Van het bouwlocatiedossier en het bouwplan tot de digitale indiening bij de instantie — welke route geldt in welke deelstaat, welke documenten horen erbij en wat het systeem voor u controleert.
Het menu „Bouwplaats“ — wat waar staat
- Bouwplaatsen: per bouwplaats het dossier met de tabbladen Overzicht, Spraakbericht, Soll-Ist, Bouwplanning, Hinder, Goedkeuring, Meldingsplichten, Crew, Uren, Onder aannemers, Bouwheer-portaal, Opleveringen, Gebreken, Apparatuur, Voertuigen, Materiaal, Foto’s, Plan & Pins, Plannen/CAD, Bouwdagboek en Regie.
- Bouwplanning (tabblad „Bouwplanning“): Werkzaamheden met vakgebied, periode en voortgang aanmaken en met „Afhankelijkheid vastleggen“ aan elkaar koppelen („Hangt af van“, wachttijd in dagen). Als een werkzaamheid opschuift, rekent DivineMind de volgende werkzaamheden mee en toont „Voltooiing verschuift met … kalenderdagen“ respectievelijk „In planning — de voltooiingsdatum wordt gehaald“. Zonder afhankelijkheden wordt geen vertraging verder berekend — dat staat dan expliciet vermeld. Uit de vertraging ontstaat in het tabblad „Hinder“ een concept (zie hieronder).
- Onderaannemers: „Nieuwe onderaannemer“ centraal aanmaken en bouwplaatsen toewijzen (hier of op de bouwplaats in het tabblad „Onderaannemers“). Onder „Compliance-documenten“ legt u bewijsstukken vast met „Geldig vanaf“/„Geldig tot“ en bestand; de lijst toont „Documenten geldig“, „lopen binnenkort af“ of „verlopen“. Het blok „Voor betaling“ leidt naar de vraag: in Oostenrijk de HFU-lijst (§ 67a ASVG) — vandaag opvragen, resultaat kiezen, bewijs bijvoegen —, in Duitsland de vrijstellingsverklaring (§ 48b EStG) met belastingnummer volgens de verklaring.
- Bouw-offertes: Lijst van alle bouw-offertes met „LV importeren“ (ÖNORM, GAEB) en „GAEB“-export. Vanuit een offerte opent u de opmeting; daar maakt u „Deelbetaling factureren“ aan uit de openstaande hoeveelheden en aan het einde „Eindfactuur opstellen“ — de eindfactuur rekent alle openstaande opmetingen af en trekt de voorgaande deelbetalingen af.
- Voorwaarden & Belasting (in de opmeting van de offerte): „Bouwprestatie — btw-verlegd“, Korting % met kortingstermijn en onder „Inhoudingen“ de inhoudingen met „Inhouding tot (maanden)“ — in Oostenrijk dekkings- en aansprakelijkheidsinhouding, in Duitsland de zekerheidsinhouding voor contractvervulling en aansprakelijkheid voor gebreken; daar kiest u bovendien het contracttype (BGB-werkcontract of VOB/B-contract), waarnaar de standaardlooptijd zich richt. Btw-verlegd is voor bedrijven in Oostenrijk en Duitsland ingesteld en heeft beide btw-nummers nodig (uw btw-nummer in het bedrijfsprofiel, dat van de klant in het klantenbestand) — anders ontstaat er geen factuur. Het factuurbedrag blijft gelijk; ingehouden wordt op het te betalen bedrag, dat als aparte regel op de factuur staat. Te betalen inhoudingen markeert u met „Als betaald markeren“.
- Kalkulatie en groothandelaarscatalogus: Middenloon en K7 per regel zoals hieronder beschreven onder „Specificaties, groothandelaar en kalkulatie“; de groothandelaarscatalogus leest DATANORM 4/5 in, de prijzen staan daarna in de materiaalzoekfunctie van de kalkulatie. IDS-Connect: Bouwplaats › Tabblad „Materiaal“ › „Bij de groothandelaar bestellen“; de winkelwagen komt als bouwplaatsmateriaal terug.
