Voorraden, magazijnbewegingen en nabestellingen onder controle.
Typische procedure
Artikel als product aanmaken → Beginvoorraad/goederenontvangst boeken → Verkopen/verbruik verminderen de voorraad → Nabestellingsregels activeren een bestelling wanneer de meldingshoeveelheid wordt onderschreden.
De inventarismodule is verdeeld in vier secties: Overzicht, Voorraad, Inkoop en Levering. Hieronder wordt elke functie afzonderlijk beschreven, in dezelfde volgorde als in de zijbalk.
Overzicht
Dashboard — Voorraad in één oogopslag
Het voorraaddashboard bundelt alle locaties en toont direct waar actie nodig is. Kerncijfers zoals onderbestelling en bijna verlopen batches pulseren rood zodra er een probleem is — één klik leidt direct naar de betreffende detailpagina.
- Realtime kerncijfers: aantal magazijnen, producten en totale voorraad over alle locaties.
- Waarschuwing onderbestelling: artikelen onder het meldingsniveau worden rood gemarkeerd.
- Verlopende batches (60 dagen), gesorteerd op THT — oranje onder 45, rood onder 14 dagen (FEFO).
- Laatste bewegingen: de tien meest recente boekingen met richting (+/−) en tijdstempel.
Voorraad
Magazijnen & Locaties
Beheer alle fysieke magazijnlocaties en hun eigenschappen — van standaardmagazijn tot temperatuurgecontroleerde koelketen. Het standaardmagazijn (gemarkeerd met een ster) wordt gebruikt als er bij een boeking geen magazijn is geselecteerd.
Nieuw magazijn aanmaken
Klik op 'Nieuw magazijn', wijs een magazijncode (bijv. BERLIN-01) en een naam toe.
Type & Adres
Selecteer magazijntype (Standaard, Koelketen, Verdovende middelen, Transit, Virtueel, Consignatie); bij koelketen de min-/max-temperatuur en optioneel het adres invoeren.
Opslaan & beheren
Opslaan met 'Aanmaken'. Magazijnen kunnen later worden bewerkt; verwijderen is alleen mogelijk als de voorraad 0 is.
Voorraad
Het voorraadoverzicht toont voor elk product de realtime hoeveelheden per magazijn — inclusief gereserveerde en daadwerkelijk beschikbare hoeveelheid (Beschikbaar = Voorraad − Gereserveerd). Filter op magazijn of toon met één klik alleen artikelen onder het meldingsniveau.
- Kleurcode: rode rij = leeg (0), oranje = onderbestelling, groen = normaal.
- Zoeken op productnaam, SKU of barcode; filter per magazijn.
- Meldingsniveau (Reorder-Point) en volgende THT per artikel zichtbaar.
- Meerdere batches per product worden weergegeven met het aantal batches.
Boekingen — In- & Uitboeken
Boek voorraad snel handmatig in of uit — geoptimaliseerd voor de barcodescanner. Na elke boeking springt de focus terug naar het scanveld, zodat u ononderbroken kunt doorgaan met scannen.
Modus kiezen
Selecteer bovenaan 'Goederenontvangst +' of 'Goederenuitgifte −'.
Artikel scannen
Scan barcode of voer SKU/naam in en druk op Enter — de huidige voorraad wordt direct weergegeven.
Hoeveelheid boeken
Voer hoeveelheid, magazijn en optioneel batch/THT (alleen ontvangst) en een reden in, en boek in of uit.
Bewegingen — Naadloze historie
Elke voorraadwijziging wordt vastgelegd. De mutatielijst is uw volledige audit-trail — doorzoekbaar op product en filterbaar op mutatietype.
- Bewegingstypen met symbool: Ontvangst, Uitgifte, Correctie, Inventarisatie, Overboeking, Retour, Beginvoorraad.
- Voorraad voor en na elke boeking wordt weergegeven.
- Referentie, magazijn, gebruiker en tijdstempel per item; batchnummer, indien relevant.
- Filter op type en zoek op productnaam/SKU; per pagina (50 per pagina).
Inventarisatie
Voer fysieke tellingen uit en vergelijk de werkelijke voorraad (IST) met het systeem (SOLL). Verschillen worden met één druk op de knop als correcties geboekt — met analyse van over- en tekorten in euro's.
