Vastgoedbeheer: huur, VvE/WEG, afrekening, meetdienst, vergadering

Vastgoedbeheer openen

Open „Alle apps“ en kies „Vastgoedbeheer“. Het overzicht toont alle vastgoedobjecten met het aantal eenheden, verhuurde en lege eenheden; bovenaan filtert u op Oostenrijk of Duitsland.

Vastgoed aanmaken

Klik op „Vastgoed aanmaken“. De assistent vraagt achtereenvolgens stamgegevens en land, het gebouw met zijn juridische kenmerken (bijvoorbeeld datum bouwvergunning of subsidie), de eenheden en de rekeningen. Het land bepaalt welk recht later van toepassing is.

Eenheden in serie aanmaken

In de stap „Eenheden“ maakt u veel tops tegelijk aan, bijvoorbeeld Top 1 tot 24, met een gemeenschappelijke gebruikssoort en oppervlakte. Individuele eenheden wijzigt u daarna in hun dossier; de oppervlakte wordt geverifieerd met een geldigheidsdatum.

Eigendom en aandelen registreren

Op het tabblad „Eigenaren“ vult u de eigenaren in met hun aandeel. Bij appartementsrechten registreert u in Oostenrijk de gebruikswaarden uit het gebruikswaarde-expertise, in Duitsland de mede-eigendomsrechten en de gemeenschapsregeling. De som wordt gecontroleerd.

Huurovereenkomst aanmaken

Onder „Gebruiksovereenkomsten“ klikt u op „Nieuw“. De assistent leidt u door eenheid, contract en looptijd, huurders uit uw contacten, huurprijscomponenten met btw per regel, borg en huuraanpassing (waardebescherming, index- of staffelhuur) en de juridische kenmerken.

Juridische classificatie controleren

In de laatste stap ziet u welk huurrecht van toepassing is — stap voor stap gemotiveerd, met vindplaats en link naar de wettekst. Als gegevens ontbreken, staat de classificatie op „onbepaald“ en zijn de ontbrekende velden als lijst gekoppeld. De classificatie wordt opgeslagen met de huurovereenkomst.

Classificatie bevestigen of overrulen

In het dossier van de huurovereenkomst kunt u de classificatie opnieuw berekenen, bevestigen of met een motivatie van minimaal 20 tekens overrulen. Elke versie blijft zichtbaar in de geschiedenis.

Startpagina „Mijn huizen vandaag“

Na het inloggen opent „Mijn huizen vandaag“. U ziet wat er vandaag in uw huizen op de planning staat: noodgevallen, te controleren inspecties, deadlines, achterstanden en nieuwe meldingen uit het klantenbestand. Bovenaan leiden „Vastgoed“, „Schadegevallen“ en „Bankafschrift inlezen“ direct verder.

Huizen waarvoor u verantwoordelijk bent

De kaarten tonen de huizen waarvoor u verantwoordelijk bent, elk met een stoplicht. Als u nog geen huis toegewezen heeft gekregen, ziet u alle huizen. „Alles tonen“ opent de volledige lijst onder „Vastgoed & Kantoor“.

Vastgoed & Kantoor

In het menu „Vastgoed & Kantoor“ staan dezelfde dagelijkse lijst en daaronder de inkomende meldingen uit het klantenbestand (schade, meterstanden, feedback van een vakman). Bovenaan leiden „Schadegevallen“ en „Inspecties & Termijnen“ verder; eigenaren en beheerders zien bovendien „Specificaties“.

Specificaties van uw beheer

Onder „Specificaties“ stellen eigenaren en beheerders reactietijden, doorlooptijden en limieten in – gescheiden van de wettelijke termijnen: bijvoorbeeld „Vier-ogen-goedkeuring vanaf (€, netto)“ voor opdrachten, „Termijnen extra als afspraak in de agenda“ en het bedrijfsmailbox voor e-mailverzending. Er wordt nooit automatisch verzonden, altijd pas na goedkeuring.

Tabblad “Afschrift” openen

Open de vastgoedfiche en selecteer het tabblad “Afschrift”. Het overzicht toont openstaande kosten, ontbrekende meterstanden, termijnen met verkeerslicht en verschuldigde aanpassingen.

