Van offerte tot betaalde factuur — een doorlopende stroom.
In de groothandel lopen offerte, orderbevestiging, leveringsbon en factuur vaak via vier systemen, en de staffelprijzen worden elke keer opnieuw berekend. DivineMind.AI legt voorwaarden per klant vast, laat vaste klanten zelf bestellen via een bestellink, beheert de hele orderketen met magazijnuitgifte en maant openstaande posten autonoom aan — en legt elke onomkeerbare stap vooraf ter goedkeuring aan u voor. EU-gehost, GoBD- en EU-AI-Act-conform.
Tussen order en betaling verliest de groothandel marge.
Zes hefbomen voor Order-to-Cash zonder mediaonderbreking.
Voorwaarden, selfservice-bestelling, orderketen, inkoop en aanmaningen — autonoom georkestreerd, met goedkeuring voor elke kritieke stap.
Klantprijzen, staffels en voorwaarden per afnemer
↳ Elke B2B-klant heeft eigen prijzen en staffels. Handmatig bijgehouden in Excel, berekent iemand ze bij elke order opnieuw — inclusief fouten en margeverlies.
→ Leg per klant eigen prijslijsten en staffelprijzen vast. Bij elke order haalt het systeem automatisch de juiste prijs per hoeveelheid op — expliciete klantenlijst vóór prijsklasse vóór catalogusprijs. Betalingstermijnen en kredietlimiet stelt u direct mee in.
Vaste klanten bestellen zelf — via een bestellink
↳ Bestellingen komen telefonisch, per fax en e-mail binnen en moeten worden overgetypt. Buiten kantooruren gebeurt er niets.
→ Elke vaste klant krijgt een persoonlijke bestellink en bestelt zonder login 24/7 zelf — tegen zijn vastgelegde voorwaarden en staffelprijzen. De bestelling komt direct als order in het systeem, geen overtypen.
Order → Leveringsbon → Factuur, automatisch
↳ Na orderacceptatie ontstaan orderbevestiging, leveringsbon en factuur in gescheiden systemen en worden meerdere keren handmatig ingevoerd.
→ DivineMind.AI beheert de complete keten: Offerte → Orderbevestiging → Leveringsbon (met automatische magazijnuitgifte) → Factuur. Bij acceptatie van de offerte reserveert AIRIS idempotent de voorraad. Leveringsbon en factuur — de onomkeerbare stappen — legt de agent ter goedkeuring aan u voor.
Voorraad en automatische nabestelling bij de leverancier
↳ Niemand merkt op tijd dat een artikel bijna op is — en dan ontbreekt de goederen precies wanneer de klant bestelt.
→ Het magazijn beheert de voorraad per artikel en locatie. Valt een artikel onder de minimumvoorraad, dan stelt AIRIS automatisch een nabestelling voor bij de voordeligste of snelste vastgelegde leverancier en maakt de bestelling aan; de verzending naar de leverancier activeert u.
Houdbaarheid en batch volgens FEFO
↳ Voedingsmiddelen en dranken hebben een minimale houdbaarheidsdatum. Als bij het verzamelen niet de eerst aflopende batch als eerste wordt gepakt, blijven goederen liggen — en belanden ze als afschrijving in de prullenbak.
→ Elk artikel wordt beheerd met batch en houdbaarheid; bij levering wordt automatisch het FEFO-principe toegepast (eerst aflopende goederen eruit). DivineMind.AI waarschuwt tijdig voor aflopende goederen, zodat u ze gericht kunt verkopen in plaats van af te schrijven.
Koelopslagtypen met temperatuurbereik
↳ Koel-, diepvries- en droge goederen mogen niet door elkaar raken — en bij de goederenontvangst moet duidelijk zijn wat waar hoort.
→ U beheert meerdere magazijnen en opslagtypen met een geregistreerd temperatuurbereik (bijv. koel- en diepvriesmagazijn). Koelplichtige artikelen zijn in de stamgegevens gemarkeerd, zodat voorraad en orderverzameling netjes gescheiden blijven. (Continue sensortemperatuurbewaking maakt geen deel uit van het systeem.)
Goederenontvangst boeken via foto
↳ Inkoopfacturen van toeleveranciers stapelen zich op, overtypen kost uren, korting vervalt.
→ De Finance-Agent leest elke inkoopfactuur via OCR uit (leverancier, bedragen, btw, IBAN, vervaldatum) en maakt de boekingsregel aan. Na uw goedkeuring verloopt de betaling via SEPA, kortingstermijnen worden gevolgd, de DATEV-export blijft correct.
