Hotel & pension: kamers, boeking, gastenlijst, toeristenbelasting

Kamers, reserveringen, gastenrekening en afrekening — met een bezettingskalender van twee weken als centrale.

• Dagcijfers bovenaan: aankomsten en vertrekken vandaag, bezette kamers, ontbijt voor morgenochtend, te reinigen kamers.
• Bezettingskalender kamer per dag: klik op een vrij veld opent de reservering met vooringevulde kamer en datum; de kleur toont de status.
• Reservering beheren: bevestigen, inchecken, uitchecken; daarnaast annuleren of markeren als niet verschenen.
• Gastenrekening: overnachting, geboekte posten en toeristenbelasting; in huis kunnen diensten met hoeveelheid en belastingtarief op de kamer worden geboekt.
• Afrekening: uitchecken met verzamelfactuur, aanbetalingsfactuur van 30 procent, gastenoverzicht als PDF.
• Eenmalig instellen: kamers met categorie en prijs, seizoenen met prijsfactor, toeristenbelasting, portaalkalender via iCal en de openbare boekingslink.
• Factuurontvanger: Kies een CRM-contact in de reservering of vul bedrijfsnaam/naam, adres en btw-nummer in. Boven € 400 (AT) of € 250 (DE) bruto vereist het systeem naam en adres.
• Belastingtarieven zijn afkomstig uit het land van de onderneming (AT logies 10%, posten 20%; DE 7% / 19%). Indien ontbijt is inbegrepen in de kamerprijs, wordt dit als aparte regel op de factuur vermeld (DE: eten 7%, drinken 19%).
• Stel de toeristenbelasting in via Instellingen — er is geen standaardwaarde. De sjabloon Wenen stelt 5% van de logies zonder ontbijt en btw in (vanaf 01.07.2027 8%), met bron; kinderen onder een leeftijdsgrens zijn vrijgesteld.
• Prijzen gelden per nacht: Als een verblijf in een seizoen valt, krijgt elke nacht zijn eigen seizoenprijs — in de module, op de boekingspagina en bij AIRIS.
• iCal: Als een portalboeking overlapt met een eigen boeking, wordt niets dubbel geboekt — het verschijnt als aanvraag met conflict in de kalender, en bel en mail melden dit.
• Boekingspagina: Eindprijzen incl. btw, melding toeristenbelasting, privacy- en annuleringsvoorwaarden; in- en uitschakelen via Instellingen. Nieuwe aanvragen worden gemeld via bel en mail; de gast ontvangt een ontvangst- en bevestigingsmail in zijn taal.
• Gastenformulier: in Oostenrijk het gastenregisterblad volgens bijlage A van de gastenregisterverordening, in Duitsland het speciale registratieformulier (alleen buitenlandse gasten) — met volgnummer.

• "Op de kamer" aan de kassa: De gast ondertekent op het kassascherm. De handtekening wordt privé opgeslagen bij de post op de gastrekening en verschijnt op de "Bijlage met handtekeningen" (PDF) bij de factuur.
• Factuur betalen bij de receptie (Gastendossier → Facturen): "Contant (kassa)" of "Kaart (kassa)" wordt geïnd via uw kassaregister — met kassabon en handtekening aldaar; de factuur staat daarna als betaald.
• Aanbetaling: vanuit de goedgekeurde aanbetalingsfactuur ontstaat een betaallink. De gast betaalt op een eigen pagina via het Mollie-account van uw accommodatie. Een concept of een accommodatie zonder betaalprovider krijgt geen link.
• Maaltijden per reservering (alleen kamer, ontbijt, halfpension, volpension): eigen factuurregels voor het maaltijdtarief, ontbijtlijst en diner-aantal per dag (knop "Ontbijtlijst").
• Housekeeping op de mobiel: de check-out zet de kamer op „schoon te maken“ en de bel meldt „Kamer … is vrij — a.u.b. schoonmaken“. „Schoon“ slaat naam en tijdstip op, „Geblokkeerd“ verwijdert de kamer ook van de boekingspagina.
• Rapporten: Bezettingsgraad, ADR, RevPAR, overnachtingen per land van herkomst en de maandelijkse lijst met toeristenbelasting als PDF voor de gemeente. Het registratienummer (VO (EU) 2024/1028) staat op de boekingspagina en factuur; AIRIS kan bevestigen, in-/uitchecken, posten boeken, gastenformulier en aanbetaling — schrijvend alleen via de autonomie-knop.
• Toeristenbelasting aan de kassa: incasseert de kassa de toeristenbelasting, dan staat deze als aparte post „doorlopende post“ met 0% op het bewijs. Half- en volpension met drank splitst de rekening in eten en drinken; het aandeel stelt u zelf in.
• AIRIS zonder vrijgave: vrije kamers controleren, de dag in het hotel tonen en een aanvraag aanmaken. Passen er meerdere reserveringen, dan vraagt AIRIS om verduidelijking.

• Bedrijfstijd: Overzicht, bezettingskalender, de „vandaag“-functie bij de iCal-synchronisatie en de dagweergave van AIRIS rekenen in de tijdzone van uw huis (uit de bedrijfsgegevens respectievelijk het bedrijfsland) — niet in de tijdzone van de server. Aankomst, vertrek en „Ontbijt voor morgen“ wisselen daarom om middernacht lokale tijd.
• Registratienummer invullen (VO (EU) 2024/1028, Kortetermijnverhuur): Hotel › „Instellingen“ › „Registratienummer van het object“ en „Verstrekt door / Datum“. Heeft een appartement een eigen nummer, vult u het in onder „Kamers beheren“ › Kamers › „Reg.-nr. (alleen indien afwijkend)“. Het nummer verschijnt op de boekingspagina en op facturen; of uw gemeente of land een registratieprocedure heeft, controleert u daar.
• Handtekeningen blijven privé: De handtekening „op de kamer“ bij de kassa is niet openbaar opvraagbaar — alleen via een ondertekende, tijdelijk beperkte link vanuit het gastaccount respectievelijk in de „Bijlage met handtekeningen“. Een lege of beschadigde handtekening wordt afgewezen, de knop „op de kamer“ is pas na de handtekening beschikbaar, en selecteerbaar zijn alleen gasten die in het huis zijn.
• Talen: De interface en de openbare boekingspagina zijn beschikbaar in 30 talen; ontvangst- en bevestigingsmail ontvangt de gast in zijn taal. Een channelmanager (prijzen en contingenten met boekingsportals synchroniseren) bevat DivineMind niet — de synchronisatie met portals loopt via iCal (alleen bezet/vrij).