- Bestelaanvraag met bouwplaats: Als een medewerker in de app bij de bestelaanvraag een bouwplaats selecteert, landen de regels na uw goedkeuring eenmalig — niet dubbel — als materiaal in het tabblad „Materiaal“ van die bouwplaats en tellen mee in de soll-ist.
- Plantafel en apparatuur: zie hoofdstuk „Verdere tools“ — ploegen, apparatuur en voertuigen plannen, apparatuurstam met inspectiedata.
- DivineBuild 3D: Bij een vector-PDF of een DXF-bestand leest DivineMind de schaal uit de titelkop, per blad ontstaat een verdieping. Ontbreekt de schaal, kalibreert u via een bekende referentielijn. Als de herkenning onduidelijk lijkt, staat er „Graag bekijken“ met de redenen — controleer het resultaat altijd zelf; de tekening is verantwoordelijkheid van de tekenaar.
- Nacalculatie-workflow: opent de sjabloon „Nacalculatie-workflow“ in de workflow-editor — stap 1 bereidt een zakelijke e-mail voor aan de bouwheer over de nacalculatie of meerprijs, stap 2 legt de taak „Nacalculatie-offerte opstellen“ (vervaldatum over 2 dagen) aan. Gestart wordt handmatig. Pas de stappen aan en sla op; of de e-mail direct wordt verzonden of ter goedkeuring komt, bepaalt uw autonomieknop. De nacalculatie-offerte zelf (NA-nummer op de hoofdopdracht) stelt u op in de bouw-offerte.
- AIRIS op de bouwplaats: ongeveer 15 bouw-tools — soll-ist opvragen, opmeting, nacalculaties, gebreken, regie, apparatuur, spraakbericht evalueren, plan-pins en hinder. Alles wat schrijft, loopt via de autonomieknop; de deelbetaling factuur wordt altijd door een mens gemaakt.
De procedure in het kort
- Bouwlocatie aanmaken → Tabblad 'Vergunning' → Dossier voor de deelstaat aanmaken. Het systeem kent de indieningsroute en de documentenlijst van de desbetreffende deelstaat.
- Documenten verzamelen: elk punt op de checklist krijgt een bestand en desgewenst een notitie. De teller bovenaan toont op elk moment 'x van y voltooid'.
- Indieningsmap genereren: een pdf met voorblad, status van de checklist en alle bijlagen — de basis voor de indiening.
- Het indienen doet u zelf bij de instantie: in Wenen via mein.wien.gv.at, ondertekend met uw gekwalificeerde handtekening. Wij bereiden het voor en documenteren het — ondertekenen kunt alleen u.
- Status bijhouden tot het besluit: ingediend op, dossiernummer, besluit op. Instanties kunnen de status via een verificatielink machineleesbaar opvragen.
Wenen: de digitale bouwprocedure (MA 37)
1 · Toegang instellen (eenmalig, voorafgaand aan de eerste indiening)
U heeft een ID Austria nodig die gekoppeld is aan uw Stadt-Wien-account, und u moet beheerder zijn in de 'Mein Wien'-groep van het project. De groep is verplicht omdat de vaktechnische betrokkenen wisselen tussen planning en uitvoering: onbeperkt aantal leden, alleen beheerders mogen verzenden. Bovendien moeten de aanvrager of gemachtigden gedurende de gehele procedure deelnemen aan de elektronische bezorging (MeinPostkorb of USP) — het besluit en de plannen worden uitsluitend elektronisch verzonden.
2 · Documenten in het dossier verzamelen
Maak in het bouwlocatiedossier onder 'Vergunning' een dossier aan voor de deelstaat Wenen. U ontvangt de 11-puntenlijst van de MA 37, koppelt aan elk punt het bestand en ziet bovenaan de voortgang. Wat er nog ontbreekt en van welke gespecialiseerde ontwerper het afkomstig is, staat zo op één plek in plaats van in vijf verschillende e-mailconversaties.