Kringen en sleutels vastleggen

Onder “Kringen & Sleutels” maakt “Kringen voorstellen” de bedrijfskostenkring aan, bij centrale voorziening bovendien verwarming/warm water en bij lift of wasruimte een eigen kring. Een afwijkende verdeelsleutel vereist een rechtsgrond en bewijs; eigenaren of beheerders maken deze geldig. Bij de verwarmingskring vult u de gegevens voor de stookkostenafrekening in (Oostenrijk: scheiding verwarming/warm water, overeenkomst over het verbruiksdeel; Duitsland: warmwatermethode, CO2-gebouwtype). Kostensoorten die alleen met bewezen voorwaarde kunnen worden omgeslagen, vinkt u bij de kring af zodra het bewijs aanwezig is.

Kosten toewijzen

Onder “Kosten” staan de inkoopfacturen met trefreden (kostenplaats, leverancier, meetpunt, adres). “Toewijzen” verdeelt een factuur over kring en kostensoort, indien nodig in meerdere delen. Besluiten, eigen prestaties en inkomsten registreert u met een bewijs.

Meters aflezen

Onder “Meters” registreert u de standen aan het einde van de periode – via de mobiele telefoon met “Opnemen via mobiel” met foto – of leest u het bestand van de meetdienst in. Een correctie voegt een nieuwe regel met reden toe.

Afschrift aanmaken

“Nieuw afschrift” opent de assistent. Kies periode en omvang: in Oostenrijk bedrijfskosten en stookkosten gescheiden, in Duitsland een gezamenlijk afschrift.

Controleren en berekenen

In de stap “Controleren” drukt u op “Berekenen”. U ziet posten, individuele afschriften met btw-overzicht en een preview als PDF. Een klik op een blokkering leidt naar de juiste stap.

Vaststellen

Eigenaren of beheerders stellen het afschrift vast. Het krijgt een bewijsnummer en is daarna onveranderlijk; fouten worden gecorrigeerd door een rectificatie als nieuwe versie.

Verzenden en ontvangst registreren

In Oostenrijk hangt u het afschrift van de bedrijfskosten op en registreert u de datum van publicatie. In Duitsland registreert u de ontvangst per huurder – dit stelt de vervaldatum en bezwaartermijn vast.

Boeken

“Boeken” schrijft nabetalingen als vordering en tegoeden als creditnota op de huurdersrekening. Openstaande voorschotten van de periode worden in Duitsland afgeboekt; leegstand wordt alleen vermeld.

Nieuwe voorschotten

In de laatste stap worden op basis van het resultaat voorstellen gedaan voor nieuwe voorschotten – met een brief en opname in de huurprijs.

Facturatie openen

Open het vastgoed, tabblad „Geld / Saldolijst“, en klik op „Facturatie“. Kies maand, vastgoed en wat gefactureerd moet worden. De huur komt uit de huurcomponenten, VvE-voorschotten uit het vastgestelde voorschotplan; valt de vervaldatum op zaterdag of feestdag, dan wordt deze verschoven naar de volgende werkdag.

Voorbeeldcontrole (droge loop)

„Voorbeeld berekenen“ boekt niets. U ziet wat er geboekt wordt, wat geblokkeerd is (met de ontbrekende gegevens) en wat er wordt overgeslagen. Als er sinds de voorbeeldcontrole iets veranderd is, boekt het systeem niets en vraagt het om een nieuwe voorbeeldcontrole.

Boeken

„Nu boeken“ kent bewijscijfers toe en boekt op de huurders- respectievelijk eigenaarsrekeningen; een huurdersrekening ontstaat bij de eerste boeking. Een tweede run voor dezelfde maand boekt niets dubbel. Boeken mogen eigenaren, beheerders en managers.

Annuleren in plaats van overschrijven

Een onjuiste facturatie heft u op met „Annuleren“ via een tegenboeking – deze wordt nooit overschreven; reeds afgeloste bedragen blijven als tegoed. Betalingen worden afgelost volgens de wet: Oostenrijk § 1415/§ 1416 ABGB, Duitsland §§ 366, 367 BGB. De saldolijst op het tabblad „Geld / Saldolijst“ toont per rekening debet, credit en saldo; een klik opent het rekeningschema.

Aanmaningsrun

In het menu „Aanmaningen“ kiest u vastgoed en peildatum. „Voorbeeld“ berekent per rekening de volgende aanmaningsfase met blokkades, termijnen en rente; „Voorstellen aanmaken“ maakt de aanmaningsvoorstellen aan voor controle.

Verzuimrente en aanmaningskosten

Bij het goedkeuren kiest u of „Verzuimrente tot de peildatum boeken“ en „Aanmaningskosten boeken“ meelopen. Voorlopige periodes (basisrente nog niet bekendgemaakt) worden niet geboekt; aanmaningskosten alleen als ze zijn overeengekomen of toegestaan.