Inventarisatie starten
Klik op 'Nieuwe inventarisatie', wijs een naam toe en beperk optioneel tot een categorie.
Tellen
Voer voor elk artikel de getelde IST-hoeveelheid in — wordt automatisch elke 60 seconden opgeslagen.
Verschillen boeken
Telling afronden, afwijkingen in de controle verifiëren en bevestigen met 'Verschillen boeken'.
Etiketten en barcodes afdrukken
Druk prijskaartjes en barcode-etiketten rechtstreeks vanuit het magazijn af — klaar voor het schap of de goederenontvangst. Dezelfde barcodes werken met de camerascanner voor de inventarisatie.
Producten selecteren
Zoek en voeg artikelen toe op naam of artikelnummer in het tabblad 'Etiketten'.
Formaat en aantal
Kies het etiketformaat (klein, standaard of groot) en bepaal het aantal kopieën per product.
Afdrukken
Klik op 'Afdrukken (PDF)' — DivineMind genereert een vel met naam, prijs en scanbare barcode per etiket.
Inkoop
Inkooporder naar leverancier verzenden
Onder Inkoop opent u een inkooporder, controleert u de leverancier en de artikelen en verzendt u deze met één klik — DivineMind genereert de PDF en mailt deze direct naar de leverancier. AIRIS kan inkooporders ook automatisch opstellen op basis van de nabestellingsregels.
Inkooporder openen
Selecteer de inkooporder uit de lijst — leverancier, kerngegevens, artikelen en totalen in één oogopslag.
Naar leverancier verzenden
Klik op 'Naar leverancier verzenden' — de inkooporder wordt als PDF gegenereerd en per e-mail verzonden (status verandert naar 'Verzonden').
Opvolgen
Bevestiging en goederenontvangst opvolgen via statusovergang; de verzonden PDF blijft gearchiveerd.
Goederenontvangsten
Controleer en boek inkomende leveringen voor uw bestellingen. Elke goederenontvangst toont de bijbehorende bestelling, de leverancier, het magazijn en de controlestatus.
Goederenontvangst openen
Selecteer de juiste ontvangst in de lijst of maak een nieuwe aan met 'Nieuwe goederenontvangst'; filter op status (open, geaccepteerd, gedeeltelijk, geweigerd).
Posities controleren
Vergelijk geleverde hoeveelheden met de bestelling en voer optioneel het pakbonnummer in.
Accepteren of weigeren
Zet de status op geaccepteerd, gedeeltelijk geaccepteerd of geweigerd — de voorraad wordt dienovereenkomstig geboekt.
Herbestelregels
Stel per product in vanaf welke voorraad er moet worden herbesteld. Op basis van de meldingsvoorraad, bestelhoeveelheid en voorkeursleverancier beslist de automatische herbestelling wanneer een bestelling wordt gegenereerd.
Regel zoeken
Zoek een product of filter op reeds geactiveerde artikelen met 'Alleen Auto-Herbestelling'.
Drempels instellen
Meldingsvoorraad (herbestelpunt), bestelhoeveelheid, leverancier en levertijd worden per product beheerd op de voorraad-detailpagina.
Automatisering inschakelen
Activeer de automatische herbestelling per regel met de auto-schakelaar; de modus (voorstel, goedkeuring, autonoom) bepaalt hoe zelfstandig er wordt besteld.
Leverancierscatalogus
Vergelijk centraal welke leverancier welk product tegen welke prijs levert. De catalogus is uw beslissingsbasis voor bestellingen — met prijs, minimale bestelhoeveelheid, levertijd en betrouwbaarheid.
- Per koppeling: product, leverancier, eenheidsprijs en leveranciersartikelnummer.
- Minimale bestelhoeveelheid (MOQ) en levertijd in dagen.
- Betrouwbaarheidswaarde 0–100 % (groen ≥ 90, oranje ≥ 70, rood daaronder).
- Datum van de laatste bestelling per leverancier-productcombinatie.
Auto-Herbestelling — Logboek
Het Auto-Herbestelling logboek toont wanneer de automatische herbestelling actief werd en wat deze heeft besloten — van het gegenereerde bestelvoorstel tot de geëscaleerde uitzondering.
- Drie kerncijfers bovenaan: gegenereerde bestellingen, voorstellen en geëscaleerde gevallen.
- Per vermelding: product, voorraad bij activering, meldingsvoorraad, bestelhoeveelheid en leverancier.
