Organisatie, tijdregistratie, afwezigheden en werving.
Belangrijkste secties
- Organisatie — Structuur & hiërarchie.
- Personeel — Medewerkersprofielen & stamgegevens.
- Tijdregistratie — Werktijden & uurtarieven.
- Afwezigheden — Vakantie & verzuim, ploegendienst wisselen.
- Onboarding — Checklists & sjablonen voor nieuwe collega's.
- Reviews & Performance — Beoordelingen.
- Werving — Vacatures & sollicitaties.
- Reiskosten — Onkosten & vergoeding.
Medewerkers aanmaken & inwerken
Elke medewerker wordt eenmalig aangemaakt onder Medewerkers — stamgegevens, contract en toegangsrechten zijn daarna beschikbaar voor alle HR-afdelingen. Met een onboarding-sjabloon start elke nieuwe aanwerving direct volledig.
Medewerker aanmaken
Ga naar Medewerkers en klik op 'Nieuwe medewerker' — vul naam, functie, afdeling en startdatum in.
Stamgegevens aanvullen
Doorloop de tabbladen in het profiel: bankgegevens, noodcontact, kwalificaties, belasting- en contractgegevens.
Onboarding-sjabloon toewijzen
Kies een sjabloon uit Onboarding-sjablonen — de checklist met alle taken wordt automatisch aangemaakt.
Voortgang volgen
Vink voltooide stappen af; de status toont wanneer de medewerker volledig is ingewerkt.
AIRIS-toegang verlenen
Nodig indien nodig uit via AIRIS-toegang — de medewerker registreert dan zelf tijden en afwezigheden.
Tijdregistratie & goedkeuring
Werktijden worden geregistreerd in Tijdsregistratie, goedgekeurd door de leidinggevende en automatisch opgenomen in analyses en salarisvoorbereiding.
Tijd registreren
Medewerkers klokken in/uit of voeren tijden handmatig in — inclusief pauzes en project/activiteit.
Teamoverzicht controleren
De leidinggevende ziet alle geregistreerde tijden van het team en herkent ontbrekende of opvallende boekingen.
Goedkeuren
Keur correcte invoer goed — alleen goedgekeurde tijden tellen mee voor analyses en afrekening.
Analyseren
Exporteer uren, overuren en saldi per medewerker of periode via de rapporten.
Bij ploegendienst plant u hele weken vooruit in het dienstrooster (Roster) — de streeftijden dienen dan als sjabloon voor de registratie.
Voor nacht- en weekendwachtdienst (bijv. SHK-nooddienst) is er in de tijdregistratie het tabblad „Wachtdienst“: rotatie aanmaken via de geselecteerde monteurs, wachtdienst overdragen of met reden annuleren — het rooster blijft behouden als bewijs.
Meldt een klant via de QR-sticker op de installatie een urgente storing, dan wordt de persoon gealarmeerd die volgens het bereikbaarheidsrooster dienst heeft. Met „Ik neem over“ staat deze op de opdracht; zonder overname gaat het alarm na de ingestelde termijn naar de volgende persoon, als laatste naar de bedrijfsleiding. Kantoor ziet de status in de opdracht („Bereikbaarheid gealarmeerd“, „Bereikbaarheid heeft overgenomen“). De schakelaar „Alarm actief“ en de termijn stelt u in op het tabblad „Bereikbaarheid“ op de kaart „Storingsdienst-alarm“; onder „Laatste alarmen“ staat per niveau wat is afgeleverd of overgeslagen. Telefonische noodgevallen neemt DivineMind momenteel niet automatisch aan — details in het hoofdstuk SHK.
Auto-rooster: op basis van behoefte & beschikbaarheid
AIRIS maakt automatisch het weekrooster aan: op basis van de personeelsbehoefte per locatie, de openingstijden en de beschikbaarheid van medewerkers. Goedgekeurde afwezigheden (vakantie/ziekte) en reeds geplande diensten worden hierbij in acht genomen.
Openingstijden & behoefte instellen
Instellingen → Locaties → Tandwiel bij locatie → Tabblad „Rooster“: Voer de openingstijden per weekdag en de minimale bezetting (Dag, Tijdvak, Rol, Aantal) in.
Beschikbaarheid & wensen per medewerker
Voer in het medewerkersprofiel onder „HR-instellingen“ de beschikbaarheid per weekdag (Tijdvak) en optionele wensen in. Leeg = niet beschikbaar op die dag.
Automatisch aanmaken
Kies in het dienstrooster de week en klik op „Automatisch aanmaken“. AIRIS toont een voorbeeld met dekking in %, wie bezet is en waar er nog openstaande diensten zijn — met „Overnemen“ wordt het rooster opgeslagen.
