Horeca & Hospitality

• MHD / FEFO: Voorraad gesorteerd op houdbaarheidsdatum — afschrijven of door AIRIS laten nabestellen.
• HACCP-zelfcontrole: Koel-/vriestemperaturen registreren; afwijkingen worden direct rood gemeld.
• Klokken & Ploegenboek: Medewerkers klokken in/uit per station — echte tijdregistratie.
• Inklokken op locatie: Onder Tijdsregistratie schakelen eigenaren, beheerders en managers in de kaart „Alleen inklokken op locatie“ de regel per filiaal in en stellen de „Straal in meters“ vast. Daarna kan er alleen worden ingeklokt als de mobiele telefoon zich binnen de straal bevindt — in de app en op het web.

• Reserveringsboek: Dagoverzicht met tijdlijn onder Reserveringsboek — Tafels × tijd, klik op een vrij veld om een reservering aan te maken (personen, duur, tafel automatisch of vast).
• Tafels & Zones: onder 'Tafels beheren' maakt u tafels met zitplaatsen aan en wijst u ze direct toe aan een zone (bijv. eetzaal of terras) — nieuwe zones maakt u aan in hetzelfde dialoogvenster.
• Wensen & allergieën van gasten: echte velden bij de reservering en het CRM-contact — Allergie-informatie verschijnt rood in het dagoverzicht en wordt bij vaste gasten automatisch overgenomen.
• Bevestiging aan de gast: Een WhatsApp-bevestiging rechtstreeks vanuit het reserveringsboek is er nog niet (deze volgt pas na goedkeuring door Meta) — uw team stuurt de bevestiging zelf.
• Telefonische reservering: Neem de telefoon op en voer de reservering in het reserveringsboek in. Telefonische opname door AI is momenteel niet ingeschakeld.

• Onder Evenementen legt u aanleiding, datum, aantal personen, ruimte of tafels, menu uit uw kassa-artikelen (prijs per persoon), drankarrangement, draaiboek en allergieën vast.
• „Offerte maken“ genereert de offerte als premium-pdf via de normale offertefunctie. Na akkoord blokkeert „Bevestigen“ de tafels in het reserveringsboek — bij een overlap wordt deze getoond en niets geboekt.
• Daarna aanbetalingsfactuur (bijv. 30%, per btw-tarief gespecificeerd) en eindfactuur met het werkelijke aantal personen — de aanbetaling wordt automatisch verrekend. De feestgids (BEO-pdf) is het overzicht voor keuken en bediening.
• Keuken en team worden twee dagen van tevoren en op de dag zelf om 08:00 uur (lokale tijd van uw zaak) herinnerd aan aantal personen, menu en allergieën.

• Onder Bakkerij → „Inrichting“ legt u vast welke locatie de centrale bakkerij is, welke locaties bestellen, tot wanneer (bestelsluiting voor de volgende dag, lokale tijd van uw bedrijf) en met welke route ze worden beleverd. Per artikel stelt u deeg, oven, baktijd en bakplaatgrootte in.
• Filiaalbestelling: Elk filiaal ziet 's ochtends een vooraf ingevuld bestelvoorstel en verzendt dit vóór de bestelsluiting — in de kassa onder „Filiaal“ of op het web onder „Filiaalbestellingen“. Daarna kan alleen de bakkerij/directie nog wijzigingen aanbrengen; dergelijke toevoegingen zijn gemarkeerd.
• Baklijst: het totaal van alle verzonden filiaalbestellingen plus voorbestellingen, gegroepeerd op deeg, oven en baktijd, met bakplaten — ook als PDF. „Als gebakken boeken“ boekt de goederen in het magazijn van de bakkerij.
• Levering: „Vertrek“ genereert per filiaal de pakbon (een voorraadverplaatsing); het filiaal bevestigt de ontvangst en registreert eventuele afwijkingen met reden.
• Retouren 's avonds: per artikel wat er over is en waar het naartoe gaat (afschrijving, sociale supermarkt, Too Good To Go, personeel, retour bakkerij) en wanneer een artikel uitverkocht was. Hieruit ontstaat het retourpercentage per filiaal, artikel en dag.
• Prognose: het voorstel rekent transparant en inzichtelijk — dezelfde weekdagen, trend, weer, feestdagen, uitverkooptijdstip en een veiligheidsmarge op basis van uw marge. „Zo berekend“ toont elke stap; het overzicht vergelijkt de prognose met de werkelijkheid. Zelfstandig verzenden mag AIRIS alleen als u dat via de autonomie-knop toestaat.
• Voorschrift per filiaal: In het tabblad „Prognose“ kiest u onder „Voorschrift van de bestelsuggestie“ tussen „evenwichtig“ (zo min mogelijk retour, zonder vaker uitverkocht te zijn) en „zuinig“ (nog minder retour, maar vaker uitverkocht). Daaronder staat hoe retour en uitverkocht zouden zijn uitgevallen met het andere voorschrift in dezelfde periode. Dezelfde keuze vindt u in de „Installatie“ in de kolom „Suggestie“; deze geldt vanaf de volgende bestelsuggestie van dit filiaal.
• Voorbestellingen: taarten en schotels met ophaaltijd, filiaal en klant uit het CRM; de aanbetaling is een reguliere aanbetalingsfactuur. Het aantal staat op de ophaaldag op de baklijst, het team ontvangt om 07:00 uur een herinnering.