Goedkeuren en verzenden

„Goedkeuren“ kent de aanmaning een bewijscijfer toe – er wordt daarbij niets verzonden. „Verzenden“ stuurt deze „Per e-mail verzenden“ als PDF; post, aangetekende post of persoonlijke overhandiging regelt u zelf en vermeldt u met „Als verzonden markeren“. Daarna registreert u met „Ontvangst registreren“ de dag van ontvangst en voegt u indien nodig een bewijs toe (bijv. afleverbewijs).

Ontbindingsgrond alleen als indicatie

De aanmaning toont of en vanaf wanneer een ontbindingsgrond wegens betalingsachterstand kan bestaan (Duitsland § 543 BGB, Oostenrijk § 30 MRG). Dit is slechts een indicatie: een ontbinding wordt nooit door het systeem geactiveerd – het beheer beslist hierover.

SEPA-mandaat aanmaken

Onder „SEPA-incasso“ (ook op het tabblad „Geld / Saldolijst“) kiest u het vastgoed. Dit vereist een actief rekeningnummer met IBAN en de crediteur-ID van de rekeninghouder. „Mandaat aanmaken“ registreert het mandaat per persoonsrekening – basisincasso (CORE) of zakelijke incasso (B2B) – met de scan van het ondertekende mandaat.

Incassorun aanmaken

„Nieuwe incassorun“ neemt geboekte facturen met betaalwijze incasso en actief mandaat mee; „Run aanmaken“ maakt deze aan. Als een datum niet meer bereikbaar is, verplaatst u deze met „Datum wijzigen“; „Run annuleren“ geeft de facturen weer vrij.

Bankbestand (pain.008) en indiening

„Bestand aanmaken“ genereert het SEPA-incassobestand (pain.008) om te downloaden. Indienen regelt u in het online bankieren en meldt u daarna met „Als ingediend melden“.

Bankafroep (EBICS)

Als voor het bedrijf een EBICS-verbinding is ingesteld (Inkoopfacturen → Instellingen → Bankafroep), komen de bankafschriften van de objectrekeningen dagelijks automatisch binnen. Ze komen alleen in het vastgoedbeheer, nooit in het bedrijfsbankieren – huurders- en eigenaarsgeld is derdengeld.

Bankafschrift als bestand inlezen

Zonder EBICS opent u „Bankafschrift & Betalingsontvangsten“ en leest u met „Bankafschrift inlezen“ het bestand van uw bank in (CAMT.053 of MT940). De IBAN bepaalt de objectrekening; een tweede keer inlezen van hetzelfde afschrift boekt niets dubbel.

Betalingen toewijzen

Onder "Bankafschrift & Inkomende betalingen" staat bij elke betaling een voorstel met stoplicht: betalingsreferentie, bekende IBAN (ook bij deel-, over- of verzamelbetaling) of naam van de betaler. Als de betalingsomschrijving een andere rekening vermeldt, wordt de rekening van de IBAN niet voorgesteld. Alleen eenduidige betalingen worden automatisch geboekt – en alleen als de autonomie-instelling dit toestaat.

Let op de instructies

Een referentie van een andere vastgoedobject, een gesloten rekening of "Waarborgsom" op de objectrekening wordt nooit als huur geboekt – de instructie geeft aan wat er moet gebeuren (terugboeking of overboeking naar de waarborgsomrekening).

Bankafschrift in de AIRIS-chat slepen

U kunt het afschriftbestand ook in de AIRIS-chat slepen. AIRIS leest het in en meldt rekening, periode en bewegingen; eenduidige transacties worden pas na uw „Ja, boeken“ geboekt, de rest blijft onder „Bankafschrift & Betalingsontvangsten“ voor handmatige toewijzing. Een tweede keer inlezen boekt niets dubbel. De afschriftgegevens (namen, IBAN, mededeling) gaan daarbij niet naar een taalmodel.

Overschrijving voorstellen

Onder "Uitgaande betalingen" staan openstaande leveranciersfacturen, tegoeden en waarborgsommen van beëindigde contracten. "Voorstel" maakt een overschrijving aan vanuit de objectrekening van het vastgoedobject – er stroomt nog geen geld.

Goedkeuren (vierogenprincipe)

Eigenaren en beheerders mogen goedkeuren. Boven de competentiegrens van het beheercontract (zonder waarde: 1.000 €) moeten twee verschillende personen goedkeuren; betalingen aan een rekening van het beheer altijd.

