Voor werving- en selectiebureaus en recruiters: van de zoekopdracht van de klant via talentpool, AI-match en anoniem exposé tot de facturatie met garantie. Alles in het menu "Bemiddeling".
1. Zoekopdracht aanmaken en laten ondertekenen
Nieuwe zoekopdracht
Onder Zoekopdrachten "Nieuwe zoekopdracht": Klant uit CRM, functie, locatie, salarisbandbreedte, honorarium in % van bruto jaarsalaris of als vast bedrag, retainer-tarieven, exclusiviteit en garantie in maanden. Dezelfde opdracht staat ook in het klantdossier op het tabblad "Zoekopdrachten".
Offerte aanmaken
"Offerte aanmaken" maakt een conceptofferte aan met retainer en succesfee. Bij honorarium in % rekent de offerte met het midden van de salarisbandbreedte; afgerekend wordt later op het werkelijke salaris. Als de klant via een link accepteert, staat de opdracht op "actief".
Laten ondertekenen via link
Onder "Handtekening van de klant": "Link voor handtekening aanmaken" (14 dagen geldig): De klant leest de voorwaarden, desgewenst als PDF, en ondertekent op het scherm. Opgeslagen worden naam, tijd, apparaat en de controlegetal van de inhoud. Wijzigt u de opdracht daarna, dan is een nieuwe link nodig. U geeft de link zelf door.
2. Kandidaten verzamelen: Talentpool en cv
Cv importeren
Menu "Cv importeren": Functie of zoekopdracht kiezen en het cv uploaden (PDF, JPG, PNG of Word/DOCX). De AI vult naam, e-mail, telefoon en locatie vooraf in; u controleert en slaat op. Toestemming is verplicht, er gaat geen e-mail naar de sollicitant.
Talentpool
Onder Talentpool staan alle kandidaten, ook zonder functie: vaardigheden, huidige functie, salariswens, beschikbaar vanaf, opzegtermijn. Zoek en filter op vaardigheid, locatie en salariswens. Een kandidaat kan aan meerdere zoekopdrachten worden toegewezen ("Toewijzen").
Toestemming en verwijderingstermijn
De standaard is 6 maanden opslag zonder en 24 maanden met toestemming voor de talentpool. Het overzicht vindt u onder "Verwijderingstermijnen". Dit is een richtlijn, geen juridisch advies — controleer de termijnen voor uw land.
3. AI-match: passende kandidaten voorstellen
In de zoekopdracht onder "Passende kandidaten (AI)" start "Kandidaten zoeken" een scan van de talentpool. Elke suggestie heeft een score van 0 tot 100, een onderbouwing en de lijst "past" / "ontbreekt". De AI ziet hierbij geen namen, leeftijd, geslacht of afkomst. Overnemen (de kandidaat komt in de pipeline) of verwerpen beslist een mens; beoordeling en beslissing worden gelogd.
4. In het kandidaatdossier
Interne notitie en interview
De interne notitie ziet alleen uw team. "Interview opnemen" opent de interviewtool met de kandidaat vooraf ingevuld; transcriptie en samenvatting verschijnen daarna in het dossier. Afspraken voor gesprekken om zelf te boeken maakt u aan onder "Gespreksafspraken" (boekingspagina's).
Bericht uit sjabloon
"Bericht aan de kandidaat": Ontvangstbevestiging, tussenbericht, uitnodiging voor gesprek of afwijzing. De tekst opent in DivineMail met naam en functie ingevuld; u controleert en verzendt zelf.
Anoniem exposé voor de klant
"Exposé voor de klant" maakt een link (60 dagen geldig) en een PDF zonder naam, contactgegevens, foto en bedrijfsnamen, desgewenst met uw beoordeling. De klant meldt zonder aanmelding "interessant", "gesprek gewenst" of "geen interesse" met commentaar terug; u ontvangt een melding in de bel.
5. Bemiddeling, facturatie en garantie
Bemiddeling registreren
Heeft de kandidaat bij de klant getekend, dan kiest u in de zoekopdracht onder "Bemiddeling" de kandidaat, de startdatum en het bruto jaarsalaris volgens contract.
Factuur als concept
De factuur aan de klant van de zoekopdracht ontstaat als concept in Financiën: percentage van het werkelijke salaris of het vaste bedrag, met vermelding van de garantie. Controleren en verzenden doet u.
Garantie bewaken
Bij het einde van de garantie krijgt de consultant een taak. Valt de kandidaat binnen de garantie uit, dan meldt u "Garantiegeval" met notitie; daaruit ontstaat de taak "Creditnota controleren". De creditnota zelf maakt u aan in Financiën.
Provisie verdelen
Onder elke bemiddeling staat „Provisieverdeling“. Met „Verdeling wijzigen“ verdeelt u de provisie over willekeurig veel medewerkers, met een vrij te benoemen rol (bijv. Acquisitie, Kandidaatwerving) en een percentage, samen 100%. De regel wordt bepaald door uw bedrijf; zonder eigen verdeling telt 100% voor de persoon die de bemiddeling heeft ingevoerd. De analyse „Provisie per recruiter“ rekent met deze percentages.
6. Analyse
Onder Evaluatie: Bemiddelingen, netto honorarium, gemiddelde invullingstijd, garantiegevallen, honorarium per recruiter, bronnen van kandidaten, zoekopdrachten per status en open pipeline — met periodefilter en alleen uit uw echte gegevens.
7. Met AIRIS
AIRIS kent zoekopdrachten, talentpool en analyse. Voorbeelden: "Welke zoekopdrachten hebben we?", "Zoek in de talentpool naar salarisadministratie", "Voer een AI-match uit voor SA-0238", "Maak een anoniem exposé van ... voor SA-0238", "... heeft getekend, startdatum 1 februari, € 62.000 — registreer de bemiddeling". Links en factuurconcepten geeft AIRIS alleen aan u; er wordt niets verzonden. Wat AIRIS zelf mag doen, stelt u in bij de autonomie-instellingen — op "uit" weigert AIRIS.
Detacheren (urenstaten van gedetacheerden, factuur aan de inlener, gelijke beloning en maximale duurtermijnen) en salarisadministratie zijn niet inbegrepen. De handtekening via link is een eenvoudige elektronische handtekening, geen gekwalificeerde.
Vacatures, carrièrepagina en sollicitantenpipeline staan in het hoofdstuk Team & Personeel.