Installatietechniek: storingsdienst, planbord, onderhoud, keuringsrapporten, koudemiddelen

• Service & SHK › Inzetten: alle nood-, reparatie- en onderhoudsinzetten met vakgebied, plaats en postcode, urgentie, termijn, monteur, installatie en status. Filters „Vandaag“, „Deze week“, „Open“, „Afgerond“, „Alleen mijn“ en „Zonder monteur“; de zoekfunctie vindt plaats, postcode, klant en vakgebied. „Termijn overschreden“ en „Nooddienst open“ zijn in kleur gemarkeerd.
• Een klik opent de inzet: Klant en inzetlocatie, installatie met „Eerder aan deze installatie“ (laatste rapporten en verbruikt materiaal) en onder „In eigen wagen“ de passende onderdelen uit zijn voertuigmagazijn. Van daaruit meldt hij „Ik ben onderweg“, schrijft het serviceverslag en laat ondertekenen.

Een dringende opdracht alarmeert de bereikbaarheidsdienst volgens het rooster (zie hierboven). Wie op „Ik neem over” drukt, staat direct als monteur op de opdracht en in diens regel op het planbord.

• Klant informeren: de monteur meldt in de AIRIS-app „Ik ben onderweg” met verwachte aankomst over ca. 15–60 minuten. De klant ontvangt „Uw monteur is onderweg — verwachte aankomst ca. …” per e-mail (tijd in de tijdzone van uw bedrijf). Of het bericht automatisch verzonden wordt, bepaalt uw autonomie-instelling; anders verzendt de monteur of kantoor via „Klant nu informeren”.
• Tijdens de klus ziet de monteur wat er het laatst aan de installatie is gedaan en gemonteerd, en welke passende onderdelen in de eigen bus liggen. Bij het zoeken naar materiaal staat naast elk artikel de voorraad in de bus.
• Storingsdiensttoeslag: onder Werkbonnen › Storingsdiensttoeslag stelt u uw prijsregel in — percentage op het arbeidsloon of vast bedrag, nachtvenster, zaterdag vanaf, zon- en feestdagen. De factuur vanuit het servicerapport maakt dan automatisch een aparte regel aan; bepalend is de starttijd (overname of „onderweg”).
• In de ochtend staat in de dagbrief elke storingsdienst van de nacht: wanneer gemeld, wie heeft overgenomen, wanneer afgerond, welk rapport — en de factuur, die als concept op uw goedkeuring wacht.

• De monteur werkt vandaag in de web-app airis.divinemind.ai/app: „Mijn inzetten vandaag“ toont zijn inzetten van de dag. In de inzet ziet hij de installatie met „Eerder aan deze installatie“ (laatste rapporten en verbruikt materiaal) en onder „In eigen wagen“ de passende onderdelen uit zijn voertuigmagazijn. Van daaruit meldt hij „Ik ben onderweg“, schrijft het serviceverslag en laat ondertekenen.
• Servicewagen in het wagenpark: Wagen met kenteken en bestuurder aanmaken; het overzicht toont de volgende §57a-keuring (Oostenrijk) respectievelijk APK/TÜV (Duitsland) en markeert wagens waarbij deze binnenkort vervalt. Het materiaal in de wagen beheert u onder Voertuigmagazijn.

Onder Inzet-planningstabel ziet u uw monteurs als rijen en de dag of week als kolommen. Opdrachten uit telefonie, de helpdesk en gepland onderhoud sleept u naar een monteur en tijdstip — de monteur ontvangt de opdracht direct in de app.

• Kleuren: blauw gepland, geel onderweg/ter plaatse (meldt de monteur in de app), paars wacht, groen afgerond, rood spoeddienst. Een gestreepte rode rand is een conflict, een gestreepte gele rand een opmerking.
• Conflicten: goedgekeurde of aangevraagde afwezigheid, twee opdrachten tegelijkertijd, agenda-afspraak, postcode buiten het gebied, opdracht buiten werktijd zonder storingsdienst en te korte rusttijd na een nachtdienst (regel volgens het land van uw bedrijf, met bron en stand).
• Certificaat: Ontbreekt bij de monteur de vereiste toelating of is deze verlopen (bijv. gastoelating), dan staat het planbord de toewijzing niet toe. Andere rode conflicten kunt u bewust bevestigen; dit wordt bij de opdracht geregistreerd.
• Onderhoud inplannen: Een vervallen onderhoudsbeurt naar het planbord slepen maakt de opdracht met installatie en klant aan en sluit de openstaande klantherinnering, zodat er geen dubbele afspraak ontstaat.
• Zonder muis: Tik op de kaart, kies monteur, datum, tijd en duur, en kies Opslaan. Plannen is voorbehouden aan de leiding (eigenaar, beheerder, manager); medewerkers zien het bord.
• Rusttijd na een nachtinzet: Als de planning iemand te vroeg na een inzet buiten werktijd inplant, verschijnt een melding met de regel van uw bedrijfsland — Oostenrijk 11 uur (AZG § 12), elders in de EU 11 uur (Arbeidsrichtlijn 2003/88/EG Art. 3), telkens met bron en datum. Dit is een melding, geen juridisch advies; collectieve arbeidsovereenkomst en bedrijfsregeling hebben voorrang.