- Activeringsreden (bijv. meldingsvoorraad onderschreden) en actiestatus kleurgecodeerd.
- Gekoppeld bestelnummer — een klik opent de gegenereerde bestelling.
Afhandeling
Orderverzameling & Verzending
Onder Orderpicking vindt u alle openstaande orders voor orderverzameling — met deelzendingen en backorder-tracking.
Openstaande orders
De werklijst toont per order de bestelde, geleverde en openstaande hoeveelheden per product.
Voorraad reserveren
Reserveer met één klik de voorraad voor de klant — zodat er niets dubbel wordt verkocht.
Pick- & Packlijst
Genereer de pick- & packlijst als PDF — voorraad wordt toegewezen op basis van de vroegste vervaldatum (FEFO).
Verzending
Houd alle uitgaande zendingen in de gaten — van concept via verzonden en onderweg tot afgeleverd. Zendingsnummer, verzenddienstverlener en trackingnummer zijn te allen tijde vindbaar.
- Zoeken op zendingsnummer, ontvanger of trackingnummer.
- Statusfilter (concept, gepickt, verpakt, verzonden, onderweg, afgeleverd, geannuleerd, retour).
- Per zending: verzenddienstverlener, tracking, bronmagazijn, ontvangerlocatie, aantal posities en verzenddatum.
Retouren (RMA)
Verwerk klantretouren gestructureerd via het RMA-proces — van aanvraag via controle en terugbetaling tot voltooiing.
Retour controleren
Zoeken op RMA-nummer of klant; open aanvragen via het statusfilter (aangevraagd) bekijken en goedkeuren.
Goederen controleren
Ontvangen artikelen en retourreden controleren en de status instellen op 'ontvangen' of 'gecontroleerd'.
Terugbetalen & afsluiten
Terugbetalingsbedrag en -methode vastleggen, de terugbetaling initiëren en de zaak sluiten.
Reserveringen
Reserveringen blokkeren voorraad voor openstaande offertes en orders, zodat dezelfde goederen niet dubbel worden verkocht. U ziet welke offerte of order hoeveel voorraad heeft gebonden.
Reservering zoeken
Zoeken op product, SKU of referentie (offerte-/ordernummer); het filter staat standaard op 'actief'.
Verbruiken
Bij uitlevering de actieve reservering met de groene vink markeren als verbruikt.
Vrijgeven
Als een offerte verloopt, de reservering met het rode kruis vrijgeven — de voorraad wordt weer beschikbaar.
Pharma & Compliance
Via Pharma beheert u batchterugroepingen en klantlicenties (apotheek-/groothandelsvergunning) — met volledige traceerbaarheid over alle leveringen.
Klantlicenties
Leg per klant de apotheek-, groothandels- of levensmiddelenvergunning vast. Verlopen licenties worden rood gemarkeerd en blokkeren de levering automatisch.
Batch traceren
Bij een terugroepactie controleert DivineMind welke leveringen de betreffende batch hebben ontvangen — over alle leveringsbonnen heen.
Terugroepactie starten
Registreer de terugroepactie als een kwaliteitsevenement (CAPA); de betrokken klanten worden voorbereid en met één klik geïnformeerd.
Terugroeprapport exporteren
Op het tabblad 'Terugroeprapport' kiest u product en batch — u ziet alle klanten en leveringen die goederen uit deze batch hebben ontvangen, en exporteert u de lijst als CSV voor autoriteiten en documentatie.
Terugroepactie & tracering (levensmiddelen, dranken, handelswaren)
Onder Terugroepacties vindt u terugroepacties, terugroeprapporten en tracering zonder farmaceutische vergunningen — voor levensmiddelen-, dranken- en algemene groothandel. Basis is de traceerbaarheid „één stap vooruit, één stap terug” (Verordening (EG) nr. 178/2002, art. 18/19). De gegevens zijn hetzelfde als onder Pharma & Compliance.
Terugroepactie aanmaken
Artikel zoeken, batch invoeren, „Betroffenen controleren”: u ziet hoeveel leveringen de batch hebben ontvangen — en hoeveel leveringen zonder batch de terugroepactie onvolledig maken.
Klanten informeren
De terugroepbrieven worden pas na uw klik verzonden — per klant één e-mail, ook als deze meerdere leveringen heeft ontvangen.