3 · Plannen uit uw ontwerpsoftware als pdf
De stad Wenen vereist letterlijk: 'Plannen moeten altijd rechtstreeks vanuit de bronsoftware (CAD-programma) als pdf worden opgeslagen und vervolgens digitaal worden ondertekend.' Een ingescande afdruk wordt niet geaccepteerd. Formaat: pdf, aanbevolen pdf/A-1b. Maximaal 50 MB per bestand, 1 GB per indiening, geen wachtwoord- en geen schrijfbeveiliging.
4 · Gekwalificeerd elektronisch ondertekenen
Bouwplannen, bouwbeschrijvingen en berekeningen moeten door de opsteller worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening — aannemer, civieltechnisch ingenieur of wettelijk bevoegde. Na het ondertekenen mag het bestand niet meer worden gewijzigd. Documenten die in het origineel handmatig zijn ondertekend (bijv. toestemming van de mede-eigenaars van de grond), mogen ingescand worden geüpload.
5 · Indienen via mein.wien.gv.at
Een bouwprocedure wordt alleen digitaal gevoerd als de aanvraag via het platform wordt ingediend. Als u de documenten per e-mail verzendt, loopt uw procedure analoog verder. Type procedures: algemene bouwvergunning (§ 70), procedure conform § 70a/70b, bouwmelding, sloopvergunning.
6 · Status in het dossier bijwerken
Voer het dossiernummer, de indieningsdatum en later de besluitdatum in. De status verschuift van 'in voorbereiding' via 'ingediend' naar 'besluit' — en blijft als bewijs aan het project gekoppeld, ook jaren later.
Wie digitaal heeft ingediend, moet de gehele procedure digitaal doorlopen — een terugkeer naar de analoge procedure is op geen enkel moment mogelijk. Dit geldt ook voor latere indieningen, de bekendmaking van de bouwleider, en de meldingen van de bouwstart en -voltooiing. Let bovendien op: elektronische indieningen buiten de kantooruren (ma-vr 8:00–15:00 uur) gelden pas als ingediend bij de hervatting van de kantooruren — dit is cruciaal voor termijnen.
De 11 punten van de Weense checklist
- Aanvraagformulier bouwvergunning
- Bouwplannen incl. situatieplan — gekwalificeerd elektronisch ondertekend door de opsteller van het plan
- Toestemming van alle grondeigenaren
- Energieprestatiecertificaat incl. geluidsisolatiebewijs
- Bewijs van de verplichting voor hernieuwbare energie (Weense bouwverordening)
- Bewijs van toegankelijkheid
- Parkeerplaatscertificaat (Weense garagewet)
- Constructieve voorberekening
- Verklaring over prestaties van aanwonenden
- Bluswaterbewijs
- Bewijs van afvalopslaglocatie
Artikel 63 van de bouwverordening voor Wenen noemt, afhankelijk van het project, aanvullende bijlagen: bouwperceelvergunning, Seveso-risicodocument, boomverzorgingsconcept bij straatbomen, onherroepelijke sloopvergunning, inrichtingsconcept voor tuinen en groenvoorzieningen, locatie en vermogen van verplichte zonnepaneelinstallaties, evenals tabelgegevens van de bestaande situatie (bruto- en netto-vloeroppervlakte). Een uittreksel uit het kadaster eist Wenen sinds 2014 niet meer, en er is geen aparte lijst van omwonenden — de buren staan met naam und adres op het situatieplan.
Voorschriften voor het plan zelf (Weense bouwplanverordening)
- Schalen: situatieplan 1:200 of 1:500; plattegronden, doorsneden en aanzichten 1:100. De desbetreffende schaal moet worden vermeld, op het situatieplan bovendien de noordpijl.
- Kleuren op het situatieplan: nieuwbouw rood, bestaand grijs, sloop geel; als er op dezelfde plek wordt gesloopt en nieuw gebouwd, rood-geel gearceerd.
- Bouwmateriaalkleuren in plattegronden en doorsneden: baksteen rood, beton groen, gewapend beton zwart, staal blauw, hout bruin — andere bouwmaterialen in een eigen kleur met legenda.