• Facturen worden aangemaakt door kantoor met de bevoegdheid „Financiën schrijven”; de monteur ziet de knop niet.
• Voor particuliere klanten in Duitsland vermeldt de factuur de arbeidskosten inclusief btw voor § 35a EStG; klanten in Oostenrijk krijgen deze uitsplitsing niet.
• In het dagoverzicht staan de storingsdienst van de nacht, de factuur die op uw goedkeuring wacht en het vervallen onderhoud met een link naar de installatie.

Onder Installaties ziet u alle installaties van uw klanten en het verschuldigde onderhoud. Enkele weken voor de vervaldatum ontvangt de klant een herinnering met drie beschikbare afspraken van uw technici in de regio; de gekozen afspraak wordt direct een opdracht.

• Herinnering: AIRIS verstuurt alleen als de autonomieknop van de helpdeskmedewerker dit toelaat — anders komt deze in de goedkeuring terecht. Met "Klant herinneren" verstuurt u zelf, "Nu controleren" start de procedure direct.
• Afsluiting: De monteur sluit het servicerapport af — hiermee is het onderhoud geregistreerd (wie, wanneer) en de volgende afspraak verschuift met het interval.
• Onderhoudscontract: "Contract aanmaken" maakt van de contractprijs van de installatie een abonnementsfactuur (jaarlijks, per kwartaal of maandelijks).
• Importeren: Installaties en contracten overnemen via CSV — eerst controleren, dan importeren; bestaande installaties worden nooit overschreven.
• CSV-import stap voor stap: Installaties › Tabblad „Import“ › Bestand kiezen › „Controleren“ toont regel voor regel wat overgenomen zou worden en wat ontbreekt — pas daarna „… installaties importeren“ schrijft. Bestaande installaties worden nooit overschreven.
• Onderhoudscontract: In de installatielijst respectievelijk bij de installatie „Contract aanmaken“ — uit de contractprijs ontstaat een abonnementsfactuur („Onderhoudscontract aangemaakt — abonnementsfactuur … € vanaf …“), die u onder Terugkerend ziet en wijzigt. Installaties met contract dragen „Met onderhoudscontract“.
• AIRIS beantwoordt „Welk onderhoud moet worden uitgevoerd?“, toont installaties en registreert voltooid onderhoud op afroep — ook voor monteurs via de AIRIS-chat in de web-app.

Onder Installatie-QR drukt u stickers af voor uw installaties — 24 of 10 per A4-vel, ook vanaf een bepaalde positie voor aangebroken vellen. Binnen de serviceopdracht drukt „QR-sticker afdrukken“ de sticker van exact deze installatie af.

• Uw klant scant de sticker op het apparaat. De pagina toont alleen uw bedrijfsnaam en het type installatie — geen namen, geen adres, geen toestelmodel.
• „Storing melden“ maakt direct een serviceopdracht aan voor de juiste installatie (klant en adres uit uw stamgegevens). Is de aanvraag dringend en staat het storingsdienstalarm aan, dan wordt de nooddienst gewaarschuwd. Een tweede melding voor dezelfde installatie vult de openstaande opdracht aan.
• „Onderhoud boeken“ toont beschikbare datums uit de onderhoudscyclus; de keuze wordt een serviceopdracht met monteur en datum. Onder „Aanvragen via sticker“ ziet u alle meldingen; „Nieuwe code“ maakt verloren of oude stickers ongeldig.

• Boekingspagina aanmaken: Agenda › Boekingspagina's › „Nieuwe boekingspagina”, bijv. „Ketelonderhoud” met 60 minuten, buffer en uw tijden. De klant boekt zonder account en ziet alleen beschikbare tijden.
• De herinnering van de onderhoudscyclus bevat de link naar de boekingspagina. Welke pagina gekoppeld wordt, stelt u in onder Installaties › „Instellingen” › „Boekingspagina in link”; „Automatisch” kiest de pagina met „Onderhoud” in de naam.
• In hetzelfde tabblad stelt u in hoeveel „Weken voor de vervaldatum” er herinnerd wordt. Via de QR-sticker boekt de klant direct met „Onderhoud boeken”.