• In elk contactdossier staat het tabblad „Privacy“: inzage conform Art. 15 als PDF en een volledige datakopie conform Art. 20 als JSON-bestand — inclusief reserveringen, oproepen, e-mails, bonnen en toestemmingen.
• Aanvragen worden geregistreerd met ontvangstdatum en termijn (1 maand); eigenaren en beheerders ontvangen 7 dagen voor het verstrijken een herinnering.
• Wissing conform Art. 17: eerst toont een proefsessie wat wordt gewist, geanonimiseerd of bewaard vanwege bewaarplicht. Facturen en kassabonnen blijven ongewijzigd (gepseudonimiseerd); alleen uitvoerbaar door eigenaren en beheerders, het wisrapport is beschikbaar als PDF.

• Auditexport: onder HACCP-Checklijsten in het tabblad „Geschiedenis“ de complete checklisthistorie als CSV of PDF downloaden voor de voedselautoriteit (periode selecteerbaar, afwijkingen gemarkeerd).
• Koppeling koelapparatuur: temperatuurcontrolepunten kunnen worden toegewezen aan beheerde apparaten onder Koelunits — de apparaatnaam verschijnt bij de registratie, in de geschiedenis en in de auditexport.
• Vergeten checks: Elke ochtend om 07:00 uur controleert het systeem welke checklists open of achterstallig zijn. De verantwoordelijken ontvangen een taak met het aantal openstaande en achterstallige checks en een melding in de bel — u hoeft hiervoor niets in te schakelen.

• Beide menu-items openen een kant-en-klaar sjabloon in de workflow-editor — er loopt nog niets. Controleer naam, trigger en stappen, sla op met „Opslaan“ en schakel de workflow daarna actief. Met „Testen“ probeert u deze van tevoren uit (eerst opslaan).
• No-show workflow (Gastro › No-show workflow): Trigger „handmatig“ voor een contact, dus de gast. Stap 1 stuurt hem een vriendelijke herinnering aan de reservering van vandaag met het verzoek om korte bevestiging (tekst van de AI), stap 2 wacht een dag, stap 3 meldt u „No-show controleren en eventueel opvolgen“.
• Bestellingen (Gastro › Bestellingen): Sjabloon „Nabestelling activeren“ met tijdsschema wekelijks op maandagochtend (wijzigbaar in de trigger). Deze meldt „Bestelbehoefte controleren — artikelen onder minimumvoorraad“ en legt de taak „Bestelling bij leverancier activeren“ aan, te voldoen de volgende dag. De bestelling zelf creëert deze niet — dat doet de dagelijkse bestelsuggestie in het magazijn (zie hieronder).
• E-mails naar gasten worden alleen zo zelfstandig verzonden als uw autonomieknop voor automatiseringen toestaat — anders wacht de e-mail op uw goedkeuring. Uitgevoerde runs ziet u onder Automatisering › Uitvoeringen.