Bankbestand of EBICS

"Bankbestand genereren" maakt per objectrekening een SEPA-overschrijvingsbestand (pain.001) aan. Upload dit in het bankieren en noteer dit – of dien het direct in via de EBICS-verbinding.

Uitvoering en boeking

Als de overschrijving in het volgende bankafschrift verschijnt, staat deze op "uitgevoerd". "Boeken" registreert de kostenbetaling, de uitbetaling van het tegoed of de terugbetaling van de waarborgsom. Een teruggestuurde overschrijving wordt gemeld.

Verschuldigde aanpassingen openen

Op het tabblad “Afschrift” onder “Waardebepaling” (Oostenrijk) of “Index & Staffel” (Duitsland) staan de contracten met verschuldigde aanpassing, met indexstand en blokkeringsperiode.

Berekenen

“Berekenen” maakt een protocol aan: index oud en nieuw met bron en versie, wijziging, plafond, afronding en ingangsdatum.

Goedkeuren en brief

Na goedkeuring door eigenaren of beheerders is de brief als PDF beschikbaar.

Verzending en ontvangst

Verzend de brief en registreer de ontvangst. De werking wordt opnieuw berekend met de ontvangst; in Duitsland toont de assistent de jaarlijkse blokkering van de indexhuur.

Overnemen

“Overnemen” beëindigt het vorige bedrag en maakt het nieuwe huurprijsbestanddeel aan. De vordering gebruikt dit vanaf de volgende periode.

Huurverhoging voorbereiden (Duitsland)

In het contractdossier opent het tabblad "Verhogingen" de assistent "Huurverhoging voorbereiden (§ 558 BGB)": uitgangssituatie, blokkerings- en wachttermijn, onderbouwing met huurspiegel, taxatie of vergelijkbare woningen, maximering, nieuwe huur en controle. De berekening vindt plaats in de motor; elk getal heeft een berekeningswijze.

Vrijgeven, verzenden, ontvangst registreren

Eigenaren of beheerders geven de brief vrij – dossiernummer en status worden bevroren. DivineMind verstuurt zelf niets: PDF downloaden, verzenden, verzending noteren en de ontvangst registreren. Pas bij ontvangst beginnen de instemmings- en klachttermijn.

Antwoord en overname

Instemming (ook gedeeltelijk of door betaling), afwijzing, klacht en uitspraak registreren. "In de huur opnemen" beëindigt het vorige bedrag op de dag ervoor en legt het nieuwe vast vanaf de ingangsdatum; moderniseringstoeslagen staan als een aparte regel.

Modernisering en huurprijsrem

Het tabblad "Modernisering" van het vastgoed leidt van het voornemen via aankondiging en voltooiing naar de verhoging per huurder. In de eenheid controleert het tabblad "Huurprijs" de toegestane huur bij nieuwe verhuur en stelt de informatie op vóór de contractverklaring.

Oostenrijk: Huurprijsbepaling en hoofdhuurafrekening

Op het tabblad „Huur“ van de eenheid ontstaat de bovengrens volgens § 16 MRG (richtprijs of categorie) met toeslagen en aftrekposten, locatie, tijdelijkheid en bewijs, als PDF. Verhoging § 45, intrede § 46, § 46a, § 12a en renovatie § 16 lid 10 starten op het tabblad „Verhogingen“ van het contract; de hoofdhurenberekening volgens § 20 MRG ontstaat op het tabblad „Hoofdhuren“ van het vastgoed, eveneens als PDF.

Termijnen en huurspiegel

Onder "Huur & Overname" staan alle termijnen met stoplicht en de huurspiegels (altijd met bron). De startpagina toont openstaande processen, termijnen, bezwaren en ontbrekende basisgegevens zoals de gebiedsstatus of nieuwe richtwaarden.

Gegevensovername

Onder „Gegevens overnemen“ downloadt u de Excel-sjabloon, uploadt u het ingevulde bestand, koppelt u kolommen en start u de droge loop. Deze boekt niets en toont een foutenlijst per regel. Na persoonsafstemming en controlesommen nemen eigenaren of beheerders de lading over, controleren deze in het product en stellen de saldi vast.

WEG-beheer openen

Via het menu "WEG-beheer" of het tabblad "WEG" van een onroerend goed met appartementseigendom. Bovenaan staan de openstaande termijnen van alle gebouwen met een stoplicht, daaronder de subtabbladen Overzicht, Exploitatiebegroting, Jaarrekening, Reserve, Vergaderingen, Besluiten en Beheer.