Openstaande posten autonoom aanmanen — met kredietlimiet-gate
↳ B2B-klanten die op rekening geleverd krijgen, betalen laat, aanmaningen blijven liggen, en zonder kredietcontrole groeit het risico op wanbetaling.
→ De Finance-Agent maant openstaande vorderingen autonoom in meerdere stappen aan. Klantvoorwaarden met een hoog kredietlimiet — vanaf 50.000 € — stelt AIRIS pas in na uw goedkeuring, en vóór levering wordt het kredietlimiet gecontroleerd.
See what you save by switching the stack.
Total honest math — current tools + manual hours vs. one flat DivineMind.AI price.
Veelgestelde vragen
Kunnen we per klant eigen prijzen en staffels vastleggen?+
Ja. U legt per klant eigen prijslijsten en staffelprijzen aan; bij elke order haalt het systeem automatisch de juiste prijs per hoeveelheid op (expliciete klantenlijst vóór prijsklasse vóór catalogusprijs). Betalingstermijnen en kredietlimiet horen daarbij.
Hoe werkt de bestellink voor vaste klanten?+
Elke vaste klant ontvangt een persoonlijke, getokeniseerde bestellink en bestelt zonder login 24/7 zelf — tegen zijn vastgelegde voorwaarden. De bestelling komt direct als order in het systeem, zonder overtypen.
Loopt de orderketen echt doorlopend?+
Ja. Van offerte via orderbevestiging en leveringsbon (met automatische magazijnuitgifte) tot factuur loopt alles in één systeem. Bij acceptatie van de offerte reserveert AIRIS idempotent de voorraad. Leveringsbon en factuur leggen we ter goedkeuring aan u voor, omdat ze niet meer ongedaan gemaakt kunnen worden.
Bestelt het systeem goederen automatisch na?+
Valt een artikel onder de minimumvoorraad, dan herkent AIRIS dit en bereidt een nabestelling voor bij de voordeligste, snelste of meest betrouwbare vastgelegde leverancier. De bestelling wordt gegenereerd; de verzending van de bestel-e-mail naar de leverancier activeert u — de AI verstuurt deze niet eigenmachtig.
Wat gebeurt er met de inkoopfacturen van onze toeleveranciers?+
U fotografeert het document of stuurt de factuur-e-mail door — DivineMind.AI leest via OCR leverancier, bedragen, btw, IBAN en vervaldatum uit en maakt de boekingsregel aan. Na uw goedkeuring verloopt de betaling via SEPA, korting wordt gevolgd, en alles komt correct in de DATEV-export.
Hoe helpt het systeem bij openstaande posten en kredietrisico?+
De Finance-Agent maant openstaande vorderingen autonoom in stappen aan. Hoge kredietlimieten — vanaf 50.000 € — stelt AIRIS pas in na uw goedkeuring, en vóór de levering wordt het kredietlimiet van de klant gecontroleerd.
Is DivineMind.AI AVG- en EU-AI-Act-conform?+
Ja. DivineMind.AI is ontworpen voor EU-AI-Act-hoogrisico-conformiteit en volledig AVG-conform, alle gegevens worden EU-gehost in Duitsland verwerkt. Kritieke, onomkeerbare acties worden ter goedkeuring aan u voorgelegd en audit-proof gedocumenteerd.
Wat kost DivineMind.AI en is alles inbegrepen?+
Per gebruiker per maand 749 €, met AIRIS Portal 999 €. Er is ook een gratis versie (Free). Het complete agentennetwerk is inbegrepen — voorwaarden, bestellink, orderketen, magazijn met nabestelling, boekhouding, aanmaningen en CRM. Geen module-toeslagen. Servers staan in de EU (Duitsland).
Branchen-spezifische KI-Insights — wöchentlich
Jeden Mittwoch ein Case aus Ihrer Branche: was funktioniert, was nicht, was es wirklich kostet.
Maak van uw orderafhandeling een doorlopende stroom.
In een demo ziet u hoe DivineMind.AI voorwaarden toepast, vaste klanten zelf laat bestellen en de keten van order tot betaalde factuur beheert — voordat u kritieke stappen goedkeurt.
Of schrijf ons direct.
Beschrijf kort wat u nodig heeft — wij nemen binnen 24 uur contact met u op.