „Nová karta“ → „Vytvoriť kartu“ vytvorí kartu, „Uplatniť prémiu“ uplatní prémiu. Svoje programy nastavíte v bočnom paneli pokladne pod „Vernostný program“.
- Účtenka z pokladne: zobrazuje základnú cenu za každú položku, k tomu prevádzku a pokladňu a QR kód podpisu RKSV. Poskytujete ju vytlačenú, e-mailom alebo ako online účtenku.
- Online účtenka cez QR: Po zaplatení zobrazí zákaznícky displej účtenku ako QR kód. Zákazník si ju otvorí pomocou QR kódu na svojom mobile — bez aplikácie, bez registrácie, bez údajov o zákazníkovi. Zmenený odkaz neotvorí účtenku.
- Pokračovať v pokladničných operáciách offline: Ak internet vypadne, zobrazí sa banner „OFFLINE — pokladňa pracuje ďalej“. Predaje sa uložia na zariadení, namiesto podpísanej účtenky pokladňa vytlačí náhradnú účtenku. Hneď ako sa pripojenie obnoví, účtenky sa dodatočne odošlú a podpíšu; pod „Offline fronta“ môžete prenos spustiť aj manuálne pomocou „Preniesť teraz“.
- Pravidlá vrátenia tovaru (vlastník): V pokladni pod Nastavenia › Obchod, sekcia „Vrátenie tovaru pri pokladni“, začiarknite, ktoré roly smú prijímať vrátenie tovaru pomocou PIN — vlastník to smie vždy, predvolené je vlastník a manažér. Prepínač „Odviesť vernostné body pri vrátení“ určí, či sa pečiatky a body za vrátené položky odpočítajú (predvolené: áno, body pomernou časťou k vrátenej sume, pečiatky za každý vrátený kus) alebo si ich zákazník ponechá.
- Dvojitá ochrana: Položka sa dá vrátiť iba raz. Ak k účtenke už existuje vrátenie tovaru, nedá sa už stornovať — pokladňa nahlási „K tejto účtenke existuje vrátenie tovaru — ďalšie položky vráťte cez „Vrátenie tovaru““. Samotné vrátenie tovaru sa nestornuje; ak to bola chyba, predajte položku znovu.
- Cena za prevádzku: V pokladni pod Produkty › „Sortiment prevádzky“ stanovíte cenu a sortiment pre každú prevádzku. Bez ceny prevádzky platí bežná cena položky. Pokladňa, účtenka a etiketa („Cena prevádzky“) počítajú s cenou prevádzky.
- Príjem tovaru pri pokladni: V pokladni pod „Sklad“, karta „Zásoby a príjem tovaru“, zaúčtujete dodávku priamo do skladu prevádzky tejto pokladne.
Zmena cien a etikety
- Každá zmena ceny (položky alebo ceny pobočky) sa ukladá s dátumom. V ponuke Sklad → Etikety tlačidlo „Zmeny cien (tlačový zoznam)“ načíta všetky položky, ktorých etiketa stále zobrazuje starú cenu; po vytlačení sa označia ako vybavené.
- „Preškrtnutá cena“: Preškrtnutá cena je vždy najnižšia cena za posledných 30 dní pred zľavou (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Bez skutočnej zľavy alebo s cenovou históriou kratšou ako 30 dní DivineMind nevytlačí žiadnu preškrtnutú cenu a uvedie dôvod.
Maloobchod a pobočky: jednotková cena, faktúra na pokladnici, presuny, etikety
- Základná jednotková cena (Produkt → karta „Základná jednotková cena“): Zadajte množstvo a jednotku predajného balenia (napr. 200 g). Etiketa a pokladničný doklad potom zobrazujú jednotkovú cenu za 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml alebo 0,5 l iba vtedy, ak to dovoľuje vnútroštátne právo (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Ak v pobočke platí iná cena, doklad počíta s ňou.
- Etikety: „Položky z dnešnej dodávky“ prevezme všetky položky z dnešných príjemiek; „Cena pobočky“ tlačí pobočkovú cenu. AIRIS: „Vytlačiť cenovky pre dnešnú dodávku“.
- Hárky štítkov: Vyberte formát — „Malý (40/hárok)“, „Štandardný (24/hárok)“ alebo „Veľký (10/hárok)“ —, zadajte počet pre každú položku a kliknite na „Tlačiť (PDF)“. Každý štítok obsahuje názov, cenu, jednotkovú cenu, číslo položky a čiarový kód EAN.
- Otvorená faktúra pri pokladnici (Pokladnica → tlačidlo „Faktúra“): Vyhľadajte faktúru, zvoľte hotovosť alebo kartu. Suma sa prevezme z faktúry, vytvorí sa pokladničný doklad s podpisom a faktúra je následne uhradená — bez duplicitného obratu. Koncept sa pritom vystaví a uzamkne.
- Preskladnenie: vytvoriť, druhá osoba skontroluje (majitelia a administrátori môžu vlastné preskladnenie skontrolovať sami), potom vykonať — až teraz sa stav zásob preúčtuje. AIRIS vytvára preskladnenia len ako koncept.
- Pokladničný predaj bez odpočtu zo skladu: Ak by stav zásob klesol do záporu, pokladnica predaj napriek tomu zaeviduje — prípad sa zobrazí v Sklad → Zásoby, pod ikonou zvončeka a v dennom prehľade, kým ho po oprave neodškrtnete. Príjem tovaru na pokladnici účtuje na zvolenú pobočku.
