Van zoekopdracht tot honorariumnota in één systeem.

↳ Functie, salarisindicatie, honorarium en garantie staan in e-mails en Word-documenten. Wie welke opdracht onder welke voorwaarden heeft, weet alleen de verantwoordelijke consultant.

→ Elke zoekopdracht bevat functie, locatie, salarisindicatie, honorarium in procenten van het brutojaarsalaris of als vast bedrag, retainer-tarieven, exclusiviteit en garantie in maanden. In het klantdossier toont het tabblad 'Zoekopdrachten' alle opdrachten van deze klant met status.

↳ Totdat een opdracht ondertekend terugkomt, gaan er dagen voorbij met printen, scannen en navragen.

→ Uit de zoekopdracht ontstaat een aanbieding met retainer en succesfee. Uw klant accepteert deze via een link, de opdracht staat dan op 'actief'. De opdracht zelf ondertekent hij op het scherm: hij leest de voorwaarden, ook als PDF, en ondertekent. Naam, tijdstip, apparaat en een controlegetal van de inhoud worden opgeslagen. Als de opdracht verandert, is een nieuwe link nodig. Dit is een eenvoudige elektronische handtekening.

↳ Cv's komen binnen als PDF, Word-bestand of foto. Contactgegevens en vaardigheden worden handmatig ingevoerd.

→ Functie kiezen, cv uploaden (PDF, Word, JPG of PNG). De AI vult voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, locatie en vaardigheden in, een mens controleert en slaat op. Toestemming is verplicht, er wordt geen e-mail naar de sollicitant gestuurd.

↳ Goede kandidaten die vandaag niet passen, gaan verloren omdat niemand ze later terugvindt.

→ Kandidaten zonder huidige functie blijven in de talentpool, met vaardigheden, huidige functie, salarisindicatie, 'beschikbaar vanaf' en opzegtermijn. U filtert op vaardigheid, locatie en salarisindicatie en wijst een kandidaat toe aan meerdere zoekopdrachten. Zonder toestemming geldt een verwijdertermijn van 6 maanden, met talentpool-toestemming 24 maanden — als richtlijn die u kunt aanpassen, geen juridisch advies.

↳ Bij veel kandidaten en opdrachten valt de passende kandidaat pas op als de opdracht al naar de concurrentie is gegaan.

→ Voor elke zoekopdracht stelt de AI kandidaten uit de talentpool voor, met een puntenscore van 0 tot 100, een onderbouwing en een lijst 'past' en 'ontbreekt'. De AI ziet geen namen, geen leeftijd, geen geslacht en geen afkomst. Een mens neemt het voorstel over in de pipeline of verwerpt het met reden. Elke beoordeling en elke beslissing staat in het protocol.

↳ Kandidaatprofielen worden handmatig geanonimiseerd, als Word-bestand verstuurd, en de feedback komt op een later moment telefonisch binnen.

→ Uit het sollicitantendossier ontstaat een exposé als link (60 dagen geldig) en als PDF in premium-layout, zonder namen, contactgegevens, foto en bedrijfsnamen. Uw klant reageert zonder in te loggen met 'interessant', 'gesprek gewenst' of 'geen interesse' met commentaar. U ontvangt een melding, het dossier toont de feedback.

↳ Wat er tijdens het gesprek is gezegd, staat in notitieboekjes die niemand anders kan lezen.

→ Vanuit het sollicitantendossier start u de opname van een interview. Transcriptie en samenvatting verschijnen daarna in het dossier van de sollicitant, daarnaast een interne notitie die alleen uw team ziet. Kandidaten boeken zelf afspraken via uw boekingspagina.

↳ Na de toezegging wordt het honorarium handmatig berekend, de garantieperiode staat in de agenda of nergens.

→ Als de kandidaat is bemiddeld, registreert u de startdatum en het jaarsalaris. DivineMind maakt de honorariumnota aan als concept, in procenten van het daadwerkelijke salaris of als vast bedrag; deze wordt door een mens verstuurd. Tegen het einde van de garantieperiode ontstaat een taak. Als er een garantiegeval optreedt, komt de taak 'creditnota controleren'.

↳ Hoeveel bemiddelingen, welk honorarium, uit welke bron kwamen de kandidaten? De cijfers staan in geen enkele lijst.

→ De evaluatie toont bemiddelingen, honorarium netto, gemiddelde invullingstijd, garantiegevallen, honorarium per recruiter, bronnen van kandidaten, zoekopdrachten per status en de openstaande pipeline, met periodefilter en alleen uit echte gegevens. Ontvangstbevestiging, tussentijdse mededeling, uitnodiging en afwijzing openen DivineMail met sjabloon; verzonden wordt handmatig.