- Nieuwe ruimtebestemmingen en ruimteoppervlakken rood onderstrepen, opgeheven bestemmingen geel. Afwijkingen van een reeds goedgekeurd project volledig geel doorstrepen.
- Bladformaat: 210 × 297 mm (A4); grotere plannen dienen dienovereenkomstig te worden gevouwen.
- Er is geen voorgeschreven titelblok voor de Weense indiening. Alleen de schaalindicatie, noordpijl, legenda bij afwijkende bouwmateriaalkleuren — en de ondertekening zijn verplicht.
Andere deelstaten
- Neder-Oostenrijk: Indiening bij de gemeente als bouwautoriteit in eerste aanleg, op papier — bouwplannen in drievoud, bouwbeschrijving volgens het model van de deelstaat (§§ 18/19 NÖ BO 2014).
- Tirol: Indiening bij de gemeente; veel gemeenten bieden online formulieren aan, het deelstaatplatform voor digitale bouwaanvragen is in ontwikkeling. Checklist: bouwaanvraag, bouwplannen incl. situatietekening, bouwbeschrijving, energieprestatiecertificaat, uittreksel uit het kadaster of toestemming van de grondeigenaar, bestemmingsplan/bestemmingsbewijs, kennisgeving aan buren.
- Vorarlberg en Linz hebben eigen indieningsprocedures, die eveneens zijn opgeslagen. Bij het aanmaken van het dossier kiest u de deelstaat — de indieningsprocedure und checklist worden hierop aangepast.
Statusopvraag — onze interface, niet die van de instantie
- Vooraf, om misverstanden te voorkomen: er is in Oostenrijk GEEN interface van een bouwinstantie waarmee men kan indienen of de procedurestatus kan opvragen. Indienen gebeurt altijd handmatig in het portaal van de instantie. De hier beschreven interface beheren WIJ — deze levert onze status, niet die van de instantie, en is met geen enkel systeem van de instantie verbonden.
- Elk vergunningsdossier heeft een verificatietoken. Wie deze kent — bijvoorbeeld de autoriteit waaraan u deze heeft verstrekt —, kan de status van de indiening machineleesbaar opvragen, zonder een account bij ons.
- Opgevraagd worden het project, de deelstaat, de status, de indieningsdatum, het dossiernummer en de status van de checklist. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt, behalve de bedrijfsnaam van de bouwaanvrager.
- De interface is beschreven volgens OpenAPI 3.0.3 und is beschikbaar via OpenAPI-beschrijving — voor uw eigen IT of om te koppelen met een overheidspartner.
- De token is de autorisatie: wie deze niet heeft, krijgt niets. Deel deze alleen met partijen die de status mogen inzien.
DivineBuild: van een bouwplan bestanden maken
1 · Plan uploaden
Onder Bouwaanbiedingen → DivineBuild 3D uploadt u het plan. PDF, DXF, PNG en JPG worden geaccepteerd. Er staat direct daarnaast een voorbeeldplan om uit te proberen.
2 · Herkenning
Uit een vector-pdf of een DXF-bestand worden wanden, ruimtes, openingen en maten direct uitgelezen. Bij gescande plannen en foto's neemt de AI het over — dit duurt langer en is minder nauwkeurig. Meerdere bladen worden samengevoegd tot verdiepingen.
3 · Controleren voordat u verdergaat
Het tabblad 'Controle' toont wat er is herkend. Als het resultaat inconsistent lijkt — te weinig ruimteoppervlak voor de grootte van het gebouw, helemaal geen openingen, ruimtenamen die eruitzien als maatvoeringstekst —, verschijnt de melding 'Gelieve te bekijken' met reden. Het bestand is dan technisch gezien nog steeds in orde; de herkenning is onzeker, niet de export.
4 · Schaal instellen indien deze ontbreekt
Als er geen schaal op het plan staat, moet er vóór de export worden gekalibreerd: geef een bekende afstand op en het systeem berekent de rest. Zonder een geverifieerde schaal wordt de export bewust geblokkeerd — liever een tussenstap dan een bestand met onjuiste maten.