Exploitatiebegroting of vooruitblik

De assistent leidt u door de periode, posten, verdeelsleutels, gegevens, individuele plannen per eenheid en vaststelling. De voorschotten worden daarna via de geldstroom voorgeschreven.

Vergadering bijeenroepen

Onder „Vergaderingen“ maakt u datum, locatie of online ruimte en agenda aan. De uitnodiging wordt met verzendwijze en termijnen per eigenaar geregistreerd en pas via een knop verzonden. Online deelnemers komen via de wachtruimte van DivineMeet; er is geen opname. Een notulering is alleen mogelijk met toestemming van alle aanwezigen (zie „Vergadering live“).

Stemmen en notulen

In de vergaderingsleiding registreert u aanwezigheid en volmachten en de stemmen per agendapunt. Het resultaat wordt berekend volgens de wet van het land. Daarna volgen notulen, handtekeningen en — in Duitsland — de besluitenverzameling.

Circulatiebesluit

Besluiten zonder vergadering start u onder "Vergaderingen" met "Circulatie starten"; de stemmen worden per eigenaar met termijn vastgelegd en zoals in de vergadering geëvalueerd.

Jaarrekening

Onder "Jaarrekening" berekent u de afrekening van de gemeenschap en de individuele afrekeningen per eigenaar, stelt u deze vast, verzendt u deze en boekt u nabetalingen en tegoeden op de eigenaarsrekening — elke stap met een knop.

Reserve en beheer

"Reserve" toont de stand, toevoegingen en onttrekkingen; daar ontstaan ook het vermogensrapport (Duitsland) respectievelijk de reserverekening bij beheerderswissel (Oostenrijk). Onder "Beheer" beheert u de benoeming van de beheerder, de adviesraad, eigendomsoverdracht, bezorggegevens en stemeenheden.

Vergadering leiden

Op de dag van de vergadering opent u onder „VvE-beheer“ → „Vergaderingen“ de vergadering en klikt u op „Vergadering leiden“. Als er nog geen online ruimte is, maakt „Online ruimte aanmaken“ deze aan; „Als gastheer openen“ start DivineMeet, „Link voor eigenaars kopiëren“ levert de link voor online deelname.

Meet-gasten van de eenheid toewijzen

Eigenaars komen via de wachtruimte. Na toelating controleert u als voorzitter de identiteit, kiest u de stemgerechtigde en klikt u „Identiteit gecontroleerd – toewijzen“. Pas daarna kan de gast stemmen; voor externe stemgerechtigden is de stemuitbreng geblokkeerd.

Stemmen live

Per agendapunt start „Stemmen openen“ de stemming. Online stemmen Meet-gasten en het klantenbestand zelf; stemmen in de ruimte registreert u op de stemkaart. U ziet continu uitgebrachte stemmen, aanwezigheid, online deelname en besluitvormingscapaciteit.

Resultaat vastleggen

In Duitsland sluit „Sluiten, afkondigen en in de besluitenlijst“ het punt af en draagt het besluit direct over aan de besluitenlijst. In Oostenrijk legt „Sluiten en resultaat vastleggen“ het resultaat vast; daarna volgen ophanging in het huis en verzending (§ 24 lid 5 WEG 2002), vanaf wanneer de aanvechtingstermijn loopt. Vastleggen mogen eigenaren en beheerders.

Notulering alleen met toestemming van allen

Onder „Transcriptie voor de notulering“ schakelt u met „Transcriptie inschakelen“ een notulering in – deze loopt alleen zolang alle aanwezigen hebben ingestemd. Als iemand zonder toestemming binnenkomt, stopt deze onmiddellijk. Er is geen opname. De notulering schrijft het beheer; de resultaten komen altijd uit de telling.

DATEV/BMD-export per pand

Onder „DATEV/BMD-export“ kiest u pand, rekening en periode (een kalenderjaar). Het voorbeeld toont alle boekingen met rekening, tegenrekening en opmerkingen; „Export downloaden“ levert een ZIP-bestand met boekingsbatch, personrekeningen en rekeningtoewijzing en archiveert deze met controlesom. De export is een eigen administratie voor de belastingadviseur van de eigenaar – huur en voorschotten verschijnen nooit in de belastingadviseurs-export van uw bedrijf.

Rekeningschema en rekeningtoewijzing

Op het tabblad „Instellingen“ stelt u het formaat (DATEV of BMD), het rekeningschema, adviseurs- en cliëntnummer in. De rekeningen zijn voorstellen uit het rekeningschema; elke categorie kan aan een eigen rekening worden toegewezen – stem dit af met de belastingadviseur.