• In de AIRIS-chat: factuur als foto of PDF sturen, AIRIS vraagt „Moet ik dit naar het magazijn boeken?“. Of AIRIS direct boekt of op uw goedkeuring wacht, bepaalt uw autonomieknop voor het magazijn.
• Dagelijkse bestelsuggestie: Onder Automatische Herbestelling controleert het systeem elke ochtend de actieve nabestellingsregels en creëert per leverancier een bestelontwerp; eigenaren, beheerders en managers worden hiervan op de hoogte gesteld. „Nu controleren“ start de controle onmiddellijk. Verlopen charges tellen niet mee als voorraad. Of het ontwerp alleen wordt voorgesteld, ter goedkeuring wordt voorgelegd of direct naar de leverancier wordt gestuurd, beslist de autonomieknop.

Nabestellingsregels, bestellingen en FEFO worden uitvoerig beschreven in het hoofdstuk Voorraad & Inventaris.

Installatie, tafelplan, afrekenen, keukenscherm en printer worden uitvoerig beschreven in het hoofdstuk DivinePOS — Kassasysteem. Hier staat wat er in het dagelijkse horeca-leven bijkomt.

• Meerdere bedrijven: Als u meerdere bedrijven met een kassa bezit, kiest u na het inloggen onder pos.divinemind.ai/firmenwahl het bedrijf. De keuze blijft onthouden; u kunt op elk moment wisselen in de backoffice via het profielmenu → „Bedrijf wisselen“. De geactiveerde kassa van elk bedrijf onthoudt het apparaat — bij terugwisselen volstaat de pincode.
• Fooi: In de betaaldialoog onder „Fooi“ kiest u „Geen“, „Afronden“ of „Eigen bedrag“ — ook bij „Gesplitste betaling“ (contant en kaart). Fooi is geen omzet en staat niet in het ondertekende bedrag. Onder Rapporten toont „Omzet per ober“ omzet en fooi per persoon; de Z-bon toont de fooi per ober, met „waarvan contant, uit te betalen“. Hoe u de contante fooi uitbetaalt (contant uit de lade of via de salarisadministratie), bepaalt u zelf — geboekt wordt het niet automatisch.
• Openstaande factuur aan de balie: Kassa → knop „Factuur“, factuur zoeken en contant of met kaart afrekenen. Het bedrag komt uit de factuur, er wordt een ondertekende kassabon aangemaakt, de factuur is daarna betaald. Op de Z-bon staat de betaling in het eigen blok „Betalingen op facturen“ en telt niet nogmaals als omzet.
• Klaar voor afhaling-weergave: In het keukenscherm opent de knop „Afhaling“ de klantenweergave voor een scherm aan de balie — „In bereiding“ en „Klaar voor afhaling“ met het afhaalnummer, voor meenemen en balie. Als de keuken een bestelling als klaar meldt, springt het nummer naar „Klaar voor afhaling“.
• Dagafsluiting: De Z-bon wordt elke ochtend om 05:00 uur lokale tijd van uw bedrijf automatisch aangemaakt voor de afgelopen werkdag — met omzet per belastingtarief en betaalmethode en fooi per ober. U kunt nog steeds handmatig een afsluiting activeren; geen enkele bestelling wordt dubbel geteld.

• De afkortingen verschijnen op de kassa-tegel, op de keukenbon en in het keukenscherm. Op de klantenbon, bij extra's en op een online menukaart staan geen allergenen — daarvoor is de allergenenkaart.
• Marge per gerecht: Onder Rapporten → tabblad „Marge per gerecht“ rekent de kassa netto uit receptuur en laatste inkoopprijs — met materiaalkosten en foodcost-quote per gerecht. Ontbreekt de inkoopprijs van een ingrediënt, dan staat dat bij het gerecht, in plaats van een getal te verzinnen. Recepturen beheert u onder Magazijn › Toewijzing.