5 · Exporteren
DXF (R2018) voor verdere bewerking in CAD, IFC4 of IFC2X3 voor BIM-programma's zoals Revit of ArchiCAD, en een PDF/A-1b-plannenset per verdieping. De bestanden staan vervolgens op de bouwplaats onder 'Plannen/CAD' en kunnen via een tijdelijke link worden gedownload.
Het grootste voordeel ligt bij bestaande bouw: zolderverbouwing, renovatie, sanering — overal waar oude plannen alleen op papier of als pdf bestaan en niemand ze in CAD heeft. Wie sowieso opnieuw tekent, is sneller met de eigen ontwerpsoftware.
Bestek, groothandel en kalkulation
1 · Bestek inlezen: ÖNORM of GAEB
Bouwoffertes → "Bestek importeren" ondersteunt ÖNORM A 2063 (.onlv) en GAEB DA XML 3.1 t/m 3.3 (.x81, .x83, .x86). Structuur, OZ, korte en lange teksten, hoeveelheden, eenheden evenals stelposten, alternatieve en forfaitaire posten worden overgenomen. Een aanbesteding zonder prijzen opent direct de kalkulation.
2 · Gemiddeld loon en toeslagen vastleggen
Onder „Kalkulation“ legt u de ploeg (loongroepen, aantal, uurloon), loontoeslagen en loonnevenkosten vast. Hieruit ontstaan de gemiddelde loonkosten en – met de totale toeslag uit algemene bouwplaats- en bedrijfskosten, bouwrente, risico en winst – de gemiddelde loonprijs. In Oostenrijk conform ÖNORM B 2061 (K3), in Duitsland conform EFB-Preis 221, in andere landen als algemene toeslagcalculatie. De standaardwaarden zijn voorbeelden; vul uw eigen tarieven in.
3 · Elke post calculeren (K7 / EFB 223)
Per post: uren per eenheid, materiaal, materieel en uitbesteed werk per eenheid. Materiaal haalt u via het vergrootglas uit de groothandelscatalogus – met de inkoopprijs uit DATANORM of uit het laatste IDS-winkelmandje. De eenheidsprijs ontstaat direct; „EP overnemen“ schrijft deze in de offerte zolang het een concept is.
4 · Beantwoorden en gunnen
„GAEB“ in de offertelijst genereert bij een GAEB-aanbesteding de offerte-inzending X84 met dezelfde OZ-nummers, anders het opdracht-bestek X86. Voor onderaannemers verstuurt u X83 en leest u hun X84 in de calculatie in: prijzen worden via de OZ vergeleken en desgewenst als onderaanneming overgenomen.
5 · Werkelijk vs. begroot op basis van werkelijke kosten
Is een opdracht van de bouwplaats gecalculeerd, dan berekent het tabblad „Kosten“ de uren met de gemiddelde loonkosten in plaats van een vast tarief en vergelijkt de begrote en werkelijke kosten per kostensoort – ook volgens de actuele stand van het werk uit de opmeting.
In het tabblad „Materiaal“ van de bouwplaats opent „Bij groothandel bestellen“ de webshop van uw groothandel (IDS-Connect). Bestelt u daar, dan worden de artikelen met nettoprijs als bouwplaatsmateriaal overgenomen en direct meegenomen in de begroting vs. realisatie. De inlog slaat u eenmalig op onder Inkoopaanvragen; de catalogus leest u in via Producten → Nieuw → Groothandel (DATANORM 4/5).
GAEB 90 en GAEB 2000 (.d83, .p83) worden niet ondersteund – exporteer a.u.b. als GAEB DA XML. Maximaal vier niveaus in de structuur. De bestanden zijn niet gecertificeerd door BVBS. Prijscomponenten (arbeid, materiaal …) worden alleen in het bestand opgenomen als de offerteprijs gelijk is aan de gecalculeerde prijs. De calculatie is een rekenhulp, geen juridisch of cao-advies. Demobedrijven openen alleen de IDS-testwinkel.
Wat DivineMind NIET doet
Diese punten zijn per september 2026 bewust opengelaten. Wij vermelden ze expliciet in plaats van ze in de kleine lettertjes te verstoppen.