Eigenaarsafrekening

Onder „Eigenaarsafrekening“ selecteert u de beheerovereenkomst (huurbeheer of beheer van individueel eigendom) en de maand. Het voorbeeld toont huurontvangsten, betaalde kosten c.q. servicekosten, beheervergoeding volgens contract, reserve, saldo en het uitbetalingsvoorstel. „Als concept aanmaken“, daarna „Vaststellen“ – hierna is de afrekening definitief en opgeslagen als PDF.

Verzending en uitbetaling

Verstuur de afrekening per e-mail of plaats deze in het klantportaal van de eigenaar. „Uitbetaling opdragen“ maakt bij uitgaande betalingen een overschrijving aan vanaf de pandrekening; goedkeuring, vierogenprincipe en bankbestand verlopen aldaar.

E-factuur bij huur-/kostenopgaven

Onder „E-factuur“ staan alle geboekte huur-/kostenopgaven met btw en of een e-factuur verplicht is (Duitsland: § 14 UStG met overgangstermijnen; Oostenrijk: vrijwillig met instemming). „Controleren“ toont ontbrekende gegevens, „Laden“ genereert XRechnung, ZUGFeRD of ebInterface en archiveert het origineel.

Maandelijkse verbruiksinformatie (§ 6a HeizkostenV)

Bij op afstand uitleesbare meters importeert u de maandwaarden van de meetdienst via de meterstandenimport. Onder „Verbruiksinformatie“ ziet u per gebruiker het verbruik in kWh met de vorige maand, dezelfde maand vorig jaar en de gemiddelde gebruiker. „Aanmaken“ bevriest de waarden, „Verzenden“ stuurt ze per e-mail of plaatst ze in het klantportaal. Ontbrekende waarden worden vermeld, nooit geschat.

Afrekeningsdag starten

Onder „Afrekeningsdag“ selecteert u het pand, het jaar en de omvang (servicekosten, stookkosten of beide). U kunt AIRIS ook vragen: „Maak de servicekostenafrekening 2025 voor L-003“ – wizard en chat delen dezelfde tussenstand.

Facturen uit de inbox

„Inbox uitlezen“ stuurt e-mails met factuurbijlagen naar de documentherkenning van DivineFinance. Herkent deze het objectnummer of het adres, dan krijgt de factuur de kostenplaats van het pand. „Eenduidige overnemen als kostenbewijs“ maakt de kostenbewijzen aan; facturen zonder eenduidige kostensoort wijst u zelf in de afrekening toe. E-mails van huurders en eigenaren worden nooit uitgelezen.

Ontbrekende meterstanden opvragen

Ontbreekt een meterstand per periode-einde, dan vraagt „Bij huurders opvragen“ de huidige gebruikers om de stand: via de klantenmap (pushbericht en melding) of per e-mail, anders als te printen brief. De huurder meldt dit in de klantenmap onder „Meterstand doorgeven“; u neemt de stand zoals gebruikelijk over via „Uit de klantenmap“.

Concept en controleprotocol

„Concept berekenen“ maakt gebruik van het rekenwerk van het vastgoedbeheer. „Controleren“ slaat een controleprotocol met stoplicht op: blokkades, posten zonder bewijsstuk, niet-overgenomen facturen, ontbrekende meterstanden, vergelijking met voorgaand jaar per kostensoort (vanaf 20% en € 100), opvallende nabetalingen en de termijn. Het protocol is beschikbaar als pdf en hoort uitsluitend bij het gecontroleerde concept.

Vrijgave en verzending

Zonder rode status geven eigenaren of beheerders vrij: de afrekening wordt definitief vastgesteld (Oostenrijk: terinzagelegging/Legung vandaag) en naar de klantenmap verzonden of per e-mail verstuurd. Ontvangers met verzendwijze post worden vermeld om te printen. AIRIS verzendt uitsluitend na uw uitdrukkelijke vrijgave.

Huurder vraagt, AIRIS legt uit

In de klantenmap kan de huurder vragen stellen over de afrekening, zoals „Waarom is mijn nabetaling zo hoog?“. AIRIS antwoordt uitsluitend op basis van het rekenprotocol van deze specifieke afrekening (aandeel, voorschotten, grootste posten, vorig jaar), toont de bewijsstukken van de posten en noemt de bezwaartermijn inclusief bronvermelding. AIRIS berekent zelf niets: elk getal in het antwoord wordt getoetst aan het protocol; gegevens van andere huurders zijn voor AIRIS niet toegankelijk.