Ziekteverlof aanpassen
Als iemand ziek wordt: „Ziekteverlof aanpassen“ → Kies medewerker en periode. AIRIS markeert de diensten als „ziek“ en zoekt vervanging; als er geen vervanging wordt gevonden, ontstaat er een openstaande dienst om over te nemen.
Als een dienst onbezet blijft, maakt AIRIS deze aan als „openstaande dienst“ — locatie-overschrijdend zichtbaar, zodat beschikbare collega's deze kunnen overnemen.
In het medewerkersprofiel onder „HR-instellingen” → „Filialen” stelt u het hoofdfiliaal in, extra filialen waar de persoon mag werken, of de optie „Vliegende kiep” (elk filiaal). Het automatische rooster, invalverzoeken en het overnemen van open diensten in de app volgen deze regel — evenals de rusttijd (EU/VK 11 uur, Canada 8), weekuren en kwalificaties.
Meldt iemand zich ziek (app, AIRIS of afwezigheden), dan valt de dienst open en zoekt het systeem vervanging: eerst het eigen filiaal, dan goedgekeurde buurfilialen, dan vliegende kiepen — op basis van beschikbaarheid, kwalificatie en resterende contracturen. De filiaalmanager ontvangt direct een pushbericht en melding met het voorstel en klikt in het rooster op „Verzoek verzenden”; staat dit toegestaan in de autonomie-instellingen (HR · Vervanging aanvragen), dan verstuurt het systeem dit automatisch. De collega ontvangt een pushbericht en WhatsApp met „Ik neem over” / „Ik kan niet” — zonder te zien wie er om welke reden uitvalt. Blijft een reactie uit, dan gaat het verzoek na de termijn (10 tot 60 minuten, afhankelijk van de aanvangstijd) naar de volgende persoon.
Afwezigheid aanvragen & goedkeuren
Vakantie en verzuim verlopen via Afwezigheden als aanvraag → goedkeuring → kalenderitem. Restvakantie en contingenten worden daarbij automatisch verrekend.
Aanvraag indienen
Medewerker kiest type (vakantie, ziekte, bijzonder verlof), periode en voegt indien nodig een notitie toe.
Contingent controleren
Het systeem toont het resterende recht en waarschuwt bij overlappingen in het team.
Goedkeuren of afwijzen
De leidinggevende beslist in de goedkeurings-inbox; de medewerker wordt automatisch op de hoogte gebracht.
Kalender & saldo
Goedgekeurde afwezigheden verschijnen in de teamkalender, de restvakantie wordt direct bijgewerkt.
Medewerkers kunnen diensten direct onderling ruilen — de ruil wordt ter bevestiging doorgestuurd naar de leidinggevende.
Recruiting: van vacature tot aanwerving
Onder Werving plaatst u vacatures en begeleidt u sollicitanten langs een pipeline tot aan de aanwerving — gestructureerd en traceerbaar.
Vacature aanmaken
Gebruik de vacature-assistent om titel, afdeling, vereisten en vacaturetekst vast te leggen.
Publiceren
Activeer de vacature en deel de sollicitatielink — inkomende sollicitaties komen automatisch in de eerste pipeline-fase terecht.
Sollicitanten verplaatsen
Verplaats kandidaten in het Kanban-bord via drag & drop door de fasen (bijv. screening → interview → aanbod).
Beoordelen & beslissen
Leg beoordelingen en notities per kandidaat vast; een uitkomst (aanwerving/afwijzing) sluit de sollicitatie af.
Overname in team
Bij aanwerving de kandidaat als medewerker onder Medewerkers aanmaken en de onboarding starten.
Reiskosten indienen & vergoeden
Zakelijke reizen worden in Reiskosten als reis met afzonderlijke posten vastgelegd, gecontroleerd en vergoed — inclusief kilometervergoeding en forfaitaire bedragen.
Reis aanmaken
Leg aanleiding, bestemming en periode van de reis vast.
Posten & bonnen
Voeg individuele uitgaven (hotel, trein, representatie) met bon toe; ritten via de kilometercalculator, dagvergoedingen via de forfaitaire tabel.
Indienen
Dien de volledige reis ter controle in — het totaalbedrag wordt automatisch berekend.
Controleren & vergoeden
De leidinggevende keurt goed in de inbox; het goedgekeurde bedrag is beschikbaar voor vergoeding.
Beoordelingen & Performance
- Reviews — gestructureerde functioneringsgesprekken en beoordelingscycli.
- Doelen & OKR — doelen stellen, voortgang meten, resultaten vastleggen.
- 1:1-gesprekken — documenteer regelmatige afspraken met agenda en notities.
- 360°-feedback — verzamel feedback vanuit meerdere perspectieven.
Onboarding-sjablonen één keer zorgvuldig definiëren — elke nieuwe aanstelling start hiermee direct volledig en uniform.