- Wij dienen niet voor u in. De indiening bij de autoriteit en de gekwalificeerde handtekening blijven de verantwoordelijkheid van de ontwerper — dit is wettelijk verplicht.
- Wij kunnen geen DWG-bestanden lezen. Sla uw bestand in uw CAD op als DXF, dan werkt deze methode. Wij schrijven wel IFC-bestanden, maar lezen ze niet in.
- De PDF-plannenset is niet doorzoekbaar: alle labels zijn opgeslagen als tekening, niet als selecteerbare tekst.
- Herkende geometrie kan momenteel niet in het programma worden gecorrigeerd. Als de herkenning onjuist is, is het resultaat onbruikbaar — vandaar de eerdere controlestap.
- Het bladformaat van de PDF-plannenset voldoet nog niet aan de formaatrichtlijnen van de Weense bouwplanverordening. De pdf is PDF/A-1b-conform en zonder schrijfbeveiliging, maar is nog niet klaar voor indiening qua formaat.
- Het layerprofiel 'wien_2021' in de DXF-export is een voorstel van ons, geen officiële norm. Stem dit af met uw bureaustandaard.
- Oppervlakken zijn geometrische polygoonoppervlakken — geen berekening volgens ÖNORM B 1800 of DIN 277, geen bruto/netto vloeroppervlakken, geen hoeveelheden bouwdelen.
Wat er nog meer in het bouwplaatsdossier zit
- Begroot-werkelijk: contractsom versus loon- en materiaalkosten, met statusindicatie.
- Calculatie per opdracht: begroot en werkelijk per kostensoort, arbeid tegen gemiddelde loonkosten.
- Bouwplanning met vertragingswaarschuwing, team en geregistreerde uren per bouwplaats.
- Onderaannemers met kosten en compliance-bewijzen, gebreken met foto's, opleveringen.
- Materieel en materiaal, fotodocumentatie, bouwdagboek met pdf van het regieverslag en handtekening op de smartphone.
- Plannen/CAD: alle gegenereerde bestanden per model met grootte, controlestatus en download.
Gebouwenreiniging: Inklokken op locatie, menu „Reiniging“
- Inklokken alleen op locatie: Tijdsregistratie › Tabblad „Stempelklok“ › Kaart „Inklokken alleen op locatie“ (zichtbaar voor Admin en Manager): Regel per bedrijfslocatie inschakelen en de „Radius in meters“ instellen (standaard 50 m). Daarna klokken medewerkers alleen in als hun mobiel binnen de radius is — in de app en op het web; op de desktop zonder locatievrijgave wordt geweigerd. De gemeten GPS-nauwkeurigheid wordt tot 30 m gecrediteerd. Heeft de locatie nog geen coördinaten, staat er „Regel nog niet van kracht“.
- In- en uitklokken op het web: in het gebruikersmenu rechtsboven („Inklokken“ / „Uitklokken · sinds …“). Schoonmakers zonder kantoor-toegang klokken in op de mobiel in de AIRIS-app. De locatie-regel geldt voor uw bedrijfslocaties; een eigen radius per reinigingsobject is voor gebouwenreiniging niet voorzien.
- Menu „Reiniging“ › QR-Check-in: opent de QR-generator — daarmee maakt u QR-codes, bv. met een link voor uw objecten. Een check-in of inklokken per QR-code op het object is dat niet; ingeklokt wordt via de stempelklok.
- Menu „Reiniging“ › Quality-Check: opent de sjabloon „Kwaliteitscontrole (object)“ in de workflow-editor. Elke maandag om 7 uur legt deze de taak „Kwaliteitscontrole in het object uitvoeren en gebreken vastleggen“ aan en bereidt daarna een vriendelijke e-mail voor aan de klant met het verzoek om feedback. Stappen en tijdplan past u aan voor het opslaan; of de e-mail direct wordt verzonden of ter goedkeuring komt, bepaalt uw autonomieknop. Een beoordelingssysteem (bv. volgens INSTA 800) is niet inbegrepen.