Opzegging registreren

Onder „Huurderswissel“ → „Nieuwe huurderswissel“ selecteert u het pand en de eenheid en voert u in wie heeft opgezegd, wanneer de opzegging is ontvangen en in welke vorm (met scan van de brief). Het contracteinde berekent het rekenprogramma inclusief berekening en juridische grondslag: Duitsland § 573c BGB (3e werkdag, verhuurderstermijnen na 5 en 8 jaar, schriftelijke vorm § 568 BGB), Oostenrijk § 560 ZPO en § 33 MRG. Een opzegging per e-mail wordt als vormonjuist weergegeven. „Contracteinde in huurovereenkomst registreren“ stelt het einde pas in na uw klik.

Oplevering

„Opleveringsrapport aanmaken“ opent het vertrouwde opleveringsrapport: ruimtes, gebreken met foto's, meterstanden, sleutels en de handtekening van beide partijen. De meterstanden worden bij afronding overgenomen in de afrekening.

Advertentie en kandidaten

De advertentie wordt aangemaakt in de makelaarsmodule, gekoppeld aan de eenheid. Zodra gepubliceerd krijgt deze een link; aanvragen komen als contacten in het CRM en worden met „Aanvragen uit advertentie overnemen“ kandidaten. Per kandidaat registreert u bezichtiging en inlichtingenformulier – uitsluitend toegestane vragen, afgestemd op de fase van het proces.

Toestemming en kredietwaardigheid

Voor de kredietcheck geeft de kandidaat toestemming (tekst met controlesom, handtekening op scherm, papier of e-mail; te allen tijde herroepbaar). De opvraag bij KSV1870 (Oostenrijk) resp. SCHUFA (Duitsland) vereist een contract met de aanbieder – tot die tijd werkt dit in demobedrijven in testmodus, duidelijk gemarkeerd als „geen echte inlichting“. Zonder contract te gebruiken: upload de door de kandidaat verstrekte inlichting en voer het resultaat in. Alleen het stoplicht wordt opgeslagen; na een afwijzing worden de gegevens na afloop van de termijn geanonimiseerd.

Huurovereenkomst met handtekening

Na toezegging wordt de overeenkomst gegenereerd uit het sjabloon met uw bedragen; de waarborgsom wordt door DivineMind getoetst aan het maximumbedrag (§ 551 BGB). Een contract voor onbepaalde tijd is vormvrij: de huurder ondertekent op het scherm of via een link op de smartphone, het beheer ondertekent eveneens. Vereist het contract de schriftelijke vorm (bepaalde tijd, langdurige afstandsverklaring van opzegging), dan is alleen papier met handgeschreven handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening toegestaan. „Overeenkomst voltooien“ maakt de nieuwe huurovereenkomst aan.

Waarborgsom en intrek

De waarborgsom wordt geregistreerd bij het nieuwe contract – als geld uitsluitend op een waarborgsomrekening van het pand, gescheiden van de pandrekening. Bij intrek: intrekrapport met meterstanden, „Voorbeeld berekenen“ en „Voorschot boeken“ voor de eerste maand (dit maakt de debiteurenrekening aan) en „Gebruikerswissel melden“ als ARGE-bestand voor de meetdienst. Zodra alle stappen zijn voltooid, sluit u de huurderswissel af. AIRIS kent te allen tijde de status.

Meetdienst invoeren

Onder „Meetdienst“ kiest u per pand de provider, het uitwisselingsformaat (ARGE-HeiWaKo 3.10 of meteropnamebestand) en uw klant- en pandnummer bij de meetdienst.

Bestanden inlezen

Upload het bestand van de meetdienst en start de testrun. ARGE-bestanden: meterstanden gaan naar de opnames, afrekenresultaten per gebruiker worden opgeslagen ter controle. Opnamebestanden (CSV/Excel) worden herkend via de kolomnamen – u ziet de toewijzing voordat u deze overneemt. De profielen van de providers zijn zonder contract niet gecontroleerd aan de hand van originele bestanden.

Gebruikerswissel melden

„Downloaden“ resp. „Aanmaken en opslaan in dossier“ genereert het ARGE-bestand met alle gebruikers en woonperioden van de afrekenperiode, inclusief leegstand. Vanuit de huurderswissel meldt „Gebruikerswissel melden“ alleen het betreffende appartement.

Uitlezing op afstand

Eigenaren en beheerders activeren de interface: een draadloze gateway of de meetdienst stuurt meterstanden met de sleutel naar DivineMind; deze doorlopen dezelfde controle als elke import. De sleutel wordt slechts eenmalig getoond.

