Uw klanten bekijken hun eigen documenten in de AIRIS-app en bestellen rechtstreeks bij u. Gratis inbegrepen in de prijs.
Wat de klant ontvangt
- Zijn bestellingen, facturen (met betalingsstatus) en pakbonnen — uitsluitend de eigen documenten, nooit die van een andere klant.
- Zijn statiegeldrekening: hoeveel kratten en flessen er nog bij de klant staan.
- Contracten en documenten die u vrijgeeft; de klant kan zelf ook documenten nasturen.
- Bestellen bij u: uw catalogus tegen de eigen prijzen, winkelwagen, leveringslocatie selecteren — de bestelling komt direct als order in uw CRM terecht.
- Zelf contactgegevens bijhouden (telefoon, mobiel, e-mail). Stamgegevens blijven bij u.
Zo verleent u toegang (2 stappen)
- 1. Bij de klant: CRM → Contact openen → Menu-item „Klantentoegang“ → „Uitnodigen voor de AIRIS-klantenomgeving“. U ontvangt een uitnodigingslink die u naar de klant stuurt.
- 2. De eerste keer vraagt AIRIS of de klanttoegang voor uw bedrijf moet worden ingeschakeld — eenmalig bevestigen, daarna geldt dit voor alle klanten.
- De klant opent de link, logt in met zijn eigen AIRIS-account en is gekoppeld. Vanaf dat moment ziet hij zijn map.
- Toegang weer intrekken: Instellingen → Bedrijfsprofiel → Lijst met klanttoegangen.
TIP: Klant of medewerker? Twee verschillende toegangen
Niet zoeken bij de medewerkers: medewerkers krijgen een bedrijfstoegang (klantnummer + pincode) en zien het bedrijf. Klanten krijgen hun toegang via de contactpersoon in het CRM en zien uitsluitend hun eigen documenten.
Wanneer uw klant bestelt
- Uit de bestelling ontstaat bij u direct een geaccepteerde order met een orderbevestigingsnummer — dezelfde keten als bij een bestelling via de backoffice.
- De server berekent de prijzen altijd op basis van uw prijslijst voor deze klant. Wat de klant in de app ziet, kan hij niet wijzigen.
- Leveringslocatie, gewenste datum en de opmerking van de klant staan op het document — precies waar de magazijnmedewerker tijdens het orderpicken naar kijkt.
- Als de klant meerdere filialen heeft, maakt deze bij het bestellen een keuze. Voor een evenement kan er eenmalig een afwijkende leveringslocatie worden opgegeven.
- U vindt de bestelling onder Bestellingen; deze is toegewezen aan de bedrijfseigenaar en voor iedereen zichtbaar in de teamweergave.
Vastgoedbeheer: huurders, eigenaren en vakmensen in het klantenportaal
- Huurders, eigenaren en vakmensen krijgen geen eigen toegang, maar precies dit klantenportaal. Zij melden zich aan met e-mail en wachtwoord in de AIRIS-app of in de browser via airis.divinemind.ai.
- Uitnodigen: Vastgoedbeheer → Gebruiksverhouding → Tabblad „Partijen“, Vastgoed → Eigendom resp. Opdrachten → Dienstverlener → „Klantenportaal“ uitklappen → „Uitnodigen voor AIRIS-klantenportaal“. Daar ziet u ook of de toegang actief is en kunt u deze intrekken. Voor een dienstverlener koppelt u eerst zijn contact uit het CRM.
- Wat de persoon ziet, vloeit bij elke oproep voort uit de huurovereenkomst, het eigendomsdeel of de opdracht: huurders zien hun rekening, voorschotten en afrekeningen; eigenaren huisgeld, exploitatiebegroting, afrekeningen, reserve, uitnodigingen, notulen en de besluitenverzameling; vakmensen alleen hun eigen opdrachten. Eindigt de huurovereenkomst of het eigendom, dan eindigt ook de inzage.
- Wat uit het portaal komt – schademeldingen met foto, meterstanden, berichten, afspraakvoorstellen, rapporten en facturen van vakmensen – staat onder Vastgoedbeheer → Mijn huizen vandaag in het blok „Vanuit het klantenportaal“. „Accepteren“ maakt de schade, de aflezing of de afspraak op de gebruikelijke manier aan; „Afwijzen“ vereist een reden, die de persoon ziet.
- Stemmen voor circulaire besluiten tellen onmiddellijk en staan in de betreffende circulaire met het kanaal „Circulaire in het portaal“; een tweede stem verandert niets.
- Rechtsgeldige bezorging via het klantenportaal is alleen mogelijk als op het eigendomsdeel resp. bij de partij de bezorgwijze „Portaal“ met toestemming is ingevoerd (Oostenrijk: de eigenaar heeft het verlangd). Anders blijft het bij post of e-mail; het portaal toont dan een kopie.
TIP: Intrekking werkt onmiddellijk
Een ingetrokken toegang blokkeert het klantenportaal voor deze administratie bij de volgende oproep. Reeds geopende downloadlinks verlopen uiterlijk na één uur.
Beveiliging
- Een klant ziet uitsluitend documenten die aan diens contact zijn gekoppeld — dit wordt bij elke afzonderlijke opvraging gecontroleerd, nooit op basis van wat de app verzendt.
- Concepten blijven onzichtbaar. Alleen verzonden, betaalde, vervallen of geannuleerde facturen worden weergegeven.
- Als de klant de contactgegevens wijzigt, wordt dit bij u geregistreerd — met de oude en de nieuwe waarde.