Onder Testprotocollen — of direct tijdens de werkbon en in het servicerapport — legt u inspectierapporten met meetwaarden vast. Elke meetwaarde heeft een eenheid en grenswaarde; het stoplicht toont direct of deze in orde (groen), in het grensgebied (geel) of niet in orde (rood) is.

• Sjablonen: Gasdichtheid (AT/DE), verwarmingsinspectie voor Wenen, Neder-Oostenrijk, Opper-Oostenrijk en Stiermarken, verwarmingsonderhoud DE, warmtepompcontrole § 60a GEG, inbedrijfstelling, drinkwater en UK Gas Safety Record (CP12). Ingericht wordt wat past bij het land van uw bedrijf.
• Elk sjabloon vermeldt de bronverwijzing en de stand van de bron, maar geen normtekst. Grenswaarden zijn voorstellen — pas deze aan onder checklists; een afgerond rapport behoudt de waarden van dat moment.
• Afronding: Handtekening van de inspecteur (verplicht) en optioneel van de klant. De pdf in uw bedrijfshuisstijl wordt privé opgeslagen en als link naar de klant verzonden; de volgende inspectie volgt uit het interval.
• Op de smartphone: In de AIRIS-app vult de monteur het rapport in tijdens de werkbon — dezelfde velden, hetzelfde stoplicht.

Onder Koelmiddel — of direct vanuit de werkbon — legt u per installatie een of meer koudemiddelcircuits vast: koudemiddel, vulgewicht in kg, GWP en de daaruit berekende tonnen CO₂-equivalent. Het controle-interval wordt automatisch berekend op basis van het land van uw bedrijf.

• EU/EER (VO (EU) 2024/573): vanaf 5 t CO₂e elke 12 maanden, vanaf 50 t elke 6, vanaf 500 t elke 3 maanden — met een lekdetectiesysteem twee keer zo lang. Hermetisch gesloten onder 10 t: geen controle. VK volgens de Britse F-gassenverordening, Canada volgens de Halocarbon-voorschriften (let op provinciale wetgeving).
• VS (EPA Section 608 / AIM Act): geen vast interval — bij elke bijvulling wordt het lekpercentage berekend; boven de drempel (comfortkoeling 10%, commerciële koeling 20%, industriële koeling 30%) geldt een hersteltermijn van 30 dagen.
• Registraties (vulling, bijvulling, terugwinning, lekcontrole, lekreparatie, buitengebruikstelling) kunnen alleen worden gedaan door een monteur die op de datum van de werkzaamheden een geldig koel-/F-gassencertificaat van de juiste categorie heeft (Personeelsdossier → Certificaten). Het certificaat wordt mee opgeslagen; registraties worden uitsluitend toegevoegd.
• Vervallen controles staan in de dagelijkse briefing en op het planbord onder „In te plannen“. Het rapport voor de beheerder (pdf in bedrijfshuisstijl, privé opgeslagen) toont regelgeving, wettelijke bron en status, evenals het logboek van de afgelopen 5 jaar.

Onder Voertuigmagazijn richt u per servicewagen een magazijn in en koppelt u voertuig en monteur. Per artikel stelt u de minimum- en streefvoorraad in.

• Zodra de monteur het servicerapport afrondt, wordt het materiaal uit de catalogus automatisch uit zijn bus afgeboekt. Ontbreekt er iets in de bus, dan wordt het uit het hoofdmagazijn geboekt; wat nergens ligt, wordt als ontbrekende voorraad op het rapport vermeld.
• Zakt een artikel onder de minimumvoorraad, dan wordt een aanvulvoorstel gegenereerd: voorraadoverboeking vanuit het hoofdmagazijn tot de streefvoorraad, het restant als inkoopaanvraag. Of AIRIS dit automatisch aanmaakt, bepaalt uw autonomieknop; anders wacht het voorstel op uw goedkeuring.
• Zodra de goederen in de bus liggen, boekt een klik op „Goederen liggen in de bus — overboeken“ de verplaatsing. De monteur ziet zijn bus in de AIRIS-app onder Opdrachten.

Onder Offertevarianten — of binnen de serviceopdracht via „Nieuwe optie-offerte“ — zet u twee of drie opties naast elkaar, bijv. nieuwe cv-ketel, warmtepomp of warmtepomp met warm water. Artikelen komen uit de catalogus (met prijs en kostensoort) of zijn vrij in te voeren.