Tabbladen „Bedrijf“ en „Kantoor“

In het vastgoed bundelt het tabblad „Bedrijf“ schadegevallen, opdrachten, „Installaties & Inspecties“ en termijnen van het huis, het tabblad „Kantoor“ rondschrijven, dienstverleners, huurderslijst en sleutels. Over alle huizen heen bereikt u dezelfde lijsten uit „Vastgoed & Kantoor“.

Schademelding uit e-mail

Onder „Schadegevallen & Meldingen“ toont het blok „Uit telefoon & e-mail“ schademeldingen uit e-mails naar uw gekoppelde mailbox. De melder wordt herkend via uw contactenbestand en toegewezen aan de juiste eenheid; past alleen de naam, wordt er niet gegist – u wijst zelf toe. Aangemaakt wordt volgens uw autonomie-instelling of met „Als melding aanmaken“; desgewenst ontvangt de melder een ontvangstbevestiging.

Vakmensen: offertes en gunning

Onder „Opdrachten“ start „Opdracht gunnen“ – vanuit een schadegeval of direct. „Dienstverleners aanvragen“ en „Aanvragen verzenden“ halen offertes binnen, „Offerte registreren“ voert deze in; de vergelijking toont het verschil met de goedkoopste. Vanaf uw bedragslimiet keurt een tweede persoon goed („Deze stand goedkeuren“), daarna volgt „Opdracht geven“. Onder „Gegevens voor de vakman“ bepaalt u wat er wordt doorgestuurd. Na „Oplevering registreren“ neemt het termijnregister de garantie op.

Inspectieplichten van de installaties

Onder „Installaties & Inspecties“ registreert u liften, verwarming, rookmelders en andere installaties. Het systeem berekent de inspectiedata uit wet, norm en contract – met vindplaats: de rookmelderplicht en bevoegdheid voor alle 16 Duitse en 9 Oostenrijkse deelstaten, de lift voor alle Oostenrijkse deelstaten. Als er voor een deelstaat geen regel is gedefinieerd, staat daar „niet gedefinieerd“ in plaats van een verzonnen termijn. Een wettelijke inspectieplicht schakelt u alleen met reden uit.

Termijnregister

„Inspecties & Termijnen“ toont „Te inspecteren inspecties“ en „Termijnen“ met label Wet, Contract, Norm of Specificatie van uw beheer. Elke termijn heeft een verantwoordelijke; als onder „Specificaties“ „Termijnen extra als afspraak in de agenda“ is ingeschakeld, staat deze ook in de agenda. „Nu afstemmen“ brengt het register op de nieuwste stand; een termijn verwerpt u alleen met reden.

Feestdagen op locatie

Termijnen en reactietijden houden rekening met de wettelijke feestdagen per deelstaat en gemeente. Welke van toepassing zijn, ziet u op het tabblad „Overzicht“ van het vastgoed onder „Feestdagen op locatie“. Ontbreekt de gemeente, dan is een betreffende termijn „onbepaald“.

Overdrachtsdocument

„Nieuwe overdracht“ → „Aanmaken en starten“ opent het overdrachtsdocument; ruimtes, meters en sleutels worden uit de eenheid en het laatste document vooraf ingevuld. Gebreken met foto's en de handtekeningen van beide partijen staan daarna in de PDF.

Rondschrijven en mededeling

Op het tabblad „Kantoor“ onder „Rondschrijven“ klikt u op „Rondschrijven schrijven“, kiest u onder „Aan wie?“ de rollen en „Ontvangers bepalen“. „Controleren“ toont wat er gewijzigd moet worden; na „Goedkeuren“ ontstaan brieven per ontvanger, een seriewerking en mededeling als PDF. E-mails gaan per ontvanger individueel, post wordt als seriewerking afgedrukt. Opzeggingen en andere schriftelijkheidsvereiste verklaringen gaan niet als rondschrijven.

Huurderslijst

Op het tabblad „Kantoor“ toont „Huurderslijst“ het huurdersoverzicht van het vastgoed – „Als Excel downloaden“ of „Als PDF downloaden“.

Regelcatalogus openen

In het menu „Regelcatalogus“ staan alle regels waarmee DivineMind classificeert en rekent. Filter op Oostenrijk of Duitsland, op wet en op type.

Regel volgen

Elke regel toont voorwaarde, resultaat, vindplaats, bron met bronstatus, geldigheid en de testgevallen. Vervangen versies blijven zichtbaar; openstaande vragen aan de advocaat zijn gemarkeerd.