Achterwaarts traceren
Op het tabblad „Tracering” voert u een pakbon- of factuurnummer in en ziet u de batch, goederenontvangst en leverancier.
Ritplanning en chauffeurscherm
Onder Magazijn › Ritplanning plant u per dag welk voertuig met welke chauffeur welke openstaande pakbonnen in welke volgorde levert. De chauffeur werkt zijn rit af in de AIRIS-app onder „Ritten”.
Rit aanmaken
Dag kiezen, „Nieuwe rit”, voertuig uit het wagenpark, chauffeur en laadlocatie kiezen. Waarschuwingen verschijnen direct: APK/keuring verlopen, voertuig elders toegewezen, chauffeur afwezig, tweede rit op dezelfde dag.
Pakbonnen inplannen
Openstaande pakbonnen links naar een rit slepen of „Op rit …” kiezen. In de rit met slepen of ↑/↓ sorteren, met × verwijderen. Een pakbon staat altijd op slechts één rit.
Volgorde voorstellen
„Volgorde voorstellen“ bepaalt de afleveradressen op de kaart en berekent vanaf de laadlocatie de kortste hemelsbrede volgorde. Adressen zonder resultaat worden op postcode gesorteerd. Pas na „Toepassen“ wordt de rit gewijzigd.
Bij de klant (app)
De chauffeur ziet stops, navigatie en de pakbon met batch. Hij laat de klant op de telefoon tekenen (of noteert „Pakbon achtergelaten“/„Goederen neergezet“), boekt ingenomen fust op de emballagerekening en meldt afwijkingen (manco, beschadigd) — hieruit ontstaat een retourconcept.
Incasseren
Neemt de chauffeur geld aan, dan voert hij bedrag en type als notitie in. Er wordt niets geboekt — de administratie verwerkt de betaling. Niet aanwezig of aanname geweigerd: de pakbon verschijnt weer onder „Openstaande pakbonnen“.
Foto als afleverbewijs
Bij de stop voegt u via „+ Foto“ maximaal vijf foto's toe (bijv. neergezette goederen, pallet, schade). De foto's zijn beveiligd en alleen ingelogd te bekijken.
Voertuig in wagenpark bezet
Een tour met voertuig bezet de wagen van vertrek tot de volgende tour of het einde van de dag. Wagenpark en bouwplanning tonen de tour; als de wagen daar al bezet is, meldt de tourplanning dit.
Verzending bij pakbon
Onder Magazijn › Verzending maakt u een verzending altijd aan bij een pakbon. Klant, ontvanger en posities met batch komen van de pakbon; de voorraad is daar al afgeboekt, „Verzonden” boekt niet nogmaals af.
Verzending aanmaken
„Verzending aanmaken”, pakbon zoeken (nummer of klant), pakketdienst kiezen, trackingnummer invoeren. Bij een pakbon is er slechts één open verzending.
Zending volgen
Voor DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS en Canada Post wordt de trackinglink automatisch gegenereerd. DivineMind drukt geen pakketdienst-etiket af.
Status wijzigen
Rechts op de verzendpagina: verzameld, verpakt, verzonden, afgeleverd. Retouren voor deze verzending staan onderaan.
Retour met geblokkeerde voorraad
Een retour hoort altijd bij een pakbon: alleen wat geleverd is kan retour, met de geleverde batch. Bij goederenontvangst gaat intacte waar naar het magazijn, vernietigde waar wordt afgeboekt — beschadigde of ongecontroleerde waar komt in de geblokkeerde voorraad (quarantaine) en wordt niet verkocht of verzameld.
Retour aanmaken
Magazijn › Retouren › „Retour aanmaken”, pakbon kiezen, posities aanvinken, aantal en staat opgeven.
Goederen ontvangen
Goedkeuren, daarna „Goederen ontvangen”. Bij de retour ontstaat zoals gebruikelijk een concept-creditfactuur.
Beslissen over geblokkeerde voorraad
Per positie: weer verkoopbaar (gaat naar magazijn), vernietigen of naar de leverancier. De beslissing volgt uw autonomieknop voor het magazijn — afhankelijk van de instelling direct of ter goedkeuring. Afronden kan pas als niets meer geblokkeerd is.