• Elke optie wordt een eigen offerte met een eigen nummer; btw-tarief en Reverse Charge bouwprestatie zijn gebaseerd op het land van uw bedrijf en de klant. Eén optie markeert u als aanbeveling.
• „Op tablet tonen“ opent de klantpagina: de klant vergelijkt prijzen, voordelen en prestaties, kiest een optie en tekent met de vinger. U kunt de link ook per e-mail versturen.
• Met de handtekening wordt de gekozen optie geaccepteerd en een opdracht: opdrachtbevestiging naar de klant, melding naar u, de andere opties vervallen. Handtekening en een PDF „Opdracht — gekozen optie“ worden privé opgeslagen.

Bevat een offerte een warmtepomp, hout- of pelletverwarming of stadsverwarmingsaansluiting, dan opent in de offertebewerking de kaart „Subsidiecheck“. Een overzicht van al deze offertes en de opgeslagen regelgeving vindt u onder Subsidie.

• Programma's: Oostenrijk — Bundesförderung Kesseltausch (voorheen „Raus aus Öl und Gas“), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) en Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Duitsland — KfW 458 Heizungsförderung met klimaatbonus en inkomensbonus. Het land van de klant is bepalend, zonder klantadres het land van uw bedrijf; de deelstaat volgt uit de postcode en kan worden gewijzigd.
• De subsidiehoogte is altijd een schatting met berekening. Ontbrekende gegevens (oude verwarming, eigen bewoning, inkomen, woonoppervlak) vraagt de kaart op; elke wijziging berekent direct opnieuw. Wat alleen de klant kan weten, staat onder „door klant te controleren“.
• Termijnen: Bij de KfW moet de aanvraag vóór aanvang van de werkzaamheden worden ingediend, nadat een overeenkomst onder opschortende voorwaarde is gesloten — de kaart waarschuwt, en desgewenst vermeldt de offerte deze voorwaarde met de verwachte uitvoeringsdatum.
• Eenmaal opgeslagen drukt de offerte-pdf de schatting, termijnen, checklist met bewijsstukken en bronnen af. De factuur bij de offerte bevat de verplichte gegevens van de subsidieorganisatie (bijv. adres van het project, subsidiabele kosten, aanvraagtermijn Wien).
• Elke regel vermeldt bron en opvraagdatum. Subsidieorganisaties wijzigen budgetten en voorwaarden doorlopend — de gegevens zijn vakkundige research, geen subsidie- of juridisch advies. Met KfW-subsidie is voor dezelfde maatregel geen belastingaftrek volgens § 35a/§ 35c EStG mogelijk.

Onder Producten → Product aanmaken → „Groothandel“ leest u de DATANORM-bestanden van uw groothandel in (versie 4 of 5, los of als ZIP): artikelen met catalogusprijs, uw kortingsgroepen, productgroepen en prijswijzigingen. Eerst toont het voorbeeld wat er zou gebeuren — wegschrijven gebeurt pas via „Nu importeren“.

• Dubbele items herkent de import via het artikelnummer van de groothandel, het artikelnummer in het stambestand en de EAN. Er wordt niets verwijderd: haalt de groothandel een artikel uit het assortiment, dan wordt alleen de conditie als vervallen gemarkeerd.
• Uw inkoopprijs volgt uit de nettoprijs in het bestand of uit de catalogusprijs en kortingsgroep. De import stelt de verkoopprijs in op de catalogusprijs — bij latere prijswijzigingen alleen zolang u deze niet zelf hebt aangepast. Desgewenst blijven verkoopprijzen onaangeroerd.
• Prijswijzigingsbestanden (DATPREIS) leveren een prijsrapport op: welke artikelen duurder of goedkoper worden, met welk percentage, en als CSV om te downloaden.
• IDS-Connect: onder Bestelaanvragen slaat u het IDS-adres en de inloggegevens van uw groothandel op (versleuteld). „In de shop samenstellen“ opent de webshop inclusief inloggen; „Naar groothandelsshop overdragen“ stuurt een bestelaanvraag als winkelwagen door. Terug ontvangt u artikelnummers, aantallen en uw nettoprijzen — bij „Bestellen“ in de shop wordt de aanvraag als besteld gemarkeerd.
• Om te testen is er een testshop (simulator) — dit is geen echte groothandel. Demobedrijven kunnen alleen de testshop gebruiken.

Grotere opdrachten zoals een badrenovatie of een verwarming vervangen voert u uit met de bouwfuncties: een bouwplaats onder Bouwplaatsen met crew, uren, materiaal en bouwdagboek, regierapport met handtekening, opmeting met deelbetaling en eindfactuur in de bouw-offerte. Het inzet-traject (serviceverslag → factuur) blijft voor klantenservice en onderhoud. Naar het hoofdstuk Bouw