Van kamerplan tot factuur — in één systeem.

↳ Wie wanneer in welke kamer slaapt, staat in het boek, in het portaal en in het hoofd. Seizoensprijzen worden met de hand berekend.

→ Een bezettingkalender voor alle kamers: Klik op een vrije dag om de reservering aan te maken. Elke reservering loopt van aanvraag via bevestigd en ingecheckt tot uitgecheckt. Een kamer kan niet twee keer voor dezelfde nacht worden bevestigd. De prijs geldt per nacht uit het seizoen waarin de nacht valt; kamer categorieën van eenpersoonskamer tot appartement.

↳ Directe boekingen komen telefonisch en per e-mail binnen. Gasten zien niet wat er vrij is, en elke navraag kost tijd.

→ Een boekingslink zonder registratie: De gast ziet de vrije maand per categorie met prijs, het systeem stelt de kleinste passende kamer voor. De aanvraag staat direct in de bezettingkalender; u ontvangt een e-mail en een melding, de gast een ontvangstbevestiging in zijn taal. Pas als u bevestigt, is de kamer bezet en ontvangt de gast de bevestiging. De pagina toont de prijs inclusief btw, de toeristenbelasting, de privacyverklaring en de annuleringsvoorwaarden.

↳ Booking.com, Airbnb en de eigen reservering weten niets van elkaar. Dubbele boekingen vallen pas bij aankomst op.

→ Per kamer een exportkalender voor het portaal en een import van de portaalkalender, elk uur gesynchroniseerd. Als een portaalboeking overlapt met een eigen boeking, maakt DivineMind deze alleen aan als aanvraag met conflictmarkering en meldt dit via een bel en e-mail. iCal geeft alleen bezet of vrij door: geen prijzen, geen contingenten, geen gastgegevens. Dit is geen Channel Manager.

↳ De zakenreiziger heeft een factuur op zijn bedrijf nodig, met adres en btw-nummer. De factuur uit het notitieblok is daarvoor niet voldoende.

→ Bij het uitchecken kiest u een contactpersoon uit het CRM of vult u bedrijf, adres en btw-nummer in. Boven de drempel voor facturen voor kleine bedragen vraagt DivineMind om het adres. De factuur bevat overnachting, maaltijden, posten van de gastrekening en toeristenbelasting en trekt een aanbetaling automatisch af. Deze wordt als concept aangemaakt in de factuurmodule en daar vrijgegeven.

↳ Logies, ontbijt en dranken hebben verschillende belastingtarieven, en die zijn in Oostenrijk anders dan in Duitsland.

→ De tarieven komen uit het land van uw bedrijf: in Oostenrijk overnachting 10% en normaal tarief 20%, in Duitsland 7% en 19%. Het ontbijt staat als aparte regel op de factuur, in Duitsland opgesplitst in etenswaren 7% en dranken 19%. Halfpension met dranken wordt eveneens opgesplitst in etenswaren en dranken; het aandeel stelt u zelf in.

↳ Per persoon per nacht of in procenten, kinderen vrijgesteld of niet, met of zonder ontbijt: De toeristenbelasting is in elke gemeente anders.

→ U stelt modus, tarief en leeftijdsgrens voor kinderen in, voor Wenen is er een sjabloon. Op de factuur staat de toeristenbelasting als aparte regel met herkomst, in Oostenrijk als doorlopende post zonder btw. In Duitsland kiest u of de gast volgens de verordening de afdracht verschuldigd is. Voor de afrekening met de gemeente is er de toeristenbelasting-maandelijkse lijst als PDF; aangemeld en afgedragen wordt zoals voorheen door u.

↳ Diner, bar en minibar belanden op briefjes. Bij het uitchecken ontbreekt de helft, en de gast vraagt wat hij heeft ondertekend.

→ In de kassa (RKSV) boekt de bediening de bon met „Op de kamer“ op de gastrekening. De knop is pas vrij als de gast op het apparaat heeft getekend. Minibar en extra's boekt u direct in de gastrekening. Bij de factuur hoort een bijlage met alle handtekeningen als PDF. Bar of kaart aan de receptie lopen via de kassa: bon met handtekening, factuur betaald, toeristenbelasting als aparte kassapost.

↳ Aanbetalingen worden per overschrijving gevraagd, gevolgd en bij de eindfactuur handmatig afgetrokken.

→ De aanbetalingsfactuur (30% of een vrij bedrag) wordt aangemaakt vanuit de reservering. Met „Naar gast sturen (PDF + betalingslink)“ ontvangt de gast de factuur en een link om te betalen via uw betaalrekening bij Mollie. Bij de eindfactuur wordt de aanbetaling als aparte regel afgetrokken.

↳ De keuken weet 's ochtends niet hoeveel gasten ontbijten en wie 's avonds halfpension heeft.

→ Per reservering: zonder maaltijden, ontbijt, halfpension of volpension. De ontbijtlijst toont alleen gasten met ontbijt, het overzicht telt „Ontbijt morgenochtend“ en „Diner vanavond (HP/VP)“. Op de factuur staat de maaltijd als aparte regel met het juiste belastingtarief.

↳ Het gastenblad wordt uit een sjabloon overgeschreven, nummers en verplichte velden ontbreken.

→ Voor Oostenrijk het gastenblad volgens bijlage A van de Gästeverzeichnis-Verordnung met doorlopend nummer, geslacht, reisdocument en medereizigers. Voor Duitsland de speciale meldingsbrief volgens § 30 BMG. Beide als PDF om in te vullen en te ondertekenen. Een elektronische melding aan gemeente of autoriteit doet DivineMind niet.

↳ Na het uitchecken weet niemand welk kamers schoongemaakt moeten worden. Hoe goed het huis bezet was, blijkt pas bij de belastingadviseur.

→ Bij het uitchecken wordt de kamer automatisch „te reinigen“, het team krijgt een melding. Op de pagina Housekeeping, ook in de browser op de mobiele telefoon, tikt men op „Schoon“; naam en tijd worden opgeslagen, kamers kunnen worden geblokkeerd. De rapporten tonen per maand bezettingsgraad, gemiddelde kamerprijs (ADR), RevPAR, overnachtingen per herkomstland en de toeristenbelasting-maandelijkse lijst.

↳ Een beschikbaarheidsaanvraag 's avonds blijft tot morgen liggen.

→ Met de AI-assistent AIRIS (in het pakket voor € 999) vraagt u in de chat wat er vrij is, laat u een reservering als aanvraag aanmaken of laat u de dag in het huis tonen. Bevestigen, inchecken, uitchecken, posten boeken, gastenblad en aanbetaling voert AIRIS alleen uit als u dit via de autonomieknop heeft goedgekeurd; anders legt het u de stap voor. Als onduidelijk is welke reservering bedoeld wordt, vraagt AIRIS ernaar.