Fabrikantnummer, eenheden, staffels in de bestellink
Bij het artikel is het fabrieksnummer (MPN) een apart veld naast artikelnummer en EAN. Zoeken, app-scan en etiketscan vinden het artikel ook hierop; de DATANORM-import vult dit aan vanuit het referentienummer van het B-record zonder bestaande waarden te overschrijven. Eenheden zoals "piece" worden in uw taal weergegeven. De bestellink toont de staffels van uw prijslijst en het winkelmandje rekent met de staffelprijs — bindend blijft de prijs bij het verzenden.
Magazijnverplaatsingen
Verplaats voorraad tussen uw magazijnen en volg de transfer van concept via onderweg tot voltooid.
Magazijnverplaatsing aanmaken
Klik op 'Nieuwe magazijnverplaatsing' en kies het bron- en doelmagazijn.
Posities vastleggen
Artikelen en hoeveelheden voor de transfer toevoegen en de magazijnverplaatsing initiëren.
Volgen & afsluiten
Volg de transfer via de status 'onderweg' en markeer deze als voltooid bij ontvangst in het doelmagazijn.
Gerelateerde functies
EDI: Bestellingen inlezen, verzendbericht verzenden
Onder Magazijn › EDI-koppeling leest u bestellingen van uw klanten in als EDIFACT ORDERS (D.96A) of openTRANS ORDER. Hieruit ontstaat een order als voorstel voor goedkeuring — tegen de prijzen van uw prijslijst, inclusief kredietlimiet-, leveringsblokkade- en margecontrole. Facturen (INVOIC, Peppol) verlopen via DivineFinance, niet hier.
Eigen GLN invoeren
Uw 13-cijferige GLN staat als afzender in het verzendbericht. Het GLN van een klant wordt bij de eerste invoer opgeslagen zodra u deze eenmalig selecteert.
Bestelling controleren en aanmaken
Bestand kiezen, „Controleren”: u ziet elke regel met het gekoppelde artikel (via GTIN of uw artikelnummer) en de prijs volgens de prijslijst. „Als ordervoorstel aanmaken” — de order wordt na goedkeuring aangemaakt onder Automatisering › Goedkeuringen. Hetzelfde bestelnummer van een klant wordt geen tweede keer een order.
Verzendbericht genereren
Bij elke pakbon downloadt u DESADV (EDIFACT) of DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — met batch en THT per regel en het bestelnummer van de klant.
Via koppeling
Systemen van uw klanten sturen bestellingen naar Bestel-interface (API) met een API-sleutel van uw bedrijf (Instellingen › API-sleutels, machtiging orders:write). Het verzendbericht halen ze op met orders:read.
Margewaker
Ligt een verkoopprijs onder de kostprijs van het artikel of onder uw minimale dekkingsbijdrage, dan wacht de order op goedkeuring — via de bestellink, vanuit de klantenmap, in de buitendienst, via EDI en wanneer AIRIS een order accepteert. Prijzen worden nooit gewijzigd. In te stellen onder Magazijn › Orderpicking › Proces (standaard: aan, 0% = alleen onder kostprijs). Uw autonomie-instelling magazijn bepaalt of orders zonder goedkeuring worden doorgelaten.
Kostprijs en Intrastat bij het artikel
In het artikel beheert u de inkoopkostprijs en de Intrastat-gegevens: goederencode (GN, 8 cijfers), nettomassa in kg, land van oorsprong (ISO-code) en — waar de GN dit vereist — de bijzondere maatstaf met de hoeveelheid per eenheid. Bij de import uit CSV/Excel worden kolommen zoals „Inkoopprijs“, „Goederencode“, „Nettogewicht“ en „Land van oorsprong“ herkend.
Klant-bestellink
Geef vaste klanten een persoonlijke bestellink: ze openen deze zonder in te loggen, zien uw catalogus met hun afgesproken prijzen en bestellen direct — er wordt automatisch een order bij u aangemaakt.
Link aanmaken
Maak per klant een bestellink aan onder 'Voorwaarden' (prijslijst, minimale bestelwaarde, geldigheid).
Link delen
Stuur de persoonlijke link naar de klant — hij heeft geen account nodig.
Klant bestelt
De klant kiest uit de catalogus en verstuurt de bestelling — er wordt een orderbevestiging met zijn voorwaarden aangemaakt.
Leg minimale voorraden en leveranciers per artikel vast. De automatische nabestelling voorkomt leveringsproblemen zonder handmatige controle.