• Waardebonnen: Aan de kassa knop „Cadeaubon“ → „Verkopen“ of „Restwaarde controleren“. De code staat met QR op de bon en kan in elke filiaal worden ingewisseld, ook in meerdere stappen — in de betaaldialoog onder „Cadeaubon inwisselen“. Verkochte en openstaande cadeaubonnen ziet u in de backoffice in het tabblad „Cadeaubonnen“.
• In het tabblad „Rapport“ ziet u leden, stempels, beloningen en cadeaubonnen per filiaal. Reclame per sms of WhatsApp naar kaarthouders alleen als de gast hier apart toestemming voor heeft gegeven.

• Pagina „Registratiekassa (RKSV)“ in de kassa-backoffice onder Instellingen: status van elke kassa, de gegevens voor FinanzOnline, de bonnenlijst, „DEP-export“ en „Keten controleren“. De controle controleert handtekeningen, bonnummers, koppeling, omzette counters, startbon, storingen en QR-codes. Elke kassa heeft zijn eigen handtekeningketen.
• Nul-, maand-, jaar- en eindbon maakt u aan op dezelfde pagina. De eindbon neemt de kassa definitief buiten gebruik — dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
• Storing van de signatuurmodule: De kassa blijft afrekenen; de bonnen dragen de vermelding „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Als de module weer beschikbaar is, wordt er een ondertekende verzamelbon aangemaakt voor de storing. Op een demo-kassa voert u dit uit met „Storing demonstreren“.
• Verder afrekenen zonder internet — ook in de browser: Als de kassa „Offline gereed“ aangeeft, blijft deze draaien bij netwerkuitval, ook na het opnieuw laden van de pagina. Bestellingen en betalingen komen in de „Offline wachtrij“ op dit apparaat; de gast ontvangt een vervangende bon zonder QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Als het netwerk terugkomt, worden de transacties in de volgorde van registratie alsnog verwerkt — nooit dubbel — en ondertekend met de vermelding „Nacherfassung“ en het werkelijke verkooptijdstip. Met „Gesigneerde bon voor de gast afdrukken“ ontvangt de gast daarna zijn ondertekende bon. Als het apparaat geen printer heeft, geeft de kassa aan dat de bestelling mondeling aan de keuken moet worden doorgegeven — de keukenbon wordt niet opnieuw afgedrukt.

• Filiaalbedrijf: Kassa's, prijzen (in de kassa-backoffice onder Producten, assortiment per filiaal) en kasboek beheert u per filiaal. Het „Keten-cockpit“ in de kassa-backoffice vergelijkt de filialen, inclusief klantbinding.
• Kasboek (Gastro & Hotel › Kasboek): Het contante geld uit de dagafsluiting komt automatisch in het kasboek van het filiaal, met een geverifieerde hash-keten.
• DATEV: Onder Belastingadviseur exporteert u de DATEV-boekingsstapel als CSV-bestand — met de kassa-opbrengst, in Oostenrijk in het rekeningschema SKR07, in Duitsland SKR03 of SKR04. De kaartomzet van de kassa wordt geboekt als geldtransport. Het is één bestand, geen interface.

• AIRIS antwoordt op basis van uw eigen gegevens, bijvoorbeeld: „Hoeveel omzet en fooi heeft elke ober vandaag?“, „Wie heeft er vandaag dienst?“, „Welke gerechten zijn glutenvrij?“ of „Hoeveel croissants moet het filiaal morgen bestellen?“ — met berekeningswijze.
• Handelen (bestellen, boeken, verzenden) mag AIRIS alleen voor zover uw autonomieknop dit toestaat.

Alle tools per branche staan in het hoofdstuk Wat AIRIS per branche kan — alle tools.

• Leverancier aanmaken: Food-leveranciers handmatig registreren onder Leveranciers.
• Medewerker aanmaken: zonder e-mail → AIRIS-PIN, waarmee de medewerker inlogt in de app.
• Ziekteverlof: Afwezigheidsaanvraag (ziekte) indienen — verschijnt direct in de teamlijst.
• Bestelaanvragen goedkeuren: Controleer en keur de bestelwensen van medewerkers goed onder Bestelaanvragen — en verstuur deze direct als e-mail naar de leverancier met "Bestellung senden" (status wordt automatisch "besteld").