Nákup a 3-cestná kontrola
Otvoriť stránku
Položka menu „Nákup a 3-cestná kontrola“ otvorí stránku „3-cestná kontrola“. Tam DivineMind porovnáva objednávku, príjem tovaru a došlú faktúru — tolerancia ceny ±2 % alebo ±50 €.
Spustiť kontrolu
Vlastníci a administrátori kliknú na „Spustiť manuálne“, zadajú číslo objednávky („Purchase-Order-ID“) a, ak existuje, číslo príjmu tovaru a faktúry a vyberú „Vykonaj kontrolu“. Kontrolu môžete zadať aj AIRIS. Nezačne sa automaticky, keď príde príjem tovaru alebo faktúra.
Skontrolovať výsledok
Zoznam „Behy 3-cestnej kontroly“ zobrazuje pre každý beh sumy z objednávky, príjmu tovaru a faktúry, odchýlku a rozhodnutie — filtrovateľné podľa „Automaticky schválené“, „Potrebné schválenie“, „Označené“ a „Zamietnuté“. Ak faktúra ešte chýba, beh zostane minimálne na „Potrebné schválenie“.
Odchýlky na položku
Kliknutím na beh sa otvoria „Odchýlky na položku“: objednané a prijaté množstvo, cena podľa objednávky a podľa príjmu tovaru a rozdiel na položku.
Dodacie listy a dodávky obchodným zákazníkom na faktúru
Prehľad
Pod Dodacie listy je pre každého zákazníka reťazec ponúk, potvrdení objednávok, faktúr a dodacích listov, každý s PDF. Hľadajte podľa čísla dodacieho listu, faktúry, potvrdenia objednávky alebo ponuky, alebo podľa zákazníka.
Vytvoriť dodací list
Dodací list vzniká z potvrdenia objednávky: V riadku bez dodacieho listu kliknite na „Vytvoriť dodací list“, vyberte dodaciu adresu (alebo „Použiť fakturačnú adresu“), určte príjemcu e-mailu a kliknite na „Vytvoriť a odoslať“. Ak je prekročený kreditný limit, DivineMind sa vopred opýta.
Odvod z skladu
Dodacím listom sa tovar odúčtuje zo skladu, rezervácie z ponuky a potvrdenia objednávky sa zrušia, čiastočné a zvyšné množstvá sa aktualizujú.
Dodávať obchodným zákazníkom na faktúru
Celý reťazec: Ponuka → Potvrdenie objednávky → Dodací list s odvodom zo skladu → Faktúra, na želanie ako e-faktúra XRechnung. Stálym zákazníkom sa dodáva cez ich vlastný odkaz na objednávku (Kapitola Sklad). Otvorenú faktúru môže zákazník zaplatiť aj pri pokladni v hotovosti alebo kartou.
E-commerce: Reklamačný proces, upozornenia na vypredanie zásob, kampaň na recenzie, API
Reklamačný proces
Položka menu „Reklamačný proces“ vytvorí proces z predlohy „Reklamačný proces“. Spúšťa sa manuálne pri kontakte: Krok 1 vytvorí úlohu „Skontrolovať vrátenie tovaru a naskladniť položky“ (splatnosť do jedného dňa), Krok 2 e-mail formulovaný umelou inteligenciou, ktorý zákazníkovi potvrdí prijatie a oznámi vrátenie peňazí alebo výmenu. Proces je po vytvorení vypnutý — skontrolujte kroky a text a zapnite ho sami. Tovar samotný zaúčtujete v Sklad › Vrátenie tovaru späť k dodaciemu listu: do blokovaných zásob, s návrhom dobropisu.
Upozornenia na vypredanie zásob
„Upozornenia na vypredanie zásob“ otvorí prehľad skladu. Karta „Nízke zásoby“ vedie k zoznamu všetkých položiek s nízkymi zásobami (Filter „Nízke zásoby“). S pravidlom opätovného objednania DivineMind vytvorí pre položky pod minimálnym stavom návrh objednávky u dodávateľa — odosielate ju vy.
Kampaň na recenzie
„Kampaň na recenzie“ otvorí DivineMarketing. Vlastná kampaň na hodnotenie neexistuje: Požiadajte svojich zákazníkov o hodnotenie prostredníctvom e-mailovej kampane — tá sa pošle iba príjemcom so súhlasom (Kapitola DivineMarketing).
Objednávky cez API
Vlastníci a administrátori vytvoria v Nastavenia › Karta „Integrácie“ v karte „API kľúče (Developer API & MCP)“ kľúč: zadajte názov, začiarknite oprávnenie „orders:write“, kliknite na „Vytvoriť kľúč“. Kľúč sa zobrazí iba raz — hneď si ho uložte pomocou „Kopírovať kľúč“; „Odobrať“ ho zablokuje. Objednávky, ktoré prídu cez Objednávkové rozhranie (API) (JSON, openTRANS alebo EDIFACT ORDERS), DivineMind vytvorí ako návrh; či sa prijmú bez otázky, rozhodne váš prepínač autonómie.
Prepojenie webových obchodov (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatický stav objednávky od kuriérskej služby, štítok na vrátenie tovaru a automatické vrátenie peňazí cez poskytovateľa platby. Objednávky prichádzajú cez odkaz na objednávku, API alebo zadanie; pri odoslaní je sledovací odkaz.
To isté video je k dispozícii aj priamo v aplikácii AIRIS pod „Návody“ — nájdu ho tak aj zamestnanci pobočiek bez prístupu do Back-Office.